Processus d'attribution et d'affectation des certificats de parrainage (CoS) : guide complet à l'intention des employeurs et des responsables des ressources humaines

Qu'est-ce qu'un certificat de parrainage ?

Une CoS est un document électronique délivré par un employeur agréé via le système de gestion des employeurs (SMS) à un ressortissant étranger, confirmant son poste, son salaire et son éligibilité à un visa. La CoS est un élément essentiel pour l'embauche de ressortissants étrangers dans le cadre de programmes tels que les visas « Travailleur qualifié » ou « Mobilité professionnelle internationale » (GBM) – pour les cadres supérieurs ou les spécialistes. Il existe deux types de CoS :

• CoS défini: Pour les candidats au statut de « travailleur qualifié » postulant depuis l'étranger, ce qui nécessite l'accord du Home Office.
• CoS non défini: Pour les demandes déposées sur le territoire national (par exemple, prolongations de visa, voies GBM) ou les fonctions ne nécessitant pas d'autorisation préalable.

Action RH: Comprendre la distinction entre les CdS définis et non définis afin de sélectionner le bon type de CdS pour chaque demande de visa de travailleur.

Répartition des CoS : processus en quatre étapes

L'attribution fait référence au processus d'obtention des quotas de CdS auprès de l'UKVI pour les attribuer aux travailleurs. Les promoteurs doivent demander suffisamment de CdS pour couvrir leurs besoins en matière d'embauche.

1. Évaluer les besoins en recrutement:

1. Prévoir le nombre de travailleurs non britanniques à parrainer chaque année, sur la base des plans de recrutement et des voies d'accès aux visas (par exemple, travailleurs qualifiés, GBM).
2. Envisager la durée des visas (par exemple, de 3 à 5 ans) et les possibilités d'extension.

2. Demander l'attribution d'un CoS:

1. Connectez-vous au système de gestion des sponsors (SMS) et soumettez une demande de CoS défini ou indéfini dans la rubrique « Demande d'attribution de CoS ».
2. Pour un CdS défini (travailleur qualifié, en dehors du Royaume-Uni), postulez par SMS en indiquant les détails du poste, le salaire et la justification du rôle (niveau 6 du CQR ou liste de pénurie temporaire).
3. Pour les CoS non définis, demandez un quota annuel en fonction des besoins prévisionnels.
4. Délai de traitement : 1 à 2 jours pour un CdS non défini ; jusqu'à 2 semaines pour un CdS défini.

3. Bilan du ministère de l'Intérieur:

1. L'UKVI évalue les antécédents du sponsor en matière de respect des règles et l'éligibilité du poste.
2. Le CdS défini exige la preuve d'une véritable vacance de poste et le respect des seuils salariaux (par exemple, 41 700 £ pour un travailleur qualifié, 48 500 £ pour un GBM senior/spécialiste).

4. Approbation de l'affectation:

1. Les CdS approuvés sont ajoutés au compte SMS du sponsor pour être attribués.
2. Les demandes rejetées (par exemple, en raison de rôles non conformes) doivent être soumises à nouveau avec des corrections.

Coûts d'attribution CoS

• Frais du CdS: 525 £ par CdS (augmentation en avril 2025).
• Taxe sur les compétences en matière d'immigration (ISC): réservée aux visas de travailleurs qualifiés, 480 £ par an (petits organismes parrains) ou 1 320 £ par an (grands organismes parrains). Ne s'applique pas aux filières GBM.

Mesure RH: planifiez les demandes de CoS 3 à 6 mois à l'avance afin de les aligner sur les délais de recrutement. Prévoyez dans votre budget les frais liés au CoS et à l'ISC pour les postes de travailleurs qualifiés.
Vous souhaitez parrainer un travailleur à court terme ? Consultez notre guide sur la licence de parrainage des travailleurs temporaires au Royaume-Uni.

Processus d'attribution du CoS

L'affectation consiste à délivrer un CdS à un travailleur spécifique pour sa demande de visa.

1. Vérifier les conditions d'éligibilité des salariés:

1. Vérifiez que le travailleur remplit les conditions requises pour l'obtention du visa (par exemple, expérience professionnelle préalable pour le visa GBM, maîtrise de l'anglais pour le visa de travailleur qualifié).
2. Vérifiez que le poste correspond aux critères du niveau 6 du RQF ou à ceux de la liste des pénuries temporaires, ainsi qu'aux seuils salariaux applicables (par exemple, 41 700 £ pour les travailleurs qualifiés, 48 500 £ pour les GBM).

2. Attribuer un code de service par SMS:

1. Connectez-vous à SMS et sélectionnez « Créer un CoS ».
2. Saisissez les coordonnées du travailleur : nom, nationalité, numéro de passeport, titre du poste, salaire et lieu de travail.
3. Précisez le type de visa (par exemple, travailleur qualifié, GBM senior/spécialiste) et la durée (jusqu'à 5 ans pour le travailleur qualifié, de 5 à 9 ans pour le GBM).
4. Joindre les documents justificatifs (par exemple, description de poste, contrat).

3. Numéro de référence CoS:

1. Une fois créé, le CdS génère un numéro de référence unique pour la demande de visa du travailleur.
2. Fournir le numéro de référence au travailleur dans un délai de 3 mois (le CdS expire après cette période).

4. Support Visa Application:

1. Demandez au travailleur d'utiliser la référence CoS dans sa demande en ligne auprès de l'UKVI, en plus des documents tels que son passeport et les résultats de son test de dépistage de la tuberculose (le cas échéant).
2. Suivre l'état d'avancement de la demande, le CdS étant lié au compte SMS du sponsor.

Calendrier de traitement des attributions CoS

• Création de CdS: Instantanée pour les CoS non définis ; 1-2 jours pour l'approbation des CoS définis.
• Demande de visa: 3 semaines (depuis l'étranger) ou 8 semaines (depuis le Royaume-Uni) en procédure standard ; 5 jours (procédure prioritaire) ou le lendemain (procédure ultra-prioritaire).

Attribuez rapidement un CoS après l'affectation et vérifiez les informations relatives aux travailleurs afin d'éviter toute erreur. Recourez aux services prioritaires pour les embauches urgentes ; consultez le guide d'experts sur la gestion des CoS pour estimer les coûts supplémentaires.

Exigences de conformité CoS en 2026

Le respect des processus du CdS est essentiel pour éviter les sanctions, en particulier avec les audits plus stricts de 2025 (1 948 retraits de licence de juillet 2024 à juin 2025).

Intégrer le suivi de la chaîne de contrôle dans les systèmes RH afin d'automatiser la production de rapports et de garantir la conformité des registres aux exigences d'audit.

Sanctions prévues par le CoS en cas de non-respect

Le non-respect des procédures du CoS peut entraîner de graves conséquences. Vous pouvez consulter en détail sur notre blog les principales raisons pouvant entraîner la révocation d'un parrainage, ainsi que les mesures à prendre pour y remédier.

• Rétrogradation de la licence: note B assortie d'un plan d'action de 1 476 livres sterling, interrompant l'émission de nouveaux certificats de conformité.
• Suspension de licence: Arrêt temporaire du parrainage, avec risque de réduction des visas.
• Retrait de la licence: Perte permanente, avec une interdiction de réintroduction de la demande pendant 12 mois et des pertes de 525 £/CoS.
• Sanctions civiles: Jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur illégal en cas d'échec des contrôles du droit au travail.
• Sanctions pénales: Jusqu'à 7 ans d'emprisonnement pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs illégaux.

Action des RH: Quantifier les risques de pénalités (20 000 à 100 000 livres sterling en cas d'infractions multiples) dans les audits de processus afin de justifier les investissements en matière de conformité.

Meilleures pratiques du CoS en matière de systèmes d'information RH

Mettez en place un processus centralisé de gestion des coûts de personnel (CoS) dans les systèmes RH, intégrant les prévisions, la répartition et le suivi de la conformité. Consultez notre guide détaillé sur les utilisateurs de niveau 1 et de niveau 2 et découvrez les meilleures pratiques en matière de système d'information RH.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier selon les pays ou les nationalités. Jobbatical décline toute responsabilité quant aux décisions prises sur la base des informations fournies.