Un parrain peut-il certifier une demande de parrainage après que celle-ci a été attribuée ? (Guide RH 2026)

Votre utilisateur de niveau 1 vient d'attribuer un certificat de parrainage (CoS), mais il remarque ensuite une faute de frappe dans le nom de famille du salarié. La première réaction est généralement de revenir en arrière pour la corriger ; mais cela n'est pas possible. Une fois qu'un CoS a été attribué dans le système de gestion des parrains (SMS), il est verrouillé et ne peut plus être modifié.

La réponse en bref

Vous ne pouvez pas modifier un certificat de parrainage déjà attribué. Dès qu’il passe du statut « non attribué » à « attribué » dans le SMS, les champs d’origine sont verrouillés. À partir de ce moment-là, vous disposez exactement de deux options :

• Ajouter une note du commanditaire au CoS existant, pour les erreurs mineures concernant un seul domaine.
• Retirer le CoS et en délivrer un nouveau pour tout ce que le ministère de l'Intérieur considère comme un changement substantiel.

Il n'y a pas d'autre solution, et il n'est pas possible de demander à l'UKVI de modifier une CoS déjà publiée en votre nom.

Dans quels cas peut-on utiliser une note du parrain sur un certificat de parrainage ?

Une note du parrain est une brève note écrite que votre organisation ajoute à un certificat de parrainage (CoS) déjà attribué dans le système de gestion des parrains (SMS). Elle sert à expliquer une petite erreur, à apporter une précision ou à ajouter des informations supplémentaires dont le service des visas et de l'immigration du Royaume-Uni (UKVI) pourrait avoir besoin lors de l'examen de la demande de visa.

• Une note du parrain ne modifie pas le CoS d'origine.
• Les informations d'origine, telles que le nom du salarié, sa date de naissance, son salaire et les détails relatifs à son poste, restent exactement telles qu'elles ont été saisies.
• La note est simplement ajoutée à côté du CoS pour expliquer l'erreur ou apporter des précisions supplémentaires.
• Les agents de l'UKVI se réfèrent à la note du parrain lors de l'examen de la demande de visa ; celle-ci doit donc être claire, précise et détaillée.

Quelles erreurs de CoS peuvent être corrigées sans émettre un nouveau certificat ?

Les notes relatives au parrainage sont destinées à signaler des erreurs mineures portant sur un seul champ, et non à modifier l'identité de la personne parrainée ou les conditions du parrainage. Exemples typiques :

• Un nom mal orthographié (un caractère, une variante orthographique, un deuxième prénom manquant)
• Un seul chiffre erroné dans la date de naissance
• Une date de début incorrecte qui se situe néanmoins dans la période de validité du CoS
• Absence des éléments de contexte dont le ministère de l'Intérieur a besoin, tels que la confirmation d'un test du marché du travail pour les résidents ou d'une condition relative au code de profession

Si la modification ne concerne qu'un seul champ d'identité ou consiste simplement à ajouter des précisions, une note du parrain suffit généralement. En revanche, si elle touche au fond même du parrainage, ce n'est pas le cas.

Quelles erreurs de CoS nécessitent un retrait et une réémission ?

Certaines erreurs sont trop graves pour être signalées par une simple note. Vous devez retirer le CoS et en attribuer un nouveau si l'erreur concerne l'un des cas suivants :

• Le code de profession (code SOC)
• La voie du parrainage en tant que telle (par exemple, la catégorie « Travailleur qualifié » par rapport à une autre voie)
• La sous-catégorie « Itinéraire »
• Plus d'un des éléments suivants : nationalité, date de naissance ou nom de famille, figurant ensemble dans la même fiche

Le retrait et la réémission ne constituent pas une solution discrète. Cela réinitialise le délai de trois mois dont dispose le travailleur pour déposer sa demande et peut impliquer de payer à nouveau les frais liés à la CoS. S'il a déjà déposé sa demande sur la base d'une CoS erronée, vous devrez vous coordonner directement avec lui, car un nouveau numéro de référence modifie les informations enregistrées auprès de l'UKVI.

« Note de parrainage » ou « nouveau certificat de parrainage » : lequel les employeurs doivent-ils choisir ?

Comment les sponsors peuvent-ils ajouter une note de sponsor dans le SMS ?

1. Connectez-vous au SMS et ouvrez la section « Gérer les certificats actifs ».
2. Sélectionnez le CoS attribué qui nécessite une correction.
3. Cliquez sur « Note du sponsor » au bas de la fiche.
4. Saisissez la correction ou la précision dans le champ de texte libre, en indiquant clairement quelle était l'erreur et quelle est la bonne information.
5. Enregistrer. L'enregistrement mis à jour affiche désormais la note associée au CoS d'origine.

L'accès dépend de votre niveau d'utilisateur SMS. Les utilisateurs de niveau 1 disposent d'un accès complet au système SMS et peuvent ajouter une note à n'importe quel CoS attribué par l'organisation. Les utilisateurs de niveau 2 sont limités aux CoS qu'ils ont eux-mêmes attribués ou qui leur ont été transférés, et ne peuvent intervenir sur aucun élément en dehors de ce périmètre. Si la correction concerne un CoS attribué par quelqu'un d'autre, un utilisateur de niveau 2 devra faire appel à un collègue de niveau 1 pour intervenir.

Peut-on modifier un certificat de parrainage avant qu'il ne soit attribué ?

Ce problème disparaît complètement si vous l'identifiez plus tôt. Avant l'attribution, le SMS affiche toujours une option « modifier » active sur un CoS non attribué ; vous pouvez donc corriger n'importe quel champ directement, sans note, sans réémission ni réinitialisation. Dès que vous cliquez sur « attribuer », cette option disparaît définitivement. Mettre en place une deuxième vérification de validation avant l'attribution, et non après, est la solution la moins coûteuse qui soit.

Aperçu de la décision

Utilisez cette méthode comme une étape de triage rapide ; elle ne remplace pas une vérification du champ par rapport aux spécificités de votre cas.

Quels documents les titulaires de licence agissant en tant que parrains doivent-ils conserver après avoir corrigé un CoS ?

Quelle que soit la démarche que vous adoptez, consignez-la. L'UKVI attend des parrains qu'ils conservent des traces vérifiables de toute correction apportée à la déclaration de parrainage (CoS), parallèlement au reste du dossier de l'annexe D. Concrètement, cela signifie :

• Un document interne daté indiquant la nature de l'erreur initiale et le nom de la personne qui l'a détectée
• Une copie du texte de la note du promoteur, ou de la confirmation de retrait et de réémission
• Confirmation de l'utilisateur SMS à l'origine de la modification, ainsi que de son niveau d'accès
• Toute communication à ce sujet avec le salarié parrainé concernant la correction

Les inspecteurs qui vérifieront votre liste de contrôle du document de l'annexe D lors d'une visite de contrôle de conformité vous demanderont précisément cette trace. Son absence sera considérée comme un manquement à l'obligation de tenue des registres, même si la correction sous-jacente a été effectuée correctement.

La place de Jobbatical dans ce contexte

La plupart des erreurs liées au CoS peuvent être évitées grâce à une deuxième vérification avant l'attribution. Le service de gestion SMS de Jobbatical examine chaque CoS avant son attribution, maintient à jour les droits d'accès des utilisateurs de niveau 1 et 2, et constitue la trace écrite de l'annexe D au fur et à mesure des corrections, et non après la réception d'un avis d'audit. Si vous souhaitez avoir une vue d’ensemble de l’état de vos obligations en tant que parrain, utilisez notre calculateur d’évaluation de conformité ou consultez le guide complet sur la conformité des licences de parrainage. Pour en savoir plus sur l’ensemble du processus du CoS, de la demande à l’attribution, consultez notre guide complet sur le certificat de parrainage.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.