Gérer plusieurs travailleurs parrainés : Conseils en matière de SMS pour les grandes entreprises

La gestion de la conformité en matière de SMS devient de plus en plus complexe à mesure que les effectifs augmentent. Il est en effet très difficile de suivre les affectations de CoS, les dates d'expiration des visas, les délais de déclaration de 10 jours et les vérifications du droit au travail pour des dizaines de travailleurs parrainés. Ce guide présente les structures, les outils et les pratiques permettant d'éviter les lacunes susceptibles d'entraîner des mesures coercitives.

Vous découvrez le SMS ? Commencez par consulter notre Guide RH SMS 2026 pour en savoir plus sur les bases : rôles des utilisateurs, délais de déclaration, types de CoS et transition vers l'eVisa. Ce guide reprend là où le précédent s'est arrêté.

Commencez par mettre en place la bonne structure d'équipe

Le fait qu'un seul utilisateur de niveau 1 gère un effectif important de travailleurs parrainés constitue un risque structurel en matière de conformité. Lorsque cette personne est en congé, en arrêt maladie ou quitte l'entreprise, les délais de déclaration ne sont pas respectés. Structure recommandée pour les employeurs comptant plus de 10 travailleurs parrainés :

• Utilisateurs de niveau 1 multiples: répartissez les effectifs parrainés en portefeuilles. Chaque utilisateur de niveau 1 est responsable d'un segment et de tous les rapports qui s'y rapportent.
• Des remplaçants désignés pour chaque utilisateur de niveau 1: une deuxième personne capable de prendre le relais en cas de congé, de maladie ou de départ, sans aucune interruption de service.
• Un responsable de la conformité en matière d'immigration – un cadre supérieur des ressources humaines ou du service juridique chargé d'examiner chaque mois l'activité du système de gestion de la sécurité (SMS), de gérer la relation avec l'organisme d'audit et de signaler les problèmes au responsable des autorisations.
• Utilisateurs de niveau 2 : destiné aux collaborateurs juniors des ressources humaines qui ont besoin d'un accès en lecture, mais ne doivent pas attribuer de CoS de manière autonome.

Lorsqu'un utilisateur de niveau 1 quitte l'entreprise, supprimez immédiatement son accès au système SMS et réattribuez son portefeuille de tâches avant son dernier jour, et non après.

Connectez votre SIRH à votre flux de travail SMS

Le SMS n'est pas directement intégré aux systèmes RH tiers et ne dispose pas de fonction de téléchargement en masse. Chaque fiche d'employé doit être mise à jour individuellement. Vous pouvez toutefois mettre en place des flux de travail permettant d'éviter les erreurs de suivi manuel :

• Configurez les alertes du SIRH pour qu'elles se déclenchent dès qu'une fiche d'un travailleur parrainé est mise à jour ; l'alerte doit préciser la nature de la modification et signaler qu'un rapport par SMS doit être envoyé dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Tenez à jour un tableau de suivi de la conformité (une feuille de calcul partagée ou votre plateforme dédiée à l'immigration) reprenant, pour chaque salarié parrainé, le numéro de référence de la déclaration de parrainage (CoS), la date d'expiration du visa, le salaire actuel par rapport au seuil, la date de la dernière vérification du droit au travail, ainsi que toute obligation de déclaration en cours.
• Utilisez un logiciel de gestion des dossiers d'immigration pour automatiser les alertes de fin de validité des visas 6 mois, 3 mois et 1 mois avant l'échéance.
• Conservez tous les documents relatifs à la conformité dans un système basé sur le cloud et doté d'un contrôle d'accès, et non dans des dossiers locaux ou des chaînes d'e-mails qui disparaissent lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise.

Gestion des changements à grande échelle : révisions salariales, restructurations, déménagements de bureaux

Lorsqu'une révision salariale, une restructuration ou un déménagement de bureaux concerne plusieurs travailleurs parrainés à la fois, la charge administrative s'alourdit considérablement. Il n'y a pas de raccourci : chaque travailleur doit faire l'objet d'une mise à jour individuelle du SMS.

• Prévoyez les délais pour la révision des salaires de manière à disposer d'un délai suffisant avant la fin de la période de déclaration de 10 jours ouvrables suivant la date d'entrée en vigueur.
• En cas de déménagement de bureaux ou de modification des politiques relatives au travail hybride, identifiez à l'avance tous les employés concernés et prévoyez l'envoi de notifications par SMS dans le cadre du plan de projet de changement.
• Tenez un registre du projet dans lequel vous noterez la date à laquelle chaque mise à jour du SMS a été effectuée. Ce registre vous servira de preuve si un problème de conformité venait à se poser ultérieurement.
• En cas de restructuration entraînant une modification des intitulés de poste ou des codes SOC, demandez conseil à un spécialiste de l'immigration avant de délivrer une nouvelle attestation de soutien (CoS) — il se peut que l'éligibilité du poste doive être réévaluée.

Liste de contrôle trimestrielle pour l'audit interne

Les sponsors qui échappent aux mesures coercitives gèrent leurs dossiers SMS comme si une visite de contrôle pouvait avoir lieu à tout moment. Effectuez cette vérification tous les trimestres :

• Toutes les fiches CoS actives indiquent correctement l'intitulé du poste, le salaire, le code SOC et le lieu de travail.
• Toutes les modifications devant être déclarées au cours du dernier trimestre ont été transmises dans les délais impartis de 10 ou 20 jours ouvrables.
• Les dossiers relatifs au droit au travail ont été mis à jour pour les travailleurs dont les codes de partage eVisa ont expiré (limite de 90 jours).
• Tous les salaires des travailleurs parrainés respectent toujours les seuils en vigueur (41 700 £ pour les travailleurs qualifiés ; 48 500 £ pour les cadres supérieurs ou spécialistes GBM).
• Tous les postes subventionnés correspondent toujours au niveau 6 du RQF ou figurent sur la liste actuelle des pénuries temporaires.
• L'accès des utilisateurs par SMS est à jour : aucun compte inactif, sauvegardes confirmées pour chaque utilisateur de niveau 1 actif.
• Toutes les communications émanant du ministère de l'Intérieur ont fait l'objet d'un accusé de réception et d'une réponse dans les délais impartis.

Si vous constatez une lacune lors d'un audit interne, signalez-la de manière proactive via le SMS et consignez cette démarche. Les signalements volontaires sont considérés plus favorablement que les manquements constatés lors d'une visite du ministère de l'Intérieur.

Si vous recevez un avis de visite de contrôle

Les contrôles de conformité, qu'ils soient annoncés ou inopinés, ont considérablement augmenté depuis 2024. Si vous recevez un avis :

• Répondre sans délai. Pour les audits sur dossier, les documents doivent généralement être fournis dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables.
• Récupérer les dossiers de tous les travailleurs parrainés : affectations de lieu de travail, vérifications du droit au travail, bulletins de paie, contrats et toute correspondance relative à des modifications.
• Ne modifiez pas et ne retrocédez pas la date des enregistrements SMS. Le ministère de l'Intérieur est en mesure de détecter toute manipulation, ce qui aggravera considérablement la situation.
• Envisagez de faire appel à un avocat spécialisé en droit de l'immigration avant de répondre, en particulier si vos dossiers présentent des lacunes avérées.
  Avertissement‍

Les lois et les politiques en matière d'immigration changent fréquemment et peuvent varier en fonction du pays ou de la nationalité. Bien que nous nous efforcions de fournir des informations exactes et à jour, nous vous recommandons de faire preuve de diligence raisonnable ou de consulter des sources officielles. Vous pouvez également nous contacter directement pour obtenir les dernières informations. Jobbatical n'est pas responsable des décisions prises sur la base des informations fournies.

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