Rationaliser l'attribution des certificats de parrainage (CoS) : Meilleures pratiques pour les équipes RH du Royaume-Uni

Vue d'ensemble du processus du CdS

Un certificat de parrainage est un document électronique délivré par les parrains agréés via le système de gestion des parrains (SGP). Il en existe deux types :

• CoS défini : Pour les travailleurs qualifiés qui introduisent une demande en dehors du Royaume-Uni, chaque allocation devant être approuvée par le ministère de l'intérieur.
  
• CoS non défini : Pour les demandes dans le pays (par exemple, les extensions de visa) ou les rôles ne nécessitant pas d'approbation préalable.
  

Le processus d'attribution consiste à prévoir les besoins annuels en matière d'embauche, à demander le type et le montant corrects de CdS et à les attribuer avec précision par le biais du SMS.

Allocation et affectation étape par étape

• Évaluer les besoins annuels en matière de recrutement sur la base des prévisions de recrutement, des itinéraires de visa, des dates de début prévues et de la rotation de la main-d'œuvre.
  
• Demander à l'UK Visas & Immigration (UKVI), par SMS, l'attribution d'un nombre suffisant de CoS, en précisant s'il s'agit de CoS définis ou non définis.
  
• Pour les CdS définis, fournir des informations détaillées sur l'emploi et une justification ; le traitement peut prendre jusqu'à deux semaines.
  
• Attribuer le CdS en saisissant avec précision les détails de l'emploi dans le SMS et en confirmant les informations avant la soumission finale.
  
• Partager le CdS attribué avec le futur employé pour sa demande de visa ; contrôler et signaler tout changement à l'UKVI sur une base continue.
  

Défis communs en matière de ressources humaines

Les équipes RH sont régulièrement confrontées à des questions telles que

• Des retards dans l'attribution des CoS, en particulier pendant les périodes de pointe ou en cas de demandes de dernière minute.
  
• Le contrôle rigoureux de l'UKVI, qui exige des justifications précises et authentiques des besoins d'embauche et de l'éligibilité à l'emploi.
  
• Des prévisions insuffisantes, entraînant des demandes urgentes ou des déficits du CdS alloué au cours de l'année.
  
• L'incapacité de répondre rapidement à des besoins de recrutement urgents ou imprévus en raison de la rigidité des fenêtres d'attribution annuelles.
  

Exigences en matière de conformité et de tenue de registres

Les employeurs doivent se conformer strictement aux règles du ministère de l'intérieur pour conserver leur licence de parrainage et éviter les sanctions :

• S'assurer que tous les rôles sont authentiques, qu'ils répondent aux exigences en matière de compétences et de salaire et qu'ils sont attribués à des candidats éligibles.
  
• Conservez des documents détaillés à l'appui de l'attribution, y compris les annonces, les notes d'entretien, les justifications salariales et les vérifications relatives au droit du travail, comme l'exige l'annexe D.
  
• Surveiller les dates d'expiration des visas et maintenir les informations à jour, en signalant sans délai tout changement d'emploi ou de situation à l'UKVI.
  

Un usage abusif ou des erreurs dans les attributions de CdS peuvent avoir des conséquences graves, notamment des refus de visa, des audits de conformité, des déclassements de licence ou des suspensions.

Meilleures pratiques pour rationaliser l'attribution des CoS

• Prévoir de manière proactive la demande de recrutement et constituer une réserve (tampon) de CdS non définis pour les besoins inattendus.
  
• Coordonner l'embauche et la planification des visas entre les équipes des RH, du recrutement et de la conformité afin d'éviter les efforts redondants ou les allocations manquées.
  
• Examiner régulièrement l'utilisation et auditer les CdS attribués et non utilisés afin d'optimiser l'attribution et d'éviter le gaspillage.
  
• Profitez des services d'allocation prioritaire lorsque c'est vraiment nécessaire, mais essayez de minimiser les demandes de dernière minute.
  

Conclusion

• Répondre rapidement aux demandes d'information de l'UKVI afin d'éviter les retards.
  
• Lors de l'attribution d'un CoS défini, veillez à ce que des informations contractuelles exactes (y compris les heures hebdomadaires) soient saisies au stade de la demande.
  
• Suivre attentivement les besoins de renouvellement et d'extension des parrains actuels afin d'éviter des lacunes coûteuses dans le parrainage.
  

En suivant ces bonnes pratiques, les équipes RH peuvent rationaliser le processus du CdS, minimiser les risques commerciaux et contribuer à assurer l'intégration des talents internationaux dans les délais impartis.

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