Demande de permis de séjour pour une famille de trois personnes auprès du BIS de Berlin : une seule demande ou deux ?

Le défi : aider les familles à s'y retrouver dans les modalités de dépôt des demandes auprès du BIS

Pour les équipes RH chargées de gérer les mutations professionnelles à Berlin, la procédure d'obtention du permis de séjour pour les personnes à charge ajoute une complexité administrative qu'il est facile de sous-estimer. Le BIS de Berlin — le service des étrangers de la ville — utilise un système de formulaire de contact en ligne par lequel les demandes doivent être soumises avant de pouvoir prendre rendez-vous en personne. Lorsqu'un collaborateur est muté avec son conjoint et un enfant mineur, une question se pose naturellement : chaque personne à charge doit-elle remplir son propre formulaire de contact ?

Cette confusion est aggravée par le fait que le conjoint et l'enfant ont des statuts juridiques différents dans le cadre de la demande. Le conjoint dépose sa demande en son nom propre ; la demande de l'enfant doit quant à elle être autorisée par un parent ou un tuteur légal. Cette distinction peut amener les équipes des ressources humaines à supposer que les deux demandes doivent suivre des procédures distinctes — une hypothèse qui entraîne des doublons inutiles et des retards potentiels.

Les exigences en matière de documents pour l'enfant introduisent une complication supplémentaire propre à Berlin : l'administration attend que les deux parents signent conjointement les documents d'autorisation légale pour le mineur. Si seul le parent accompagnateur signe, la demande est considérée comme incomplète.

L'approche de Jobbatical

Jobbatical gère les demandes de permis de séjour familial à Berlin dans le cadre d'un dossier coordonné : nous veillons à ce que les documents requis soient bien rassemblés auprès des deux parents avant le dépôt de la demande et à ce que le quota de trois demandes autorisé par le système BIS soit utilisé de manière optimale. Pour les situations familiales complexes, notre équipe vérifie les exigences spécifiques à la ville avant le dépôt de la demande. Découvrez notre service d'immigration familiale en Allemagne.

Déroulement de la procédure : dépôt, signatures et étapes suivantes

Dépôt des demandes : le système de formulaire de contact du BIS est conçu pour traiter les demandes familiales. Un seul envoi peut couvrir jusqu’à trois demandes à la fois, ce qui signifie que les demandes du conjoint et des enfants peuvent — et doivent — être regroupées dans un même formulaire plutôt que d’être soumises séparément. Cela s’applique aussi bien aux demandes initiales de titre de séjour qu’aux renouvellements traités via le système LEA de Berlin.

La procuration et la demande de permis de séjour de l'enfant : contrairement à la demande du conjoint (où seuls le conjoint et la personne concernée peuvent être amenés à signer, selon qui détient la procuration), le formulaire de demande de permis de séjour de l'enfant mineur et la procuration qui l'accompagne doivent porter les signatures des deux parents. À Berlin, il s'agit d'une exigence municipale. Même si un seul parent est désigné comme contact principal, les deux doivent signer les documents de l'enfant. Si l'autre parent se trouve à l'étranger ou n'est pas disponible, il faut en tenir compte dans le calendrier de collecte des documents avant l'ouverture de la période de dépôt des demandes.

Après l'envoi : une fois le formulaire de contact du BIS envoyé, le service examinera les demandes et fixera des rendez-vous. En règle générale, le demandeur, son conjoint et ses enfants se présenteront ensemble au rendez-vous. À Berlin, les délais de traitement s'élèvent actuellement à 10 à 16 semaines au total, la carte de séjour physique (eAT) étant délivrée environ 4 à 8 semaines après le rendez-vous.

Pour connaître la liste détaillée des documents requis pour chaque membre de la famille, consultez notre guide sur les titres de séjour pour les conjoints et les enfants des travailleurs qualifiés en Allemagne.

Étapes à suivre pour les responsables des ressources humaines et des dossiers d'immigration

1. Vérifiez d'abord le statut du permis de séjour de l'artiste. Les demandes de permis de séjour de la famille ne pourront être traitées qu'une fois que le permis ou le visa de l'artiste aura été approuvé et que son inscription à Berlin (Anmeldung) aura été effectuée.
2. Utilisez un seul formulaire de contact BIS pour les deux personnes à charge. Le système autorise jusqu'à trois demandes par envoi : incluez le conjoint et l'enfant dans le même formulaire plutôt que de les remplir séparément.
3. Recueillez les signatures des deux parents pour les documents de l'enfant. Avant de soumettre le dossier, assurez-vous que le demandeur et son conjoint ont tous deux signé le formulaire de demande de permis de séjour et la procuration pour l'enfant mineur. Ne soumettez pas le dossier s'il ne comporte que la signature d'un seul parent.
4. Préparez un dossier distinct pour chaque demandeur. Même si les demandes sont déposées conjointement, chaque membre de la famille (conjoint et enfant) doit disposer de son propre dossier complet (passeport, photos, justificatif du lien de parenté, assurance maladie, etc.).
5. Vérifiez les modalités du rendez-vous pour les trois personnes. En général, le demandeur, son conjoint et son enfant se présentent ensemble au rendez-vous au BIS. Coordonnez les disponibilités et les documents relatifs à la garde d'enfants si l'enfant n'est pas encore en âge scolaire.

Étapes à suivre pour le talent et sa famille

1. Effectuez votre inscription (Anmeldung) sans tarder. L'enregistrement de votre adresse auprès du Bürgeramt de Berlin est une condition préalable à la demande de permis de séjour pour votre famille — veuillez vous en occuper dans les 14 jours suivant votre arrivée.
2. Les deux parents doivent signer les formulaires de l'enfant. Vous et votre conjoint devez tous deux signer la procuration (PoA) et l'autorisation parentale (RPA) pour votre enfant. Vérifiez-le auprès de votre service des ressources humaines ou de votre interlocuteur chargé des questions d'immigration avant la date limite de dépôt.
3. Préparez vos documents relatifs à votre situation familiale. Ayez à portée de main votre acte de mariage et l'acte de naissance de l'enfant ; ceux-ci doivent être traduits et légalisés s'ils ont été délivrés hors d'Allemagne.
4. Se présenter au rendez-vous au BIS en famille. En règle générale, vous, votre conjoint et votre enfant vous y rendrez ensemble. Les données biométriques de tous les demandeurs seront enregistrées.
5. Prévoyez de venir retirer votre eAT. Les cartes physiques (eAT) sont généralement prêtes dans un délai de 4 à 8 semaines après votre rendez-vous. Vous devrez peut-être revenir les chercher.

Principaux enseignements

• Le formulaire de contact du BIS permet de traiter les demandes pour toute la famille. Il n'est pas nécessaire de remplir des formulaires distincts pour le conjoint et les enfants : le système autorise jusqu'à trois demandes par formulaire de contact, vous pouvez donc les regrouper.
• Les deux parents doivent signer la procuration (PoA) et la déclaration de représentation légale (RPA) de l'enfant à Berlin. Il s'agit d'une exigence propre à Berlin. Si le dossier est déposé avec la signature d'un seul parent, la demande sera considérée comme incomplète.
• Le permis de séjour de la personne concernée constitue la base. À Berlin, les demandes de permis de séjour pour les membres de la famille dépendent de la validité du titre de séjour de la personne concernée et de l'enregistrement de son adresse ; n'essayez pas de déposer des demandes pour les personnes à charge avant que ces conditions ne soient remplies.
• Considérez le dossier de chaque personne à charge comme un dossier distinct. Même si les demandes sont regroupées, le conjoint et l'enfant doivent chacun disposer de leur propre dossier complet de pièces justificatives.
• Prévoyez du temps pour la coordination des documents dans votre calendrier. Obtenir les signatures des deux parents — surtout lorsqu'un des deux se trouve encore à l'étranger — peut allonger la phase de préparation de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines. Intégrez cette marge de manœuvre dans votre planification de la demande.
• Les délais de traitement à Berlin sont actuellement de 10 à 16 semaines. Veuillez déposer votre demande dès que possible après l'arrivée et l'enregistrement du membre de la famille concerné afin d'éviter toute interruption dans le statut juridique de la famille.
• Les exigences de l'Office de l'immigration de Berlin peuvent différer de celles d'autres villes allemandes. Les règles municipales — comme la double signature des parents pour un enfant — ne sont pas toujours répertoriées sur les portails nationaux. Renseignez-vous toujours auprès d'un spécialiste de l'immigration basé à Berlin.