Gérer plusieurs travailleurs parrainés : Conseils en matière de SMS pour les grandes entreprises

Introduction

Pour les équipes des systèmes d'information des ressources humaines (SIRH) et les spécialistes de l'amélioration des processus des grandes entreprises, la gestion de plusieurs travailleurs parrainés dans le cadre d'une licence de parrainage britannique est une tâche complexe qui nécessite une utilisation efficace du système de gestion des parrains (SMS). Le SMS est la plateforme de l'UKVI (UK Visas and Immigration) pour la gestion des certificats de parrainage (CoS), les tâches de reporting et la conformité pour les visas tels que Skilled Worker ou Global Business Mobility (GBM). Avec les réglementations plus strictes de 2025 issues du Livre blanc sur l'immigration de mai 2025, Restoring Control over the Immigration System, et la transition vers le visa électronique d'ici le 31 décembre 2026, il est essentiel de rationaliser les processus pour éviter les pénalités. Ce guide fournit des conseils sur les SGS, des stratégies de conformité et des meilleures pratiques adaptées aux grandes entreprises qui gèrent un grand nombre de travailleurs parrainés.

Les défis de la gestion de plusieurs travailleurs parrainés

Les grandes entreprises qui parrainent des dizaines ou des centaines de travailleurs sont confrontées à des défis uniques :

• Surcharge de volume: Suivi du CdS, du statut des visas et des délais de déclaration pour plusieurs travailleurs.
• Complexité de la mise en conformité: Garantir le respect de 2025 règles (par exemple, le niveau 6 du CQR, les seuils salariaux) pour des rôles divers.
• Risques liés à l'audit: L'augmentation des inspections du ministère de l'intérieur (1 948 retraits de permis entre juillet 2024 et juin 2025) exige des systèmes robustes.
• Transition vers le visa électronique: La vérification des statuts via les comptes UKVI d'ici 2026 alourdit la charge administrative.
• Sanctions: En cas de non-respect, des amendes (20 000 livres sterling par travailleur clandestin) peuvent être infligées, la licence peut être suspendue ou retirée.

Action SIRH: Développer des flux de travail SMS évolutifs pour gérer le volume et atténuer les risques.

Conseils pour une gestion efficace par SMS

Le SMS permet l'émission de CoS, l'établissement de rapports et la maintenance des licences. Ces conseils permettent d'optimiser son utilisation pour les grandes entreprises :

1. Centraliser l'administration du SMS

• Affecter des équipes dédiées: Désigner plusieurs utilisateurs de niveau 1 (basés au Royaume-Uni, sans problème de criminalité ou d'immigration) pour traiter les tâches liées aux SMS, avec des utilisateurs de niveau 2 pour l'assistance.
• Définir les rôles: Veiller à ce que l'ordonnateur supervise la conformité, que le contact clé gère les communications avec l'UKVI et que les utilisateurs de niveau 1 s'occupent des opérations quotidiennes liées au SMS (par exemple, l'émission de CoS, l'établissement de rapports).
• Utiliser des contrôles d'accès: Limiter l'accès au SMS au personnel formé, en sécurisant les informations d'identification par une authentification à deux facteurs.

Action d'amélioration du processus: Créer une structure d'équipe SMS centralisée, documentée dans un manuel de flux de travail SIRH.

2. Automatiser l'allocation et l'affectation des CoS

• Prévision des besoins en CdS: Utiliser les données du SIRH pour prévoir les besoins annuels en CdS sur la base des plans d'embauche (par exemple, 50 travailleurs qualifiés, 20 visas GBM).
• Demandes d'attribution en bloc: Demander des CdS définis (hors du pays) et non définis (dans le pays) par SMS, en prévoyant un budget de 525 £ par CdS.
• Automatiser l'affectation: Intégrer le SMS aux outils SIRH (par exemple, Workday, SAP SuccessFactors) pour remplir automatiquement les données relatives au travailleur (nom, passeport, rôle, salaire) en vue de la création du CdS.
• Vérifier la conformité: S'assurer que les fonctions correspondent au niveau 6 du RQF ou à la liste des pénuries temporaires et que les salaires sont alignés (41 700 £ pour un travailleur qualifié, 48 500 £ pour un senior/spécialiste GBM).

Action SIRH: Mettre en œuvre des intégrations API ou des scripts pour automatiser la saisie des données du CdS, afin de réduire les erreurs et de gagner du temps.

3. Rationaliser les obligations en matière de rapports

• Changements de travailleurs (10 jours ouvrables): Déclarer par SMS le rôle, le salaire, les changements de lieu (par exemple, travail hybride), les absences de plus de 4 semaines ou les licenciements.
• Changements organisationnels (20 jours ouvrables): Mise à jour de la taille de l'entreprise, de l'adresse ou des changements de personnel clé.
• Outils d'automatisation: Utilisez les alertes du SIRH pour suivre les échéances, en les synchronisant avec les SMS pour des rapports en temps réel.
• Rapports par lots: Pour les groupes de travailleurs importants, utilisez les fonctions de téléchargement en masse par SMS pour signaler plusieurs changements de manière efficace.

Action d'amélioration du processus: Mettre en place des rappels automatisés par SMS et utiliser des rapports par lots pour gérer les mises à jour en grand nombre.

4. Améliorer la tenue des dossiers

• Documents obligatoires: Conserver le CdS, les fiches de paie, les contrats et les documents relatifs au droit au travail (BRP jusqu'en 2026, puis codes de partage eVisa) pendant la durée du parrainage plus 1 an.
• Stockage numérique: Stocker les dossiers dans un module SIRH sécurisé, afin d'en garantir l'accessibilité pour les audits.
• Pistes d'audit: Enregistrez toutes les actions du SMS (par exemple, l'émission de CoS, les rapports) pour suivre l'historique de la conformité.

Action SIRH: Configurer le SIRH pour un stockage sécurisé, basé sur le cloud, avec des contrôles d'accès prêts pour l'audit.

5. Préparer le passage au visa électronique

• Date limite: D'ici le 31 décembre 2026, tous les travailleurs doivent utiliser eVisas via les comptes UKVI pour la vérification de leur statut.
• Agents d'assistance: Aider les employés à ouvrir un compte UKVI et fournir une assistance informatique pour les problèmes techniques.
• Mise à jour des processus: Transférer les vérifications relatives au droit au travail vers les codes de partage eVisa, en supprimant progressivement la dépendance à l'égard du BRP d'ici le premier trimestre 2026.

Action d'amélioration des processus: Intégrer la vérification des visas électroniques dans les flux de travail du système d'information sur les ressources humaines (HRIS), en créant des portails en libre-service pour la gestion des comptes de l'UKVI.

Exigences de conformité en 2025

• Contrôles du droit au travail: Effectuer des contrôles préalables à l'emploi et des contrôles annuels, en vérifiant les BRP ou les codes de partage des visas électroniques.
• Conformité de l'emploi: Veillez à ce que les postes correspondent au niveau 6 du RQF ou à la liste des pénuries temporaires, avec des salaires de 41 700 £ (ouvrier qualifié) ou 48 500 £ (GBM).
• Audits: Préparez-vous à des visites inopinées du ministère de l'intérieur, 2025 inspections étant axées sur la déclaration de travail hybride et l'état de préparation au visa électronique.
• Sanctions:
  
  • Rétrogradation de la licence : plan d'action de 1 476 £, arrêt des nouveaux CoS.
  • Suspension : Arrêt des activités de parrainage.
  • Révocation : Interdiction de présenter une nouvelle demande pendant 12 mois, 525 £/coûts.
  • Amendes civiles : 20 000 livres sterling par travailleur clandestin.

Action SIRH: Créer des tableaux de bord de conformité dans le SIRH afin de contrôler les rôles professionnels, les salaires et l'état de préparation à l'audit.

Coûts à prendre en compte

• Licence de sponsor: 1 579 £ (grands sponsors).
• Frais du CdS: 525 £ par travailleur.
• Immigration Skills Charge (ISC): £1,000/an (Skilled Worker, large sponsors), non applicable à GBM.
• Frais de visa: 625 à 1 423 £ par travailleur.
• Immigration Health Surcharge (IHS): 1 035 £/an.
• Exemple (10 travailleurs qualifiés, 3 ans): 1 579 £ (licence) + 5 250 £ (10 CoS) + 30 000 £ (ISC) + 14 230 £ (frais de visa) + 31 050 £ (IHS) = 82 109 £.
• Traitement prioritaire: 500 £ (permis, 10 jours) ou 500 à 1 000 £ (visa, 5-1 jours).

Action d'amélioration du processus: Prévoir les coûts dans les budgets du SIRH, donner la priorité à l'ISC pour les rôles de travailleurs qualifiés et explorer le statut de petit sponsor s'il est éligible.

Meilleures pratiques pour les grandes entreprises

1. Intégrer le SIRH au SMS:
   
   • Utilisez des API ou des scripts personnalisés pour synchroniser les données des travailleurs, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle.
   • Exemple : Automatiser la création de CdS avec des champs pré-remplis à partir du SIRH.
2. Réaliser des audits réguliers:
   
   • Réaliser des audits internes trimestriels pour vérifier le respect du CdS, des salaires et du droit au travail.
   • Simuler des visites du ministère de l'intérieur pour tester l'état de préparation.
3. Former les équipes RH:
   
   • Assurer une formation annuelle sur le SGS, les règles 2025 et les procédures relatives aux visas électroniques (1 000 à 2 000 livres sterling pour une formation externe).
   • Engager des conseillers en immigration pour les cas complexes (2 000 à 5 000 £).
4. Processus d'établissement des rapports d'échelle:
   
   • Utilisez les téléchargements de SMS en masse pour les rapports en grande quantité.
   • Attribuer des utilisateurs de niveau 1 par département ou région.
5. Tirer parti de l'analyse:
   
   • Utiliser les tableaux de bord du SIRH pour suivre l'utilisation du CdS, l'expiration des visas et les mesures de conformité.
   • Prévoir les besoins du CdS pour éviter les pénuries.
6. Se préparer aux audits:
   
   • Maintenir un centre de conformité centralisé avec des modèles, des enregistrements et des protocoles d'audit.
   • Documenter les modalités de travail hybride afin de respecter les règles de déclaration de 2025.

Action SIRH: Créer un module SMS évolutif dans le SIRH, intégrant des outils d'analyse, d'automatisation et de conformité.

Défis et stratégies d'atténuation

• Gestion de volumes importants: La saisie manuelle des SMS pour des centaines de travailleurs est source d'erreurs. L'automatisation du SIRH et les téléchargements en masse permettent d'y remédier.
• Délais non respectés: Les rapports tardifs sont passibles de pénalités. Utilisez des alertes automatiques pour les délais de 10 et 20 jours.
• Complexité du visa électronique: Les problèmes liés au compte UKVI peuvent perturber la vérification. Fournir une assistance informatique et des conseils pour une installation rapide.
• Défauts d'audit: Les rôles ou les enregistrements non conformes risquent d'être révoqués. Réalisez des audits fictifs et vérifiez la conformité au niveau 6 du CQR.

Action d'amélioration des processus: Relever les défis posés par les flux de travail du SIRH, en donnant la priorité à l'automatisation et à la formation.

Conclusion

La gestion de plusieurs travailleurs parrainés en 2025 exige que les équipes SIRH et les spécialistes de l'amélioration des processus optimisent l'utilisation des SMS grâce à l'automatisation, à la formation et à des systèmes de conformité robustes. En centralisant l'administration, en rationalisant les rapports et en se préparant aux audits et à la transition vers le visa électronique, les grandes entreprises peuvent minimiser les risques et favoriser la mobilité des talents à l'échelle mondiale. L'intégration stratégique du SIRH garantit une gestion rentable et conforme des parrainages en grand nombre.

Clause de non-responsabilité‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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