Conformité, suivi et tenue des registres au titre du CoS : guide à l'intention des promoteurs britanniques

Pour les équipes RH chargées de gérer un certificat de parrainage (CoS) dans le cadre du programme « Skilled Worker » ou d’autres catégories de visas parrainés, le respect des exigences réglementaires est essentiel. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions, la suspension de la licence de parrainage, voire la perte totale de celle-ci, ce qui affecte directement la capacité de l’organisation à recruter des talents à l’étranger. Consultez notre guide intitulé « Que se passe-t-il en cas de révocation d’une licence de parrainage ? ».

Cet article présente les principaux domaines de conformité auxquels doivent prêter attention les professionnels des ressources humaines, en mettant l'accent sur la surveillance, la notification des changements et la tenue des registres.

Responsabilités des promoteurs de CdS en matière de conformité

Le ministère de l'intérieur britannique attend de chaque sponsor agréé qu'il respecte des normes de conformité strictes. Les RH doivent s'assurer

• Délivrance précise et en temps voulu des certificats de parrainage
  
• Prévention de l'utilisation abusive ou de la documentation frauduleuse
  
• Maintien des conditions d'emploi légales des employés parrainés
  
• Respect des règles en matière d'immigration concernant les salaires, les fonctions et les horaires de travail. Consultez l'annexe D du guide britannique à l'intention des employeurs et les droits des travailleurs.
  

Le fait de ne pas appliquer ces règles dans le cadre des processus RH augmente le risque de mesures d'exécution.

Suivi des employés parrainés par le CoS

Un contrôle continu permet de s'assurer que les travailleurs parrainés remplissent les conditions de leur visa :

• Suivi de l'assiduité et du lieu de travail (en particulier en cas de travail hybride ou à distance)
  
• Vérification de l'alignement des fonctions sur le CdS d'origine
  
• Vérification de la conformité des salaires aux seuils minimaux fixés pour chaque catégorie de visa. Notre guide sur les exigences en matière de niveau d'anglais et de salaire pour le visa britannique de travailleur qualifié (catégorie B2) en 2026 vous aide à rester informé des conditions d'obtention du visa.
  
• Détecter les signes précoces de non-conformité, tels que la réduction des heures de travail ou la modification des tâches sans en faire état
  

Une surveillance efficace implique l'intégration des systèmes RH à des outils de reporting en temps réel et la vérification régulière des dates d'expiration des visas. Évitez les écueils liés à la conformité CoS grâce à une surveillance professionnelle.

Automatisation du suivi de la conformité aux CoS

C'est dans le suivi manuel des dates d'expiration des visas, des délais de déclaration et des mises à jour des dossiers que la plupart des parrains commettent des erreurs. L'automatisation de ces processus permet de réduire les erreurs humaines et de créer une piste d'audit que le ministère de l'Intérieur peut consulter à tout moment.

• Alertes automatiques concernant l'expiration des visas : le logiciel RH signale bien à l'avance les dates d'expiration des visas et des CoS, afin que les renouvellements et les vérifications du droit au travail ne passent jamais inaperçus.
• Déclencheurs de notification par SMS : les systèmes intégrés déclenchent l'envoi d'une notification en cas de changements importants concernant le poste, le salaire ou l'adresse professionnelle dans un délai de 10 jours ouvrés, ce qui permet d'éviter tout dépassement des délais fixés par le système de gestion des sponsors.
• Centralisation des documents en vue d'un audit : les passeports, les codes d'actions, les contrats et les justificatifs de paie sont conservés en un seul endroit, archivés pendant la durée requise et immédiatement accessibles en cas de contrôle.
• Intégration SIRH/ATS : la synchronisation des données relatives à l'immigration avec les systèmes RH existants permet d'éviter les doublons et de garantir l'exactitude des dossiers des salariés parrainés sur toutes les plateformes.

La centralisation du suivi de la conformité sur une plateforme unique permet aux promoteurs d'être prêts à tout moment pour les inspections. Découvrez le module de suivi de la conformité de Jobbatical ainsi que ses intégrations avec les systèmes RH (HRIS) et de gestion des candidatures (ATS).

Modifications apportées aux déclarations CoS au ministère de l'Intérieur

Les sponsors doivent signaler tout changement significatif dans la situation d'un travailleur parrainé dans un délai de 10 jours ouvrés via le système de gestion des sponsors (SMS). Les changements à signaler comprennent :

• Changement d'intitulé de poste ou de responsabilités
  
• Adaptation des salaires
  
• Changement d'adresse professionnelle ou de locaux commerciaux
  
• Absence dépassant les niveaux autorisés
  
• Licenciement anticipé
  

Les équipes RH devraient mettre en place des flux de travail internes permettant de générer automatiquement des rapports au sein du système de gestion des sponsors (SMS). Consultez notre guide complet sur le portail britannique du système de gestion des sponsors.

Obligations en matière de tenue des registres du CoS

La tenue rigoureuse des dossiers protège à la fois le promoteur et le travailleur :

• Copies des passeports, des visas et des attestations de droit au travail des travailleurs parrainés. Pour en savoir plus sur les exigences en matière de mise à jour, consultez notre article de blog intitulé « Exigences de mise à jour et de certification des visas britanniques pour les employeurs ».
  
• Contrats de travail et descriptions d'emploi
  
• Registres des absences, des formations et des mesures disciplinaires
  
• Documents de paie confirmant la conformité des salaires
  
• Preuve des pratiques de recrutement utilisées pour pourvoir le poste
  

Les dossiers doivent être facilement accessibles pour les audits du ministère de l'intérieur et conservés pendant toute la durée du parrainage, plus une année supplémentaire.

Stratégies pour éviter la suspension du permis de conduire et la perte du droit de conduire

Pour éviter la suspension du permis ou des amendes, les RH doivent :

• Mener régulièrement des audits internes de conformité
  
• Former le personnel des ressources humaines et les gestionnaires aux exigences spécifiques en matière de visas
  
• Utiliser des plateformes centralisées pour les obligations de suivi et d'information
  
• Préparez-vous à des contrôles inopinés du Home Office. Pour en savoir plus, consultez notre guide HC 1691 « Modifications apportées aux visas britanniques en 2026 : ce que les employeurs doivent savoir ».
  

En intégrant la conformité dans les opérations de ressources humaines, les organisations réduisent leur exposition aux risques liés à l'immigration tout en protégeant leur capacité à recruter à l'échelle internationale.

Avis de non-responsabilité :

Les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre une décision.