Conformité I-9 et vérification du droit au travail pour les employés parrainés par le Royaume-Uni

Introduction

Pour les équipes juridiques et les professionnels de la gestion des risques, il est essentiel d'assurer la conformité avec la vérification I-9 et les contrôles du droit au travail au Royaume-Uni afin de maintenir l'emploi légal des employés parrainés. Alors que la conformité à l'I-9 est une exigence spécifique aux États-Unis, les contrôles du droit au travail au Royaume-Uni sont obligatoires pour les employeurs qui parrainent des ressortissants non britanniques dans le cadre d'itinéraires tels que les visas "Skilled Worker" ou "Global Business Mobility". Avec une application plus stricte en 2025, sous l'impulsion du Livre blanc sur l'immigration de mai 2025, Restoring Control over the Immigration System, et la transition vers eVisas d'ici le 31 décembre 2026, il est essentiel de comprendre ces processus pour atténuer les risques de pénalités et de perturbations opérationnelles. Ce guide compare les exigences de l'I-9 et du droit au travail au Royaume-Uni, décrit les étapes de mise en conformité et fournit des stratégies pour gérer les employés parrainés au Royaume-Uni.

Comprendre la conformité I-9 (contexte américain)

Le formulaire I-9, imposé par la loi américaine de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration, permet de vérifier l'identité et l'autorisation de travail de tous les employés embauchés aux États-Unis, y compris les non-citoyens. Bien qu'il ne s'applique pas directement aux activités du Royaume-Uni, la compréhension de la conformité I-9 est importante pour les entreprises multinationales ayant des activités doubles au Royaume-Uni et aux États-Unis et employant des travailleurs parrainés.

• Objectif: confirmer que les employés sont autorisés à travailler aux États-Unis.
• Processus:
  
  • Les salariés remplissent la section 1 (données personnelles) avant leur premier jour de travail.
  • Les employeurs vérifient la section 2 (documents, par exemple passeport, visa) dans les 3 jours ouvrables.
  • Conserver les formulaires I-9 pendant 3 ans après l'embauche ou 1 an après la cessation d'emploi.
• Documents: Les documents acceptables sont les passeports américains, les documents d'autorisation de travail ou des combinaisons telles que les permis de conduire et les cartes de sécurité sociale.
• Sanctions: Les amendes vont de 272 à 2 717 dollars par infraction pour les erreurs administratives et de 2 360 à 23 607 dollars pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs non autorisés (taux de 2025).

Pertinence pour le Royaume-Uni: Pour les entreprises basées au Royaume-Uni qui ont des activités aux États-Unis, la conformité à l'I-9 garantit la cohérence de la vérification de la main-d'œuvre au niveau mondial, en informant les processus de droit au travail au Royaume-Uni.

Contrôles du droit au travail au Royaume-Uni

Les contrôles du droit au travail au Royaume-Uni sont obligatoires en vertu de la loi de 2006 sur l'immigration, l'asile et la nationalité, afin de confirmer le droit légal des employés à travailler. Pour les employés parrainés (par exemple, les détenteurs d'un visa de travailleur qualifié), ces vérifications sont essentielles à la conformité de la licence de parrainage.

Exigences clés

• Qui: tous les employés, y compris les ressortissants non britanniques parrainés, doivent faire l'objet d'un contrôle avant de commencer à travailler et une fois par an.
• Quand? Avant le début de l'emploi et pendant la durée de validité du visa (en particulier pour les transitions vers le visa électronique d'ici 2026).
• Comment:
  
  • Contrôles manuels (avant 2026): Vérifier les documents physiques (par exemple, le BRP, le passeport avec la vignette de visa) et conserver les copies.
  • Vérifications en ligne: Utilisez le service en ligne du ministère de l'intérieur pour vérifier les eVisas ou les BRP à l'aide des codes de partage fournis par les employés.
  • Service de vérification de l'employeur: Pour les cas complexes (par exemple, les demandes en attente), vérifier le statut par le biais du courrier électronique du ministère de l'intérieur.
• Documents:
  
  • BRP valide (jusqu'au 31 décembre 2026).
  • Code de partage du visa électronique lié à un compte UKVI.
  • Passeport avec vignette de visa ou autorisation d'entrée.
  • Numéro de référence du certificat de parrainage (CoS) pour les travailleurs parrainés.
• Conservation: Les dossiers sont conservés pendant toute la durée de l'emploi plus 2 ans.

2025 Mises à jour

• Transition vers le visa électronique: D'ici le 31 décembre 2026, les BRP seront remplacés par des eVisas, nécessitant une vérification en ligne via les comptes UKVI.
• Une application plus stricte: L'augmentation des audits du ministère de l'intérieur en 2025 vise le respect du droit au travail, avec un examen plus approfondi des travailleurs parrainés.
• Règles du CQR de niveau 6: Les rôles parrainés doivent répondre à des normes de niveau de diplôme ou aux critères de la liste des pénuries temporaires, ce qui a un impact sur la vérification.

Action juridique: Mettre à jour les processus de vérification afin de donner la priorité aux contrôles des visas électroniques et former le personnel aux systèmes de codes de partage numériques.

Comparaison des contrôles I-9 et des contrôles du droit au travail au Royaume-Uni

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des contrôles du droit au travail au Royaume-Uni a des conséquences graves, amplifiées en 2025 :

• Sanctions civiles: Jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur clandestin en cas d'absence de contrôles ou de documents (augmentation de 10 % en avril 2025).
• Sanctions relatives à l'agrément du promoteur:
  
  • Dégradation: note B avec un plan d'action de 1 476 £, interdisant l'émission de nouveaux CoS.
  • Suspension: Arrêt des activités de parrainage, avec risque de réduction des visas.
  • Révocation: Met fin à tous les visas parrainés, avec une interdiction de présenter une nouvelle demande pendant 12 mois.
• Sanctions pénales: Jusqu'à 7 ans d'emprisonnement pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs illégaux.
• Atteinte à la réputation: Inscription publique sur le registre des sponsors non conformes du ministère de l'intérieur.

Action en justice: Quantifier les risques de sanction (par exemple, plus de 100 000 £ pour 5 infractions) dans les évaluations des risques et établir des priorités en matière de conformité afin d'éviter les impacts financiers et opérationnels.

Stratégies de conformité pour 2025

Garantir la conformité de l'I-9 et du droit au travail au Royaume-Uni :

1. Mettre en œuvre des systèmes numériques:
   
   • Utilisez le logiciel RH pour suivre les statuts des visas, les détails des BRP/eVisa et vérifier les délais.
   • Automatiser les rappels pour les contrôles annuels du droit au travail et les transitions vers le visa électronique d'ici 2026.
2. Réaliser des audits réguliers:
   
   • Réaliser des audits internes trimestriels des dossiers relatifs au droit au travail, des détails du CdS et de la conformité de l'emploi (par exemple, salaire de 41 700 £ pour les postes de travailleurs qualifiés).
   • Se préparer aux visites inopinées du ministère de l'intérieur en veillant à ce que les dossiers soient accessibles.
3. Former le personnel:
   
   • Former les équipes juridiques et de ressources humaines aux processus de vérification I-9 et UK, en mettant l'accent sur la vérification des visas électroniques.
   • Fournir une formation sur les mises à jour de 2025, y compris le niveau 6 du CQR et les exigences en matière d'audit.
4. Vérifier les transitions de visa électronique:
   
   • Aider les employés à créer des comptes UKVI pour les codes de partage des visas électroniques d'ici le premier trimestre 2026.
   • Mettre à jour les procédures relatives au droit au travail en s'appuyant sur des vérifications en ligne, en supprimant progressivement la dépendance à l'égard du BRP.
5. Faire appel à des experts en immigration:
   
   • Consulter des conseillers pour les cas complexes (par exemple, les visas en attente), en prévoyant un budget de 2 000 à 5 000 livres sterling pour l'assistance.
6. Documenter rigoureusement:
   
   • Conservez des copies numériques des BRP, des codes de partage eVisa, des passeports et des enregistrements CoS.
   • Utiliser des modèles standardisés pour rationaliser la vérification et la préparation de l'audit.

Action de gestion des risques: Élaborer une liste de contrôle de la conformité et charger une équipe spécialisée de superviser les processus relatifs au droit au travail et à l'I-9, afin de réduire les risques de sanction.

Défis et stratégies d'atténuation

• Complexité de la transition vers le visa électronique: Des problèmes techniques avec les comptes UKVI peuvent perturber la vérification. Pour atténuer ce risque, il convient de fournir une assistance informatique et des conseils sur la configuration des comptes dès le début.
• Conformité du travail hybride: Les lieux de travail à distance doivent correspondre aux enregistrements du CdS. Documenter les modèles de travail dans les contrats et signaler les changements dans les 10 jours.
• Contraintes de ressources: Les petites entreprises peuvent manquer de ressources en matière d'audit. Investissez dans un logiciel de gestion des ressources humaines rentable pour automatiser la mise en conformité.
• Erreurs des employés: Une documentation incomplète risque d'entraîner des refus. Fournissez aux employés des listes de contrôle claires et une aide à la vérification.

Action juridique: Créer un centre de conformité centralisé avec des ressources, des formations et des FAQ pour relever les défis et assurer la préparation à l'audit.

Conclusion

La conformité I-9 et les vérifications du droit au travail au Royaume-Uni sont essentielles pour les équipes juridiques et les professionnels de la gestion des risques qui supervisent les employés parrainés en 2025. Avec la transition vers le visa électronique, des audits plus stricts et des sanctions croissantes, des systèmes robustes et des stratégies proactives sont essentiels pour garantir la conformité et éviter des amendes pouvant aller jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur. En alignant les processus, en tirant parti de la technologie et en formant le personnel, les équipes peuvent protéger les opérations et soutenir une main-d'œuvre légale.

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