Audits de conformité des RH en matière d'immigration : Préparation aux visites à domicile

Introduction

Pour les responsables de l'audit interne et de la conformité, il est essentiel de se préparer aux audits de conformité du ministère de l'intérieur afin de conserver une licence de parrainage britannique et de garantir l'emploi légal des travailleurs parrainés. Ces audits, menés par l'UK Visas and Immigration (UKVI), vérifient le respect des obligations du sponsor dans le cadre d'itinéraires tels que les visas Skilled Worker ou Global Business Mobility. Avec l'intensification de l'application de la loi en 2025 - y compris un record de 1 948 révocations de permis de juillet 2024 à juin 2025 et des mesures plus strictes annoncées dans le Livre blanc sur l'immigration de mai 2025, Rétablir le contrôle sur le système d'immigration, une préparation solide est essentielle. Ce guide présente les éléments déclencheurs des audits, ce à quoi il faut s'attendre, les principaux domaines d'intérêt, les stratégies de préparation et les meilleures pratiques pour réussir les audits lors de la transition vers le visa électronique d'ici le 31 décembre 2026.

Qu'est-ce qu'un audit de conformité du ministère de l'intérieur ?

Les audits de conformité du ministère de l'intérieur, également connus sous le nom de visites de conformité de l'UKVI, sont des inspections visant à s'assurer que les sponsors respectent les obligations qui leur incombent en vertu des règles d'immigration. Ces obligations comprennent la tenue de registres précis, l'établissement de rapports en temps utile via le système de gestion des sponsors (SMS) et la prévention du travail illégal. Les audits peuvent être effectués avant l'octroi de la licence (avant d'accorder une licence de parrainage) ou après l'octroi de la licence (pour contrôler la conformité continue). La non-conformité peut entraîner le déclassement, la suspension ou le retrait de l'agrément, ou encore des sanctions civiles pouvant aller jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur clandestin.

Déclencheurs de visites

Les visites de conformité peuvent être déclenchées par différents facteurs, notamment

• Préoccupations préalables à l'octroi de la licence: Doutes quant à la capacité de l'organisation à se conformer ou à vérifier les détails de la demande.‍
• Problèmes postérieurs à l'octroi de la licence: Signalement tardif par SMS, renseignements émanant d'agences gouvernementales, informations anonymes ou violations présumées (par exemple, travail illégal)‍
• Contrôle de routine: Sélections aléatoires ou ciblage basé sur le risque, en particulier pour les secteurs à haut risque ou les sponsors ayant déjà eu des problèmes.‍
• Drapeaux rouges spécifiques: Changements dans la structure de l'entreprise, forte rotation des travailleurs ou rôles non conformes (par exemple, inférieurs au niveau 6 du CQR).
  

Mesures de conformité: Surveiller les rapports du système de gestion de la sécurité et les audits internes pour traiter les déclencheurs potentiels de manière proactive.

Types de visites

Les visites du ministère de l'intérieur varient en termes de format et de préavis :

• Visites annoncées: Programmées à l'avance, ce qui laisse du temps pour la préparation.
• Visites inopinées: Inspections surprises pour évaluer la conformité en temps réel.‍
• Audits de bureau: Examens à distance nécessitant le téléchargement de documents dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables, suivis d'appels ou de demandes complémentaires‍.
• Inspections sur place: Les agents examinent les dossiers, interrogent le personnel et les travailleurs et vérifient les systèmes de ressources humaines.

En 2025, des inspections de conformité numérique ont été introduites, axées sur les modalités de travail à distance et hybrides.

Principaux domaines d'intervention en 2025

Les audits réalisés en 2025 mettent l'accent sur une application plus stricte de la législation, avec des contrôles clés :

• Conservation des documents: Affectations du CdS, fiches de paie, contrats et documents relatifs au droit du travail conservés pendant la durée du parrainage plus un an.
• Tâches de reporting: Mises à jour par SMS en temps utile pour les changements de travailleurs (10 jours ouvrables) et les changements organisationnels (20 jours ouvrables), y compris le travail hybride/à distance.‍
• Contrôles du droit au travail: Vérifications préalables à l'emploi et vérifications annuelles, passage aux codes de partage eVisa d'ici 2026‍.
• Conformité de l'emploi: Les postes correspondent au niveau 6 du RQF ou aux critères de la liste des pénuries temporaires, avec des salaires de 41 700 £ (ouvrier qualifié) ou 48 500 £ (GBM senior/spécialiste)‍.
• Systèmes de ressources humaines: Processus solides de contrôle des travailleurs, de prévention du travail illégal et de formation du personnel clé‍
• Nouvelles mesures pour 2025: Interdiction de répercuter les frais du CdS sur les travailleurs, obligations pour les travailleurs offshore et plans d'action étendus (jusqu'à 24 mois) en cas de violation.‍
• Action de l'audit interne: Concentrer les audits sur ces domaines, en intégrant les mises à jour de 2025, comme l'allongement des délais de réflexion (24 mois pour les révocations).

Étapes de préparation : Liste de contrôle pour la préparation à l'audit

Préparer les visites :

1. Examiner les politiques et les procédures: S'assurer que les politiques de ressources humaines couvrent la gestion des travailleurs parrainés, les vérifications relatives au droit du travail et les rapports sur le SGS. Mettez-les à jour pour tenir compte des changements intervenus en 2025 (par exemple, les rapports sur le travail hybride).

2. Former le personnel: Former le personnel clé (ordonnateur, utilisateurs de niveau 1) aux tâches et aux processus d'audit. Inclure la formation à la vérification des visas électroniques

3. Réaliser des audits fictifs: Simulez des visites avec des examens internes des dossiers, des entretiens et des systèmes de ressources humaines. Combler rapidement les lacunes

4. Organiser les dossiers: Conservez des fichiers numériques pour le CdS, les fiches de paie, les contrats et les preuves du droit au travail. Garantir l'accessibilité pour les audits documentaires

5. Vérifier la conformité des emplois: Vérifier les rôles par rapport au niveau 6 du CQR et aux seuils salariaux. Documenter les pratiques de recrutement

6. Préparer le visa électronique: Aider les travailleurs à disposer de comptes UKVI pour la vérification du code de partage d'ici 2026

7. Utiliser un logiciel de gestion des ressources humaines: Automatiser le suivi des échéances, des dossiers et des rapports pour garantir la conformité.

Action de mise en conformité: Élaborer une liste de contrôle et prévoir des audits trimestriels fictifs pour rester prêt.

Pendant la visite

• Coopérer pleinement: Permettre l'accès aux locaux, aux dossiers et au personnel. Être honnête et réactif‍
• Disposer du personnel clé: S'assurer que l'AO et les utilisateurs de niveau 1 sont présents ou joignables‍
• Documenter la visite: Notez les questions posées et les informations fournies pour le suivi de la visite.‍
• Action de l'audit interne: Désigner un contact principal pour les visites afin de coordonner les réponses.

Actions post-visite

• Examiner le retour d'information: Traiter les questions soulevées, telles que les plans d'action pour les infractions mineures (maintenant jusqu'à 24 mois)‍
• Mettre en œuvre les améliorations: Mettre à jour les processus sur la base des conclusions afin de prévenir les problèmes futurs.‍
• Faire appel si nécessaire: Contester les pénalités ou les sanctions dans un délai de 28 jours, le cas échéant
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Action de mise en conformité: Enregistrer les actions post-visite dans les systèmes de ressources humaines pour les pistes d'audit.

Les pièges les plus courants et comment les éviter

• Enregistrements incomplets: Évitez-les en utilisant le stockage numérique et en procédant à des vérifications ponctuelles régulières‍
• Rapports tardifs: Réduire les risques grâce à des alertes SMS automatisées‍
• Rôles non conformes: Vérifier les règles 2025 lors de l'intégration‍
• Personnel non formé: Fournir une formation continue pour combler les lacunes en matière de connaissances
  

Action de l'audit interne: Inclure les pièges dans les cadres d'audit afin d'identifier les risques de manière proactive.

Conclusion

Les audits de conformité en matière d'immigration des RH en 2025 exigent une préparation proactive de la part des responsables de l'audit interne et de la conformité. En comprenant les éléments déclencheurs, en se concentrant sur des domaines clés tels que la tenue des dossiers et la transition vers le visa électronique, et en mettant en place des listes de contrôle et des simulations d'audit, les équipes peuvent réussir les visites du ministère de l'intérieur. Des systèmes et une formation solides permettront d'atténuer les risques, de garantir la conservation des licences et de soutenir une gestion conforme des effectifs.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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