Utilisation du système de gestion des sponsors (SMS) : bonnes pratiques RH

Introduction

Pour les agents d'immigration et les équipes chargées de la conformité, le système de gestion des sponsors (SMS) est la pierre angulaire de la gestion d'une licence de sponsor britannique, qui permet aux employeurs de parrainer des ressortissants non britanniques dans le cadre d'itinéraires tels que les visas Skilled Worker ou Global Business Mobility. L'utilisation efficace du SMS garantit la conformité avec les réglementations du ministère de l'intérieur, en particulier avec des audits plus stricts et la transition vers le visa électronique d'ici le 31 décembre 2026, comme indiqué dans le livre blanc sur l'immigration de mai 2025, intitulé " Restoring Control over the Immigration System" (Rétablir le contrôle sur le système d'immigration). Ce guide détaille les meilleures pratiques pour l'utilisation du SMS, couvrant l'installation, les rapports, la conformité et les stratégies pour éviter les pénalités en 2025.

Qu'est-ce que le système de gestion des sponsors (SGS) ?

Le SMS est une plateforme en ligne fournie par l'UK Visas and Immigration (UKVI) pour permettre aux parrains agréés de gérer leurs activités de parrainage. Il est utilisé pour délivrer les certificats de parrainage (CoS), signaler les changements, renouveler les licences et maintenir la conformité avec les règles du ministère de l'intérieur. Une bonne gestion du SMS est essentielle pour éviter des sanctions telles que la suspension de la licence ou des amendes pouvant aller jusqu'à 20 000 livres sterling par cas de non-conformité.

Configuration et gestion du SMS

L'utilisation efficace du SMS commence par une configuration et une attribution des rôles adéquates :

1. Nommer le personnel clé:
   
   • Ordonnateur (AO): Cadre supérieur responsable de la conformité du parrainage.
   • Contact principal: Principal point de contact pour les communications de l'UKVI.
   • Utilisateur de niveau 1: gère les tâches quotidiennes liées au SGS (par exemple, émission de CdS, rapports sur les changements).
   • Utilisateur de niveau 2 (facultatif) : Effectue des tâches SMS limitées sous une supervision de niveau 1.
   • Exigences: Tous les membres du personnel doivent être basés au Royaume-Uni et ne pas avoir fait l'objet de condamnations pénales ou de violations des lois sur l'immigration.
2. Accéder au SMS:
   
   • Après approbation de la licence de parrainage, l'UKVI fournit les identifiants de connexion (généralement dans un délai de 5 jours ouvrables).
   • Sécuriser les informations d'identification avec des mots de passe forts et une authentification à deux facteurs.
3. Former le personnel:
   
   • Organiser des formations sur les fonctionnalités du SGS, les tâches d'établissement de rapports et les exigences de conformité de 2025 (par exemple, les rôles de niveau 6 du CQR, la vérification des visas électroniques).
   • Prévoir un budget de 500 à 1 000 £ pour une formation externe ou l'aide d'un conseiller en immigration.

Mesures de conformité: Vérifier l'éligibilité du personnel clé à la conformité et assurer une formation annuelle au SGS pour garantir la compétence.

Fonctions essentielles du SMS

Le SMS prend en charge des tâches de parrainage essentielles, chacune d'entre elles étant assortie d'exigences spécifiques :

1. Délivrer des certificats de parrainage (CoS)

• Objectif: Attribuer un CdS aux travailleurs parrainés, en précisant la fonction, le salaire et la durée du visa.
• Coût: 525 £ par CdS (augmentation en avril 2025).
• Processus:
  
  • Connectez-vous à SMS et sélectionnez "Create CoS".
  • Saisissez les coordonnées du travailleur, sa fonction (alignée sur le niveau 6 du RQF ou sur la liste des pénuries temporaires) et son salaire (41 700 £ pour un travailleur qualifié, 48 500 £ pour un GBM senior/spécialiste).
  • Soumettre pour approbation (généralement instantanée pour les CoS définis, 1 à 2 jours pour les CoS non définis).
• Meilleure pratique: Vérifier les détails de l'emploi par rapport aux critères du ministère de l'intérieur afin d'éviter l'émission de CoS non conformes.

2. Changements dans les rapports

• Changements de travailleurs (10 jours ouvrables):
  
  • Changements de rôle, de salaire ou de lieu de travail (par exemple, adaptation du travail hybride).
  • Absences de plus de 4 semaines (sauf congé de maternité/paternité).
  • Démission, licenciement ou absence de début d'activité.
• Changements organisationnels (20 jours ouvrables):
  
  • Changement dans la taille de l'entreprise (par exemple, petit sponsor : chiffre d'affaires de 15 millions de livres sterling, ≤50 employés).
  • Changement d'adresse, de structure ou de propriétaire de l'entreprise.
  • Mises à jour du personnel clé (par exemple, nouvel ordonnateur).
• Meilleure pratique: Utiliser des rappels automatisés dans le logiciel RH pour respecter les délais de déclaration.

3. Renouvellement de la licence de parrainage

• Exigence: Les licences sont valables 4 ans ; le renouvellement est requis 90 jours avant l'expiration.
• Coût: 574 £ (petits sponsors) ou 1 579 £ (grands sponsors).
• Procédure: Soumettre le renouvellement par SMS, en incluant les documents mis à jour (par exemple, les états financiers, les politiques de ressources humaines).
• Meilleure pratique: Définissez des alertes de calendrier 6 mois avant l'expiration afin de préparer les documents et d'éviter les perturbations.

4. Gestion des enregistrements de conformité

• Exigence: Conserver les documents relatifs au CdS, aux contrôles du droit au travail, aux fiches de paie et aux contrats pour la période de parrainage plus un an.
• Meilleure pratique: Stocker les enregistrements sous forme numérique dans le SMS ou les systèmes intégrés de gestion des ressources humaines pour faciliter l'accès aux audits.

Action de mise en conformité: Affecter un utilisateur de niveau 1 à la gestion de la délivrance des CdS et de l'établissement des rapports, en veillant à l'exactitude et au respect des délais.

Meilleures pratiques RH pour la gestion des SMS

Pour optimiser l'utilisation des SMS et assurer la conformité en 2025 :

1. Tirer parti de la technologie:
   
   • Intégrer le SMS au logiciel de gestion des ressources humaines (par exemple, Workday, BambooHR) afin d'automatiser le suivi du CdS, les délais de déclaration et les vérifications relatives au droit au travail.
   • Utilisez le stockage en nuage pour une conservation sécurisée et prête à l'audit.
2. Réaliser des audits réguliers:
   
   • Réaliser des audits internes trimestriels pour vérifier l'exactitude du CoS, la conformité du salaire (41 700 ou 48 500 £) et la conformité des rapports.
   • Simuler des visites de conformité du ministère de l'intérieur pour identifier les lacunes.
3. Former et mettre à jour le personnel:
   
   • Fournir une formation annuelle sur les mises à jour du SGS, les règles de 2025 (par exemple, le niveau 6 de RQF, les transitions vers le visa électronique) et la préparation à l'audit.
   • Prévoyez un budget de 500 à 1 000 £ pour une formation externe ou de 2 000 à 5 000 £ pour l'aide d'un conseiller en immigration.
4. Préparer le passage au visa électronique:
   
   • D'ici au 31 décembre 2026, vérifier les statuts des travailleurs via les codes de partage des visas électroniques dans les comptes de l'UKVI.
   • Former les utilisateurs de niveau 1 aux vérifications en ligne du droit au travail, en supprimant progressivement le recours au permis de séjour biométrique (BRP).
5. Processus documentaires:
   
   • Créer un manuel de conformité détaillant les flux de travail du SGS, les délais d'établissement des rapports et les protocoles d'audit.
   • Utiliser des modèles standardisés pour les CdS et les rapports.
6. Suivre l'évolution de la réglementation:
   
   • Tenez-vous au courant des orientations du ministère de l'intérieur (par exemple, gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers) pour les changements de 2025, tels que l'augmentation des frais (7 % en avril 2025) ou les protocoles d'audit.

Action de l'agent d'immigration: Mettre en place un centre de gestion centralisé du SGS avec des ressources de formation, des modèles et des outils de suivi de la conformité afin de rationaliser les opérations.

Défis et stratégies d'atténuation

• Délais de déclaration non respectés: Le non-respect du délai de déclaration de 10 à 20 jours ouvrables entraîne des sanctions pour la licence. Des alertes automatisées et du personnel spécialisé dans les SMS permettent d'atténuer ce risque.
• Défauts d'audit: Des dossiers inexacts ou des rôles non conformes (par exemple, inférieurs au niveau 6 du CQR) peuvent entraîner une suspension. Effectuez des simulations d'audit tous les trimestres.
• Complexité de la transition vers le visa électronique: Des problèmes techniques avec les comptes UKVI peuvent perturber la vérification. Fournir une assistance informatique et des conseils sur la configuration des comptes.
• Contraintes de ressources: Les petits sponsors peuvent manquer d'expertise en matière de SMS. Investir dans un logiciel rentable ou sous-traiter à des conseillers (2 000 à 5 000 £).

Mesures de mise en conformité: Donner la priorité à l'automatisation et à la formation afin de remédier à la limitation des ressources et de garantir l'état de préparation à l'audit.

Sanctions en cas de non-conformité

L'absence d'utilisation efficace du SMS peut avoir de graves conséquences en 2025 :

• Rétrogradation de la licence: note B assortie d'un plan d'action de 1 476 livres sterling, interrompant l'émission de nouveaux certificats de conformité.
• Suspension de licence: Arrêt temporaire des activités de parrainage, avec risque de réduction des visas.
• Retrait de la licence: Perte permanente, nécessitant une interdiction de redemander une licence pendant 12 mois et coûtant 525 livres sterling par CdS en termes de pertes.
• Sanctions civiles: Jusqu'à 20 000 livres sterling par travailleur illégal en cas d'échec des contrôles relatifs au droit au travail.
• Sanctions pénales: Jusqu'à 7 ans d'emprisonnement pour l'emploi en connaissance de cause de travailleurs illégaux.

Action de l'agent d'immigration: Quantifier les risques de sanction (par exemple, 50 000 £ ou plus en cas d'infractions multiples) dans les cadres de conformité afin de justifier l'investissement dans les systèmes et la formation.

Conclusion

Le système de gestion des sponsors est un outil essentiel pour les agents d'immigration et les équipes chargées de la conformité qui gèrent les licences de sponsors britanniques en 2025. En mettant en œuvre les meilleures pratiques - en tirant parti de la technologie, en menant des audits, en formant le personnel et en se préparant à la transition vers le visa électronique - les équipes peuvent garantir la conformité, éviter les pénalités et favoriser l'embauche internationale sans heurts. La gestion proactive du SMS s'aligne sur les réglementations plus strictes de 2025, protégeant les opérations et permettant la mobilité de la main-d'œuvre.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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