Outil de conformité Schengen pour les entreprises et calculateur de la règle des 90/180 jours

Règles relatives au visa Schengen

En termes simples, lorsqu'un salarié (ressortissant d'un pays hors UE/EEE) entre dans un pays de l'espace Schengen, la période de 180 jours commence à courir à partir de cette date.
Il peut entrer dans les pays de l'espace Schengen autant de fois qu'il le souhaite, mais ne peut y séjourner que pendant 90 jours au total par période de 180 jours. Un visa Schengen est généralement valable pour tous les pays de l'espace Schengen.
Pour tout savoir sur règles relatives au visa Schengen ici.

Complexité sur une période glissante de 180 jours

C'est dans le cadre de cette période glissante de 180 jours que la plupart des manquements aux règles de conformité se produisent. Découvrez comment fonctionne cette période glissante .
Les RH doivent calculer manuellement le nombre de jours de validité restants par rapport aux jours de voyage. Pour ce faire, elles doivent remonter 180 jours en arrière à partir de la date de départ prévue et compter chaque jour passé dans l'espace Schengen au cours de cette période.

Lisez et comprenez ce calcul de la période glissante à l'aide d'un exemple.

Obligations et responsabilité des entreprises

Pour les responsables des ressources humaines, la gestion de la règle des 90/180 vise à préserver la capacité de l'entreprise à muter ses collaborateurs à l'étranger.

• Seuil de conformité: les employés peuvent séjourner au maximum 90 jours au cours d'une période « glissante » de 180 jours sur l'ensemble de l'espace Schengen. ‍
• Logique de la fenêtre glissante: la conformité est calculée en remontant 180 jours en arrière à partir de la date actuelle ou de la date prévue de sortie.
• Obligation de diligence: les entreprises doivent veiller à ce que leurs employés ne dépassent pas ces limites, car tout dépassement de la durée de séjour autorisée peut entraîner des amendes pour l'entreprise et la perte de ses privilèges futurs en matière de parrainage de visas.

Découvrez les conséquences d'un séjour illégal dans l'espace Schengen.

Le processus de calcul des ressources humaines

1. Vérifier les séjours antérieurs: recueillir les cachets d'entrée et de sortie ou les données de vol des 180 derniers jours pour l'employé concerné.
2. Définir l'objectif commercial: indiquez les dates prévues pour le prochain projet ou voyage d'affaires.
3. Inclure les jours de voyage: veillez à ce que le jour d'arrivée et le jour de départ soient tous deux comptabilisés comme des jours complets passés dans l'espace Schengen. ‍
4. Identifier les exceptions: signaler les périodes pendant lesquelles l'employé était titulaire d'un titre de séjour valide ou d'un visa national, car celles-ci ne sont pas prises en compte dans le calcul de la limite de 90 jours pour les séjours de courte durée.
5. Calculer la marge de sécurité: Déterminer la période de « sécurité » afin de tenir compte d'éventuels retards dans les déplacements ou de prolongations du projet.

Liste de contrôle à l'intention des responsables de la mobilité internationale

• Vérification des documents: assurez-vous que les passeports des employés sont valables au moins trois mois après la date prévue de retour et qu'ils ont été délivrés au cours des dix dernières années. ‍
• Conformité en matière d'assurance maladie: vérifiez que l'assurance voyage de l'entreprise respecte la couverture minimale légale de 30 000 € pour l'espace Schengen. ‍
• Vérification de la conformité de l'objet du séjour: vérifier que l'objet du voyage est conforme aux règles applicables aux séjours de courte durée, par opposition à la nécessité d'un permis de travail officiel. ‍
• Enregistrement de domicile: pour les séjours de longue durée ou les renouvellements de permis, assurez-vous que votre « Anmeldebescheinigung » (attestation d'enregistrement de domicile en Allemagne) est à jour.

Découvrez la liste de contrôle pour la gestion de la conformité à l'accord de Schengen destinée aux RH.