CoS définis et non définis : guide à l'intention des employeurs britanniques

Qu'est-ce qu'un certificat de parrainage ?

Un certificat de parrainage (CoS) n'est pas un document papier, mais un enregistrement électronique généré par le système de gestion des parrains (SMS) du ministère de l'Intérieur britannique. Il s'agit d'une déclaration officielle par laquelle un employeur britannique agréé s'engage à parrainer un ressortissant étranger pour un poste spécifique. Chaque certificat comporte un numéro de référence unique que le candidat doit indiquer dans sa demande de visa. Sans CoS valide, un travailleur étranger ne peut pas demander de visa de travail pour le Royaume-Uni.

Qu'est-ce qu'un CoS défini (DCoS) ?

• Un certificat de statut défini (DCoS) est un type de certificat spécifique réservé exclusivement aux candidats au statut de travailleur qualifié qui font leur demande de visa depuis l'étranger.
• Comme ces recrutements concernent des travailleurs étrangers, les employeurs ne peuvent pas puiser dans un quota annuel préétabli.
• Ils doivent présenter une demande individuelle au ministère de l'Intérieur pour chaque candidat, en précisant les détails du poste, les barèmes salariaux et la justification du poste, avant que celui-ci ne puisse être approuvé et attribué.

Qu'est-ce qu'un CoS indéfini (UCoS) ?

• Le statut « Undefined CoS » (UCoS) s'applique aux candidats qui se trouvent déjà au Royaume-Uni et qui souhaitent changer ou prolonger leur visa, ainsi qu'aux personnes qui déposent une demande dans le cadre d'autres voies d'accès, comme le réseau Global Business Mobility (GBM).
• Contrairement aux certificats définis, les certificats non définis sont attribués aux employeurs sous la forme d'un quota annuel préapprouvé et versé d'avance.
• Tant qu'il vous reste des certificats dans votre quota annuel, vous pouvez les délivrer immédiatement aux travailleurs éligibles sans avoir à attendre l'autorisation individuelle du Home Office.

CoS définis vs CoS non définis : la règle fondamentale

Guide rapide : types de systèmes de caractères définis et non définis

Quand faut-il opter pour un CoS défini ou indéfini ?

Le choix entre un CoS « défini » et un CoS « indéfini » dépend de deux facteurs : le lieu où se trouve physiquement le candidat et la procédure de visa qu’il suit. Une erreur à ce sujet entraîne un refus automatique du visa ; vous devez donc respecter scrupuleusement ces critères :

Quand demander un CoS défini (DCoS) :

Vous embauchez un nouveau travailleur étranger qui se trouve actuellement hors du Royaume-Uni et qui postule via la voie principale du visa pour travailleurs qualifiés.

Quand demander un certificat de solvabilité indéfini (UCoS) :

• Le travailleur se trouve déjà au Royaume-Uni avec un autre type de visa (par exemple, un visa étudiant ou un visa pour jeunes diplômés) et doit passer à un visa de travailleur qualifié.
• Un salarié déjà parrainé a besoin d'une prolongation de visa ou d'une mise à jour en raison d'un changement d'emploi.
• Vous parrainez un candidat dans le cadre d'une autre voie d'immigration que celle des travailleurs qualifiés, telle que les voies « Global Business Mobility » (GBM) pour les cadres supérieurs ou les spécialistes, que ce candidat se trouve au Royaume-Uni ou à l'étranger.

Comparaison entre le « CoS défini » au Royaume-Uni pour les travailleurs étrangers et le « CoS non défini » pour les changements de visa au Royaume-Uni

Toutes les procédures relatives aux travailleurs temporaires reposent sur des CoS non définis. Découvrez leur fonctionnement dans notre guide sur les procédures de visa pour travailleurs temporaires au Royaume-Uni.

Comment faire une demande de CoS défini (DCoS) ?

Suivez cette procédure étape par étape lorsque vous parrainez un travailleur qualifié qui se trouve actuellement hors du Royaume-Uni.  

Phase A : Demande du certificat

Avant de pouvoir attribuer un certificat CoS défini à un employé, vous devez demander l'autorisation d'ajouter ce certificat à votre compte.

Phase B : Attribution du DCoS approuvé

Une fois approuvé par le ministère de l'Intérieur, le certificat apparaîtra avec le statut « Accordé » dans votre base de données SMS.

1. Recherchez la demande acceptée dans votre compte SMS, puis sélectionnez « Créer et attribuer ».  
2. Saisissez les données du passeport du salarié en les reproduisant exactement telles qu'elles figurent sur le document original.  
3. Réglez les frais de mission (525 £ en tarif standard) ainsi que la redevance obligatoire pour les compétences en matière d'immigration (ISC), le cas échéant (calculée en fonction de la taille de l'entreprise et de la durée du visa).  
4. Le système générera un numéro de référence alphanumérique unique. Communiquez immédiatement ce numéro au travailleur afin qu'il puisse l'utiliser pour sa demande de visa.  

Lectures complémentaires : 

→Si vous recrutez une personne éligible dans le cadre de cette voie (comme des jeunes diplômés britanniques ou des professionnels de moins de 26 ans), veuillez vous reporter à notre guide complet sur la lettre de soutien (CoS) pour les nouveaux arrivants au Royaume-Uni afin de connaître les seuils de salaire et les critères d'éligibilité spécifiques .

→ Pour connaître les délais de traitement précis (définis et non définis) et savoir ce qui détermine l'acceptation d'une demande, consultez notre guide sur les délais de traitement du certificat de parrainage au Royaume-Uni.

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Comment déposer une demande de CoS non défini (UCoS) ?

Utilisez cette procédure lorsque vous parrainez une personne au Royaume-Uni (prolongation de visa, changement de statut à partir d'un visa étudiant) ou lorsque vous recourez à des voies autres que celle des travailleurs qualifiés, comme le programme « Global Business Mobility ».

Phase A : Obtenir votre quota annuel

Contrairement au DCoS, vous ne pouvez pas demander un Undefined CoS au cas par cas. Vous devez disposer d'un solde préapprouvé dans votre enveloppe annuelle.

• Attribution initiale : lors de votre première demande de licence de parrainage au Royaume-Uni, vous devez estimer et justifier le nombre de certificats « Undefined » dont vous aurez besoin pour vos 12 premiers mois.  
• Renouvellement annuel : chaque année, trois mois avant la fin de votre année d'attribution (votre « année CoS »), vous devez demander votre allocation pour l'année suivante via le portail SMS (Résumé de la licence -> Renouveler l'attribution annuelle), en précisant les prolongations à venir ou les embauches prévues dans le pays.  
• Augmentations en cours d'année : si vous épuisez vos certificats en cours d'année, vous devez remplir le formulaire « Demande d'augmentation de votre allocation » via le SMS.  

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Pour savoir combien de temps prend une augmentation d'allocation et comment la procédure prioritaire à 350 £ permet de réduire ce délai à environ 5 jours ouvrés, consultez notre guide sur le service prioritaire d'allocation CoS.

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Phase B : Création et attribution de l'UCoS

Si votre réserve annuelle d'allocations Undefined CoS présente un solde, la création et l'affectation s'effectuent simultanément.

Pour les entreprises qui embauchent régulièrement des titulaires de visas pour jeunes diplômés à des postes permanents, votre quota « Undefined » risque de s'épuiser plus vite que prévu. Configurez une alerte de solde faible dans votre calendrier RH pour le mois de mars de chaque année, avant la réinitialisation prévue en avril.

Comment vérifier la localisation de vos employés

Avant même d'ouvrir le SMS, vérifiez où se trouvera votre employé au moment où il déposera sa demande de visa. Il ne s'agit pas de l'endroit où il se trouve aujourd'hui.

📌 Le timing est crucial. La plupart des confusions concernent les candidats qui viennent de quitter le Royaume-Uni ou qui prévoient de voyager avant de déposer leur demande.
Si votre employé quitte le Royaume-Uni et dépose sa demande depuis l'étranger, le CoS « Undefined » que vous lui avez déjà attribué entraînera un refus.

Résumé des principales différences dans l'exécution des processus des CoS définis et non définis

CoS « restreints » et « non restreints » et leur lien avec les termes « définis » et « non définis »

Les CoS « restreints » et « non restreints » ne constituent pas un système distinct. Il s'agit des anciennes appellations des termes « défini » et « indéfini ».

• CoS restreint → CoS défini : l'ancien certificat restreint correspond désormais au CoS défini, obligatoire pour un travailleur migrant résidant toujours à l'étranger lorsqu'il sollicite un visa de travailleur qualifié ; cette demande doit être effectuée au cas par cas via le SMS.
• CoS « sans restriction » → CoS « indéfini » : l'ancien certificat « sans restriction » correspond désormais au CoS « indéfini », utilisé pour les candidats au titre de « travailleur qualifié » déjà présents au Royaume-Uni, et obligatoire pour toutes les autres catégories de visas parrainés.
• Pourquoi ce changement a-t-il eu lieu ? La suppression du plafond applicable aux visas pour travailleurs qualifiés a rendu le certificat restreint obsolète ; la distinction entre visas restreints et non restreints, qui dépendait de ce plafond, a donc été remplacée par le dispositif actuel.
• Pourquoi cela reste important pour les employeurs : l'attribution d'un statut de résident (CoS) « indéfini » à un salarié qui doit en avoir un « défini » est mentionnée dans les directives destinées aux sponsors comme un motif de retrait de licence ; veillez donc toujours à appliquer les règles en vigueur concernant les statuts « défini » et « indéfini », quelle que soit la terminologie utilisée dans les anciens modèles.

Et si vous aviez déjà attribué un type de CoS erroné ?

Il n'existe pas de procédure de modification permettant de changer le type de CoS. Voici la marche à suivre :

1. Retirez la déclaration de prise en charge (CoS) par SMS juste avant que votre salarié ne dépose sa demande de visa. Une fois la demande déposée, il est trop tard.
2. Demandez le type de CoS approprié: « Ddefined » (avec l'accord du Home Office) ou « Undefined » (issu de l'attribution).
3. Attribuez le nouveau code de sécurité sociale et communiquez le nouveau numéro de référence à votre employé.‍
4. Vérifiez à nouveau la période de validité de trois mois: le délai recommence à courir à partir de la nouvelle date d'affectation.

📌 Si le salarié a déjà déposé sa candidature en sélectionnant un type d'emploi incorrect, vous ne pouvez rien faire pour récupérer cette candidature.

• Leur demande sera rejetée. Les deux frais seront perdus.
• Votre employé devra présenter une nouvelle demande en utilisant le CoS approprié ; selon son statut de visa et le délai de traitement, cela pourrait avoir des conséquences sur son droit de travailler au Royaume-Uni pendant cette période d'interruption.

Risques courants liés aux conditions de travail pour les employeurs

• Sélection d'un type de CoS incorrect :
  
  • L'attribution par erreur d'un CoS non défini à un demandeur résidant à l'étranger (ou inversement) entraîne un refus automatique du visa. Le Home Office ne propose aucune procédure de correction pour cette erreur, ce qui signifie que les frais liés au CoS sont perdus et que le délai de traitement est réinitialisé.
• Décalage entre les codes SOC et les salaires :
  
  • Le choix d'un code de classification des professions (SOC) erroné ou le non-respect des seuils salariaux minimaux exacts (ou des taux en vigueur spécifiques) entraînera un rejet immédiat.
• Non-respect des délais critiques :
  
  • Une attestation d'emploi (CoS) perd sa validité si le salarié ne l'utilise pas dans le cadre d'une demande de visa valide dans les trois mois suivant sa délivrance. De plus, une CoS ne peut être délivrée plus de trois mois avant la date officielle de début de l'emploi. Veuillez prendre connaissance de la règle relative au délai de validité de trois mois de la CoS pour le traitement des demandes.
• Tenue insuffisante des registres :
  
  • Le fait de ne pas recueillir et consigner les preuves d'une vacance réelle ou de ne pas effectuer les vérifications obligatoires relatives au droit au travail expose les entreprises à des risques en cas de contrôles inopinés.

Conseils aux employeurs en matière de conformité aux normes CoS

Si votre entreprise recrute à l'international, quelle que soit l'ampleur de ses activités, la gestion manuelle des décisions relatives au lieu d'affectation comporte des risques élevés. Une seule erreur d'affectation dans un lot de recrutements peut entraîner une série de refus et exposer l'entreprise à des contrôles.

• Pour en savoir plus sur l'ensemble de la procédure relative au certificat de parrainage, consultez notre guide RH complet sur le certificat de parrainage au Royaume-Uni.
• Pour planifier vos dépenses, consultez notre ventilation des coûts au Royaume-Uni et des droits de licence des sponsors.
• Pour une vue d'ensemble du visa pour travailleurs qualifiés, notre guide destiné aux équipes RH sur le visa britannique pour travailleurs qualifiés aborde les critères d'éligibilité, les seuils requis et les modifications réglementaires prévues pour 2026.
• Pour connaître les bonnes pratiques en matière de CoS, consultez notre guide sur l'attribution et l'affectation du CoS.
  

La plateforme d'immigration de Jobbatical offre à votre équipe RH un processus structuré pour chaque recrutement, comprenant notamment la vérification automatique du type de CoS en fonction de la localisation du travailleur, l'intégration des SMS et le suivi de la conformité pour chaque parrainage en cours. Nos experts en immigration au Royaume-Uni se chargent des demandes de CoS définies, du suivi des quotas et des procédures de correction, afin que votre équipe ne soit pas livrée à elle-même dans ces démarches.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.