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Resumen ejecutivo
- En el caso de los trabajadores del programa Global Business Mobility (GBM) a los que se les abona el salario a través de una nómina en el extranjero, se debe registrar en el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) y en el Certificado de Patrocinio (CoS) la referencia del sistema PAYE del empleador extranjero, y no la de la entidad del Reino Unido.
- Utilizar una referencia PAYE incorrecta o dejar el campo en blanco puede provocar discrepancias entre los registros de patrocinio y los datos de nóminas de HMRC, lo que aumenta el riesgo de problemas de cumplimiento normativo y retrasos en la tramitación.
- Una información incorrecta sobre el sistema PAYE puede provocar retrasos en la tramitación de los visados, problemas de cumplimiento por parte del patrocinador durante las auditorías del Ministerio del Interior o medidas coercitivas si no se cumplen las obligaciones de patrocinio.
- Antes de asignar el Certificado de Patrocinio (CoS), el departamento de RR. HH. debe verificar la referencia PAYE del empleador extranjero con el equipo de nóminas y asegurarse de que dicha referencia se introduzca de forma coherente tanto en el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) como en el Certificado de Patrocinio (CoS).
Un empleado que se traslade a nuestra entidad del Reino Unido a través de la vía «Global Business Mobility» (GBM) para trabajadores sénior o especialistas seguirá figurando en una nómina en el extranjero, que se comunicará a la HMRC a través de un régimen PAYE en el extranjero. ¿Cómo debe registrarse esto en el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) y en el Certificado de Patrocinio (CoS)?
Respuesta: Debes añadir la referencia PAYE específica de la entidad en el extranjero a los registros de tu licencia de patrocinador del Reino Unido a través del Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) e indicarla explícitamente en el Certificado de Patrocinio (CoS). Si la omites o utilizas la referencia PAYE de la sucursal del Reino Unido en lugar de la de la entidad en el extranjero, el sistema automatizado de cotejo de datos de HMRC (Hacienda y Aduanas de Su Majestad) podría fallar.
Esto puede dar lugar al rechazo del CoS, a retrasos en la tramitación del visado o a la rebaja de categoría de su licencia de patrocinador. Este requisito se aplica incluso si el régimen PAYE extranjero ya está registrado en la HMRC: la referencia PAYE extranjera debe introducirse explícitamente tanto en el registro del SMS como en el CoS.
⚠️ Importante: Utiliza siempre la referencia PAYE del empleador en el extranjero, y no la de la sucursal del Reino Unido, al cumplimentar el registro del Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) y el Certificado de Patrocinio (CoS). Los datos PAYE que no coincidan pueden provocar retrasos en la tramitación del visado y problemas de cumplimiento normativo para el patrocinador.
Transferencias de nóminas al extranjero de GBM: resumen de la situación, las obligaciones de cumplimiento y el perfil de riesgo
Lo que exige la ley y lo que comprueba realmente la HMRC
La situación jurídica - Referencia sobre el sistema PAYE de GBM Overseas
Al patrocinar a un trabajador del programa Global Business Mobility (GBM) que sigue figurando en una nómina en el extranjero, las empresas son responsables de registrar información precisa sobre la nómina a lo largo de todo el proceso de patrocinio. La coherencia de los datos del sistema PAYE en los registros de patrocinio y de nómina ayuda a demostrar el cumplimiento normativo y reduce el riesgo de retrasos en la tramitación.
- Utiliza la referencia PAYE del extranjero: Anota la referencia PAYE del empleador extranjero responsable del pago al trabajador, no la de la entidad del Reino Unido.
- Mantén la coherencia: asegúrate de que aparezca la misma referencia PAYE tanto en el Sistema de Gestión de Patrocinadores (SMS) como en el Certificado de Patrocinio (CoS).
- Mantén la exactitud de los registros: los datos del sistema PAYE incorrectos o incompletos pueden generar problemas de cumplimiento normativo evitables durante las comprobaciones de patrocinio.
- Cumplimiento de las obligaciones del patrocinador: Proporcionar información precisa sobre las nóminas forma parte de tus responsabilidades continuas como patrocinador autorizado.
El proceso práctico: Referencia sobre el sistema PAYE de GBM Overseas
Antes de asignar un certificado de patrocinio, el departamento de Recursos Humanos debe colaborar estrechamente con el equipo de nóminas o de finanzas para confirmar que la información relativa al PAYE es correcta. Verificar estos datos desde el principio ayuda a evitar modificaciones, retrasos y riesgos innecesarios en materia de cumplimiento normativo.
- Confirmar con el departamento de nóminas: Obtén el número de referencia PAYE del empleador extranjero directamente del equipo global de nóminas o del departamento financiero.
- Introduce los datos correctos: Anota la referencia del PAYE que figura en el SMS antes de asignar el Certificado de Patrocinio.
- Comprueba que los datos coincidan: Asegúrate de que la referencia PAYE introducida en el SMS coincida con la que aparece en el CoS.
- Revisión antes del envío: Realiza una comprobación final de la información relativa a las nóminas antes de enviar el expediente de patrocinio.
Orientación de RR. HH. - Referencia sobre el sistema PAYE de GBM en el extranjero
Un sencillo proceso de revisión interna puede reducir considerablemente los errores en la tramitación de las solicitudes. Establecer responsabilidades claras entre el departamento de RR. HH. y el de nóminas garantiza que la información sobre el PAYE sea correcta en toda la solicitud.
- Comprueba la referencia PAYE: Confirma la referencia PAYE del empleador extranjero antes de crear el expediente de patrocinio del trabajador.
- Verificar la información salarial: Asegúrate de que el salario que figura en el CoS se corresponda con la nómina real del empleado en el extranjero.
- Conservar la documentación: Guardar las confirmaciones de nómina y los documentos justificativos para futuras revisiones de cumplimiento normativo.
- Coordinación entre equipos: Asegúrate de que los equipos de RR. HH., nóminas e inmigración estén en sintonía en cuanto a todos los detalles del patrocinio antes de presentar la solicitud.
Riesgos clave - Referencia sobre el sistema PAYE de GBM en el extranjero
La mayoría de los problemas relacionados con el sistema PAYE se deben a un error en la introducción de datos, más que a problemas con la elegibilidad del empleado. Detectar estos riesgos a tiempo ayuda a los empleadores a evitar retrasos y a garantizar el cumplimiento normativo por parte de la empresa.
- Referencia PAYE incorrecta: Utilizar la referencia PAYE de la entidad del Reino Unido en lugar de la del empleador extranjero puede generar inconsistencias en los registros de patrocinio.
- Datos incoherentes: Las diferencias entre el SMS y el CoS pueden requerir correcciones antes de que se pueda continuar con la solicitud.
- Conclusiones sobre el cumplimiento normativo: Durante una auditoría de cumplimiento realizada por el Ministerio del Interior pueden detectarse errores reiterados en el registro de las nóminas.
- Retrasos en la tramitación: Una información incorrecta sobre el sistema PAYE puede dar lugar a comprobaciones adicionales y alargar los plazos de tramitación del visado.
Acerca de Jobbatical Expertise en el Reino Unido
Jobbatical ha gestionado más de 17 000 traslados internacionales en más de 45 países, ayudando a los equipos de RR. HH. y de movilidad global a gestionar el patrocinio GBM, las asignaciones del Certificado de Patrocinio, el cumplimiento de la normativa SMS y el registro de nóminas conforme a los requisitos de la HMRC para los traslados dentro de la empresa.
Preguntas frecuentes: SMS de referencia del sistema PAYE de GBM en el extranjero y registro de CoS
Cubre los siguientes casos de uso:
1. ¿Cómo se registra una referencia PAYE del extranjero en un Certificado de Patrocinio del Reino Unido para un traslado GBM?
2. Nuestra empresa matriz en el extranjero abona el salario al empleado trasladado; ¿qué referencia del sistema PAYE debe figurar en el CoS?
3. En el caso de un empleado que figura en la nómina de un grupo sueco y que se traslada mediante la vía «GBM Senior» o «GBM Specialist Worker», ¿qué datos debemos introducir en el SMS?
4. ¿Se puede rechazar un CoS de GBM debido a una referencia PAYE incorrecta?
5. ¿Qué es un régimen PAYE en el extranjero y cómo afecta al patrocinio de GBM en el Reino Unido?
6. Nómina de la empresa matriz alemana: en el caso del visado GBM del Reino Unido, ¿se incluye la referencia del PAYE en el extranjero en el Certificado de Patrocinio?
7. La comprobación cruzada de datos de HMRC ha fallado en nuestro GBM CoS. ¿A qué se debe esto y cómo lo solucionamos?
8. Nuestro régimen de retención en origen (PAYE) para el extranjero aún no está activo. ¿Podemos presentar igualmente un certificado de pago (CoS) de GBM?
9. ¿Se aplica el requisito de la referencia PAYE en el extranjero a los becarios de posgrado de GBM que figuran en la nómina de la empresa matriz noruega?
10. ¿Cuál es el riesgo de que se nos rebaje la calificación de cumplimiento si omitimos la referencia al sistema PAYE en el extranjero en el SMS de un trabajador de GBM?
11. ¿Cómo se contabiliza el caso de un ciudadano indio que se traslada al Reino Unido a través de la vía GBM y al que la empresa matriz india le abona el salario mediante el régimen PAYE para el extranjero de la HMRC?
12. ¿Cómo puedo averiguar cuál es la referencia PAYE correcta que debe indicar nuestra entidad empleadora en el extranjero en un certificado de situación fiscal (CoS) del Reino Unido?
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