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Points clés à retenir concernant le numéro CoS
- Un numéro CoS comporte toujours 11 caractères et commence par la lettre « C ». Tout écart par rapport à cette règle doit vous alerter et vous inciter à vous renseigner avant de procéder à la demande.
- Les travailleurs ne peuvent pas vérifier directement le statut CoS dans le SMS ; seul votre employeur parrain dispose d'un accès au SMS.
- Un numéro CoS correctement formaté ne garantit pas la validité du CoS ; le statut, la date d'expiration et les détails de la mission doivent tous faire l'objet d'une vérification distincte.
- Les équipes RH doivent s'assurer que le statut du CoS est bien « Attribué » (et non simplement « Créé ») avant de communiquer le numéro à l'employé.
- Des erreurs dans les informations figurant sur le certificat de travail (CoS), telles qu'un code SOC erroné, des divergences salariales ou des inexactitudes dans les données personnelles, peuvent entraîner un refus de visa et retarder ainsi la date d'entrée en fonction du salarié.
Qu'est-ce qu'un numéro CoS ?
Un numéro de certificat de parrainage (CoS) est un code de référence unique à 11 caractères commençant par la lettre « C », par exemple C12345678901. Il est généré par un employeur agréé au Royaume-Uni via le système de gestion des parrains (SMS) du Home Office dès qu'un CoS a été officiellement attribué à un salarié.
Ce numéro de référence ne figure sur aucun document papier. Le CoS existe uniquement sous forme d'enregistrement numérique dans le système du Home Office. Votre employeur vous communique directement le numéro CoS afin que vous puissiez le saisir dans votre demande de visa britannique.
Pourquoi le numéro CoS est-il important pour votre demande de visa ?
Lorsque vous parrainez un travailleur dans le cadre du programme britannique pour les travailleurs qualifiés, le numéro du certificat de parrainage (CoS) constitue la référence essentielle qui relie la demande de visa de l'employé au dossier de parrainage de votre organisation. Le service britannique des visas et de l'immigration (UKVI) utilise cet identifiant unique pour extraire les informations clés relatives à la mission du système du Home Office, notamment l'intitulé du poste, le salaire, le code SOC, la date de début de la mission et la période de validité du CoS.
Si le numéro CoS est saisi de manière erronée, ne respecte pas le format requis ou n'a pas encore été attribué au travailleur, la demande de visa ne pourra pas être traitée correctement. Cela peut entraîner des retards, des demandes d'informations complémentaires, voire un refus de visa, même si tous les autres documents justificatifs sont en règle.
Comment trouver votre numéro CoS
Une fois le certificat de parrainage (CoS) attribué, les employeurs doivent s'assurer que le travailleur parrainé reçoit le numéro de référence CoS correct. Cette information est généralement communiquée par :
- Le contrat de travail ou la lettre d'offre, dans lesquels certains employeurs indiquent la référence CoS attribuée.
- Une communication officielle émanant du service des ressources humaines, de la mobilité ou de l'immigration chargé de gérer les procédures de parrainage.
- Des conseils sont fournis à l'employé tout au long de la procédure de demande de visa, car la référence CoS doit être saisie dans le champ prévu à cet effet dans le formulaire de demande de visa britannique pour travailleurs qualifiés.
Les employeurs doivent communiquer le numéro CoS directement au salarié parrainé et éviter de faire appel à des tiers pour transmettre cette information. Si un numéro CoS a été attribué mais que le salarié ne l'a pas reçu, l'organisme parrain doit le lui fournir sans délai afin d'éviter tout retard dans la procédure de demande de visa.
Comment vérifier si votre numéro CoS est correctement formaté
Avant qu'un salarié parrainé ne dépose sa demande de visa, les employeurs doivent vérifier que le numéro CoS attribué répond aux critères suivants :
Liste de contrôle du format des numéros CoS
Once you have your number, you should also learn how to verify a UK CoS is genuine to protect yourself from fraud.
Les employés peuvent-ils vérifier directement en ligne le statut de leur CoS ?
Non. Les employés ne peuvent pas accéder directement au système de gestion des sponsors (SMS). Le SMS est un portail destiné aux employeurs, et seuls les sponsors agréés disposant d'un accès utilisateur de niveau 1 au SMS peuvent consulter et gérer les dossiers CoS.
Les employeurs peuvent contribuer à réduire les retards et les erreurs liés aux visas en s'assurant que les travailleurs parrainés disposent d'informations exactes et complètes concernant le certificat de parrainage (CoS) avant de déposer leur demande. Les vérifications essentielles à effectuer sont les suivantes :
- Vérification du statut de la déclaration de prise en charge (CoS) dans le système de gestion des parrains (SMS). Seules les déclarations de prise en charge dont le statut est « Attribué » peuvent être utilisées dans le cadre d'une demande de visa.
- Maintenir une licence de parrainage en vigueur et veiller au respect des exigences du Home Office en matière de parrainage.
- Fournir au salarié les principales informations relatives à la déclaration de présence (CoS), notamment l'intitulé du poste, le code SOC, le salaire, ainsi que les dates de début et de fin de mission, afin de pouvoir les recouper avec le contrat de travail et la demande de visa.
La vérification proactive de ces informations permet de s'assurer que la demande de visa correspond bien au dossier de parrainage détenu par le Home Office, ce qui réduit le risque de retards de traitement ou de refus.
Ce que le numéro CoS ne vous dit PAS
Un numéro CoS correctement formaté confirme que la référence existe, mais ne garantit pas que le CoS soit valide, attribué ou exempt d'erreurs. Vous devez tout de même vérifier
- Le statut du CoS est « Attribué » (et non « Créé », « Utilisé », « Retiré » ou « Annulé »)
- La date d'expiration n'est pas encore dépassée (les CoS ont une durée de validité de 3 mois à compter de leur attribution)
- Les informations personnelles telles que le nom, le numéro de passeport et la date de naissance sont exactes
- Le salaire et les conditions d'emploi répondent aux critères fixés par l'UKVI
Pour en savoir plus sur l'ensemble du processus de vérification, consultez notre guide sur l'attribution et l'affectation des CoS au Royaume-Uni.
Ce que les équipes RH doivent savoir sur les numéros CoS
Pour les responsables RH et les équipes chargées de la mobilité internationale, la délivrance d'un CoS via le système de gestion des sponsors est l'étape qui génère le numéro de CoS. Avant que ce numéro ne soit disponible pour être communiqué au salarié :
- Le formulaire CoS doit être dûment rempli dans le SMS, en indiquant des informations précises sur le poste et les données personnelles.
- Il doit être officiellement attribué, et pas simplement enregistré comme brouillon.
- Il faut utiliser le type de CoS approprié : « CoS défini » pour les candidats étrangers, « CoS non défini » pour les candidats résidant au Royaume-Uni.
Toute erreur à ce stade, qu'il s'agisse d'un code SOC erroné, d'un salaire inférieur au taux en vigueur ou d'informations personnelles incohérentes, peut invalider la CoS et entraîner un refus de visa. Jobbatical gère l'intégralité du processus de délivrance de la CoS afin d'en garantir l'exactitude avant la délivrance du numéro. Réservez une démonstration pour découvrir comment nous pouvons aider votre équipe.
Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.
Foire aux questions : Numéro CoS au Royaume-Uni
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