Checkliste für die Genehmigung einer unternehmensinternen Versetzung (ICT) nach Spanien

Der Antrag auf eine spanische ICT-Genehmigung umfasst zwei unterschiedliche Dokumentensätze. Die spanische Gastorganisation reicht bei der UGE-CE folgende Unterlagen ein: das Online-Antragsformular, Unterlagen zum konzerninternen Unternehmensverhältnis, ein Entsendeschreiben, den Arbeitsvertrag oder die Entsendungsvereinbarung (mit einem Bruttojahresgehalt von mindestens 40.077 €), einen Nachweis über die Sozialversicherung, einen Nachweis über eine tatsächliche Geschäftstätigkeit in Spanien sowie den Zahlungsbeleg für das Formular Modelo 790. Nach der Genehmigung durch die UGE-CE beantragt Ihr Mitarbeiter das nationale ICT-Visum beim spanischen Konsulat mit folgenden Unterlagen: einem biometrischen Reisepass (mindestens 1 Jahr gültig), die UGE-CE-Genehmigung im Original, ein biometrisches Foto, ein Führungszeugnis für die letzten 5 Jahre (apostilliert und übersetzt), ein ärztliches Attest, eine private Krankenversicherung bei einem in Spanien zugelassenen Versicherer, einen Qualifikationsnachweis oder den Nachweis über mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung, den Nachweis über eine mindestens 3-monatige Beschäftigung innerhalb der Unternehmensgruppe sowie den Nachweis über einen Wohnsitz im Zuständigkeitsbereich des Konsulats. Ausländische Dokumente müssen mit einer Apostille versehen oder beglaubigt sein und von einer beglaubigten spanischen Übersetzung begleitet werden.

Für die spanische IKT-Arbeitserlaubnis im Jahr 2026 muss Ihr Mitarbeiter mindestens 40.077 € brutto pro Jahr verdienen. Dieser Schwellenwert gilt für Führungskräfte und Fachkräfte; für Auszubildende gelten andere Bestimmungen. Das Gehalt muss sowohl im Entsendungsschreiben als auch im Arbeitsvertrag eindeutig in Euro angegeben sein; Angaben in Fremdwährungen ohne eindeutige Umrechnung in Euro können zu Verzögerungen bei der UGE-CE führen. Jobbatical empfiehlt, die aktuelle Schwelle jedes Jahr direkt beim spanischen Ministerium für Inklusion, soziale Sicherheit und Migration zu überprüfen, da sie jährlich angepasst wird.

Der realistische Zeitrahmen von der Antragstellung bis zur Erteilung beträgt 8–14 Wochen. Die UGE-CE ist gesetzlich verpflichtet, innerhalb von 20 Arbeitstagen nach Eingang eines vollständigen Antrags zu entscheiden, was diese Phase zur schnellsten macht. Die Visumphase beim Konsulat, die innerhalb von etwa 10 Arbeitstagen nach der Genehmigung durch die UGE-CE abgewickelt wird, ist in der Regel die größte Planungsvariable, da die Verfügbarkeit von Terminen je nach Land und Konsulat stark variiert. Ihre Personalabteilung sollte zusätzliche Zeit für die Apostille und die beglaubigte Übersetzung der Dokumente einkalkulieren, was je nach Ausstellungsland weitere 2–4 Wochen in Anspruch nehmen kann. Planen Sie den Starttermin entsprechend, anstatt von einem angenommenen Genehmigungsdatum rückwärts zu rechnen.

Die fünf häufigsten Ablehnungsgründe sind: (1) das Versäumnis, die tatsächliche konzerninterne Unternehmensbeziehung zwischen dem entsendenden Unternehmen und dem spanischen Gastunternehmen eindeutig nachzuweisen; UGE-CE behandelt unklare Beziehungen als potenzielle Umgehungsversuche; (2) fehlende erforderliche Angaben im Entsendeschreiben, wie z. B. Gehalt, Funktion, Entsendungszeitraum oder Informationen zum Gastunternehmen; (3) ein Gehalt, das unter der jährlichen Mindestschwelle von 40.077 € liegt; (4) fehlende Sozialversicherungsunterlagen – eine Versicherungsbescheinigung oder die Ernennung eines spanischen Vertreters ist zwingend erforderlich; und (5) Strafregisterauszüge, die abgelaufen, unvollständig (fehlende Länder früherer Wohnsitze) oder nicht mit Apostille und beglaubigter Übersetzung versehen sind. Der Dokumentenprüfungsprozess von Jobbatical ist speziell darauf ausgelegt, diese Probleme vor der Einreichung zu erkennen – vereinbaren Sie vor der Einreichung einen Termin für ein Gespräch mit dem Team.

Ja. Die spanische ICT-Aufenthaltsgenehmigung ermöglicht es dem Ehepartner oder Lebenspartner des Arbeitnehmers, unterhaltsberechtigten Kindern unter 18 Jahren (sowie volljährigen Kindern, die finanziell abhängig sind und noch keine eigene Familie gegründet haben) sowie finanziell abhängigen Verwandten in aufsteigender Linie (Eltern oder Großeltern), eine Aufenthaltsgenehmigung für Familienangehörige zu beantragen. Ehepartner können zudem eine eigene Arbeitserlaubnis beantragen, sobald ihre Aufenthaltsgenehmigung in Spanien erteilt wurde. Jobbatical empfiehlt dringend, den Antrag auf Familienzusammenführung gleichzeitig mit dem Hauptantrag auf eine ICT-Aufenthaltsgenehmigung einzureichen, da das Warten auf die Genehmigung durch die UGE-CE den Zeitplan für den Umzug um 4–6 unnötige Wochen verlängert.

Nein. Einer der wesentlichen Vorteile des spanischen IKT-Genehmigungsverfahrens gemäß dem Unternehmergesetz 14/2013 besteht darin, dass keine Prüfung der nationalen Beschäftigungslage (Situación Nacional de Empleo) erforderlich ist. Ihre Personalabteilung muss nicht nachweisen, dass keine geeigneten spanischen oder EU-Bewerber für die Stelle verfügbar waren. Der Antrag geht direkt an die UGE-CE, die ICT-Anträge von großen und multinationalen Unternehmen im Schnellverfahren bearbeitet. Dadurch ist die ICT-Genehmigung deutlich schneller und weniger bürokratisch aufwendig als der reguläre Weg zur Arbeitserlaubnis für Arbeitnehmer, der eine Arbeitsmarktprüfung erfordert, sofern die Stelle nicht auf der Liste der Mangelberufe steht.

Das Beckham-Gesetz (offiziell: Sonderregelung für im Ausland tätige Arbeitnehmer, Artikel 93 des spanischen Einkommensteuergesetzes) ermöglicht es berechtigten Personen, auf Einkünfte aus spanischen Quellen bis zu 600.000 € einen pauschalen Einkommensteuersatz von 24 % zu zahlen, anstatt des üblichen progressiven Steuersatzes (bis zu 47 %). Inhaber einer ICT-Genehmigung, die in keinem der fünf Jahre vor ihrer Entsendung in Spanien steuerlich ansässig waren, sind in der Regel berechtigt. Der formelle Antrag (Modelo 149) muss innerhalb von 6 Monaten nach dem Datum der Sozialversicherungsanmeldung des Arbeitnehmers in Spanien bei der Agencia Tributaria eingereicht werden; diese Frist kann nicht verlängert oder rückdatiert werden. Jobbatical prüft zu Beginn jedes Falles die Berechtigung nach dem Beckham-Gesetz und koordiniert die Einreichung des Modelo 149, um sicherzustellen, dass bei keinem Transfer diese wertvolle Steuerersparnis verpasst wird.

Nach der Genehmigung durch die UGE-CE und der Ankunft des Mitarbeiters in Spanien bestehen fünf zeitkritische Compliance-Verpflichtungen: (1) Anmeldung bei der Sozialversicherung am ersten Tag der Beschäftigung in Spanien; es gilt keine Nachfrist; (2) Beantragung der TIE (Tarjeta de Identidad de Extranjero / Ausländerausweis) innerhalb von 30 Tagen nach Ankunft des Mitarbeiters in Spanien; (3) Wahl des Modelo 149 nach dem Beckham-Gesetz innerhalb von 6 Monaten nach der Anmeldung bei der Sozialversicherung (sofern berechtigt); (4) Sicherstellung, dass die private Krankenversicherung für die gesamte Dauer der Aufenthaltsgenehmigung gültig bleibt; und (5) Planung des Übergangs oder der Verlängerung der Aufenthaltsgenehmigung mindestens 6 Monate vor Ablauf der ICT-Genehmigung, entweder eine Verlängerung um 2 Jahre (sofern der Einsatz fortgesetzt wird) oder ein Übergang zur HQP-Genehmigung oder zur EU-Blue Card für Mitarbeiter, die in eine Festanstellung wechseln. Compliance-Lücken in einer dieser Phasen bergen rechtliche Risiken für Ihr spanisches Unternehmen.