Conformité de la licence de parrainage : Obligations de déclaration et sanctions

Introduction

Pour les équipes d'audit et les professionnels de la gestion des risques, le respect des obligations liées à la licence de parrainage britannique est essentiel pour maintenir des activités légales et éviter des sanctions sévères. La licence de parrainage britannique, nécessaire pour employer des ressortissants non britanniques dans le cadre d'itinéraires tels que les visas de travailleur qualifié ou de mobilité globale des entreprises, impose aux employeurs des obligations strictes en matière d'information. Avec un renforcement de l'application de la loi en 2025, sous l'impulsion du Livre blanc sur l'immigration de mai 2025, Restoring Control over the Immigration System, et la transition vers eVisas d'ici le 31 décembre 2026, il est essentiel de comprendre ces obligations et les sanctions potentielles. Ce guide présente les exigences en matière de déclaration, les stratégies de conformité et les conséquences de la non-conformité afin de soutenir une solide gestion des risques.

Vue d'ensemble de la conformité de la licence du promoteur

La licence de parrainage britannique permet aux entreprises de parrainer des travailleurs étrangers, mais elle s'accompagne de responsabilités permanentes imposées par le service britannique des visas et de l'immigration (UKVI). Il s'agit notamment de tenir des registres précis, de signaler rapidement les changements et de respecter les règles en matière d'immigration. Le non-respect de ces obligations peut entraîner la suspension ou le retrait de la licence, ou encore des sanctions financières, ce qui perturbe les activités et nuit à la réputation. Les équipes d'audit et les gestionnaires de risques jouent un rôle essentiel dans l'atténuation de ces risques grâce à une surveillance proactive et à des systèmes robustes.

Fonctions de rapport

Les promoteurs doivent signaler les changements et les événements spécifiques via le système de gestion des promoteurs (SGP) dans des délais définis. Les principales tâches en 2025 sont les suivantes

1. Changements concernant les travailleurs parrainés

• Événements à signaler:
  
  • Changement de fonction, de salaire ou de lieu de travail (par exemple, modalités de travail hybrides ou à distance).
  • Absences des travailleurs supérieures à 4 semaines (sauf congé de maternité/paternité).
  • Démission du travailleur, licenciement ou absence de début d'emploi.
  • Réduction du nombre de visas ou retrait du parrainage.
• Délai: Dans les 10 jours ouvrables.
• Exemple: Si le salaire d'un travailleur qualifié passe sous le seuil de 41 700 livres sterling (ou 33 400 livres sterling pour les nouveaux arrivants), signalez le changement afin de garantir la conformité avec les règles de 2025.

2. Changements dans l'organisation

• Événements à signaler:
  
  • Changement de taille de l'entreprise (par exemple, passage d'une grande à une petite entreprise, ce qui a une incidence sur les honoraires : 1 579 livres sterling contre 574 livres sterling).
  • Changement d'adresse, de structure ou de propriété de l'entreprise (par exemple, fusions, acquisitions).
  • Nomination ou remplacement du personnel clé (ordonnateur, contact clé, utilisateur de niveau 1).
  • Insolvabilité, liquidation ou administration.
• Délai: Dans les 20 jours ouvrables.
• Exemple: Si une entreprise se reclasse en tant que petit sponsor selon les critères de 2025 (15 millions de livres de chiffre d'affaires, ≤50 employés), elle déclare bénéficier d'une taxe sur les compétences en matière d'immigration moins élevée (364 livres contre 1 000 livres).

3. Respect des règles en matière d'immigration

• Fonctions:
  
  • Effectuer des vérifications concernant le droit au travail avant l'embauche et une fois par an.
  • Conserver les coordonnées des travailleurs parrainés, leur fonction, leur salaire et leurs documents d'immigration.
  • S'assurer que les fonctions répondent aux exigences de 2025 (par exemple, le niveau 6 du CQR ou la liste des pénuries temporaires).
• Calendrier: En continu, les dossiers étant conservés pendant la durée du parrainage plus un an.
• Exemple: Vérifier les références des visas électroniques pour les travailleurs qui quittent les permis de séjour biométriques (BRP) d'ici au 31 décembre 2026.

Mesure d'audit: Mettre en œuvre un suivi automatisé dans le SGS afin de garantir l'établissement de rapports en temps utile. Procéder à des examens trimestriels des changements de travailleurs et d'organisation afin de s'aligner sur les exigences du ministère de l'intérieur.

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des obligations de déclaration ou des règles en matière d'immigration peut avoir des conséquences graves, qui se sont aggravées en 2025 en raison d'une application plus stricte de la loi :

1. Rétrogradation de la licence

• Action: L'UKVI rétrograde la licence de parrainage à la note B et impose un plan d'action assorti de mesures correctives.
• Coût: 1 476 £ pour le plan d'action, plus les coûts supplémentaires de mise en conformité (par exemple, frais juridiques, 2 000 à 5 000 £).
• Impact: Interdiction de délivrer de nouveaux certificats de parrainage jusqu'à ce que la conformité soit rétablie, ce qui retarde l'embauche.
• Exemple: Le fait de ne pas signaler le changement de fonction d'un travailleur (par exemple, le passage du niveau 6 du CEC à une fonction non éligible) entraîne un déclassement.

2. Suspension du permis

• Action: Suspension temporaire de la licence de parrainage, arrêt de toutes les activités de parrainage.
• Impact: Empêche la délivrance de CdS, la prolongation des visas ou l'embauche de nouveaux travailleurs parrainés. Les travailleurs en place peuvent être confrontés à une réduction de leur visa.
• Durée: Jusqu'à ce que l'UKVI résolve le problème, souvent entre 1 et 3 mois, en fonction de la gravité.
• Exemple: Les absences non déclarées dépassant 180 jours sur une période de 12 mois pour un travailleur qualifié peuvent entraîner une suspension.

3. Retrait de la licence

• Mesures à prendre: Retrait permanent de l'agrément du promoteur, qui doit faire l'objet d'une nouvelle demande après une période de réflexion de 12 mois.
• Impact: Le pays met fin à tous les visas des travailleurs parrainés, ce qui entraîne des dommages importants sur le plan opérationnel et sur celui de la réputation.
• Coût: Perte des frais du CdS (525 £ par travailleur), de l'Immigration Skills Charge (364 à 1 000 £ par an) et des frais de réinscription (574 à 1 579 £).
• Exemple: Une déclaration frauduleuse ou l'emploi de travailleurs dans des fonctions non conformes (par exemple, un salaire inférieur à 41 700 livres sterling) risque d'être annulé.

4. Sanctions financières et juridiques

• Sanctions civiles: Jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur illégal en cas d'absence de vérification du droit au travail.
• Sanctions pénales: Amendes ou peines d'emprisonnement (jusqu'à 7 ans) pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs illégaux.
• Atteinte à la réputation: Inscription publique sur le registre des sponsors non conformes du ministère de l'intérieur, ce qui dissuade les talents et les partenaires.

Mesures de gestion des risques: Quantifier les sanctions potentielles dans les évaluations des risques (par exemple, plus de 50 000 livres sterling en cas d'infractions multiples) et établir des priorités en matière de conformité afin d'éviter les pertes financières et opérationnelles.

Stratégies de conformité pour 2025

Atténuer les risques et veiller au respect des obligations liées à la licence du sponsor :

1. Mettre en œuvre des systèmes robustes:
   
   • Utilisez un logiciel de gestion des ressources humaines pour suivre les détails concernant les travailleurs, les statuts des visas et les délais de déclaration.
   • Automatiser les mises à jour des SMS pour une conformité en temps réel avec les exigences de déclaration à 10 et 20 jours.
2. Réaliser des audits réguliers:
   
   • Réaliser des audits internes trimestriels des dossiers du CdS, des contrôles du droit au travail et des changements organisationnels.
   • Préparer les visites de conformité inopinées du ministère de l'intérieur, en veillant à ce que tous les dossiers soient accessibles.
3. Former le personnel clé:
   
   • Former les ordonnateurs et les utilisateurs de niveau 1 aux obligations de déclaration et de conformité en matière de SMS.
   • Fournir une formation annuelle sur les mises à jour de 2025, y compris les règles du CQR de niveau 6 et les transitions vers le visa électronique.
4. Suivi de la transition vers le visa électronique:
   
   • Aider les travailleurs à créer des comptes UKVI d'ici le 31 décembre 2026 pour la vérification des visas électroniques.
   • Mettre à jour les procédures relatives au droit du travail pour les aligner sur les titres de compétences numériques.
5. Faire appel à des conseillers en immigration:
   
   • Consulter des experts juridiques pour les cas complexes (par exemple, restructuration d'une entreprise, réponses à un audit), en prévoyant un budget de 2 000 à 5 000 livres sterling pour l'assistance.
6. Tout documenter:
   
   • Conserver les dossiers du CdS, les fiches de paie, les contrats et les registres d'absence pendant la période de parrainage plus un an.
   • Utiliser des modèles standardisés pour rationaliser les rapports et la préparation des audits.

Mesures d'audit: Élaborer une liste de contrôle de la conformité et charger une équipe spécialisée de superviser les mises à jour du SGS et l'état de préparation à l'audit.

2025 : mises à jour et défis

Les réformes de l'immigration de 2025 amplifient l'importance du respect des règles :

• Des audits plus stricts: Les inspections accrues du ministère de l'intérieur, y compris les visites virtuelles et sur place, ciblent les déclarations inexactes et les rôles non conformes.
• Transition vers le visa électronique: D'ici le 31 décembre 2026, tous les BRP devront être remplacés par des eVisas, ce qui obligera les sponsors à vérifier les statuts numériques.
• Des sanctions plus lourdes: Les sanctions civiles ont augmenté de 10 % en avril 2025, reflétant une application plus stricte.
• Exigence de niveau 6 du CQR: Les postes doivent répondre à des normes de niveau de diplôme ou aux critères de la liste des pénuries temporaires, ce qui renforce l'attention portée à la conformité de l'emploi.

Défis:

• Travail hybride/à distance: Il est complexe de signaler les changements de lieu de travail dans le cas d'arrangements hybrides. Il est possible d'atténuer ce problème en documentant les schémas de travail dans les contrats.
• Contraintes de ressources: Les petits promoteurs peuvent avoir du mal à faire face aux coûts de mise en conformité. Prévoyez un budget pour les logiciels et la formation afin de réduire les risques.
• Des délais serrés: Le non-respect des fenêtres de déclaration de 10 ou 20 jours entraîne des pénalités. Automatisez les alertes pour garantir la conformité.

Action en matière de gestion des risques: Incorporer les mises à jour de 2025 dans les modèles de risque, en donnant la priorité à la préparation du visa électronique et à la préparation des audits.

Conclusion

En 2025, le respect de la licence de parrainage est une responsabilité à fort enjeu pour les équipes d'audit et les professionnels de la gestion des risques. Il est essentiel d'établir des rapports en temps voulu, de conserver des archives solides et de préparer les audits de manière proactive afin d'éviter des sanctions telles que la suspension ou le retrait du permis, ou des amendes pouvant aller jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur. En tirant parti de la technologie, en formant le personnel et en s'alignant sur les mises à jour de 2025 (par exemple, transition vers le visa électronique, audits plus stricts), les équipes peuvent protéger leurs opérations et rester en conformité avec les exigences du ministère de l'intérieur.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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