Exigences en matière d'archivage pour les promoteurs de visas britanniques

Introduction

Pour les professionnels de la gestion des données et les responsables de la conformité, la tenue méticuleuse des registres est essentielle pour conserver une licence de parrainage britannique et garantir la conformité avec les réglementations du service britannique des visas et de l'immigration (UKVI). Une documentation adéquate facilite l'emploi de ressortissants non britanniques dans le cadre de programmes tels que les visas pour travailleurs qualifiés ou pour la mobilité internationale des entreprises (GBM), tout en protégeant contre les sanctions lors des audits du ministère de l'Intérieur. Avec le déploiement complet des visas électroniques à partir de janvier 2026 et le renforcement continu de l'application de la réglementation conformément au livre blanc sur l'immigration de mai 2025, intitulé « Restoring Control over the Immigration System » (Rétablir le contrôle sur le système d'immigration), il est essentiel de disposer de systèmes de tenue de registres robustes. Ce guide détaille les exigences obligatoires en matière de tenue de registres, les périodes de conservation, la préparation aux audits et les meilleures pratiques pour se conformer à la réglementation de 2026.

L'importance de la tenue de registres

La tenue de registres efficaces garantit le respect des obligations liées à la licence de parrainage, facilite les audits du ministère de l'intérieur et réduit les risques de sanctions, y compris des amendes pouvant atteindre 20 000 livres sterling par travailleur illégal ou le retrait de la licence. Les principaux avantages sont les suivants :

• Préparation aux audits: L'organisation des dossiers simplifie les réponses aux audits inopinés ou de bureau.
• Vérification de la conformité: Les documents attestent du respect des seuils salariaux, des contrôles relatifs au droit du travail et des obligations de déclaration.
• Éviter les sanctions: Des registres appropriés permettent d'éviter des sanctions telles que la suspension ou le retrait du permis (1 948 retraits de juillet 2024 à juin 2025).
• Mise en œuvre de l'eVisa: les enregistrements numériques prennent désormais entièrement en charge la vérification via les codes de partage eVisa.

Action en matière de gestion des données: donner la priorité à des systèmes d'archivage sécurisés et accessibles afin de se conformer à la réglementation numérique de 2026.

Exigences en matière de tenue de registres

L'UKVI impose aux sponsors de conserver des registres spécifiques pour tous les travailleurs sponsorisés et les détails organisationnels, comme indiqué dans l'annexe D du Guide du sponsor (version novembre 2025).

1. Dossiers des travailleurs parrainés

Les promoteurs doivent conserver les éléments suivants pour chaque travailleur relevant de parcours tels que Skilled Worker ou GBM :

• Certificat de parrainage (CdP):
  • Numéro de référence du CdS, titre du poste, salaire et durée.
  • Preuve de conformité avec le niveau 6 du CQR ou avec les critères de la liste des pénuries temporaires.
• Documents sur le droit au travail:
  • Codes de partage eVisa ou détails de vérification du compte UKVI (obligatoires pour les nouvelles demandes à partir du 15 janvier 2026 ; anciens permis de séjour biométriques (BRP) ou vignettes de passeport valables jusqu'à leur expiration).
  • Registres des vérifications préalables à l'emploi et des vérifications annuelles du droit au travail.
• Relevés d'emploi:
  • Contrats de travail détaillant le rôle, le salaire (41 700 £ pour le travailleur qualifié, 48 500 £ pour le GBM Senior/Specialist) et le lieu de travail.
  • Fiches de paie indiquant les paiements de salaires, alignées sur les détails du CdS.
  • Registres d'absence pour les congés de plus de 4 semaines (sauf maternité/paternité).
• Preuves de recrutement:
  • Annonces d'emploi, CV ou notes d'entretien prouvant l'existence d'une véritable vacance de poste.
  • Pour les parcours GBM, preuve d'un emploi antérieur de 12 mois (ou de 3 mois pour les stagiaires diplômés) auprès de l'entité étrangère.
• Documents de qualification:
  • Certificats ou relevés de notes pour les fonctions exigeant des qualifications spécifiques (par exemple, niveau 6 du CQR).
  • Résultats du test d'anglais (CECR B2 pour les travailleurs qualifiés, à compter du 8 janvier 2026).

2. Registres de l'organisation

Les promoteurs doivent tenir des registres pour prouver la légitimité et la conformité de leurs opérations :

• Documents relatifs à la licence de parrainage:
  • Dossiers de demande de licence, y compris les feuilles de soumission et les documents justificatifs (par exemple, l'enregistrement de la société, le certificat de TVA).
  • Détails du personnel clé (ordonnateur, contact clé, utilisateurs de niveau 1).
• Registres financiers:
  • Des relevés bancaires, des comptes audités ou des documents fiscaux attestant de la solvabilité de l'entreprise.
  • Preuve de la taille de l'entreprise (par exemple, ≤50 employés, 15 millions de livres sterling de chiffre d'affaires pour le statut de petit sponsor).
• Liens avec les entreprises (itinéraires GBM):
  • Pactes d'actionnaires ou organigrammes prouvant le lien entre les entités britanniques et étrangères.
• Systèmes de conformité:
  • Politiques de ressources humaines pour le suivi des travailleurs, la notification des changements et la réalisation de contrôles du droit au travail.
  • Registres des rapports sur le système de gestion de la sécurité (par exemple, changements de travailleurs ou d'organisation).

3. Périodes de conservation

• Dossiers des travailleurs parrainés: Conserver pendant la durée du parrainage plus un an, ou jusqu'à ce qu'un audit du ministère de l'intérieur soit achevé, la durée la plus longue étant retenue.
• Dossiers relatifs au droit au travail: Conserver pendant la durée de l'emploi plus 2 ans.
• Dossiers organisationnels: conserver pendant toute la durée de validité de la licence du promoteur, plus un an après sa renonciation ou sa révocation (les licences ne doivent plus être renouvelées et restent actives indéfiniment, sauf en cas de révocation).

Action de mise en conformité: Créer un calendrier de conservation des enregistrements dans les systèmes de gestion des données afin de répondre aux exigences de l'UKVI.

Considérations relatives à la conformité en 2026

Le paysage réglementaire de 2026 s'appuie sur les changements de 2025 et met l'accent sur la transformation numérique :

• Audits plus stricts: les inspections accrues mettent l'accent sur la conformité salariale (41 700 £/48 500 £), les rapports sur le travail hybride et la vérification des visas électroniques via des codes de partage.
• Mise en œuvre complète du visa électronique: à compter du 15 janvier 2026, tous les nouveaux visas seront numériques ; les dossiers devront donner la priorité aux codes de partage des visas électroniques et aux informations relatives au compte UKVI pour les contrôles du droit au travail.
• Règles du CQR de niveau 6: Documenter les rôles professionnels pour prouver les normes de niveau de diplôme ou l'éligibilité à la liste des pénuries temporaires.
• Documentation relative aux frais: conserver les documents relatifs au CoS (525 £), à la taxe sur les compétences en matière d'immigration (1 320 £/an pour les grands sponsors, travailleurs qualifiés ; augmentation à partir du 16 décembre 2025) et à la surtaxe sanitaire pour les immigrants (1 035 £/an).

Action de gestion des données: mettre à jour les systèmes d'enregistrement afin d'intégrer pleinement les données eVisa, les preuves B2 en anglais et les détails ISC améliorés.

Sanctions en cas de non-conformité

Le fait de ne pas tenir ou de ne pas produire de registres peut avoir des conséquences graves :

• Rétrogradation de la licence: note B assortie d'un plan d'action de 1 476 livres sterling, interrompant l'émission de nouveaux certificats de conformité.
• Suspension de licence: Arrêt temporaire des activités de parrainage, avec risque de réduction des visas.
• Retrait de la licence: Perte permanente, avec une interdiction de réintroduction de la demande pendant 12 mois et des pertes de 525 £/CoS.
• Sanctions civiles: Jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur illégal en cas d'échec des contrôles du droit au travail.
• Sanctions pénales: Jusqu'à 7 ans d'emprisonnement pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs illégaux.

Action de mise en conformité: Quantifier les risques de pénalités (20 000 à 100 000 £ en cas de violations multiples) dans les audits de gestion des données afin de justifier la solidité des systèmes.

Meilleures pratiques pour la tenue des dossiers

1. Mettre en œuvre des systèmes numériques:
   • Utiliser les plateformes SIRH (par exemple, Workday, SAP SuccessFactors) pour stocker en toute sécurité les CdS, le droit au travail et les dossiers d'emploi.
   • Garantir des sauvegardes basées sur le cloud avec chiffrement et pistes d'audit.
2. Automatiser le suivi de la conformité:
   • Intégrer le SIRH au SMS pour une mise à jour en temps réel du CoS et des rapports.
   • Définir des alertes automatiques pour les vérifications relatives au droit du travail et les délais de conservation.
3. Réaliser des audits réguliers:
   • Effectuer des audits internes trimestriels afin de vérifier l'exhaustivité des dossiers et la conformité avec le niveau 6 du RQF, les règles salariales et les normes B2 en anglais.
   • Simuler des visites du ministère de l'intérieur pour tester l'accessibilité des dossiers.
4. Centraliser la gestion des dossiers:
   • Créer un centre de conformité pour le CdS, le droit du travail et les enregistrements organisationnels, accessible au personnel clé (utilisateurs de niveau 1, ordonnateur).
   • Utilisez des conventions de nommage standardisées (par exemple, « NomDeL'employé_CoS_2026.pdf »).
5. Tirez parti de l'intégration complète de l'eVisa:
   • Enregistrez systématiquement les codes de partage eVisa et les informations relatives au compte UKVI dans le SIRH.
   • Former le personnel aux processus de vérification en ligne du droit au travail afin de garantir des contrôles numériques fluides.
6. Engager des experts:
   • Consulter des conseillers en immigration pour les cas complexes (par exemple, les réponses aux audits), en prévoyant un budget de 2 000 à 5 000 livres sterling.
   • Travailler en partenariat avec les équipes juridiques pour valider les politiques d'archivage.

Action de gestion des données: Créer un module SIRH centralisé pour le stockage des dossiers, intégrant des outils d'automatisation et d'audit.

Défis et stratégies d'atténuation

• Surcharge de volume: La gestion des dossiers de plusieurs travailleurs est complexe. L'automatisation du SIRH et les fonctions de téléchargement en masse permettent d'y remédier.
• Dossiers incomplets: Les documents manquants risquent d'entraîner des échecs d'audit. Utilisez des listes de contrôle et des vérifications ponctuelles régulières pour vous assurer que les documents sont complets.
• Intégration eVisa: les transitions BRP héritées peuvent entraîner des problèmes de vérification. Fournir une assistance informatique et des conseils pour une adoption numérique complète.
• Rapports sur le travail hybride: il reste essentiel de documenter les lieux de travail à distance. Incluez les modes de travail dans les contrats et les rapports SMS.

Mesure de conformité: intégrer les défis dans les flux de travail liés à la gestion des données, en accordant la priorité à l'automatisation et à la formation pour les mandats numériques de 2026.

Conclusion

La tenue des registres est une fonction essentielle pour les sponsors de visas britanniques en 2026, qui exige des responsables de la gestion des données et de la conformité qu'ils tiennent à jour des registres numériques complets et accessibles pour les travailleurs et les organisations. En tirant parti du SIRH, en automatisant la conformité et en se préparant aux audits et aux opérations eVisa complètes, les équipes peuvent garantir le respect des règles de l'UKVI et éviter les sanctions. La gestion stratégique des registres favorise un parrainage sans faille et la mobilité mondiale des talents.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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