Le guide complet sur la tenue des registres des organismes parrains de visas au Royaume-Uni et la conformité à l'annexe D

Tout parrain agréé au Royaume-Uni est soumis à deux obligations parallèles et strictes : tenir une comptabilité adéquate et la tenir correctement. Le ministère de l'Intérieur considère toute lacune dans la documentation comme une preuve de non-conformité, que l'activité professionnelle sous-jacente ait été légale ou non.  

Alors que les contrôles de conformité ne cessent d'augmenter au Royaume-Uni, ce guide explique précisément quelles informations votre équipe chargée de la mobilité internationale doit conserver, pendant combien de temps, et comment éviter les erreurs les plus courantes en matière de conservation des documents, qui peuvent entraîner le retrait de licence.

Pourquoi les employeurs doivent accorder la priorité à la tenue des registres relatifs à l'immigration

La tenue des registres n'est pas seulement une tâche administrative ; il s'agit d'une obligation légale fondamentale liée à la détention d'une licence de parrainage britannique. Le Home Office considère les documents physiques et numériques comme la principale preuve de votre conformité à la législation en matière d'immigration.  

• Preuves de conformité systémique : lors des contrôles effectués par le Home Office, qu'ils soient annoncés ou inopinés, les agents chargés des dossiers recherchent des « lacunes systémiques ». Si des documents essentiels, tels que des bulletins de paie, des contrats ou des attestations de droit au travail, font défaut pour une partie importante de votre personnel parrainé (par exemple, 40 %), cela peut entraîner la suspension ou la révocation immédiate de votre licence.  
• Éviter des sanctions civiles lourdes : une documentation rigoureuse prouve que vous avez vérifié le droit légal de travailler de chaque employé. Le fait de ne pas tenir ces registres peut entraîner des sanctions civiles pouvant atteindre 60 000 £ par travailleur en situation irrégulière.  
• Protéger votre droit de parrainage : le fait de détenir un permis est légalement considéré comme un « privilège », et non comme un droit. Le ministère de l'Intérieur considère l'absence de documents comme un manquement aux obligations légales, même si le travailleur est en totale régularité.  
• Se préparer à un audit en 10 jours : face à la multiplication des retraits de licence, disposer d’une infrastructure centralisée de gestion numérique des dossiers vous permet de répondre aux demandes de UK Visas and Immigration (UKVI) dans les délais stricts imposés, généralement de 10 jours ouvrables. La plateforme Jobbatical vous aide à gérer tout cela en toute simplicité.

Annexe D – Obligations : ce que les employeurs doivent conserver

L'annexe D du guide du ministère de l'Intérieur destiné aux employeurs parrainant des travailleurs et des travailleurs temporaires définit les documents obligatoires pour chaque travailleur parrainé. Vos dossiers de conformité doivent s'articuler autour de quatre axes principaux :  

1. Documents relatifs au droit au travail

• Une copie lisible du passeport actuel du salarié (page avec la photo et tous les visas ou tampons d'entrée pertinents).  
• Enregistrements de vérification du code de partage eVisa : cela comprend la date de vérification et la référence unique du service de vérification.  
• Pour les travailleurs titulaires d'une autorisation à durée déterminée, la date enregistrée de leur prochaine vérification (les codes de partage expirant tous les 90 jours).  

2. Dossiers relatifs au certificat de parrainage (CoS)

• Le numéro de référence CoS unique attribué au salarié.  
• L'intitulé exact du poste, le code de la classification standard des professions (SOC), le salaire et la date d'entrée en fonctionindiqués sur la fiche de contrôle (CoS).  
• Tout certificat de travail délivré ultérieurement en cas de changement de poste ou d'entité au sein de votre entreprise.  

3. Documents relatifs à l'emploi et à la paie

• Le contrat de travail signé ou les conditions d'emploi consignées par écrit.  
• Fiches de paie ou documents comptables attestant le montant exact du salaire brut versé à chaque période de paie.  
• Les registres de toute modification des horaires de travail, du salaire ou du lieu de travail, ainsi que la preuve numérique attestant que ces modifications ont été signalées via le système de gestion des parrainages (SMS) dans le délai obligatoire de 10 jours ouvrables.  
• Un registre complet des absences des travailleurs parrainés, y compris les congés sans solde qui entraînent l'obligation de déclarer une modification salariale.  

4. Coordonnées et informations personnelles

• L'adresse de résidence et le numéro de téléphone actuels du salarié au Royaume-Uni, mis à jour automatiquement à chaque déménagement.  
• Les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence pour le salarié.  
• Le numéro de sécurité sociale (NI) du salarié (une fois attribué).  

Remarque relative à la conformité : l'annexe D est mise à jour régulièrement par le Home Office. Veillez à ce que votre calendrier interne de conformité RH prévoie une révision des directives officielles destinées aux sponsors publiées sur gov.uk tous les six mois, afin d'éviter de vous appuyer sur des procédures obsolètes.  

Exigences avancées en matière de conformité pour les équipes RH

Pour être parfaitement prêtes à faire face à un audit, les équipes chargées de la mobilité internationale doivent tenir compte des structures modernes du monde du travail, qui vont au-delà de la simple documentation.

1. Annexe D et RGPD britannique : trouver le juste équilibre entre la conservation des données et la protection de la vie privée

• La conservation pendant des années de documents sensibles (passeports, bulletins de salaire, adresses personnelles) entre naturellement en contradiction avec les principes de minimisation des données du RGPD britannique. 
• Toutefois, étant donné que la conservation des données afin de se conformer aux audits du ministère de l'Intérieur relève de la base légale du traitement dite « obligation légale », les exigences en matière d'immigration prévalent sur les délais de suppression habituels.

Important : les services des ressources humaines doivent mettre en place un système d'automatisation clair au sein de leurs systèmes de gestion documentaire afin de supprimer automatiquement les fichiers de l'annexe D exactement deux ans et un jour après le départ d'un salarié, afin de s'assurer qu'ils ne contreviennent pas par inadvertance au RGPD en raison d'une conservation excessive.

2. Justificatifs administratifs pour les travailleurs hybrides et à distance

• Le ministère de l'Intérieur examine de très près le télétravail. Si un salarié sous parrainage travaille à domicile plusieurs jours par semaine, il ne suffit pas d'indiquer uniquement son adresse personnelle.
• Le service des ressources humaines doit tenir à jour un registre des lieux de travail habituels des employés et contrôler leur présence. 
• Pour cela, il est nécessaire de conserver les accords de télétravail signés, les enregistrements géographiques des connexions informatiques ou les données du système de réservation de postes de travail afin de prouver que le salarié se trouve physiquement au Royaume-Uni et qu'il exerce son activité conformément aux dispositions de son certificat de soutien (CoS).

3. Reprise des dossiers des sponsors lors de fusions-acquisitions et de transferts relevant du TUPE

• Lorsqu'une entreprise rachète une autre société, le nouveau propriétaire assume l'entière responsabilité des salariés de cette dernière ainsi que de leur dossier professionnel antérieur. 
• Lors d'un transfert au titre du TUPE, vous devez signaler ce changement organisationnel via le SMS dans un délai de 20 jours ouvrables.
• Il est essentiel que vous obteniez du vendeur tous les documents historiques visés à l'annexe D (anciens certificats de service, vérifications historiques du droit au travail, anciens bulletins de paie) pendant cette période.
• Si la société rachetée présentait des registres incomplets ou erronés, votre entreprise pourrait être tenue pour responsable lors d'un futur contrôle de l'UKVI.

4. Suivi des placements sur les sites tiers et ceux des clients

• Si vos employés sous contrat de parrainage sont affectés sur les sites de vos clients (ce qui est courant dans les cabinets de conseil en informatique et les sociétés d'ingénierie), le Home Office vérifiera que votre entreprise n'exerce pas illégalement des activités d'agence de placement.
• Votre documentation doit inclure des copies des contrats commerciaux officiels conclus entre votre entreprise et le client tiers. 
• Ces documents doivent indiquer clairement la durée du projet et attester que votre entreprise conserve l'entière maîtrise des ressources humaines (paie, encadrement hiérarchique, autorisation des congés) concernant le travailleur.

Durées de conservation : combien de temps devez-vous conserver les documents relatifs au parrainage ?

Vos délais de conservation sont strictement définis à l'annexe D. Vous devez veiller à ce que les documents soient conservés de manière accessible et ne soient pas archivés d'une manière qui empêche leur consultation immédiate lors d'un contrôle inopiné.  

La transition vers le visa électronique : conformité numérique après décembre 2026

Les titres de séjour biométriques physiques (BRP) seront progressivement supprimés d'ici le 31 décembre 2026. Cela bouleverse complètement votre stratégie de gestion des dossiers numériques :  

• Oubliez les copies du BRP : ne conservez plus les scans du BRP comme principale preuve de votre droit au travail. Désormais, les relevés de vérification du code de partage de l'eVisa en ligne constituent le seul format légalement reconnu.  
• Horodatages et informations sur l'utilisateur : assurez-vous que votre système de stockage de documents enregistre des traces de vérification comprenant des horodatages précis et les informations relatives à l'utilisateur. Une simple capture d'écran ou une saisie manuelle dans un tableur, sans date vérifiable, ne sera pas jugée recevable lors d'un contrôle de l'UKVI.  
• Intégration de la liste de contrôle d'intégration : veillez à ce que la création d'un compte UKVI figure parmi les étapes obligatoires de vos listes de contrôle de pré-intégration et d'intégration. Les travailleurs qui n'ont pas encore basculé vers un compte en ligne UKVI ne peuvent pas générer de code de partage, ce qui interrompt la chaîne de conformité.  

7 erreurs courantes dans la tenue des registres des promoteurs (et comment y remédier)

Voici les manquements que le ministère de l'Intérieur constate le plus souvent lors de ses contrôles de conformité. Chacun d'entre eux peut être facilement évité grâce à des processus de travail adaptés :  

1. Erreur : conserver des copies du BRP au lieu des documents de vérification de l'eVisa.  
   • Solution : procédez à un audit complet de vos dossiers « droit au travail » en cours. Assurez-vous que chaque travailleur parrainé dispose bien d'un enregistrement valide de vérification du code de partage de l'eVisa numérique dans son dossier.  
2. Problème : des données isolées, stockées dans des boîtes de réception individuelles ou sur des disques durs locaux.  
   • Solution : centraliser tous les dossiers de conformité dans un système cloud partagé et sécurisé (ou utiliser une plateforme dédiée telle que Jobbatical). Si un responsable des ressources humaines ou un utilisateur de niveau 1 quitte soudainement l'entreprise, les dossiers doivent rester immédiatement accessibles.  
3. Erreur : aucune preuve de la date à laquelle le contrôle du droit au travail a été effectué.  
   • Mesure corrective : chaque contrôle du droit au travail doit être explicitement consigné en précisant la date exacte à laquelle il a été effectué, le code d'action spécifique utilisé et le nom complet du membre du personnel interne qui l'a vérifié.  
4. Erreur : les registres de paie ne correspondent pas au registre comptable en raison de retenues ou de primes.  
   • Solution : Le Home Office contrôle le respect des barèmes salariaux en matière d'immigration en se basant strictement sur chaque période de paie. Effectuez un rapprochement mensuel automatisé en comparant le salaire brut réel au seuil salarial fixé par le CoS pour chaque travailleur parrainé. Signalez immédiatement tout écart constaté.  
5. Erreur : coordonnées et informations personnelles obsolètes.  
   • Solution : intégrez une étape de reconfirmation des coordonnées, à fréquence annuelle ou semestrielle, dans votre calendrier de conformité relatif aux travailleurs parrainés. L'UKVI attend de vous que vous disposiez à tout moment d'adresses de résidence à jour.  
6. Erreur : supprimer les dossiers dès le départ d'un employé.  
   • Solution : conservez tous les documents standard pendant la période de référence (durée du parrainage + 1 an) et les registres relatifs au droit au travail pendant 2 ans après la fin du contrat. Intégrez ces délais de conservation de manière fixe dans votre système de gestion documentaire plutôt que de supprimer les fichiers au moment du départ.  
7. Erreur : partage des identifiants SMS entre plusieurs membres de l'équipe RH.  
   • Solution : le partage des identifiants constitue une grave violation des règles de conformité. Chaque utilisateur de SMS doit disposer de ses propres identifiants de connexion. L'accès doit être immédiatement suspendu dès qu'un employé quitte un poste lié à la mobilité internationale.

Conseil de pro : si vous constatez un manquement à la conformité lors d'un audit interne trimestriel, signalez-le de manière proactive via le système de gestion de la sécurité (SMS) et consignez clairement les mesures correctives que vous avez prises. Le Home Office considère beaucoup plus favorablement les signalements volontaires que les manquements découverts lors d'une inspection inopinée.

Préparer vos dossiers de promoteur pour un audit : la liste de contrôle trimestrielle

Les sponsors qui passent sans encombre les audits de l'UKVI sont ceux qui considèrent leurs dossiers de conformité comme des données actualisées et dynamiques plutôt que comme de simples documents d'archives. Appliquez cette liste de contrôle chaque trimestre :  

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Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.