Guide à l'intention des sponsors britanniques – Annexe D : Guide complet sur la tenue des registres par l'employeur

Qu'est-ce que la conformité à l'annexe D au Royaume-Uni ?

L'annexe D constitue un document essentiel du guide principal du Home Office destiné aux employeurs parrains. Elle détaille les catégories exactes de documents, les formats acceptés et les dossiers justificatifs que les employeurs doivent conserver pour s'acquitter de leurs obligations légales. Le respect des dispositions de l'annexe D au Royaume-Uni prouve que votre organisation parraine de véritables travailleurs, verse des salaires éligibles et assure le suivi de l'activité professionnelle en toute légalité.  

Pourquoi le service britannique des visas et de l'immigration (UKVI) procède-t-il à des contrôles des dossiers des parrains ?

L'UKVI mène des contrôles tant annoncés qu'inopinés afin de s'assurer que les organismes parrains n'abusent pas du système d'immigration. Lors d'une inspection, les agents chargés de la conformité examinent les dossiers de l'annexe D pour vérifier que :

• L'employé parrainé dispose d'un statut de droit au travail en règle.  
• Le poste pourvu répond à un réel besoin opérationnel.
• Le salaire versé est égal ou supérieur au seuil obligatoire fixé dans le certificat de parrainage (CoS).

Principales obligations des organismes parrains de visas britanniques selon les dernières directives

La détention d'une licence de parrainage s'accompagne de quatre responsabilités principales définies par le ministère de l'Intérieur :

1. Tenue des registres : conservation des documents obligatoires relatifs à l'identification, au recrutement et à la rémunération, conformément à l'annexe D.  
2. Obligations de déclaration : informer l'UKVI via le système de gestion des sponsors (SMS) dans un délai de 10 jours ouvrés en cas de changements importants (par exemple, modifications de salaire, changements de lieu de travail ou absences non autorisées).  
3. Suivi et conformité : veiller à ce que les travailleurs parrainés conservent un statut d'immigration valide et assurer le suivi de leur assiduité.  
4. Conformité générale : respect de la législation britannique en matière d'emploi dans son ensemble, y compris les normes relatives au salaire minimum national et la réglementation sur le temps de travail.  

La tenue des registres n'est que l'une des quatre obligations ; notre guide consacré aux obligations de conformité et aux sanctions relatives à la licence de sponsor au Royaume-Uni présente une vue d'ensemble complète des obligations en matière de déclaration, de contrôle et d'application de la réglementation .

Quels sont les documents requis à l'annexe D ? (Liste de contrôle obligatoire)

1. Justificatifs du droit au travail et documents d'identité

Chaque dossier d'employé parrainé doit comporter, en premier lieu, une preuve claire de son identité et de son droit légal à travailler.  

Comment gérer la transition vers le visa électronique pour les employeurs britanniques

Dans le cadre de la transition du Home Office vers un système d'immigration entièrement numérique, les titres de séjour biométriques (BRP) physiques et les vignettes d'entrée sont progressivement supprimés. Les parrains doivent effectuer des vérifications numériques du droit au travail via le service en ligne du Home Office :  

• Générez un code de partage et demandez au candidat de vous le communiquer.
• Effectuez la vérification à l'aide de l'outil officiel de GOV.UK intitulé « Vérifier le droit au travail d'un candidat ».  
• Conservez une copie au format PDF ou imprimée du résultat de la vérification en ligne, sur laquelle figurent la photo du salarié et la date d'expiration.

Enregistrement des numéros de sécurité sociale et des copies de passeport

• Copies du passeport : conservez des copies des pages d'identification de votre passeport en cours de validité, notamment celles contenant vos informations personnelles, votre photo et la date d'expiration.  
• Numéro d'assurance nationale (NI) : conservez une preuve écrite du numéro NI du salarié sous la forme d'un document officiel, tel qu'un formulaire P45/P60, une lettre de l'HMRC ou une fiche de paie détaillée.  

2. Justificatifs de recrutement : poste éligible vs poste vacant réel – Normes britanniques

Afin de prévenir le travail illégal et la surenchère sur le marché de l'emploi, les employeurs doivent prouver que chaque poste pour lequel ils parrainent un candidat est légitime.  

Justification des niveaux de compétence et des descriptions de poste

Vous devez conserver une preuve officielle attestant que le salarié possède les qualifications ou l'expérience requises pour le code SOC qui lui a été attribué. Cela inclut les diplômes, les autorisations d'exercer (par exemple, l'inscription au GMC/GDC pour le personnel médical) ou les références écrites fournies par d'anciens employeurs.  

Preuves relatives à la publicité et à la sélection normalisées

Même lorsqu'un « test formel du marché du travail local » (RLMT) n'est pas obligatoire, la conservation des justificatifs de recrutement permet de démontrer que la sélection a été effectuée en toute bonne foi. À conserver :

• Copies ou captures d'écran des offres d'emploi publiées, indiquant le lieu et la durée.  
• Listes de présélection, grilles d'évaluation des entretiens et notes expliquant la sélection des candidats.

Le passage, prévu en mars 2026, du critère de « poste vacant réel » à celui, plus large, de « poste éligible » est expliqué dans notre guide complet 2026 destiné aux RH : « Certificat de parrainage au Royaume-Uni ».

3. Documents relatifs à la masse salariale et aux seuils de rémunération

La conformité salariale est vérifiée à chaque période de paie. Les promoteurs doivent s'assurer que les rémunérations respectent les spécifications du CoS et ne comportent aucune retenue non autorisée.  

Fiches de paie, contrats et relevés de virements bancaires

• Contrats de travail : contrats de travail signés précisant l'intitulé du poste, les horaires de travail et le salaire brut.  
• Fiches de paie détaillées : fiches de paie mensuelles ou hebdomadaires indiquant les numéros d'assurance sociale, les retenues fiscales et le salaire brut.
• Justificatif de paiement : relevés de compte bancaire professionnel attestant que le salaire net a été versé directement au salarié.

4. Coordonnées des salariés et registres de suivi des présences

• Coordonnées à jour : historique de l'adresse de résidence actuelle du salarié au Royaume-Uni, de son numéro de téléphone portable personnel et de son adresse e-mail personnelle.  
• Gestion des absences : les absences doivent être consignées. Il convient de conserver les registres des congés annuels, les formulaires de déclaration de maladie ainsi que les relevés de toute absence non autorisée dépassant 10 jours ouvrés consécutifs.  

Résumé des quatre obligations des promoteurs, des quatre catégories de documents, des règles de conservation et des signaux d'alerte justifiant une intervention en matière d'autorisation

Règles de conservation des documents : combien de temps faut-il conserver les documents relatifs au droit au travail au Royaume-Uni ?

Règle générale : durée du parrainage plus un an

La règle principale régissant la durée de conservation des documents relatifs au droit au travail au Royaume-Uni, conformément à l'annexe D, est la suivante :

• Durée du parrainage PLUS au moins un an; OU
• Jusqu'à ce qu'un agent chargé de la conformité de l'UKVI ait examiné et approuvé les dossiers (si cela intervient plus tôt après la fin du parrainage).  

Exceptions relatives aux audits de conformité et aux archives historiques

Certains documents sont soumis à des délais de conservation différents :

• Contrats de sponsoring avec des sportifs internationaux : conservés pendant 2 ans après l'expiration du contrat.  
• Dossiers généraux relatifs au retour au travail (RTW) prévus par la loi : la législation standard en matière d'emploi exige que les justificatifs de base relatifs au retour au travail soient conservés pendant deux ans après la fin du contrat de travail, afin de préserver les moyens de défense prévus par la loi contre d'éventuelles sanctions civiles.

Stockage numérique sécurisé ou archivage de documents physiques (conformité au RGPD au Royaume-Uni)

L'UKVI autorise aussi bien les formats numériques que papier, à condition que les documents soient lisibles et facilement accessibles. Toutefois, les organismes de parrainage doivent concilier les exigences d'accessibilité de l'annexe D avec celles du RGPD britannique et de la loi de 2018 sur la protection des données :  

• Utilisez des disques durs numériques dédiés aux ressources humaines, cryptés et dont l'accès est limité en fonction des rôles.
• Évitez de conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée légale, sauf si la loi l'exige.

Préparation à l'audit : votre liste de contrôle pour l'audit de conformité UKVI

Simulation d'audit étape par étape pour les équipes RH

La réalisation d'examens internes périodiques permet à votre équipe d'être toujours prête pour un audit :

1. Vérification de la conformité des codes de fonction (CoS) : comparer les enregistrements CoS actifs avec les fonctions effectivement exercées.
2. Vérifier le statut « RTW » : s'assurer que les vérifications en ligne des codes de partage ont bien été effectuées avant les dates de prise de fonction.  
3. Vérification croisée des salaires : vérifier que les bulletins de paie confirment que les revenus respectent les seuils fixés par le CoS.  
4. Registres des contacts d'audit : mettre à jour sans délai les adresses ou numéros de téléphone manquants.  

Signalement des modifications via le système de gestion des promoteurs (SMS)

Veillez à toujours enregistrer et signaler les modifications suivantes dans le SMS dans un délai de 10 jours ouvrables :  

• Changements concernant le lieu de travail ou les modalités de travail hybride.
• Ajustements salariaux (par exemple, congés sans solde ou mises à jour relatives au congé de maternité).  
• Cessation anticipée du contrat de travail ou non-prise de fonction.

Tout changement devant faire l'objet d'une déclaration doit être enregistré sur le Service de gestion des licences des promoteurs (SMS) du Royaume-Uni, et il est important de savoir qui est habilité à effectuer cette opération.

Signaux d'alerte courants mentionnés à l'annexe D pouvant entraîner la suspension ou la révocation du permis

• Non-présentation des documents demandés lors d'une inspection inopinée de l'UKVI.  
• Absence de justificatif d'embauche ou impossibilité de prouver l'existence d'un véritable poste vacant.
• Les contrôles RTW ont été effectués après l'entrée en fonction du salarié.
• Des coordonnées obsolètes ou des absences de salariés non suivies.  

Bonnes pratiques pour garantir la conformité à l'annexe D

Listes de contrôle pour l'intégration et processus RH automatisés

• Intégrer la saisie obligatoire des documents de l'annexe D dans les processus standard d'intégration des nouveaux collaborateurs.
• Émettre des déclarations officielles relatives aux droits des salariés et conserver les accusés de réception signés par les travailleurs.
• Configurez des alertes automatiques dans votre agenda pour les dates d'expiration des visas et les vérifications périodiques du droit au travail.

Comment remédier à l'absence de documents avant un audit

Si un audit interne révèle l'absence de certains documents :

• Effectuez immédiatement une nouvelle vérification en ligne du « droit au travail ».  
• Se procurer les archives des fiches de paie et des virements bancaires auprès des services comptables.
• Consignez cette anomalie en interne et joignez une note expliquant les mesures correctives mises en œuvre.

Pour les équipes qui souhaitent que leur personnel soit formé en interne aux obligations en matière de rapports et de tenue des registres, nous proposons des formations sur la gestion du système de gestion de la sécurité (SMS) et la conformité au Royaume-Uni, destinées aux entreprises.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.