Licence de parrainage britannique de niveau 1 : ce que les RH doivent savoir en 2026

La plupart des équipes RH ne savent pas qui est leur utilisateur de niveau 1

Cela peut sembler être un simple détail administratif. En réalité, c'est l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les employeurs britanniques voient leur licence de parrainage suspendue ou révoquée. Si votre utilisateur de niveau 1 quitte l'entreprise demain et que personne n'est prêt à le remplacer, votre organisation enfreint les conditions de sa licence, même si tout le reste fonctionne parfaitement.

Ce guide explique en détail ce qu'un utilisateur de niveau 1 fait concrètement, en quoi il diffère d'un utilisateur de niveau 2, et où la plupart des équipes RH commettent des erreurs dans la gestion du système de gestion des parrains (SMS).

Qu'est-ce qu'un utilisateur titulaire d'une licence de parrainage britannique de niveau 1 ?

Pour obtenir une licence de parrainage au Royaume-Uni, votre organisation doit désigner des responsables chargés de gérer les obligations liées au parrainage. L'utilisateur de niveau 1 est la ou les personnes qui gèrent au quotidien votre licence de parrainage via le portail en ligne du Home Office, le Sponsor Management System (SMS).

Les utilisateurs de niveau 1 disposent d'un accès complet au SMS. Leurs responsabilités comprennent :

Le ministère de l'Intérieur exige également que les utilisateurs de niveau 1 consultent régulièrement leur compte SMS, au moins une fois par mois. Les retards dans les mises à jour ou les rapports manqués comptent parmi les motifs les plus courants de déclassement en matière de conformité.

Au moment de la demande, vous ne pouvez désigner qu'un seul utilisateur de niveau 1. Cette personne doit être un employé, un dirigeant ou un associé de votre organisation. Une fois votre licence accordée, vous pourrez en ajouter d'autres via le SMS.

Utilisateur de niveau 1 vs utilisateur de niveau 2 : en quoi consistent réellement les différences ?

La principale différence réside dans l'étendue des droits d'accès. Un utilisateur de niveau 2 dispose d'un rôle limité et délégué, ce qui s'avère utile au sein d'équipes plus importantes où plusieurs membres doivent attribuer des parrainages, sans pour autant avoir besoin d'un contrôle total sur la licence.

Utilisateur de niveau 1 vs utilisateur de niveau 2 : comparaison des droits d'accès

Les utilisateurs de niveau 2 ne peuvent être ajoutés qu'une fois votre licence accordée. Leur utilisation n'est pas obligatoire, mais pour les moyennes et grandes entreprises, ils constituent un moyen pratique de répartir les tâches liées aux CoS sans pour autant accorder un accès complet à la licence.

Un point important : le ministère de l'Intérieur tient votre responsable de l'autorisation pour responsable des actions de chaque utilisateur du SMS. Plus vous ajoutez d'utilisateurs, plus il devient difficile d'assurer une surveillance adéquate. Limitez le nombre d'utilisateurs et accordez les accès de manière réfléchie.

Les risques RH que la plupart des entreprises ne voient pas venir

Dans la pratique, les problèmes de conformité liés aux licences de parrainage ont tendance à se concentrer autour de quelques points de défaillance prévisibles. Il ne s'agit pas là de cas marginaux obscurs, mais bien des mêmes problèmes qui reviennent sans cesse dans les mesures coercitives prises par le Home Office.

1. Rotation du personnel en l'absence de plan de relève : si votre seul utilisateur de niveau 1 démissionne et que vous n'en informez pas le ministère de l'Intérieur et ne nommez pas un remplaçant dans les plus brefs délais, vous commettez une infraction. Le ministère de l'Intérieur peut révoquer les licences lorsqu'il n'y a pas d'utilisateur de niveau 1 en poste. Lire « Que se passe-t-il si votre licence de sponsor est révoquée ? »
2.  Codes de profession erronés sur le certificat de parrainage : un code SOC incorrect ou une description de poste inexacte sur un certificat de parrainage peut entraîner le refus du visa et donner lieu à des mesures de mise en conformité. Les utilisateurs de niveau 2 qui délivrent des certificats de parrainage sans bénéficier de conseils adéquats sont souvent à l'origine de cette erreur.
3.  Non-respect des délais de déclaration de 10 jours ouvrables : les changements de poste, les ajustements salariaux, les absences de plus de quatre semaines et les départs de salariés doivent tous être signalés dans un délai de 10 jours ouvrables. Il n'y a pas de délai de grâce. Le non-respect des délais est la cause la plus fréquente de déclassement des licences.
4.  Fiches utilisateur obsolètes : niveau 1. Les utilisateurs qui ont quitté votre organisation mais qui restent actifs dans le SMS constituent à la fois un risque pour la sécurité et une lacune en matière de conformité. L'UKVI exige que les fiches utilisateur soient à jour à tout moment.‍
5. Confusion quant à la responsabilité de chaque tâche : dans les équipes composées à la fois d'utilisateurs de niveau 1 et de niveau 2, il arrive souvent que des tâches essentielles liées au reporting passent à la trappe lorsque les rôles ne sont pas clairement définis.

‍À vrai dire, la plupart des entreprises attendent trop longtemps avant de combler ces lacunes, souvent jusqu’à ce qu’elles reçoivent un courrier du Home Office. À ce stade, le coût des mesures correctives est nettement plus élevé qu’il ne l’aurait été si elles avaient agi de manière proactive.

Découvrez ici comment signaler le départ d'un employé au siège social afin de respecter les conditions de la licence.

Comment Jobbatical gère la conformité de votre licence de sponsor

Si votre équipe RH doit gérer les travailleurs parrainés en plus de toutes ses autres tâches, la conformité en matière de SMS manque presque toujours de ressources. Le service de gestion des parrainages au Royaume-Uni proposé par Jobbatical vous décharge de cette charge sans que vous ayez à développer en interne une expertise spécialisée en matière d'immigration.

Voici à quoi ressemble concrètement la collaboration avec Jobbatical pour votre équipe :

Autres domaines dans lesquels Jobbatical peut aider votre équipe : 

1. Au-delà des SMS, Jobbatical prend en charge la  : 
   
   1. tout le cycle de vie du parrainage, depuis votre demande initiale de licence de parrainage, 
   2. par la délivrance d'un certificat de parrainage, 
   3. Demandes de visa pour travailleurs qualifiés, 
   4. ainsi que le renouvellement des visas de vos employés.
   5. Par ailleurs, l'aide à l'obtention d'un visa pour les personnes à charge s'inscrit dans le prolongement du parcours professionnel des travailleurs parrainés.
2. Si vous souhaitez vérifier votre situation actuelle en matière de conformité avant de faire appel à un prestataire, utilisez l'évaluation gratuite de conformité des licences de parrainage proposée par Jobbatical : cela ne prend que quelques minutes et met en évidence les lacunes les plus importantes avant même qu'une inspection du Home Office n'ait lieu.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.