Processus d'attribution et d'affectation des certificats de parrainage (CoS) : guide complet à l'intention des employeurs et des responsables des ressources humaines

Qu'est-ce qu'un certificat de parrainage ?

Une CoS est un document électronique délivré par un employeur agréé via le système de gestion des employeurs (SMS) à un ressortissant étranger, confirmant son poste, son salaire et son éligibilité à un visa. La CoS est un élément essentiel pour l'embauche de ressortissants étrangers dans le cadre de programmes tels que les visas « Travailleur qualifié » ou « Mobilité professionnelle internationale » (GBM) – pour les cadres supérieurs ou les spécialistes. Il existe deux types de CoS :

• CoS défini: Pour les demandeurs d'emploi qualifiés qui postulent depuis l'extérieur du Royaume-Uni et qui doivent obtenir l'approbation du ministère de l'intérieur.
• CoS non défini: Pour les demandes dans le pays (par exemple, les extensions de visa, les itinéraires GBM) ou les rôles ne nécessitant pas d'approbation préalable.

Action RH: Comprendre la distinction entre les CdS définis et non définis afin de sélectionner le bon type de CdS pour chaque demande de visa de travailleur.

Répartition des CoS : processus en quatre étapes

L'attribution fait référence au processus d'obtention des quotas de CdS auprès de l'UKVI pour les attribuer aux travailleurs. Les promoteurs doivent demander suffisamment de CdS pour couvrir leurs besoins en matière d'embauche.

Évaluer les besoins en matière de recrutement:

1. Prévoir le nombre de travailleurs non britanniques à parrainer chaque année, sur la base des plans de recrutement et des voies d'accès aux visas (par exemple, travailleurs qualifiés, GBM).
2. Envisager la durée des visas (par exemple, de 3 à 5 ans) et les possibilités d'extension.

Demander une allocation CoS:

1. Connectez-vous au système de gestion des sponsors (SMS) et soumettez une demande de CoS défini ou indéfini dans la rubrique « Demander une attribution de CoS ».
2. Pour un CdS défini (travailleur qualifié, en dehors du Royaume-Uni), postulez par SMS en indiquant les détails du poste, le salaire et la justification du rôle (niveau 6 du CQR ou liste de pénurie temporaire).
3. Pour les CoS non définis, demander un quota annuel basé sur les besoins anticipés.
4. Délai de traitement : 1 à 2 jours pour un CdS non défini ; jusqu'à 2 semaines pour un CdS défini.

Bilan du télétravail:

1. L'UKVI évalue les antécédents du sponsor en matière de respect des règles et l'éligibilité du poste.
2. Le CdS défini exige la preuve d'une véritable vacance de poste et le respect des seuils salariaux (par exemple, 41 700 £ pour un travailleur qualifié, 48 500 £ pour un GBM senior/spécialiste).

Approbation de l'affectation:

1. Les CdS approuvés sont ajoutés au compte SMS du sponsor pour être attribués.
2. Les demandes rejetées (par exemple, en raison de rôles non conformes) doivent être soumises à nouveau avec des corrections.

Coûts d'attribution CoS

• Frais du CdS: 525 £ par CdS (augmentation en avril 2025).
• Immigration Skills Charge (ISC): Pour les visas de travailleur qualifié uniquement, £364/an (petits sponsors) ou £1,000/an (grands sponsors). Ne s'applique pas aux parcours GBM.

Mesure RH: planifier les demandes de CoS 3 à 6 mois à l'avance afin de les aligner sur le calendrier de recrutement. Prévoir dans le budget les frais liés au CoS et à l'ISC pour les postes de travailleurs qualifiés.

Processus d'attribution du CoS

L'affectation consiste à délivrer un CdS à un travailleur spécifique pour sa demande de visa.

Vérifier l'éligibilité des travailleurs:

1. Vérifiez que le travailleur remplit les conditions requises pour l'obtention du visa (par exemple, expérience professionnelle préalable pour le visa GBM, maîtrise de l'anglais pour le visa de travailleur qualifié).
2. S'assurer que le poste correspond au niveau 6 du RQF ou aux critères et seuils salariaux de la liste des pénuries temporaires (par exemple, 41 700 livres sterling pour un travailleur qualifié, 48 500 livres sterling pour un travailleur qualifié).

Attribuer un code de service par SMS:

1. Connectez-vous à SMS et sélectionnez « Créer un CoS ».
2. Saisissez les coordonnées du travailleur : nom, nationalité, numéro de passeport, titre du poste, salaire et lieu de travail.
3. Précisez le type de visa (par exemple, travailleur qualifié, GBM senior/spécialiste) et la durée (jusqu'à 5 ans pour le travailleur qualifié, de 5 à 9 ans pour le GBM).
4. Joindre les documents justificatifs (par exemple, description de poste, contrat).

Numéro de référence CoS:

1. Une fois créé, le CdS génère un numéro de référence unique pour la demande de visa du travailleur.
2. Fournir le numéro de référence au travailleur dans un délai de 3 mois (le CdS expire après cette période).

Aide pour la demande de visa:

1. Demandez au travailleur d'utiliser la référence CoS dans sa demande en ligne auprès de l'UKVI, en plus des documents tels que son passeport et les résultats de son test de dépistage de la tuberculose (le cas échéant).
2. Suivre l'état d'avancement de la demande, le CdS étant lié au compte SMS du sponsor.

Calendrier de traitement des attributions CoS

• Création de CdS: Instantanée pour les CoS non définis ; 1-2 jours pour l'approbation des CoS définis.
• Demande de visa: 3 semaines (hors du Royaume-Uni) ou 8 semaines (au Royaume-Uni) standard ; 5 jours (prioritaire, £500-£800) ou le lendemain (super prioritaire, £800-£1,000).

Attribuez rapidement un CoS après l'affectation et vérifiez les informations relatives aux travailleurs afin d'éviter toute erreur. Recourez aux services prioritaires pour les recrutements urgents ; consultez le guide de gestion des CoS pour estimer les coûts supplémentaires.

Exigences de conformité CoS en 2026

Le respect des processus du CdS est essentiel pour éviter les sanctions, en particulier avec les audits plus stricts de 2025 (1 948 retraits de licence de juillet 2024 à juin 2025).

Intégrer le suivi de la chaîne de contrôle dans les systèmes RH afin d'automatiser la production de rapports et de garantir la conformité des registres aux exigences d'audit.

Sanctions prévues par le CoS en cas de non-respect

Le non-respect des procédures du CdS risque d'avoir des conséquences graves :

• Rétrogradation de la licence: note B assortie d'un plan d'action de 1 476 livres sterling, interrompant l'émission de nouveaux certificats de conformité.
• Suspension de licence: Arrêt temporaire du parrainage, avec risque de réduction des visas.
• Retrait de la licence: Perte permanente, avec une interdiction de réintroduction de la demande pendant 12 mois et des pertes de 525 £/CoS.
• Sanctions civiles: Jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur illégal en cas d'échec des contrôles du droit au travail.
• Sanctions pénales: Jusqu'à 7 ans d'emprisonnement pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs illégaux.

Action des RH: Quantifier les risques de pénalités (20 000 à 100 000 livres sterling en cas d'infractions multiples) dans les audits de processus afin de justifier les investissements en matière de conformité.

Meilleures pratiques du CoS en matière de systèmes d'information RH

Mettre en place un processus centralisé de gestion des coûts de vente (CoS) dans les systèmes RH, intégrant les prévisions, la répartition et le suivi de la conformité.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier selon les pays ou les nationalités. Jobbatical décline toute responsabilité quant aux décisions prises sur la base des informations fournies.