Éviter les pièges : Conformité, contrôle et archivage pour les promoteurs de CdS

Pour les équipes des ressources humaines qui gèrent un certificat de parrainage (CoS) dans le cadre du programme des travailleurs qualifiés ou d'autres catégories de visas parrainés, le respect des exigences de conformité est essentiel. Le non-respect des obligations peut entraîner des pénalités, la suspension de la licence ou la perte totale de la licence de parrainage, ce qui a un impact direct sur la capacité de l'organisation à recruter des talents à l'étranger.

Cet article présente les principaux domaines de conformité pour les professionnels des ressources humaines, en mettant l'accent sur le contrôle, la déclaration des changements et la tenue de registres.

Responsabilités des promoteurs de CdS en matière de conformité

Le ministère de l'intérieur britannique attend de chaque sponsor agréé qu'il respecte des normes de conformité strictes. Les RH doivent s'assurer

• Délivrance précise et en temps voulu des certificats de parrainage
  
• Prévention de l'utilisation abusive ou de la documentation frauduleuse
  
• Maintien des conditions d'emploi légales des employés parrainés
  
• Respect des règles d'immigration en matière de salaires, de fonctions et d'horaires de travail
  

Le fait de ne pas appliquer ces règles dans le cadre des processus RH augmente le risque de mesures d'exécution.

Suivi des employés parrainés

Un contrôle continu permet de s'assurer que les travailleurs parrainés remplissent les conditions de leur visa :

• Suivi de l'assiduité et du lieu de travail (en particulier en cas de travail hybride ou à distance)
  
• Vérification de l'alignement des fonctions sur le CdS d'origine
  
• Contrôle de la conformité des salaires avec les minima de la catégorie de visa
  
• Détecter les signes précoces de non-conformité, tels que la réduction des heures de travail ou la modification des tâches sans en faire état
  

Un suivi efficace comprend l'intégration des systèmes de ressources humaines avec des outils de reporting en temps réel et l'examen régulier des dates d'expiration des visas.

Signaler les changements au ministère de l'intérieur

Tout changement important dans la situation des travailleurs parrainés doit être signalé rapidement :

• Changement d'intitulé de poste ou de responsabilités
  
• Adaptation des salaires
  
• Changement d'adresse professionnelle ou de locaux commerciaux
  
• Absence dépassant les niveaux autorisés
  
• Licenciement anticipé
  

Les équipes RH devraient établir des flux de travail internes pour déclencher des rapports automatiques dans le système de gestion des sponsors (SMS).

Obligations d'archivage

La tenue rigoureuse des dossiers protège à la fois le promoteur et le travailleur :

• Copies des passeports et visas des travailleurs parrainés, ainsi que des vérifications relatives au droit au travail
  
• Contrats de travail et descriptions d'emploi
  
• Registres des absences, des formations et des mesures disciplinaires
  
• Documents de paie confirmant la conformité des salaires
  
• Preuve des pratiques de recrutement utilisées pour pourvoir le poste
  

Les dossiers doivent être facilement accessibles pour les audits du ministère de l'intérieur et conservés pendant toute la durée du parrainage, plus une année supplémentaire.

Stratégies de réduction des risques

Pour éviter la suspension du permis ou des amendes, les RH doivent :

• Mener régulièrement des audits internes de conformité
  
• Former le personnel des ressources humaines et les gestionnaires aux exigences spécifiques en matière de visas
  
• Utiliser des plateformes centralisées pour les obligations de suivi et d'information
  
• Se préparer aux inspections inopinées du ministère de l'intérieur
  

En intégrant la conformité dans les opérations de ressources humaines, les organisations réduisent leur exposition aux risques liés à l'immigration tout en protégeant leur capacité à recruter à l'échelle internationale.