Conformité I-9 et vérification du droit au travail pour les employés parrainés par le Royaume-Uni

Introduction

Pour les équipes juridiques et les professionnels de la gestion des risques, il est essentiel de garantir la conformité avec la vérification I-9 et les contrôles du droit au travail au Royaume-Uni afin de maintenir l'emploi légal des employés parrainés. Si la conformité I-9 est une exigence spécifique aux États-Unis, les contrôles du droit au travail au Royaume-Uni sont obligatoires pour les employeurs qui parrainent des ressortissants non britanniques dans le cadre de programmes tels que les visas pour travailleurs qualifiés ou pour la mobilité professionnelle internationale. Avec l'entrée en vigueur complète en 2026, après l'achèvement de la transition vers l'eVisa d'ici le 31 décembre 2026, et les mesures toujours plus strictes prévues par le livre blanc sur l'immigration, Restoring Control over the Immigration System(Rétablir le contrôle sur le système d'immigration), il est essentiel de comprendre ces processus afin d'atténuer les risques de sanctions et de perturbations opérationnelles. Ce guide compare les exigences I-9 et celles relatives au droit au travail au Royaume-Uni, décrit les étapes à suivre pour se conformer et propose des stratégies pour gérer les employés parrainés au Royaume-Uni.

Comprendre la conformité I-9 (contexte américain)

Le formulaire I-9, imposé par la loi américaine de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration, permet de vérifier l'identité et l'autorisation de travail de tous les employés embauchés aux États-Unis, y compris les non-citoyens. Bien qu'il ne s'applique pas directement aux activités du Royaume-Uni, la compréhension de la conformité I-9 est importante pour les entreprises multinationales ayant des activités doubles au Royaume-Uni et aux États-Unis et employant des travailleurs parrainés.

• Objectif: confirmer que les employés sont autorisés à travailler aux États-Unis.
• Processus:
  • Les salariés remplissent la section 1 (données personnelles) avant leur premier jour de travail.
  • Les employeurs vérifient la section 2 (documents, par exemple passeport, visa) dans les 3 jours ouvrables.
  • Conserver les formulaires I-9 pendant 3 ans après l'embauche ou 1 an après la cessation d'emploi.
• Documents: Les documents acceptables sont les passeports américains, les documents d'autorisation de travail ou des combinaisons telles que les permis de conduire et les cartes de sécurité sociale.
• Sanctions: les amendes varient entre 288 et 2 841 dollars par infraction pour les erreurs administratives et entre 2 507 et 25 008 dollars pour l'emploi délibéré de travailleurs non autorisés (tarifs 2026).

Pertinence pour le Royaume-Uni: Pour les entreprises basées au Royaume-Uni qui ont des activités aux États-Unis, la conformité à l'I-9 garantit la cohérence de la vérification de la main-d'œuvre au niveau mondial, en informant les processus de droit au travail au Royaume-Uni.

Contrôles du droit au travail au Royaume-Uni

Les contrôles du droit au travail au Royaume-Uni sont obligatoires en vertu de la loi de 2006 sur l'immigration, l'asile et la nationalité, afin de confirmer le droit légal des employés à travailler. Pour les employés parrainés (par exemple, les détenteurs d'un visa de travailleur qualifié), ces vérifications sont essentielles à la conformité de la licence de parrainage.

Exigences clés

• Qui: Tous les employés, y compris les ressortissants étrangers parrainés, doivent se soumettre à des contrôles avant de commencer à travailler et périodiquement pendant leur emploi.
• Quand: avant le début de l'emploi et pendant la durée de validité du visa, avec des contrôles annuels pour les autorisations à durée limitée.
• Comment:
  • Vérifications numériques (après 2026): utilisez le service en ligne du Home Office pour vérifier les visas électroniques à l'aide des codes de partage fournis par les employés.
  • Service de vérification de l'employeur: Pour les cas complexes (par exemple, les demandes en attente), vérifier le statut par le biais du courrier électronique du ministère de l'intérieur.
• Documents:
  • Code eVisa lié à un compte UKVI (les BRP seront totalement obsolètes à compter du 31 décembre 2026).
  • Passeport avec autorisation d'entrée (pas de vignettes physiques après la transition).
  • Numéro de référence du certificat de parrainage (CoS) pour les travailleurs parrainés.
• Conservation: Les dossiers sont conservés pendant toute la durée de l'emploi plus 2 ans.

Mises à jour 2026

• Mise en œuvre complète du visa électronique: à compter du 31 décembre 2026, tous les documents physiques tels que les BRP et les vignettes de visa seront remplacés par des visas électroniques, rendant obligatoire l'utilisation exclusive de la vérification en ligne via les comptes UKVI.
• Renforcement des contrôles: les audits du ministère de l'Intérieur continuent de s'intensifier en 2026, avec l'extension des contrôles du droit au travail à d'autres secteurs et l'augmentation des visites inopinées chez les sponsors.
• Exigence linguistique en anglais de niveau B2: à compter du 8 janvier 2026, les parcours « Skilled Worker », « Scale-up » et « High Potential Individual » exigeront une maîtrise de l'anglais de niveau B2, ce qui aura une incidence sur l'admissibilité au parrainage et la vérification.
• ETA obligatoire: à compter du 25 février 2026, les voyageurs exemptés de visa provenant de 85 pays devront obtenir une autorisation électronique de voyage (ETA) avant leur départ, ce qui aura une incidence sur les contrôles des travailleurs temporaires.

Action juridique: Transformer entièrement les processus de vérification pour passer aux codes de partage eVisa et intégrer les contrôles ETA pour les employés concernés ; former le personnel aux systèmes numériques afin de répondre aux exigences accrues en matière de conformité.

Comparaison des contrôles I-9 et des contrôles du droit au travail au Royaume-Uni

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des contrôles du droit au travail au Royaume-Uni entraîne de graves conséquences, qui seront encore amplifiées en 2026 :

• Sanctions civiles: jusqu'à 45 000 £ par travailleur illégal pour une première infraction et 60 000 £ pour les infractions répétées (en vigueur depuis février 2024, avec application continue).
• Sanctions relatives à l'agrément du promoteur:
  • Dégradation: note B avec un plan d'action de 1 476 £, interdisant l'émission de nouveaux CoS.
  • Suspension: Arrêt des activités de parrainage, avec risque de réduction des visas.
  • Révocation: Met fin à tous les visas parrainés, avec une interdiction de présenter une nouvelle demande pendant 12 mois.
• Sanctions pénales: jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et amendes illimitées pour avoir sciemment employé des travailleurs illégaux.
• Atteinte à la réputation: Inscription publique sur le registre des sponsors non conformes du ministère de l'intérieur.

Action en justice: quantifier les risques de sanctions (par exemple, plus de 300 000 £ pour 5 infractions) dans les évaluations des risques et donner la priorité à la conformité numérique afin d'éviter les répercussions financières et opérationnelles.

Stratégies de conformité pour 2026

Garantir la conformité de l'I-9 et du droit au travail au Royaume-Uni :

1. Mettre en œuvre des systèmes numériques:
   • Utilisez un logiciel RH pour suivre le statut des visas électroniques, partager les codes et vérifier les dates limites.
   • Automatisez les rappels pour les contrôles périodiques du droit au travail et les vérifications ETA.
2. Réaliser des audits réguliers:
   • Effectuer des audits internes trimestriels des dossiers eVisa, des détails CoS et de la conformité des emplois (par exemple, mise à jour des seuils salariaux pour les postes de travailleurs qualifiés).
   • Préparez-vous à des visites inopinées du ministère de l'Intérieur en veillant à ce que les dossiers numériques soient immédiatement accessibles.
3. Former le personnel:
   • Former les équipes juridiques et RH aux processus de vérification I-9 et britanniques, en mettant l'accent sur la vérification des visas électroniques et des autorisations de voyage électroniques.
   • Offrir une formation sur les mises à jour de 2026, y compris les exigences en anglais B2 et les vérifications sectorielles élargies.
4. Gérer les transitions eVisa et ETA:
   • Veiller à ce que tous les employés disposent d'un compte UKVI actif et d'un code de partage valide ; contrôler la conformité ETA pour les postes à court terme.
   • Mettre à jour les processus afin qu'ils reposent entièrement sur des vérifications en ligne, sans recours à des documents physiques.
5. Faire appel à des experts en immigration:
   • Consultez des conseillers pour les cas complexes (par exemple, les litiges ETA), en prévoyant un budget de 2 500 à 6 000 £ pour obtenir de l'aide face à l'augmentation des frais.
6. Documenter rigoureusement:
   • Conservez des copies numériques des codes de partage eVisa, des passeports et des enregistrements CoS.
   • Utiliser des modèles standardisés pour rationaliser la vérification et la préparation de l'audit.

Mesure de gestion des risques: élaborer une liste de contrôle de conformité et désigner une équipe dédiée chargée de superviser les processus relatifs au droit au travail et au formulaire I-9, afin de réduire les risques de sanctions dans un environnement entièrement numérique.

Défis et stratégies d'atténuation

• eVisa Digital Reliance: des problèmes techniques dans les comptes UKVI peuvent interrompre la vérification. Atténuez ce risque en fournissant une assistance informatique continue, des services de vérification des sauvegardes et des programmes d'aide aux employés.
• Contrôles et charges de travail accrus: l'application plus large des règles relatives au droit au travail alourdit la charge de travail des RH. Investissez dans des outils automatisés pour gérer la conformité ETA et B2 sans surcharge manuelle.
• Contraintes en matière de ressources: les petites entreprises peuvent rencontrer des difficultés liées à la fréquence des audits. Optez pour des plateformes RH SaaS abordables afin d'automatiser le suivi et la création de rapports relatifs aux visas électroniques.
• Erreurs des employés: les problèmes liés aux codes de partage ou aux ETA risquent d'entraîner une non-conformité. Fournissez aux employés des listes de contrôle numériques détaillées, des guides de configuration et des numéros d'assistance téléphonique pour la vérification.

Action juridique: créer un centre de conformité centralisé proposant des ressources, des modules de formation et des FAQ afin de relever les défis post-transition et de garantir la préparation aux audits.

Conclusion

La conformité à la norme I-9 et les contrôles du droit au travail au Royaume-Uni sont essentiels pour les équipes juridiques et les professionnels de la gestion des risques qui supervisent les employés parrainés en 2026. Avec le déploiement complet du visa électronique, le renforcement des contrôles et des sanctions pouvant atteindre 60 000 £ par travailleur, il est essentiel de disposer de systèmes numériques robustes et de stratégies proactives pour garantir la conformité et éviter les amendes. En harmonisant les processus, en tirant parti de la technologie et en formant le personnel aux mises à jour telles que l'anglais B2 et les ETA obligatoires, les équipes peuvent protéger leurs opérations et soutenir une main-d'œuvre légale.

Clause de non-responsabilité

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

‍