Contrats à durée déterminée ou indéterminée au Royaume-Uni : quel type de contrat convient-il à votre recrue ?

Si vous vous trompez sur le CoS, le visa de votre employé sera purement et simplement refusé

Il n'y a aucun avertissement. Aucune possibilité de rectifier le tir. Si vous attribuez un type de certificat de parrainage erroné, le Home Office rejette automatiquement la demande de visa. Votre employé perd ses frais. Vous perdez les vôtres. Et le recrutement est bloqué, parfois pendant des mois.

La bonne nouvelle, c'est que cette erreur peut tout à fait être évitée. Tout se résume à une seule question : où se trouve votre employé au moment où il fait sa demande de visa ?

CoS définis vs CoS non définis : la règle fondamentale

Guide rapide : types de systèmes de caractères définis et non définis

Comparaison entre le « CoS défini » au Royaume-Uni pour les travailleurs étrangers et le « CoS non défini » pour les changements de visa au Royaume-Uni

Comment vérifier la localisation de votre employé

Avant même d'ouvrir le SMS, vérifiez où se trouvera votre employé au moment où il déposera sa demande de visa. Il ne s'agit pas de l'endroit où il se trouve aujourd'hui.

📌 Le timing est crucial. La plupart des confusions concernent les candidats qui viennent de quitter le Royaume-Uni ou qui prévoient de voyager avant de déposer leur demande.
Si votre employé quitte le Royaume-Uni et dépose sa demande depuis l'étranger, le CoS « Undefined » que vous lui avez déjà attribué entraînera un refus.

Le fonctionnement des SMS : comment chaque type fonctionne-t-il concrètement ?

Processus CoS défini dans le SMS

Il n'est pas possible de constituer un stock de certificats CoS définis. Chaque certificat nécessite une demande distincte :

📌 Un conseil pratique : fournissez d'emblée des preuves détaillées.

• Si le salaire est proche du barème en vigueur pour votre code SOC, le Home Office peut vous demander des informations complémentaires, en vous accordant un délai de réponse de 5 jours. Si vous ne respectez pas ce délai, l'ensemble du processus de recrutement sera retardé.
• Prévoyez une marge d'au moins deux semaines avant la date de début prévue.

Processus CoS non défini dans le SMS

Pour les entreprises qui embauchent régulièrement des titulaires de visas pour jeunes diplômés à des postes permanents, votre quota « Undefined » risque de s'épuiser plus vite que prévu. Configurez une alerte de solde faible dans votre calendrier RH pour le mois de mars de chaque année, avant la réinitialisation prévue en avril.

Et si vous aviez déjà attribué le mauvais type ?

Il n'existe pas de procédure de modification permettant de changer le type de CoS. Voici la marche à suivre :

1. Retirez immédiatement la CoS dans le SMS, avant que votre employé ne dépose sa demande de visa. Une fois la demande déposée, il sera trop tard.
2. Demandez le type de CoS approprié: « Défini » (avec l'accord du Home Office) ou « Indéfini » (selon l'attribution).
3. Attribuez le nouveau code de sécurité sociale et communiquez le nouveau numéro de référence à votre employé.‍
4. Vérifiez à nouveau la période de validité de trois mois: le délai recommence à courir à partir de la nouvelle date d'affectation.

📌 Si le salarié a déjà déposé sa candidature en sélectionnant un type d'emploi incorrect, vous ne pouvez rien faire pour récupérer cette candidature.

• Leur demande sera rejetée. Les deux frais seront perdus.
• Votre employé devra présenter une nouvelle demande en utilisant le CoS approprié ; selon son statut de visa et le délai de traitement, cela pourrait avoir des conséquences sur son droit de travailler au Royaume-Uni pendant cette période d'interruption.

C'est là que les choses tournent le plus souvent mal

D'après les erreurs courantes commises par les employeurs, voici les situations dans lesquelles un type de CoS incorrect est attribué :

• Titulaires d'un visa pour diplômés prévoyant de voyager : les RH attribuent la valeur « Undefined » en partant du principe d'un changement de statut au Royaume-Uni, mais l'employé rentre d'abord chez lui et fait sa demande depuis l'étranger.
• Candidats étrangers ayant déjà détenu un visa britannique : le fait d'avoir déjà eu un visa britannique ne signifie pas qu'ils se trouvent actuellement au Royaume-Uni. Vérifiez leur lieu de résidence actuel, et non leur historique.
• Recrutement de dernière minute à l'étranger : sous la pression du temps, une équipe fait appel à un candidat « Undefined » issu de son contingent plutôt que d'attendre l'approbation d'un candidat « Defined ». Une solution rapide, mais désastreuse.
• Voies « ICT » et « Senior Specialist » : dans certaines configurations, la mention « Undefined » est utilisée même pour les candidats étrangers. Si vous empruntez ces voies, demandez conseil à un spécialiste concernant le type de CoS, car la règle standard ne s'applique pas toujours.

Gérer le CoS sans risque de non-conformité

Si votre entreprise recrute à l'international, quelle que soit l'ampleur de ses activités, la gestion manuelle des décisions relatives au lieu d'affectation comporte des risques élevés. Une seule erreur d'affectation dans un lot de recrutements peut entraîner une série de refus et exposer l'entreprise à des contrôles.

• Pour en savoir plus sur l'ensemble de la procédure relative au certificat de parrainage, consultez notre guide RH complet sur le certificat de parrainage au Royaume-Uni.
• Pour planifier vos dépenses, consultez notre ventilation des coûts au Royaume-Uni et des droits de licence des sponsors.
• Pour une vue d'ensemble du visa pour travailleurs qualifiés, notre guide sur le visa britannique pour travailleurs qualifiés destiné aux équipes RH aborde les critères d'éligibilité, les seuils requis et les modifications réglementaires prévues pour 2026.
  

La plateforme d'immigration de Jobbatical offre à votre équipe RH un processus structuré pour chaque recrutement, comprenant notamment la vérification automatique du type de CoS en fonction de la localisation du travailleur, l'intégration des SMS et le suivi de la conformité pour chaque parrainage en cours. Nos experts en immigration au Royaume-Uni se chargent des demandes de CoS définies, du suivi des quotas et des procédures de correction, afin que votre équipe ne soit pas livrée à elle-même dans ces démarches.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.