Exigences en matière d'archivage pour les promoteurs de visas britanniques

Introduction

Pour les professionnels de la gestion des données et les responsables de la conformité, la tenue méticuleuse des dossiers est la pierre angulaire du maintien d'une licence de parrainage britannique et de la conformité avec les réglementations de l'UKVI (UK Visas and Immigration). Une documentation appropriée permet d'employer des ressortissants non britanniques dans le cadre d'itinéraires tels que les visas Skilled Worker ou Global Business Mobility (GBM), tout en protégeant contre les sanctions lors des audits du ministère de l'intérieur. Avec une application plus stricte en 2025, comme indiqué dans le Livre blanc sur l'immigration de mai 2025, Rétablir le contrôle sur le système d'immigration, et la transition vers le visa électronique d'ici le 31 décembre 2026, des systèmes robustes de tenue de registres sont essentiels. Ce guide détaille les exigences en matière d'archivage obligatoire, les périodes de conservation, la préparation des audits et les meilleures pratiques pour la mise en conformité avec la loi de 2025.

L'importance de la tenue de registres

La tenue de registres efficaces garantit le respect des obligations liées à la licence de parrainage, facilite les audits du ministère de l'intérieur et réduit les risques de sanctions, y compris des amendes pouvant atteindre 20 000 livres sterling par travailleur illégal ou le retrait de la licence. Les principaux avantages sont les suivants :

• Préparation aux audits: L'organisation des dossiers simplifie les réponses aux audits inopinés ou de bureau.
• Vérification de la conformité: Les documents attestent du respect des seuils salariaux, des contrôles relatifs au droit du travail et des obligations de déclaration.
• Éviter les sanctions: Des registres appropriés permettent d'éviter des sanctions telles que la suspension ou le retrait du permis (1 948 retraits de juillet 2024 à juin 2025).
• Transition vers le visa électronique: Les enregistrements numériques permettent de vérifier les codes de partage des visas électroniques d'ici à 2026.

Action en matière de gestion des données: Donner la priorité à des systèmes d'archivage sécurisés et accessibles afin de s'aligner sur les réglementations de 2025.

Exigences en matière de tenue de registres

L'UKVI demande aux sponsors de tenir des registres spécifiques pour tous les travailleurs sponsorisés et les détails de l'organisation, comme indiqué dans l'annexe D du Sponsor Guidance.

1. Dossiers des travailleurs parrainés

Les promoteurs doivent conserver les éléments suivants pour chaque travailleur relevant de parcours tels que Skilled Worker ou GBM :

• Certificat de parrainage (CdP):
  
  • Numéro de référence du CdS, titre du poste, salaire et durée.
  • Preuve de conformité avec le niveau 6 du CQR ou avec les critères de la liste des pénuries temporaires.
• Documents sur le droit au travail:
  
  • Copies des permis de séjour biométriques (BRP) ou des vignettes de passeport (jusqu'au 31 décembre 2026).
  • Codes de partage des visas électroniques ou détails de vérification du compte UKVI (après 2026).
  • Registres des vérifications préalables à l'emploi et des vérifications annuelles du droit au travail.
• Relevés d'emploi:
  
  • Contrats de travail détaillant le rôle, le salaire (41 700 £ pour le travailleur qualifié, 48 500 £ pour le GBM Senior/Specialist) et le lieu de travail.
  • Fiches de paie indiquant les paiements de salaires, alignées sur les détails du CdS.
  • Registres d'absence pour les congés de plus de 4 semaines (sauf maternité/paternité).
• Preuves de recrutement:
  
  • Annonces d'emploi, CV ou notes d'entretien prouvant l'existence d'une véritable vacance de poste.
  • Pour les parcours GBM, preuve d'un emploi antérieur de 12 mois (ou de 3 mois pour les stagiaires diplômés) auprès de l'entité étrangère.
• Documents de qualification:
  
  • Certificats ou relevés de notes pour les fonctions exigeant des qualifications spécifiques (par exemple, niveau 6 du CQR).
  • Résultats de l'examen d'anglais (par exemple, CECR B1/B2 pour les travailleurs qualifiés).

2. Registres de l'organisation

Les promoteurs doivent tenir des registres pour prouver la légitimité et la conformité de leurs opérations :

• Documents relatifs à la licence de parrainage:
  
  • Dossiers de demande de licence, y compris les feuilles de soumission et les documents justificatifs (par exemple, l'enregistrement de la société, le certificat de TVA).
  • Détails du personnel clé (ordonnateur, contact clé, utilisateurs de niveau 1).
• Registres financiers:
  
  • Des relevés bancaires, des comptes audités ou des documents fiscaux attestant de la solvabilité de l'entreprise.
  • Preuve de la taille de l'entreprise (par exemple, ≤50 employés, 15 millions de livres sterling de chiffre d'affaires pour le statut de petit sponsor).
• Liens avec les entreprises (itinéraires GBM):
  
  • Pactes d'actionnaires ou organigrammes prouvant le lien entre les entités britanniques et étrangères.
• Systèmes de conformité:
  
  • Politiques de ressources humaines pour le suivi des travailleurs, la notification des changements et la réalisation de contrôles du droit au travail.
  • Registres des rapports sur le système de gestion de la sécurité (par exemple, changements de travailleurs ou d'organisation).

3. Périodes de conservation

• Dossiers des travailleurs parrainés: Conserver pendant la durée du parrainage plus un an, ou jusqu'à ce qu'un audit du ministère de l'intérieur soit achevé, la durée la plus longue étant retenue.
• Dossiers relatifs au droit au travail: Conserver pendant la durée de l'emploi plus 2 ans.
• Registres de l'organisation: Conserver pendant la durée de la licence du sponsor (4 ans, renouvelable) ou selon les exigences d'autres lois britanniques (par exemple, les dossiers fiscaux pendant 6 ans).

Action de mise en conformité: Créer un calendrier de conservation des enregistrements dans les systèmes de gestion des données afin de répondre aux exigences de l'UKVI.

Considérations relatives à la conformité en 2025

Le paysage réglementaire de 2025 pose des défis spécifiques en matière de tenue de registres :

• Audits plus stricts: Les inspections renforcées se concentrent sur la conformité des salaires (41 700 £/48 500 £), les rapports sur le travail hybride et la vérification des visas électroniques.
• Transition vers le visa électronique: D'ici le 31 décembre 2026, les dossiers doivent inclure les codes de partage des visas électroniques et les détails du compte UKVI pour les vérifications du droit au travail.
• Règles du CQR de niveau 6: Documenter les rôles professionnels pour prouver les normes de niveau de diplôme ou l'éligibilité à la liste des pénuries temporaires.
• Documentation sur les frais: Conservez les documents relatifs au CoS (525 £), à l'Immigration Skills Charge (1 000 £/an pour les grands sponsors, Skilled Worker) et à l'Immigration Health Surcharge (1 035 £/an).

Action de gestion des données: Mettre à jour les systèmes d'enregistrement afin de saisir les données relatives au visa électronique et les détails relatifs à la conformité du salaire/de l'emploi en 2025.

Sanctions en cas de non-conformité

Le fait de ne pas tenir ou de ne pas produire de registres peut avoir des conséquences graves :

• Rétrogradation de la licence: note B assortie d'un plan d'action de 1 476 livres sterling, interrompant l'émission de nouveaux certificats de conformité.
• Suspension de licence: Arrêt temporaire des activités de parrainage, avec risque de réduction des visas.
• Retrait de la licence: Perte permanente, avec une interdiction de réintroduction de la demande pendant 12 mois et des pertes de 525 £/CoS.
• Sanctions civiles: Jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur illégal en cas d'échec des contrôles du droit au travail.
• Sanctions pénales: Jusqu'à 7 ans d'emprisonnement pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs illégaux.

Action de mise en conformité: Quantifier les risques de pénalités (20 000 à 100 000 £ en cas de violations multiples) dans les audits de gestion des données afin de justifier la solidité des systèmes.

Meilleures pratiques pour la tenue des dossiers

1. Mettre en œuvre des systèmes numériques:
   
   • Utiliser les plateformes SIRH (par exemple, Workday, SAP SuccessFactors) pour stocker en toute sécurité les CdS, le droit au travail et les dossiers d'emploi.
   • Garantir des sauvegardes basées sur le cloud avec chiffrement et pistes d'audit.
2. Automatiser le suivi de la conformité:
   
   • Intégrer le SIRH au SMS pour une mise à jour en temps réel du CoS et des rapports.
   • Définir des alertes automatiques pour les vérifications relatives au droit du travail et les délais de conservation.
3. Réaliser des audits réguliers:
   
   • Réaliser des audits internes trimestriels pour vérifier que les dossiers sont complets et conformes au niveau 6 du CEC et aux règles salariales.
   • Simuler des visites du ministère de l'intérieur pour tester l'accessibilité des dossiers.
4. Centraliser la gestion des dossiers:
   
   • Créer un centre de conformité pour le CdS, le droit du travail et les enregistrements organisationnels, accessible au personnel clé (utilisateurs de niveau 1, ordonnateur).
   • Utiliser des conventions de dénomination normalisées (par exemple, "WorkerName_CoS_2025.pdf").
5. Préparer le passage au visa électronique:
   
   • Stocker les codes de partage des visas électroniques et les détails du compte UKVI dans le SIRH d'ici le 1er trimestre 2026.
   • Former le personnel aux processus de vérification en ligne du droit au travail.
6. Engager des experts:
   
   • Consulter des conseillers en immigration pour les cas complexes (par exemple, les réponses aux audits), en prévoyant un budget de 2 000 à 5 000 livres sterling.
   • Travailler en partenariat avec les équipes juridiques pour valider les politiques d'archivage.

Action de gestion des données: Créer un module SIRH centralisé pour le stockage des dossiers, intégrant des outils d'automatisation et d'audit.

Défis et stratégies d'atténuation

• Surcharge de volume: La gestion des dossiers de plusieurs travailleurs est complexe. L'automatisation du SIRH et les fonctions de téléchargement en masse permettent d'y remédier.
• Dossiers incomplets: Les documents manquants risquent d'entraîner des échecs d'audit. Utilisez des listes de contrôle et des vérifications ponctuelles régulières pour vous assurer que les documents sont complets.
• Complexité du visa électronique: Des problèmes techniques avec les comptes UKVI peuvent perturber la vérification. Fournir une assistance informatique et des conseils pour une mise en place rapide.
• Rapports sur le travail hybride: La documentation des lieux de travail à distance est essentielle en 2025. Incluez les modèles de travail dans les contrats et les rapports SMS.

Mesures de mise en conformité: Incorporer les défis dans les processus de gestion des données, en donnant la priorité à l'automatisation et à la formation.

Conclusion

La tenue des dossiers est une fonction essentielle pour les promoteurs de visas britanniques en 2025. Les responsables de la gestion des données et de la conformité doivent maintenir des dossiers complets et accessibles pour les travailleurs et les organisations. En s'appuyant sur le SIRH, en automatisant la conformité et en se préparant aux audits et à la transition vers le visa électronique, les équipes peuvent garantir le respect des règles de l'UKVI et éviter les pénalités. La gestion stratégique des dossiers favorise un parrainage sans faille et la mobilité des talents à l'échelle mondiale.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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