Licence de parrainage au Royaume-Uni : Calendrier et options accélérées

Introduction

Pour les chefs de projet et les équipes de planification des ressources humaines, l'obtention d'une licence de parrainage au Royaume-Uni est une étape cruciale dans l'embauche de talents internationaux pour répondre aux besoins en main-d'œuvre. Le processus, géré par UK Visas and Immigration (UKVI), implique des critères d'éligibilité et des délais stricts qui peuvent avoir un impact sur la planification du recrutement. Avec les mises à jour de 2025, y compris les changements de conformité et les options de traitement, il est essentiel de comprendre le calendrier et les voies accélérées pour une exécution efficace du projet et de la stratégie des RH. Ce guide présente les délais de traitement standard, les options accélérées et les meilleures pratiques pour rationaliser le processus de demande de licence de parrainage au Royaume-Uni.

Qu'est-ce qu'une licence de parrainage au Royaume-Uni ?

Une licence de parrainage britannique permet aux entreprises d'employer des ressortissants non britanniques dans le cadre de visas tels que le visa de travailleur qualifié ou le visa de travailleur temporaire. Délivrée par le ministère de l'intérieur, elle exige des organisations qu'elles fassent la preuve de leur légitimité, de leur conformité aux règles d'immigration et de la solidité de leurs systèmes de ressources humaines. La licence est essentielle pour la délivrance des certificats de parrainage (CoS), qui permettent aux travailleurs étrangers de demander des visas de travail au Royaume-Uni. Pour les chefs de projet et les équipes des ressources humaines, il est essentiel d'aligner le calendrier des demandes sur les objectifs de recrutement afin d'éviter les retards dans l'embauche de talents essentiels.

Délai de traitement standard

Selon les directives du ministère de l'intérieur, le délai de traitement standard d'une demande de licence de parrainage au Royaume-Uni est d'environ 8 semaines à compter de la date de soumission. Toutefois, les équipes de planification des ressources humaines doivent prévoir un délai de traitement de 2 à 3 mois pour tenir compte des retards potentiels dus aux facteurs suivants

• Complexité de la demande: Les grandes organisations ou celles dont la structure est complexe peuvent nécessiter une documentation supplémentaire, ce qui allonge les délais d'examen.
• Contrôles de conformité: L'UKVI peut procéder à des vérifications d'antécédents ou à des visites de conformité préalables à l'octroi de la licence afin de vérifier la légitimité de l'entreprise et les processus de ressources humaines.
• Périodes de pointe pour les demandes: Un nombre élevé de demandes peut ralentir le traitement, en particulier pendant les périodes de forte activité.
• Soumissions incomplètes: Les documents manquants ou incorrects peuvent donner lieu à des demandes d'informations complémentaires, ce qui retarde d'autant la prise de décision.

Action RH: Soumettre les candidatures bien avant les besoins de recrutement. Par exemple, si un projet nécessite des recrutements internationaux d'ici le premier trimestre 2026, lancez la candidature au début du quatrième trimestre 2025 pour tenir compte des retards éventuels.

Options de traitement accéléré

Pour les entreprises qui ont besoin d'une décision plus rapide, le ministère de l'intérieur propose un service de traitement prioritaire, moyennant un supplément de 500 livres sterling, qui vise à rendre une décision dans un délai de 10 jours ouvrables. Les principaux détails sont les suivants :

• Disponibilité: Le service est limité à un petit nombre de créneaux quotidiens, ce qui le rend très compétitif. Alors que le ministère de l'Intérieur plafonnait auparavant les créneaux à 30 par jour, des mises à jour récentes suggèrent que cette limite pourrait avoir été assouplie, bien qu'une confirmation soit attendue.
• Éligibilité: Le service prioritaire exige une demande complète et précise, accompagnée de tous les documents justificatifs.
• Procédure: Après avoir rempli la demande en ligne, les entreprises doivent envoyer par courrier électronique des copies scannées de la fiche de soumission et des documents justificatifs (au format PDF, JPEG ou PNG) à l'adresse indiquée sur la fiche de soumission. Les documents doivent avoir des titres descriptifs (25 caractères ou moins) et être de haute qualité pour être lisibles.

Action RH: Optez pour le service prioritaire si les délais du projet sont serrés (par exemple, embauche urgente pour un projet au premier trimestre 2026). Veillez à ce que tous les documents soient préparés à l'avance afin d'éviter tout refus dû à des soumissions incomplètes.

Aperçu du processus de candidature

Pour obtenir une licence de parrainage, les chefs de projet et les équipes des ressources humaines doivent suivre les étapes suivantes :

1. Confirmer l'éligibilité:
   
   • L'entreprise doit être une entité britannique authentique, opérant légalement et ne présentant aucune menace pour le contrôle de l'immigration.
   • Des personnes clés (par exemple, l'ordonnateur, le contact clé, l'utilisateur de niveau 1) doivent être désignées pour gérer les tâches de parrainage.
   • Les systèmes de gestion des ressources humaines doivent être suffisamment robustes pour répondre aux exigences du ministère de l'intérieur, notamment en ce qui concerne la tenue des dossiers et l'établissement de rapports.
2. Préparer la documentation:
   
   • Fournir la preuve d'une présence commerciale au Royaume-Uni (par exemple, enregistrement auprès de la Companies House, certificat de TVA).
   • Fournir des preuves de stabilité financière (par exemple, relevés bancaires, comptes audités).
   • Inclure les documents relatifs à la politique des ressources humaines démontrant le respect des obligations de parrainage.
   • Si les documents ne sont pas rédigés en anglais ou en gallois, fournir des traductions certifiées.
3. Soumettre la demande en ligne:
   
   • Remplir la demande via le portail en ligne de l'UKVI, en sélectionnant le type de permis approprié (travailleur, travailleur temporaire ou les deux).
   • Payer les frais de dossier, qui varient en fonction de la taille de l'organisation :
     
     • Sponsors de petite taille ou caritatifs : 574
     • Sponsors moyens ou grands : 1 579
     • Ajout d'une licence de travailleur à une licence de travailleur temporaire existante : 1 005 GBP (uniquement pour les moyens/grands sponsors)
4. Envoyer les documents justificatifs:
   
   • Dans les 5 jours ouvrables suivant la soumission, envoyez les documents scannés par courriel à l'adresse indiquée sur la feuille de soumission. Vous pouvez également contacter l'UKVI pour organiser un dépôt en personne s'il n'est pas possible de scanner les documents.
5. Attendre UKVI Review:
   
   • L'UKVI évalue la demande et procède éventuellement à une visite de conformité pour vérifier les activités de l'entreprise et les processus de ressources humaines.
   • Une décision est généralement rendue dans un délai de 8 semaines (standard) ou de 10 jours ouvrables (prioritaire).

Action des RH: Désigner un membre de l'équipe chargé de superviser le processus de candidature, en veillant à ce que les documents soient soumis dans les délais et à ce que les demandes de renseignements de l'UKVI soient traitées.

Meilleures pratiques pour les équipes RH

Faciliter le processus d'obtention de la licence de parrainage et maintenir les projets sur la bonne voie :

• Commencez tôt - Postulez 3 à 4 mois avant l'embauche pour éviter les retards.
  
• Utilisez le service prioritaire si nécessaire - Payez 500 livres sterling pour un délai de 10 jours, mais préparez vos documents.
  
• Formez votre équipe - Assurez-vous que les ordonnateurs et les utilisateurs de niveau 1 connaissent leurs obligations en matière de SMS.
  
• Restez organisé - Conservez des dossiers et assurez le suivi de la conformité à l'aide d'outils RH.
  
• Tenez-vous au courant - Surveillez les changements de politique du ministère de l'intérieur sur gov.uk ou par l'intermédiaire de consultants.

Considérations postérieures à l'octroi du permis

Une fois approuvée, la licence de parrainage est valable indéfiniment (depuis avril 2024, l'obligation de renouvellement tous les quatre ans a été supprimée). Les équipes RH doivent :

• Délivrer le CdS en quelques jours (CdS standard) ou jusqu'à une semaine (CdS défini) pour les demandes de visa.
• Respecter les obligations permanentes, telles que signaler les changements de statut des employés dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Se préparer aux audits inopinés du ministère de l'intérieur pour maintenir la licence.

Action RH: Intégrer les tâches liées à la licence de parrainage dans les flux de travail des RH, en veillant à ce que les gestionnaires de projet soient conscients des exigences de conformité pour les employés parrainés.

Conclusion

L'obtention d'une licence de parrainage au Royaume-Uni est une étape cruciale pour les chefs de projet et les équipes de planification des ressources humaines qui souhaitent recruter des talents internationaux. Le délai de traitement standard est d'environ 8 semaines, mais le service prioritaire peut le réduire à 10 jours ouvrables pour les besoins urgents. En se préparant minutieusement, en tirant parti des options accélérées et en maintenant la conformité, les équipes peuvent aligner le recrutement sur le calendrier du projet et éviter des retards coûteux. Une planification proactive et des systèmes robustes sont essentiels pour naviguer avec succès dans le processus.

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