Refus de visa pour rejoindre un navire au Royaume-Uni : 11 raisons courantes et comment y remédier

Pourquoi votre relève d'équipage est menacée

Un refus de visa d'embarquement au Royaume-Uni ne retarde pas seulement un marin. Il retarde l'escale de votre navire, perturbe son fonctionnement et peut coûter des dizaines de milliers de livres en surestaries à l'armateur. La plupart des refus peuvent être évités, mais seulement si vous en connaissez précisément les raisons.

Vous trouverez ci-dessous les 11 motifs les plus courants pour lesquels les services frontaliers (Border Force) ou l'UKVI rejettent une demande de visa d'embarquement, ainsi que la solution à apporter pour chacun d'entre eux.

Les 11 motifs les plus courants de refus de visa « Join Ship » au Royaume-Uni

1. La lettre d'invitation est incomplète ou mal formulée

C'est le principal motif de refus. Les services frontaliers appliquent un critère subjectif : ils doivent être convaincus que le marin embarque réellement sur un navire en partance et n'a pas l'intention de rester au Royaume-Uni.

 
• Manquent : le numéro OMI, la route de départ, le port d'embarquement ou la confirmation que le navire quitte les eaux britanniques
 
• Solution : Utilisez un modèle de lettre indiquant clairement le nom du navire, son numéro OMI, le port, la date de départ prévue, ainsi qu'une mention explicite précisant que le navire quittera les eaux territoriales du Royaume-Uni

2. Demande de visa dans une catégorie incorrecte

Les marins qui déposent une demande dans le cadre de la procédure standard pour visiteurs au lieu de la mention « Joining Ship » verront leur demande rejetée. C'est cette mention qui détermine leurs conditions d'entrée.

 
• Solution : la demande doit être déposée dans la bonne catégorie de titre de séjour. Si votre agence de recrutement s'occupe des demandes, assurez-vous qu'elle utilise la procédure « Joining Ship » (embarquement), et non un visa de visiteur général.

3. Le SID ne mentionne pas le nom de la convention

Des pays comme l'Inde, le Brésil et la France ont ratifié la convention n° 185 de l'OIT après avoir dénoncé la convention n° 108 de l'OIT. Leurs marins continuent de bénéficier d'une exemption de visa, mais uniquement si le document d'identité des marins (SID) précise expressément qu'il a été délivré en vertu de la convention applicable.

 
• Solution : Vérifiez le texte du SID avant chaque changement d'équipage. Un livret de marin ne comportant pas la mention relative à la convention sera refusé par les services frontaliers, quel que soit le statut de ratification du pays émetteur.

4. Marins classés à tort comme « exemptés » (vérification erronée de la nationalité)

Les responsables du personnel navigant invoquent parfois une exemption en se fondant sur l'employeur d'un membre d'équipage, le pavillon du navire ou le port d'origine, et non sur sa nationalité. L'exemption s'applique uniquement au niveau de la nationalité.

 
• Solution : Effectuez une vérification au niveau national conformément aux normes OIT 108/185 pour chaque marin avant de valider la liste d'équipage. Vérifiez que celle-ci est conforme aux directives actuelles du Home Office relatives aux marins (GOV.UK); la liste a été modifiée après le Brexit.

5. Rien n'indique que le navire quittera les eaux britanniques

Pour les navires opérant sur le marché au comptant ou les navires sans horaire fixe, une simple lettre d'invitation vague ne mentionnant pas d'horaire d'escale n'est pas suffisante. Les services frontaliers doivent avoir la certitude que le navire quitte les eaux britanniques et ne reste pas dans celles-ci.

 
• Solution : Joindre à la lettre d'invitation les registres de mouvement du navire, les horaires portuaires ou des extraits du contrat d'affrètement. Plus les preuves de départ sont concrètes, plus le risque de refus est faible.

6. L'éolien offshore : une voie mal choisie

La concession relative au secteur de l'éolien offshore a été retirée en mai 2023. Les travailleurs opérant dans un rayon de 12 milles marins autour du territoire britannique sont désormais soumis à l'ensemble des contrôles d'immigration britanniques.

 
• Remarque : si vos marins travaillent sur des installations éoliennes offshore plutôt que sur des navires quittant les eaux britanniques, ils doivent suivre une procédure distincte pour obtenir un visa de travail britannique, et non pas la procédure du « Join Ship Visa ». Le fait de suivre la mauvaise procédure expose votre entreprise à des poursuites pour travail illégal.

7. Passeport dont la durée de validité est inférieure à 6 mois

C'est simple, mais étonnamment courant. L'UKVI exige que le passeport soit valide pendant toute la durée du visa.

 
• Solution : ajoutez une vérification de la validité du passeport à votre liste de contrôle standard pour la composition des équipages. Le marin doit renouveler son passeport avant de postuler ; il n'y a pas de solution de contournement.

8. Absence de contrat de travail valide pour les marins (SEA)

Le visa d'embarquement exige que le marin voyage dans le cadre d'un contrat. En l'absence d'un contrat valide conforme à la SEA/MLC, la condition d'autorisation d'entrée n'est pas remplie.

 
• Solution : Vérifiez que l'accord de travail à bord (SEA) est signé, conforme à la Convention MLC 2006 et qu'il couvre bien le navire et le voyage en question avant de soumettre la demande

9. Demande soumise trop près de la date d'arrivée du navire

Le traitement standard prend environ trois semaines à compter de la soumission des données biométriques. Les demandes soumises moins de trois semaines avant l'escale sont considérées comme à haut risque, et un refus sans délai suffisant pour présenter une nouvelle demande entraîne l'impossibilité d'effectuer la relève d'équipage.

 
• Solution : prévoyez au moins trois semaines pour l'organisation de la relève de votre équipage. En cas de changements de dernière minute, optez pour le service prioritaire (5 jours ouvrables) ; cela revient nettement moins cher qu'un retard au port.

10. Incohérences entre le formulaire de demande et les pièces justificatives

Toute divergence concernant le nom, la date de naissance ou les informations relatives au navire du marin entre la demande et les pièces justificatives soulève des doutes quant à la crédibilité de celle-ci.

 
• Solution : Vérifiez minutieusement chaque détail (orthographe du nom complet, date de naissance, nom du navire) dans le formulaire de demande, la lettre d'invitation, le SEA et le passeport avant de soumettre votre dossier. De simples erreurs peuvent entraîner des refus qui prennent des semaines à résoudre.

11. Antécédents en matière d'immigration non divulgués

Les marins ayant déjà fait l'objet d'un refus de visa pour le Royaume-Uni, d'un dépassement de la durée de séjour autorisée ou de mesures coercitives en matière d'immigration au Royaume-Uni doivent le signaler. Le fait de ne pas le signaler est considéré comme une tromperie, ce qui peut entraîner une interdiction de séjour de dix ans.

 
• Solution : Renseignez-vous auprès des membres de l'équipage sur l'ensemble de leurs antécédents en matière d'immigration au Royaume-Uni avant de déposer une demande. Indiquez avec précision tous les refus antérieurs, même si la décision était de nature administrative ou si la responsabilité incombait à un ancien employeur.

Organigramme de la procédure d'obtention du visa « Ship » au Royaume-Uni, de la planification initiale de l'équipage au dépôt de la demande

Que faire après un refus ?

Il n'y a pas de délai d'attente obligatoire. Votre marin peut présenter une nouvelle demande dès que le motif du refus aura été résolu. Voici la marche à suivre :

 
• Lisez attentivement la lettre de refus ; l'UKVI y indiquera les motifs précis
 
• Corrigez le problème à l'origine (erreur dans le document, formulation de la lettre, catégorie incorrecte)
 
• Ne renvoyez pas la même demande si elle comporte la même erreur
 
• Si le refus est motivé par une constatation de tromperie, demandez conseil à un avocat avant de présenter une nouvelle demande

L'équipe chargée de l'immigration maritime chez Jobbatical examine les lettres de refus, identifie les modifications exactes à apporter et se charge de la nouvelle demande, réduisant ainsi les délais au strict minimum.

Intégrez la prévention des refus dans votre processus de recrutement

En réalité, la plupart des refus de visa « Join Ship » sont dus à une poignée d'erreurs récurrentes : des lettres incorrectes, des catégories erronées et des vérifications de nationalité omises. Une liste de contrôle structurée à remplir avant la demande permet de les éliminer.

Si votre entreprise gère également les visas de travailleur qualifié au Royaume-Uni ou la conformité des licences de parrainage pour le personnel à terre, Jobbatical prend en charge l'ensemble des démarches d'immigration au Royaume-Uni, tant pour le personnel maritime que pour le personnel à terre, depuis une seule et même plateforme. ‍

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.