Demande de licence de parrainage au Royaume-Uni : Guide étape par étape pour les responsables des ressources humaines

Naviguer dans le système d'immigration britannique peut s'avérer complexe, en particulier lorsque votre organisation a besoin de recruter des talents internationaux. Une licence de parrainage britannique vous permet de recruter des travailleurs qualifiés du monde entier, mais la procédure de demande exige une préparation minutieuse et une attention particulière aux détails.

Ce guide complet accompagne les directeurs des ressources humaines, les équipes juridiques et les responsables des opérations à chaque étape de l'obtention d'une licence de parrainage au Royaume-Uni, garantissant ainsi le succès de votre demande et la conformité de votre organisation.

Qu'est-ce qu'une licence de parrainage au Royaume-Uni ?

La UK Sponsor License est une autorisation officielle du ministère de l'intérieur qui permet à votre organisation de parrainer des ressortissants étrangers en vue de l'obtention d'un visa de travail au Royaume-Uni. Sans cette licence, vous ne pouvez pas employer de travailleurs qui ont besoin d'une autorisation d'immigration pour travailler au Royaume-Uni.

La licence couvre différentes catégories de visas, notamment

• Visa de travailleur qualifié (le plus courant)
• Visas de transfert intra-entreprise
• Visas pour les ministres des cultes
• Visas pour sportifs internationaux

Qui a besoin d'une licence de parrainage ?

Votre organisation a besoin d'une licence de parrainage si vous envisagez d'employer des travailleurs qui.. :

• ne sont pas citoyens britanniques ou irlandais
• Ne pas avoir de statut établi au Royaume-Uni
• Ne pas avoir le statut de personne pré-installée dans le cadre du système d'établissement de l'UE
• Avoir besoin d'un visa de travail pour travailler légalement au Royaume-Uni

Évaluation pré-candidature : Votre organisation est-elle prête ?

Avant de commencer votre demande, effectuez cette vérification essentielle de l'état de préparation :

Exigences organisationnelles

• Statut d'entité légale: Votre organisation doit être une véritable entité commerciale ayant un besoin légitime de parrainer des travailleurs.
• Base opérationnelle: Vous devez avoir une présence au Royaume-Uni où les travailleurs parrainés seront basés.
• Systèmes RH: Systèmes robustes pour la tenue des dossiers et le contrôle de la conformité
• Stabilité financière: Capacité à faire face aux devoirs du sponsor et à ses obligations financières

Besoins en personnel clé

Vous devrez nommer des personnes spécifiques pour les rôles statutaires :

• Ordonnateur: Personne de haut rang ayant une responsabilité globale (généralement le PDG, le directeur général ou le directeur des ressources humaines).
• Contact principal: Liaison quotidienne avec le ministère de l'intérieur (souvent le directeur des ressources humaines ou un spécialiste de l'immigration)
• Utilisateur de niveau 1: gère le système de gestion des parrains et attribue les certificats de parrainage.

Processus de candidature étape par étape

Étape 1 : Rassembler les documents nécessaires

Pour toutes les organisations :

• Certificat de constitution ou équivalent
• Derniers comptes déposés ou comptes de gestion
• Preuve de l'activité commerciale (contrats, factures, relevés bancaires)
• Organigramme indiquant les lignes hiérarchiques
• Manuel des politiques et procédures RH
• Preuve de l'existence des locaux (contrat de bail, factures de services publics, taxe professionnelle)

Étape 2 : Préparer votre demande en ligne

Accéder au système :

• Visitez le portail de demande de licence de parrainage du gouvernement britannique
• Créez votre compte à l'aide d'une adresse électronique professionnelle
• Assurez-vous de disposer de toutes les informations nécessaires avant de commencer

Remplir les sections de la demande :

Détails de l'organisation :

• Nom légal complet et tout nom commercial
• Numéros et dates d'enregistrement
• Adresse principale de l'entreprise
• Nature de l'entreprise et secteur d'activité
• Nombre de salariés et chiffre d'affaires annuel

Personnel autorisé :

• Détails complets de l'ordonnateur, du contact clé et de l'utilisateur de niveau 1
• Preuve de l'identité et du droit au travail de chaque individu
• Organigramme indiquant leurs fonctions

Reconnaissance des devoirs du sponsor :

• Confirmer la compréhension des responsabilités du sponsor
• Reconnaître les exigences en matière de rapports
• Accepter le contrôle de conformité

Étape 3 : Télécharger les documents justificatifs

Exigences en matière de documents :

• Tous les documents doivent être rédigés en anglais ou accompagnés de traductions certifiées.
• Les documents scannés doivent être clairs et lisibles
• Chaque document doit être clairement étiqueté
• Des restrictions concernant la taille maximale des fichiers s'appliquent (généralement 10 Mo par fichier).

Organisation par catégorie : Créez des dossiers pour différents types de documents :

• Documents d'entreprise
• Preuves financières
• Documentation du personnel
• Preuves sur les lieux
• Politiques et procédures en matière de ressources humaines

Étape 4 : Paiement des frais de dossier

Frais actuels (2024) :

• Petits sponsors (jusqu'à 5 certificats de parrainage par an) : £536
• Sponsors moyens/grands (plus de 6 certificats de parrainage par an) : £1,476
• Frais supplémentaires pour le service premium (traitement en 5 jours) : £500

Modes de paiement :

• Carte de crédit ou de débit (Visa, Mastercard, American Express)
• Le paiement doit être effectué par l'organisation candidate
• Conservez la confirmation de paiement pour vos dossiers

Étape 5 : Soumettre et suivre votre demande

Processus de soumission :

• Réviser attentivement toutes les sections avant de les soumettre
• Soumettre la demande pendant les heures de bureau, dans la mesure du possible
• Enregistrez le numéro de référence de votre demande
• Imprimer la page de confirmation pour vos dossiers

Délais de traitement :

• Service standard : 8 semaines
• Service premium : 5 jours ouvrables (frais supplémentaires)
• Les cas complexes peuvent prendre plus de temps

Fonctions et responsabilités essentielles du sponsor

Une fois l'autorisation obtenue, votre organisation doit remplir des obligations permanentes :

Exigences en matière d'archivage

• Conserver des copies des passeports et des visas des travailleurs
• Tenir un registre des contrôles du droit au travail
• Documenter tout changement dans la situation du travailleur
• Conserver les coordonnées et les adresses de tous les travailleurs parrainés
• Tenir les registres des absences et des congés

Obligations de déclaration

Signalez au ministère de l'intérieur, dans un délai de 10 jours ouvrables, les cas suivants

• Un travailleur parrainé ne commence pas à travailler à la date prévue.
• L'emploi d'un travailleur prend fin plus tôt que prévu
• Vous soupçonnez un travailleur de ne pas respecter ses conditions d'emploi
• Le rôle ou le salaire d'un travailleur subit des modifications importantes.
• Un travailleur ne se présente pas au travail pendant 10 jours ouvrables consécutifs

Exigences de conformité

• Vérifier le droit au travail avant le début de l'emploi
• Contrôler le statut d'immigration des travailleurs parrainés
• Veiller à ce que les travailleurs reçoivent des salaires appropriés
• Tenir à jour les dossiers du système de gestion des sponsors
• Coopérer aux visites de conformité du ministère de l'intérieur

Les pièges les plus courants de la candidature et comment les éviter

Questions relatives à la documentation

Problème: téléchargements de documents incomplets ou de mauvaise qualité ‍

Solution: Utiliser des scans à haute résolution, s'assurer que toutes les pages sont incluses et vérifier que les documents sont à jour.

Problèmes de personnel

Problème: le personnel nommé n'a pas l'autorité ou les qualifications nécessaires ‍

Solution: Choisir des cadres supérieurs ayant un pouvoir de décision et s'assurer qu'ils comprennent leurs responsabilités.

Lacunes dans les données financières

Problème: Absence de preuves de l'authenticité des transactions ou de la stabilité financière

‍Solution: Fournir des documents financiers complets couvrant au moins 12 mois, y compris des relevés bancaires, des contrats et de la correspondance.

Vérification des locaux

Problème: Impossibilité de démontrer une présence légitime au Royaume-Uni ‍

Solution: Fournir de multiples formes de preuves concernant les locaux, y compris des contrats de location, des factures de services publics et des documents relatifs aux taux d'imposition des entreprises.

Conclusion

L'obtention d'une licence de parrainage au Royaume-Uni est une étape importante qui ouvre la voie à l'acquisition de talents à l'échelle mondiale. Bien que le processus exige une préparation minutieuse et un engagement permanent en matière de conformité, les avantages de l'accès à l'expertise internationale dépassent de loin les exigences administratives.

Jobbatical rationalise chaque étape du processus de licence du sponsor - de la gestion des documents et des contrôles de conformité à l'assistance post-approbation.

• Les conseils d'un expert garantissent le choix de la licence, l'exactitude de la demande et la préparation de l'audit.
•  Formation à la conformité à la demande et mises à jour régulières de la réglementation.
• Assistance de bout en bout pour l'attribution des certificats de parrainage et l'accompagnement de vos recrutements internationaux.
  

Avis de non-responsabilité :

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.