Guide du portail du système de gestion des sponsors au Royaume-Uni : configuration, accès et erreurs courantes 2026

Qu'est-ce que le portail du système britannique de gestion des sponsors ?

Le système de gestion des parrainages (SMS) est le portail en ligne sécurisé du Home Office destiné aux employeurs britanniques titulaires d'une licence. Il s'agit du point de contact unique entre votre organisation et le service des visas et de l'immigration du Royaume-Uni (UKVI). Toutes les démarches liées au parrainage, de la délivrance d'un certificat de parrainage (CoS) à la mise à jour des informations sur l'entreprise, s'effectuent ici.

Ce guide se concentre sur les aspects opérationnels : comment accéder au système, que faire en cas d'échec de la connexion, comment consulter le tableau d'affichage et comment procéder si vous avez hérité de la responsabilité du SMS sans disposer de documentation. Pour les obligations de conformité, les délais de déclaration et la préparation aux audits, consultez notre guide des meilleures pratiques en matière de SMS RH au Royaume-Uni.

Comment vos identifiants SMS sont-ils attribués ?

Une fois votre licence de parrainage approuvée, l'UKVI vous envoie vos identifiants de connexion par deux canaux distincts, délibérément séparés pour des raisons de sécurité :

• L'identifiant de connexion est envoyé par courrier postal à l'ordonnateur désigné dans votre demande de licence.
• Le mot de passe initial est envoyé par e-mail à l'utilisateur de niveau 1 désigné.

L'ordonnateur est alors chargé de transmettre l'identifiant de connexion à l'utilisateur de niveau 1. Cette transmission en deux étapes est voulue : aucun des deux éléments n'est utile sans l'autre.

Si vous n'avez reçu ni l'un ni l'autre dans les 10 jours ouvrables suivant l'approbation de votre permis, contactez le service d'assistance téléphonique de l'UKVI dédié au parrainage, aux employeurs et à l'éducation. N'attendez pas : tout retard dans l'accès à ces documents entraîne un retard dans l'attribution des CoS et bloque les demandes de visa.

Si vous ajoutez ultérieurement un nouvel utilisateur de niveau 1 ou 2, son mot de passe lui sera envoyé par e-mail dès qu'un utilisateur de niveau 1 existant aura approuvé la demande dans le portail.

Première connexion : à quoi s'attendre

La première connexion se déroule un peu différemment d'une connexion habituelle. Voici comment cela se passe :

1. Rendez-vous sur la page officielle de connexion par SMS du site GOV.UK. Ajoutez-la directement à vos favoris ; n'enregistrez pas les liens provenant d'e-mails ou de sites tiers.
2. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe temporaire exactement tels qu'ils vous ont été communiqués. Ces deux champs sont sensibles à la casse.
3. Vous serez invité à définir immédiatement un nouveau mot de passe. Celui-ci doit comporter entre 12 et 256 caractères et inclure au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule, un chiffre et un caractère spécial. Les espaces ne sont pas autorisés, et votre mot de passe ne peut pas contenir votre nom d'utilisateur ou votre identifiant de connexion.
4. Un code à usage unique (OTP) vous sera envoyé par SMS au numéro de téléphone mobile associé à votre compte. Saisissez-le dans le délai indiqué ; les codes OTP expirent en quelques minutes.
5. Les utilisateurs de niveau 1 accèdent au forum après s'être connectés. Lisez tous les messages avant de faire quoi que ce soit d'autre.

Traitez vos identifiants avec le même soin que vous accordez à vos opérations bancaires en ligne. Ne les communiquez à personne ; les collègues qui doivent effectuer des tâches par SMS doivent disposer de leur propre compte utilisateur.

Le service de SMS : le canal direct de l'UKVI vers votre organisation

Le forum est réservé aux utilisateurs de niveau 1 et constitue le principal moyen de communication du Home Office avec votre organisation. L'UKVI l'utilise pour envoyer :

• Avis de conformité et demandes d'informations
• Notifications concernant le statut de votre licence
• Mises à jour des politiques ayant une incidence sur vos obligations en matière de parrainage
• Annonces concernant la disponibilité et la capacité des services prioritaires

Le fait de ne pas consulter un message n'est pas considéré avec indulgence. Si l'UKVI demande des justificatifs via la plateforme de messagerie et ne reçoit aucune réponse, cela peut être considéré comme un manquement aux obligations, même si cela est simplement dû au fait que personne ne s'est connecté pour vérifier.

Les utilisateurs de niveau 1 doivent lire tous les messages à chaque fois qu'ils se connectent. La plupart des conseillers recommandent de consulter le forum au moins deux à trois fois par semaine. Si votre organisation ne compte qu'un seul utilisateur de niveau 1 et que celui-ci est en congé ou a quitté ses fonctions, le forum reste sans surveillance — c'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un deuxième utilisateur de niveau 1 actif.

Erreurs courantes d'accès aux SMS et comment les résoudre

Reprendre l'accès aux SMS sans transfert : un plan de reprise étape par étape

Une situation courante et stressante :

Vous venez de prendre en charge les ressources humaines, l'ancien responsable est parti, les identifiants SMS sont inconnus et il n'y a aucune trace de ce qui a été fait ou non dans le système. Procédez dans l'ordre.

Étape 1 : Vérifiez si vous pouvez accéder au portail

Vérifiez si vous aviez déjà été enregistré en tant qu'utilisateur avant le départ de l'ancien responsable. Si c'est le cas, vos identifiants vous ont été envoyés par e-mail lors de la création de votre compte. Si ce n'est pas le cas, demandez à l'ordonnateur, qui dispose peut-être encore d'un accès, de vous ajouter en tant que nouvel utilisateur de niveau 1 depuis le portail.

Si l'ordonnateur a également quitté l'entreprise et qu'il n'y a plus aucun utilisateur de niveau 1 actif, contactez le service d'assistance téléphonique de l'UKVI dédié au parrainage, aux employeurs et à l'éducation. Expliquez clairement votre situation. Ils pourront vous guider tout au long de la procédure de récupération, qui nécessite généralement une vérification d'identité et la présentation d'un justificatif de votre fonction. N'essayez pas d'utiliser ou de récupérer les identifiants de l'ancien employé.

Étape 2 : Effectuez immédiatement un audit des accès utilisateur

Une fois connecté, rendez-vous dans la section de gestion des utilisateurs et dressez la liste de tous les comptes actifs. Retirez les droits d'accès à toute personne qui n'est plus employée ou qui n'occupe plus un poste nécessitant un accès au SMS. Les anciens employés disposant encore de droits d'accès font partie des premiers éléments vérifiés par l'UKVI lors d'une visite de contrôle. Vérifiez que le numéro de téléphone mobile associé à chaque utilisateur restant est bien à jour.

Étape 3 : Consultez d'abord le forum

Lisez tous les messages non lus. Les communications en attente du Home Office peuvent nécessiter une intervention urgente. Notez les dates indiquées sur chaque demande ; si les délais sont déjà dépassés, demandez l'avis d'un spécialiste avant de répondre, plutôt que d'envoyer une réponse tardive sans contexte. Notre guide sur les pièges à éviter en matière de conformité SMS explique comment gérer les actions en retard.

Étape 4 : Consultez l'écran récapitulatif de la licence

Le récapitulatif de licence indique votre niveau de classification actuel (A ou B), votre quota CoS, ainsi que toute action en attente signalée par le Home Office. Comparez ces informations avec vos dossiers RH internes afin d'identifier les travailleurs parrainés qui ne seraient pas correctement répertoriés dans le système.

Étape 5 : Désigner un deuxième utilisateur de niveau 1

Le point de défaillance unique dont vous venez de vous remettre ne doit plus se reproduire. Ajoutez dès maintenant un deuxième collaborateur de confiance et formé en tant qu'utilisateur de niveau 1. Cela garantira la continuité en cas de congés, de maladie ou de futurs changements de personnel. Pour savoir comment structurer votre équipe et gérer le SMS à grande échelle, consultez notre guide des bonnes pratiques RH pour le SMS.

Si votre organisation parraine au moins 10 travailleurs, la mise en place de structures d'équipe dédiées et l'intégration des flux de travail revêtent une importance encore plus grande ; notre guide sur la gestion de plusieurs travailleurs parrainés dans le SMS aborde ce sujet en détail.

Quand s'en occuper soi-même et quand appeler le service d'assistance de l'UKVI

Solutions en libre-service disponibles sur le portail

Contactez le service d'assistance téléphonique de l'UKVI

Si des problèmes d'accès aux SMS retardent l'affectation des CoS ou vous font manquer les délais de déclaration, les conséquences s'aggravent rapidement. Jobbatical peut être désigné comme utilisateur de niveau 1 supplémentaire sur votre licence, afin de gérer pour votre compte l'activité quotidienne du portail pendant que votre équipe se concentre sur le recrutement. Réservez une démonstration pour découvrir comment cela fonctionne concrètement.

Protéger vos identifiants SMS : les règles incontournables

Le ministère de l'Intérieur vérifie systématiquement le partage des identifiants lors des audits de conformité. Voici quelques règles strictes à intégrer à vos procédures :

• Chaque utilisateur doit disposer de son propre identifiant. Aucune exception, aucune dérogation.
• Traitez vos identifiants comme vos identifiants bancaires en ligne : ne les enregistrez pas dans des documents partagés, des feuilles de calcul ou des boîtes de réception de groupe.
• Retirez les droits d'accès dès le jour où un utilisateur quitte l'entreprise ou change de poste. Intégrez cette mesure à votre liste de contrôle de départ.
• Veillez à ce que les numéros de téléphone portable de tous les utilisateurs actifs soient à jour. Un numéro obsolète empêche la réception des codes OTP et peut priver votre organisation de tout accès au portail.
• Accédez au portail uniquement à partir d'appareils et de connexions sécurisés et gérés par l'entreprise.

Pour avoir une vue d'ensemble de vos obligations en tant que parrain, au-delà de l'accès au portail, y compris les actions à effectuer dans le système et à quel moment, consultez notre guide des bonnes pratiques du système de gestion des parrains au Royaume-Uni.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.