Pourquoi mon certificat d'emploi est-il en retard ? Causes courantes et solutions pour les employeurs britanniques

Vous avez fait une offre. Le candidat l'a acceptée. La fiche de poste a été validée, le salaire a été convenu, et votre nouvelle recrue est prête à donner son préavis à son employeur actuel. C'est alors que le certificat de parrainage se retrouve bloqué, et soudain, le plan d'intégration prévu sur 12 semaines commence à s'effondrer.

C'est l'une des situations les plus frustrantes dans le domaine du recrutement international. Un retard dans la délivrance du CoS ne se contente pas de ralentir un simple recrutement ; il peut vous faire perdre le candidat, retarder le lancement d’un produit ou laisser un poste clinique essentiel vacant. Et en 2026, cela arrive de plus en plus souvent. L’UKVI a considérablement durci son processus d’attribution des CoS à partir de mi-2025, en imposant des exigences documentaires plus strictes et en créant des goulots d’étranglement qui ont pris de court même les équipes RH les plus expérimentées.

Motifs courants de retard dans la délivrance des certificats de travail pour les employeurs

Retards dans le traitement des demandes de CoS

• Le nombre élevé de demandes de visa et le manque de personnel au sein de l'UKVI ont entraîné des retards importants à tous les niveaux.
• Alors que le traitement d'une CoS définie (pour les candidats hors du Royaume-Uni) prend techniquement un jour ouvrable, les décisions relatives à l'attribution d'une CoS non définie (pour les recrutements sur place) peuvent désormais prendre entre 8 et 16 semaines.
• Le mois d'avril reste une période particulièrement critique en raison d'une conjoncture défavorable combinant la réinitialisation annuelle des quotas CoS et un pic saisonnier des embauches à l'échelle mondiale.
• Ces retards sont encore aggravés par les mises à jour en cours du système de l'UKVI, liées au récent livre blanc sur l'immigration.
• La réservation d'un créneau « Priority Service » coûte 350 £, mais seuls 100 créneaux sont mis en vente chaque jour à 7 h et ils sont tous réservés en quelques minutes. De plus, un créneau ne garantit pas un traitement rapide si l'UKVI suspend la demande pour demander des pièces justificatives supplémentaires.

Erreurs ou informations incomplètes dans la demande

Il s'agit de la cause la plus facilement maîtrisable des retards dans le traitement des demandes de visa de séjour (CoS) et l'une des plus courantes. Parmi les erreurs qui entraînent généralement un rejet ou une demande de précisions de la part de l'UKVI, on peut citer :

• Codes SOC (Classification standard des professions) erronés, notamment à la suite des mises à jour de 2025 concernant les classifications SOC 2020 et les seuils de compétences
• Salaire inférieur au seuil requis (seuil général de 41 700 £ à compter d'avril 2026, ou au salaire habituel pour ce poste, le montant le plus élevé étant retenu)
• Documents justificatifs manquants ou incohérents
• Divergences entre les informations figurant dans la lettre d'offre ou le contrat de travail et celles contenues dans la fiche de poste.
• Une seule erreur dans le numéro de passeport, l'orthographe du nom ou le montant du salaire peut réduire à néant toute la candidature.

L'UKVI ne corrigera pas les erreurs à votre place ; il se contentera de rejeter ou de contester la lettre d'intention, et vous devrez tout recommencer. Pour vous aider à comprendre quels documents votre équipe doit préparer à l'avance, la liste de contrôle de Jobbatical pour la lettre d'intention répertorie tous les éléments que l'UKVI vérifie.

Questions relatives aux licences des sponsors

Un certificat de soutien (CoS) ne peut pas être délivré si votre licence de parrainage n'est pas en règle. Trois problèmes viennent généralement entraver la procédure pour les employeurs :

• La demande de licence est toujours en cours d'examen (les nouveaux demandeurs doivent prévoir un délai de 2 à 3 mois entre le dépôt de la demande et l'octroi de la licence)
• La licence a été suspendue ou rétrogradée au niveau B en raison d'un manquement aux obligations réglementaires ; dans ce cas, aucun nouveau CoS ne peut être attribué tant qu'un plan d'action n'a pas été mis en œuvre (frais : 1 476 £) et que le niveau A n'a pas été rétabli
• L'accès des utilisateurs au SMS de niveau 1 ou 2 n'est pas correctement configuré, ce qui empêche les personnes habilitées d'accéder au système de gestion des sponsors pour soumettre ou gérer les demandes de CoS.

Une suspension de licence constitue un risque pour la continuité de vos activités. Tout nouveau recrutement à l'international est bloqué, et vos employés déjà pris en charge sont confrontés à une situation d'incertitude. Seuls des audits de conformité internes réguliers constituent une protection fiable. L'assistance de Jobbatical en matière de licence de parrainage au Royaume-Uni comprend un suivi de la conformité afin de garantir le maintien de votre licence en règle tout au long de l'année.

Limites annuelles d'attribution du CoS

• Votre quota de recrutement : chaque licence de parrainage est assortie d'un quota annuel de CoS. Si vous atteignez ce quota en cours d'année, tout recrutement international est suspendu jusqu'à ce que l'UKVI approuve une augmentation.
• Nouvelles formalités administratives : demander une augmentation de quota n'est plus une simple formalité. L'UKVI exige désormais des justificatifs détaillés, notamment des relevés PAYE, des organigrammes, les coordonnées des candidats et des relevés bancaires, ce qui peut prolonger la procédure de plusieurs semaines.
• La solution : n'attendez pas d'avoir un recrutement urgent pour faire le point sur vos effectifs. Évaluez et prévoyez vos besoins en recrutement à l'international dès le début de chaque exercice financier afin d'éviter que votre pipeline ne se tarisse.

Problèmes liés à l'éligibilité aux rôles et à l'authenticité

L'UKVI peut contester ou refuser une attestation de soutien financier (CoS) s'il existe des doutes quant à l'existence réelle du poste tel qu'il est décrit, ou quant à la conformité effective de la description de poste avec le code SOC attribué. Ce contrôle a été renforcé dans le cadre du Livre blanc sur l'immigration révisé. Parmi les motifs courants, on peut citer :

• Des fonctions qui recouvrent plusieurs codes SOC sans justification claire
• Un salaire qui semble ne pas correspondre aux responsabilités décrites
• Des descriptions de poste vagues ou copiées à partir d'un modèle générique, au lieu de refléter le poste tel qu'il est réellement

Si l'UKVI vous demande des pièces justificatives supplémentaires, vous disposez généralement d'un délai limité pour y répondre. Si vous ne respectez pas ce délai, vous devrez recommencer la procédure depuis le début.

CoS restreint et plafond mensuel

• Risque lié au plafond mensuel : des conditions d'utilisation restreintes s'appliquent à certains rôles soumis à une allocation mensuelle plafonnée. Si la demande dépasse ce plafond au cours d'un mois donné, les demandes moins prioritaires sont automatiquement reportées au mois suivant, ce qui allonge votre délai de 4 à 8 semaines.
• Comment les postes sont classés par ordre de priorité : l'UKVI classe ces demandes en fonction du type de poste et du niveau de salaire proposé ; les postes essentiels et mieux rémunérés sont approuvés en priorité.
• Solution : si votre plan de recrutement prévoit des postes dans des catégories soumises à un plafond, vous devez impérativement prévoir une marge de manœuvre de 4 à 8 semaines. Une candidature de dernière minute ne peut pas contourner ni passer outre un mois soumis à un plafond.

Retards liés aux ressources humaines et aux processus internes

À vrai dire, une grande partie des retards dans la délivrance des certificats de soutien financier (CoS) trouve son origine au sein même de l'entreprise qui recrute, et non au ministère de l'Intérieur. Parmi les causes internes courantes, on peut citer :

• Les demandes de lettre d'acceptation soumises plusieurs semaines après la lettre d'offre, alors que le candidat est déjà inquiet
• Une mauvaise coordination entre les responsables du recrutement, les RH et les équipes chargées des questions d'immigration, ce qui entraîne des informations incomplètes ou incohérentes
• Le manque de connaissance, chez les responsables du recrutement, de la durée réelle du processus de bout en bout

Les directives du ministère de l'Intérieur relatives à la partie 2 du programme de parrainage exigent qu'un certificat de soutien (CoS) soit utilisé dans les trois mois suivant l'affectation, ce qui signifie que les retards internes réduisent également la période de validité dont dispose votre candidat. Pour un aperçu pratique du processus d'attribution et d'affectation du CoS, le guide RH de Jobbatical présente l'ensemble du déroulement des opérations et identifie les étapes où les retards surviennent le plus souvent.

Problèmes du côté des candidats

Même lorsque votre CoS est traité dans les délais, le candidat peut être à l'origine de retards

• Retard dans la transmission des documents personnels : données du passeport, diplômes ou justificatifs du droit au travail
• Des divergences entre le nom ou le numéro de passeport qu'ils ont fourni et les informations figurant dans leurs documents
• Des refus de visa antérieurs ou un parcours migratoire complexe nécessitant des vérifications supplémentaires avant que la lettre d'intention (CoS) puisse être délivrée

Intégrez la collecte des documents des candidats à votre processus d'intégration dès l'acceptation de l'offre, et non après l'envoi de la demande de certificat de capacité.

Conséquences des retards du CoS sur les entreprises et les candidats

Un retard dans la délivrance du certificat de conformité n'est pas seulement un problème administratif. Les conséquences en aval sont bien réelles et souvent coûteuses :

Résumé de l'impact sur les entreprises et les candidats

Comment réduire au minimum ou surmonter les retards liés au CoS grâce aux services d'aide à l'immigration

1. Anticipez et alignez-vous sur les calendriers de recrutement

N'attendez pas la signature d'une offre pour vous pencher sur les démarches relatives au visa ; commencez à vous y préparer dès que vous publiez l'offre d'emploi.

• Prévoyez une marge : prévoyez toujours un délai de 8 à 12 semaines entre le moment où le candidat accepte l'offre et sa date d'entrée en fonction prévue.
• Gérez votre quota : vérifiez votre allocation annuelle de certificats de parrainage (CoS) au début de chaque exercice financier. Demandez une augmentation avant d'atteindre votre limite.
• Évitez la ruée d'avril : avril est le mois le plus chargé et le plus risqué en termes de retards au Home Office. Envoyez vos demandes de CoS bien à l'avance.

2. Vérifiez minutieusement chaque détail pour vous assurer de son exactitude

Le ministère de l'Intérieur retardera ou rejettera les demandes pour la moindre erreur. Une simple faute de frappe peut retarder votre procédure de plusieurs semaines.

• Vérifiez les codes de poste : assurez-vous que vous utilisez bien les codes SOC 2020 corrects (le système a été mis à jour en 2025, mais de nombreux employeurs utilisent encore des codes obsolètes).
• Vérifier les barèmes salariaux : assurez-vous que le salaire proposé respecte à la fois le seuil général requis pour l'obtention d'un visa britannique et le « barème en vigueur » spécifique à ce code de poste précis.
• Vérification croisée des documents : assurez-vous que les informations figurant sur le certificat de sélection correspondent exactement à celles du passeport, de la lettre d'offre et du contrat du candidat.

💡 Astuce : utilisez une liste de contrôle dédiée au document CoS pour vérifier chaque champ avant de valider l'envoi.

3. Veillez à ce que le bilan de santé de votre licence de sponsor soit à jour

Votre capacité à recruter à l'international dépend entièrement de la validité de votre licence de parrainage. Si votre licence est suspendue, l'ensemble de votre processus de recrutement est bloqué.

• Effectuez des contrôles réguliers : procédez à des vérifications internes de routine pour vous assurer que vos registres sont en ordre.
• Gérer les accès au système : assurez-vous que les utilisateurs de niveau 1 de votre système de gestion des parrainages (SMS) sont correctement configurés et que les membres de l'équipe concernés y ont accès.
• Signalez rapidement tout changement : informez le siège social de tout changement au sein de l'organisation ou concernant le personnel dans un délai strict de 10 à 20 jours.

4. Faire appel à un spécialiste de l'immigration

Le moyen le plus simple d'éviter les retards et les erreurs est de confier les tâches les plus lourdes à des experts.

En faisant appel à un spécialiste tel que Jobbatical, vous éliminez toute incertitude liée au recrutement international. Nous prenons en charge l'ensemble du processus pour les employeurs britanniques, de la vérification des codes de poste et de la préparation des candidatures jusqu'au dépôt des SMS et au suivi de la conformité.

Avec plus de 16 000 déménagements menés à bien, notre plateforme a été spécialement conçue pour les équipes des ressources humaines et de la mobilité internationale. Nous nous chargeons des formalités administratives auprès du Home Office afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : dénicher les meilleurs talents.

Prenez rendez-vous pour une démonstration avec Jobbatical afin de découvrir comment votre équipe peut réduire les retards liés aux coûts de recrutement et maintenir le rythme de votre processus de recrutement à l'international.

Conclusion

Les retards dans le processus CoS sont rarement dus à un seul facteur. Dans la plupart des cas, il s'agit d'une combinaison de plusieurs éléments : une demande d'allocation qui n'a pas été soumise assez tôt, un montant de salaire qui ne tenait pas compte des tarifs en vigueur, et un transfert interne qui a entraîné un retard de deux semaines. La bonne nouvelle, c'est que la plupart de ces causes peuvent être évitées grâce à la mise en place d'un processus adapté et d'un soutien adéquat.

Si votre équipe doit gérer des recrutements à l'international, quelle que soit leur ampleur, en 2026, la question n'est pas de savoir si des retards dans l'obtention du CoS vont se produire, mais plutôt si vous disposez des systèmes nécessaires pour les détecter et les résoudre avant qu'ils ne vous fassent perdre un candidat. Découvrez comment Jobbatical gère les demandes de CoS pour les employeurs britanniques, ou consultez notre guide des meilleures pratiques en matière d'attribution de CoS afin de mettre en place votre cadre de planification avant votre prochain recrutement.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.