Carte des risques liés aux délais pour les visas d'embarquement au Royaume-Uni : où les changements d'équipage sont retardés et pourquoi

Votre changement d'équipage est confirmé. Le navire accostera à Southampton dans 23 jours. Le marin se trouve à Lagos. La procédure de demande de visa n'a pas encore été lancée.

Ce n'est pas un scénario inhabituel, mais bien une situation courante pour les responsables de l'équipage qui gèrent des équipes composées de membres de différentes nationalités. Et c'est précisément là que le risque lié aux délais du visa britannique « Join Ship » est le plus élevé.

Le plus grand risque ne réside généralement pas dans le traitement de la demande de visa en soi, mais dans le délai qui s'écoule entre le dépôt de la demande et la transmission des données biométriques.

La chronologie que tout le monde cite et celle qui compte vraiment

Le traitement standard d'une demande de visa « Join Ship » au Royaume-Uni prend environ trois semaines à compter de la remise des données biométriques. Le service prioritaire permet de réduire ce délai à environ cinq jours ouvrables.

Ces chiffres sont exacts, mais ils ne constituent qu'une partie de la chronologie.

Le délai de traitement ne commence pas à courir dès l'envoi de la demande en ligne. Il commence lorsque le marin se présente à son rendez-vous au centre de demande de visa (VAC) et fournit ses données biométriques.

Dans les pays où les rendez-vous au VAC sont limités, ce délai d'attente peut à lui seul allonger le délai de 5 à 10 jours ouvrables, voire davantage en période de forte affluence.

Calendrier réaliste pour l'obtention d'un visa britannique pour l'embarquement

• Délais d'attente pour un rendez-vous auprès de VAC : 3 à 10 jours (selon les pays)
• Délai de traitement standard après la saisie des données biométriques : environ 3 semaines (15 jours ouvrables)
• Délai de livraison total réaliste : 4 à 5 semaines minimum

Pour les navires qui suivent des horaires d'escale fixes, cette distinction est cruciale.

Où se situent réellement les goulots d'étranglement dans le cycle de vie des applications

Le réseau de demande de visa britannique est désormais principalement géré par VFS Global et TLScontact dans les différents pays étrangers. Bien que la couverture soit étendue, la disponibilité des rendez-vous varie considérablement selon les pays et les régions.

Les lieux de relève d'équipage présentant les risques les plus élevés combinent généralement :

• Forte demande de visas pour le Royaume-Uni
• Capacité VAC limitée
• Disponibilité irrégulière du service prioritaire

Disponibilité régionale des VAC et risque de retard

Important : la disponibilité du service prioritaire peut être modifiée sans préavis. Un plan de relève d'équipage basé sur le traitement prioritaire peut instantanément revenir aux délais standard si le service est suspendu au centre d'aide aux victimes (CAV) choisi.

La variable « Horaires des navires »

Les délais de délivrance des visas deviennent beaucoup plus délicats lorsqu'ils sont liés aux horaires des navires.

Les périodes d'escale habituelles au Royaume-Uni sont les suivantes :

• Navires commerciaux : 12 à 48 heures
• Temps de rotation des navires de croisière : souvent moins de 24 heures
• Navires de ravitaillement offshore : parfois moins de 12 heures

Si le visa est approuvé après le départ du navire, le changement d'équipage est considéré comme un échec, quelle que soit la durée de validité du visa.

Il se peut que le marin soit titulaire d'un visa en cours de validité, mais qu'il n'ait plus de navire sur lequel embarquer.

Un cas de figure courant de retard

1. Rendez-vous à l'AVC reporté de 5 jours
2. Le délai de traitement standard est de 17 jours ouvrables au lieu de 15
3. Le visa est délivré une semaine plus tard que prévu
4. Le navire a déjà quitté le port britannique
5. Il faut modifier les réservations de vols, les prestations des agents portuaires et l'hébergement

La procédure d'obtention du visa est généralement simple.

Le véritable défi consiste à coordonner la délivrance des visas avec les horaires de navigation des navires.

Trois situations où les retards sont pratiquement inévitables

Les cas suivants posent systématiquement des problèmes de synchronisation :

1. La demande est déposée moins de trois semaines avant l'escale

Même si un service prioritaire est disponible, il faut tout de même commencer par enregistrer les données biométriques.

Commencer moins de trois semaines avant l'arrivée du navire comporte un risque important dans presque tous les pays.

2. Le marin se trouve dans un endroit où le service prioritaire n'est pas disponible

En l'absence de traitement prioritaire, les délais habituels s'appliquent.

Si le navire arrive dans les quatre semaines suivant le début de la procédure, le calendrier pourrait déjà s'avérer irréalisable.

3. Les navires opérant sur le marché au comptant ou affrétés ont des escales non confirmées

Les demandes de visa « Join Ship » nécessitent la présentation d'un justificatif indiquant l'horaire de départ du navire.

Les changements fréquents d'horaires peuvent :

• Documentation justificative complexe
• Report de la préparation de la demande
• Renforcer la rigueur lors de l'évaluation

Comment élaborer un plan de relève du personnel présentant moins de risques

Les mesures de planification suivantes permettent de réduire systématiquement les risques liés aux délais :

Avant de planifier la relève de l'équipage

• Vérifier la disponibilité des rendez-vous VAC dans le pays d'origine du marin.
• Vérifiez si les services prioritaires sont disponibles dans le centre d'aide aux victimes (CAV) concerné.
• Ne vous fiez pas aux recommandations générales ni aux données historiques concernant la disponibilité.

Définir des délais de livraison réalistes

• Prévoyez une période de planification de 4 à 5 semaines.
• Ne partez du principe que cela prendra trois semaines que si le service prioritaire est confirmé.

Préparez vos documents à l'avance

• Rédigez vos lettres d'invitation à l'avance.
• Préparez à l'avance les documents relatifs au contrat d'engagement des marins (SEA).
• Envoyez la demande dès que le changement d'équipage est confirmé.

Examiner les autres possibilités d'inscription

Pour les opérations sur le marché au comptant, procéder à une vérification de l'éligibilité au titre du document d'identité des gens de mer (SID) prévu par la convention n° 108/185 de l'OIT.

Dans certains cas, les marins titulaires d'un SID conforme délivré par un pays signataire peuvent ne pas avoir besoin d'un visa d'embarquement, ce qui élimine tout retard de traitement.

Conclusion

La plupart des retards dans le traitement des visas « Join Ship » au Royaume-Uni ne sont pas dus aux délais de traitement du Home Office.

Elles sont dues à :

• En attente d'un rendez-vous auprès de l'AGEC
• Disponibilité irrégulière du service prioritaire
• Décalage entre la délivrance des visas et les horaires des navires

Pour les équipes d'équipage, le plus prudent est de prévoir un délai de 4 à 5 semaines, de vérifier la disponibilité des agents de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) avant de confirmer les changements d'équipage et de préparer les documents de candidature avant que l'horaire du navire ne soit définitivement arrêté.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.