Processus d'attribution et d'assignation des certificats de parrainage (CdP)

Introduction

Pour les responsables des systèmes d'information et des processus de ressources humaines, la maîtrise du processus d'attribution et d'affectation du certificat de parrainage (CoS) est essentielle pour gérer les licences de parrainage britanniques et garantir la conformité avec les réglementations en matière de visas et d'immigration britanniques (UKVI). Le CoS est un élément essentiel pour l'embauche de ressortissants non britanniques dans le cadre de parcours tels que le Skilled Worker (travailleur qualifié) ou le Global Business Mobility (GBM) - Senior ou Specialist Worker visas (visa de travailleur spécialisé). Avec une application plus stricte en 2025, sous l'impulsion du Livre blanc sur l'immigration de mai 2025, Restoring Control over the Immigration System, et la transition vers le visa électronique d'ici le 31 décembre 2026, des processus rationalisés sont essentiels pour éviter les pénalités. Ce guide détaille le processus d'attribution et d'assignation du CdS, les exigences de conformité et les meilleures pratiques pour optimiser les flux de travail des RH en 2025.

Qu'est-ce qu'un certificat de parrainage ?

Un CoS est un document électronique délivré par un sponsor agréé via le système de gestion des sponsors (Sponsor Management System - SMS) à un ressortissant non britannique, confirmant sa fonction, son salaire et son éligibilité à un visa. Il est requis pour la plupart des demandes de visa liées au travail, telles que les visas de travailleur qualifié, les visas GBM et les visas de fondateur innovateur. Il existe deux types de CdS :

• CoS défini: Pour les demandeurs d'emploi qualifiés qui postulent depuis l'extérieur du Royaume-Uni et qui doivent obtenir l'approbation du ministère de l'intérieur.
• CoS non défini: Pour les demandes dans le pays (par exemple, les extensions de visa, les itinéraires GBM) ou les rôles ne nécessitant pas d'approbation préalable.

Action RH: Comprendre la distinction entre les CdS définis et non définis afin de sélectionner le bon type de CdS pour chaque demande de visa de travailleur.

Processus d'attribution de CoS

L'attribution fait référence au processus d'obtention des quotas de CdS auprès de l'UKVI pour les attribuer aux travailleurs. Les promoteurs doivent demander suffisamment de CdS pour couvrir leurs besoins en matière d'embauche.

Étapes de l'allocation

1. Évaluer les besoins en matière de recrutement:
   
   • Prévoir le nombre de travailleurs non britanniques à parrainer chaque année, sur la base des plans de recrutement et des voies d'accès aux visas (par exemple, travailleurs qualifiés, GBM).
   • Envisager la durée des visas (par exemple, de 3 à 5 ans) et les possibilités d'extension.
2. Demande d'allocation du CdS:
   
   • Connectez-vous au SMS et soumettez une demande de CoS défini ou non défini sous "Request CoS allocation".
   • Pour un CdS défini (travailleur qualifié, en dehors du Royaume-Uni), postulez par SMS en indiquant les détails du poste, le salaire et la justification du rôle (niveau 6 du CQR ou liste de pénurie temporaire).
   • Pour les CoS non définis, demander un quota annuel basé sur les besoins anticipés.
   • Délai de traitement : 1 à 2 jours pour un CdS non défini ; jusqu'à 2 semaines pour un CdS défini.
3. Examen du ministère de l'intérieur:
   
   • L'UKVI évalue les antécédents du sponsor en matière de respect des règles et l'éligibilité du poste.
   • Le CdS défini exige la preuve d'une véritable vacance de poste et le respect des seuils salariaux (par exemple, 41 700 £ pour un travailleur qualifié, 48 500 £ pour un GBM senior/spécialiste).
4. Approbation de l'allocation:
   
   • Les CdS approuvés sont ajoutés au compte SMS du sponsor pour être attribués.
   • Les demandes rejetées (par exemple, en raison de rôles non conformes) doivent être soumises à nouveau avec des corrections.

Coûts

• Frais du CdS: 525 £ par CdS (augmentation en avril 2025).
• Immigration Skills Charge (ISC): Pour les visas de travailleur qualifié uniquement, £364/an (petits sponsors) ou £1,000/an (grands sponsors). Ne s'applique pas aux parcours GBM.

Action des RH: Planifier les demandes de CdS 3 à 6 mois à l'avance pour s'aligner sur les calendriers de recrutement. Prévoir un budget pour les frais du CdS et l'ISC pour les postes de travailleurs qualifiés.

Processus d'attribution du CoS

L'affectation consiste à délivrer un CdS à un travailleur spécifique pour sa demande de visa.

Étapes de l'affectation

1. Vérifier l'éligibilité des travailleurs:
   
   • Confirmer que le travailleur remplit les conditions d'obtention du visa (par exemple, emploi antérieur pour le GBM, maîtrise de l'anglais pour le travailleur qualifié).
   • S'assurer que le poste correspond au niveau 6 du RQF ou aux critères et seuils salariaux de la liste des pénuries temporaires (par exemple, 41 700 livres sterling pour un travailleur qualifié, 48 500 livres sterling pour un travailleur qualifié).
2. Attribution de CoS par SMS:
   
   • Connectez-vous à SMS et sélectionnez "Create CoS".
   • Saisissez les coordonnées du travailleur : nom, nationalité, numéro de passeport, titre du poste, salaire et lieu de travail.
   • Précisez le type de visa (par exemple, travailleur qualifié, GBM senior/spécialiste) et la durée (jusqu'à 5 ans pour le travailleur qualifié, de 5 à 9 ans pour le GBM).
   • Joindre les documents justificatifs (par exemple, description de poste, contrat).
3. Numéro de référence CoS de l'émission:
   
   • Une fois créé, le CdS génère un numéro de référence unique pour la demande de visa du travailleur.
   • Fournir le numéro de référence au travailleur dans un délai de 3 mois (le CdS expire après cette période).
4. Soutien à la demande de visa:
   
   • Guidez le travailleur pour qu'il utilise la référence du CdS dans sa demande en ligne auprès de l'UKVI, ainsi que des documents tels que le passeport et les résultats du test de dépistage de la tuberculose (le cas échéant).
   • Suivre l'état d'avancement de la demande, le CdS étant lié au compte SMS du sponsor.

Délais de traitement

• Création de CdS: Instantanée pour les CoS non définis ; 1-2 jours pour l'approbation des CoS définis.
• Demande de visa: 3 semaines (hors du Royaume-Uni) ou 8 semaines (au Royaume-Uni) standard ; 5 jours (prioritaire, £500-£800) ou le lendemain (super prioritaire, £800-£1,000).

Action RH: Attribuer le CdS rapidement après l'attribution et vérifier les détails du travailleur pour éviter les erreurs. Utilisez les services prioritaires pour les embauches urgentes, en budgétisant les coûts supplémentaires.

Exigences de conformité en 2025

Le respect des processus du CdS est essentiel pour éviter les sanctions, en particulier avec les audits plus stricts de 2025 (1 948 retraits de licence de juillet 2024 à juin 2025).

• Détails précis du CoS:
  
  • S'assurer que les rôles, les salaires et les lieux de travail correspondent aux entrées du SMS et respectent les règles de 2025 (par exemple, le niveau 6 du RQF, les seuils de salaire de 41 700 £/48 500 £).
• Fonctions de rapport:
  
  • Signaler les changements de travailleurs (par exemple, rôle, salaire, lieu de travail) dans un délai de 10 jours ouvrables par SMS.
  • Signaler les changements organisationnels (par exemple, adresse, propriété) dans un délai de 20 jours ouvrables.
• Contrôles du droit au travail:
  
  • Effectuer des contrôles avant l'embauche et chaque année, en utilisant des permis de séjour biométriques (BRP) jusqu'au 31 décembre 2026, puis des codes de partage eVisa.
• Tenue de registres:
  
  • Conservez les dossiers du CdS, les fiches de paie, les contrats et les documents relatifs au droit du travail pendant la période de parrainage plus un an.
• Transition vers le visa électronique:
  
  • D'ici au 31 décembre 2026, vérifier les statuts des travailleurs via les codes de partage des visas électroniques dans les comptes de l'UKVI.

Action du gestionnaire de processus: Intégrer le suivi du CdS dans les systèmes de ressources humaines afin d'automatiser les rapports et de garantir des enregistrements prêts à être vérifiés.

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des procédures du CdS risque d'avoir des conséquences graves :

• Rétrogradation de la licence: note B assortie d'un plan d'action de 1 476 livres sterling, interrompant l'émission de nouveaux certificats de conformité.
• Suspension de licence: Arrêt temporaire du parrainage, avec risque de réduction des visas.
• Retrait de la licence: Perte permanente, avec une interdiction de réintroduction de la demande pendant 12 mois et des pertes de 525 £/CoS.
• Sanctions civiles: Jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur illégal en cas d'échec des contrôles du droit au travail.
• Sanctions pénales: Jusqu'à 7 ans d'emprisonnement pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs illégaux.

Action des RH: Quantifier les risques de pénalités (20 000 à 100 000 livres sterling en cas d'infractions multiples) dans les audits de processus afin de justifier les investissements en matière de conformité.

Bonnes pratiques pour les systèmes d'information RH

1. Automatiser la gestion des CoS:
   
   • Utiliser un logiciel RH (par exemple, Workday, BambooHR) pour suivre les attributions de CdS, les affectations et les échéances des rapports.
   • Définir des alertes automatiques pour les rapports SMS à 10 et 20 jours.
2. Réaliser des audits internes:
   
   • Effectuer des examens trimestriels des dossiers du CdS, de la conformité des emplois (niveau 6 du CQR) et des contrôles du droit au travail.
   • Simuler des audits du ministère de l'intérieur afin d'identifier et de combler les lacunes.
3. Former le personnel:
   
   • Former les utilisateurs de niveau 1 et les équipes RH aux processus SMS, aux règles 2025 et à la vérification des visas électroniques.
   • Prévoyez un budget de 500 à 1 000 £ pour la formation ou de 2 000 à 5 000 £ pour les conseillers en immigration.
4. Rationaliser les demandes d'allocation:
   
   • Prévoir annuellement les besoins en CdS, en s'alignant sur les plans de recrutement et d'extension des visas.
   • Demandez un CdS défini à l'avance pour les personnes recrutées à l'étranger afin d'éviter les retards.
5. Soutenir la transition vers le visa électronique:
   
   • Aider les travailleurs à ouvrir un compte UKVI d'ici le premier trimestre 2026 pour la vérification du visa électronique.
   • Mettre à jour les processus de droit au travail pour utiliser les codes de partage après 2026.
6. Processus documentaires:
   
   • Créer un manuel de gestion du CdS avec des modèles pour les entrées dans le SGS et la préparation des audits.

Action du gestionnaire de processus: Développer un flux de travail centralisé pour le CdS dans les systèmes RH, intégrant les prévisions, l'allocation et le suivi de la conformité.

Défis et stratégies d'atténuation

• Rôles non conformes: Les fonctions inférieures au niveau 6 du CQR ou aux seuils salariaux risquent d'être rejetées par le CdS. Vérifier l'annexe sur les professions qualifiées avant l'affectation.
• Délais de présentation des rapports non respectés: Les mises à jour tardives des SMS déclenchent des audits. Utilisez des rappels automatisés pour respecter les délais de 10 et 20 jours.
• Complexité du visa électronique: Les problèmes techniques liés aux comptes UKVI peuvent retarder la vérification. Fournir une assistance informatique et des conseils pour une mise en place rapide.
• Contraintes de ressources: Les petits sponsors peuvent manquer d'expertise en matière de SMS. Investir dans un logiciel rentable ou sous-traiter à des conseillers (2 000 à 5 000 £).

Action RH: Intégrer ces défis dans les processus de travail, en donnant la priorité à l'automatisation et à la formation pour réduire les risques.

Conclusion

Le processus d'attribution et d'affectation du CdS est une fonction critique pour les systèmes d'information RH et les gestionnaires de processus en 2025. En prévoyant les besoins, en veillant au respect des règles en matière d'emploi et de salaire et en tirant parti de la technologie, les équipes RH peuvent rationaliser les flux de travail et éviter les pénalités. Se préparer à des audits plus stricts et à la transition vers le visa électronique permet de garantir un parrainage sans faille et de soutenir les objectifs d'embauche internationaux.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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