Comment retirer un certificat de parrainage (CoS) au Royaume-Uni ? Guide RH

Que signifie « retirer une déclaration de solvabilité » ?

Le retrait d'une déclaration de parrainage (CoS) consiste à l'annuler dans le système de gestion des parrains (SMS) avant qu'elle ne donne lieu à l'octroi d'un visa. Cela s'applique dans deux cas de figure :

• Le CoS a été attribué, mais le visa n'a pas encore été demandé; le travailleur dispose d'un numéro de référence CoS, mais n'a pas encore déposé sa demande de visa auprès de l'UKVI.
• Le CoS a été attribué, la demande de visa a déjà été déposée et le travailleur a utilisé la référence du CoS dans une demande en cours de traitement. Cette situation est nettement plus complexe et nécessite d’en informer l’UKVI.

Une fois que le CoS a été retiré,

• Le numéro de référence CoS est annulé et ne peut pas être réutilisé.
• Ce retrait est décompté de votre quota annuel et les frais de 525 £ ne sont pas remboursés.

Le retrait d'un CoS dans le cas où celui-ci a été attribué et où la demande de visa a déjà été déposée comporte un risque réel pour le statut d'immigration du travailleur et ne doit pas être effectué sans l'avis d'un spécialiste.

Calendrier illustrant le cycle de vie du CoS et le moment à partir duquel son retrait n'est plus possible

7 raisons valables de retirer une déclaration de solvabilité

Un certificat de parrainage (CoS) ne peut être retiré qu’avant que le salarié ne dépose sa demande de visa. Si l’une des situations suivantes se présente, annulez immédiatement le CoS sur le portail SMS.

• Offre d'emploi retirée : le poste a été supprimé ou l'offre a été annulée avant que le candidat ne postule.
• Licenciement économique ou restructuration: Une réorganisation de l'entreprise entraîne la suppression du poste. Veillez à consigner en interne la raison commerciale de cette décision pour vos dossiers.
• Le candidat s'est désisté : le candidat refuse le poste ou revient sur son acceptation après la génération de la lettre d'offre.
• Erreurs irrémédiables dans le CoS : erreurs majeures (telles qu'un code SOC incorrect ou un niveau de salaire erroné) qui ne peuvent pas être corrigées par une note du parrain. Vous devez retirer le CoS et en établir un nouveau.
• Échec des vérifications d'antécédents : le candidat échoue aux vérifications obligatoires préalables à l'embauche, à la validation des références ou à la vérification de ses antécédents. Conservez ces résultats négatifs dans vos dossiers de conformité figurant à l'annexe D.
• Dépassement de la date limite : le candidat n'a pas déposé sa demande de visa dans le délai strict de trois mois à compter de l'attribution de la CoS.
• Gel des embauches en interne : un gel à l'échelle de l'entreprise rend toute embauche impossible. Le ministère de l'Intérieur s'attend à ce qu'une justification commerciale claire et documentée soit fournie à cet égard lors des audits.

Situations critiques dans lesquelles il n’est pas possible de retirer une déclaration de solvabilité (CoS)

Quand vous NE POUVEZ PAS retirer un CoS

Un CoS ne peut être annulé qu'avant que la décision relative au visa ne soit prise. Vous ne pouvez pas retirer un CoS si :

• Le visa a déjà été accordé.
• Le salarié est entré au Royaume-Uni.
• L'employé a commencé à travailler.

Tout changement concernant leur statut professionnel doit être signalé via le système SMS.

Ce que les RH doivent faire à la place

• Utilisation du système de déclaration SMS : si une relation de travail prend fin après l'octroi du visa, veuillez en informer le Home Office via la rubrique « Signaler une nouvelle activité » du portail SMS. Cela déclenche la procédure appropriée de résiliation du visa.
• Respectez le délai de 10 jours : vous devez signaler tout départ ou toute résiliation de contrat dans les 10 jours ouvrables suivant le dernier jour de présence du salarié.  

⚠️ Risque lié à la conformité : toute tentative de « retrait » d’une attestation de sécurité (CoS) pour un salarié en poste ou ayant quitté l’entreprise entraîne une lacune importante dans vos registres du système de gestion de la sécurité (SMS). Les inspecteurs du Home Office recherchent activement ces incohérences dans les déclarations lors des audits.

Comment retirer une attestation de solvabilité : étape par étape

Étape 1 : Connectez-vous au SMS

Seuls les utilisateurs de niveau 1 et de niveau 2 peuvent procéder à un retrait du CoS. Les utilisateurs de niveau 1 disposent d'un accès complet au niveau de la licence ; les utilisateurs de niveau 2 peuvent gérer les tâches liées au CoS, mais pas les paramètres de licence. Connectez-vous au portail SMS du Home Office à l'aide de vos identifiants personnels ; l'utilisation d'identifiants partagés constitue une violation des règles de conformité.

Étape 2 : Vérifiez le statut du CoS avant d'agir

Recherchez le CoS dans la section « Gérer les CoS actifs » du tableau de bord SMS. Vérifiez son statut : « attribué » (pas encore utilisé dans une demande), « utilisé » (joint à une demande de visa) ou « expiré ». Agir sans vérifier au préalable ce statut peut entraîner des problèmes de conformité irréversibles, en particulier si la demande est déjà en cours de traitement auprès de l'UKVI.

Étape 3 : Lancer la procédure de retrait

Dans la rubrique « Obligations de parrainage » → « Gérer les CoS actifs », repérez la fiche CoS concernée. Sélectionnez « Retirer le CoS » et confirmez. Le SMS générera une confirmation. Enregistrez une capture d'écran ou notez l'horodatage de la confirmation pour votre dossier de l'annexe D.

Étape 4 : Informer le salarié

Vous avez l'obligation légale et éthique d'informer sans délai le salarié. Expliquez-lui clairement ce qui s'est passé, pourquoi, et quelles en sont les conséquences pour sa procédure de visa. S'il a déjà déposé une demande en utilisant cette attestation de prise en charge (CoS), conseillez-lui de consulter immédiatement un spécialiste de l'immigration ; il devra peut-être retirer ou suspendre sa demande. Consignez cette notification par écrit et conservez-la dans vos dossiers de conformité figurant à l'annexe D.

Étape 5 : Mettez à jour vos registres internes

Supprimez le CoS de votre registre de suivi des parrainages actifs, mettez à jour votre système RH et conservez tous les documents relatifs au retrait. Le Home Office recommande de conserver les dossiers de retrait pendant au moins un an après l'événement, voire plus longtemps en cas de question relative à la conformité.

Étape 6 : Déterminer s'il est nécessaire de mettre en place un nouveau CoS

Si le même poste est à nouveau proposé, que ce soit au même salarié ou à un nouveau candidat, un nouveau certificat de parrainage (CoS) doit être attribué. Le CoS retiré ne peut pas être réutilisé. Prévoyez à nouveau les frais de 525 £ ; il n'existe ni exonération ni crédit pour un CoS précédemment retiré.

Conséquences du retrait du CoS pour le salarié

Le retrait d'un CoS a des conséquences différentes pour un candidat selon l'étape à laquelle il se trouve dans la procédure de demande de visa :

• Visa non encore demandé : le numéro de référence du CoS devient immédiatement invalide. Le candidat ne peut pas poursuivre la procédure tant que vous n'en avez pas émis un nouveau.
• Demande de visa en cours : l'UKVI doit en être informé. La demande sera rejetée à moins que le candidat ne la retire officiellement au préalable.
• Travailleur déjà au Royaume-Uni : procédez avec la plus grande prudence. Si le travailleur bénéficie d’un titre de séjour au titre de la section 3C (séjour légal dans l’attente d’une décision concernant son visa), le retrait de la CoS peut mettre immédiatement fin à son séjour légal au Royaume-Uni. Demandez conseil à un juriste avant d’agir.

Meilleure pratique RH : communiquez immédiatement les changements. Les candidats prennent des risques financiers et personnels importants pour s'installer au Royaume-Uni. Faire preuve de transparence et consigner tout par écrit permet de préserver votre réputation en tant qu'employeur international.

Conséquences sur votre licence de sponsor

• Un retrait isolé justifié par une raison professionnelle documentée ne devrait pas donner lieu à un contrôle de conformité.
• Des retraits répétés, en particulier s'ils ne sont pas accompagnés de pièces justificatives claires, peuvent susciter des soupçons lors d'un contrôle du Home Office. L'UKVI recherche les schémas qui laissent supposer une attribution spéculative de CoS.
• Veillez à toujours consigner le motif de chaque retrait dans vos registres de l'annexe D. Des motifs tels que « poste supprimé » ou « le salarié a retiré son accord » sont valables. Un retrait non documenté ne l'est pas.
• Si le départ concerne un salarié ayant déjà déposé une demande de visa, les enjeux en matière de conformité sont plus importants ; demandez conseil à un spécialiste de la gestion CoS avant de poursuivre.

Pour avoir une vue d'ensemble de vos obligations de conformité actuelles, effectuez l'évaluation de conformité relative à la licence de sponsor britannique proposée par Jobbatical afin d'identifier d'éventuelles lacunes avant qu'elles ne posent problème.

Bonnes pratiques pour éviter les retraits inutiles de CoS

• Vérifiez soigneusement les informations essentielles : assurez-vous que le code SOC, le seuil salarial et la description du poste sont conformes aux règles de l’UKVI avant de cliquer sur « Envoyer ». Vérifiez également que tout est conforme à la liste de contrôle du document CoS.
• Vérifiez que les informations figurant sur les passeports correspondent exactement : vérifiez le nom, la date de naissance et la nationalité du candidat. Les fautes de frappe dans ces champs ne peuvent souvent pas être corrigées par une note du parrain et nécessitent de recommencer toute la procédure depuis le début.
• Obtenez une confirmation écrite : ne fixez jamais un niveau de service défini (CoS) sur la base d'un accord verbal. Obtenez d'abord une confirmation écrite du candidat afin de vous assurer de son engagement.
• Mettre en place des validations internes : exiger une double validation par les RH et le responsable du recrutement avant de générer une attestation de nomination (CoS), afin de détecter les changements de poste ou de salaire de dernière minute.
• Suivi des dates d'expiration : configurez des alertes automatiques pour la période de validité de 3 mois du CoS défini. Laisser un CoS expirer implique de payer de nouveaux frais et de retarder votre embauche.
• Consultez des experts pour les cas complexes : demandez immédiatement l'avis d'un spécialiste si un candidat a déjà déposé sa demande de visa, ou si l'annulation est liée à un licenciement économique, à une faute professionnelle ou à un résultat négatif lors de la vérification des antécédents.

Tirez parti des technologies de mobilité internationale : évitez totalement les erreurs manuelles en recourant à un service géré tel que Jobbatical. Nous effectuons des contrôles de conformité sur chaque CoS avant son envoi afin de détecter les erreurs avant qu’elles n’atteignent le portail SMS. Réservez une démonstration pour découvrir comment cela fonctionne.

Résumé

• Le retrait d'un CoS est simple lorsque le salarié n'a pas encore déposé de demande de visa ; mais cela se complique et a des conséquences importantes dès lors qu'une demande de visa a été déposée.
• Il est important de bien comprendre la différence entre la déclaration de retrait et celle de résiliation, car cela peut entraîner un manquement aux obligations réglementaires et présenter un risque de perturbation grave du statut d'immigration de votre salarié.
• Si vous n'êtes pas certain que le retrait soit la bonne décision, ou si vous êtes en cours de procédure de demande de visa, contactez l'équipe chargée de l'immigration au Royaume-Uni de Jobbatical avant d'entreprendre toute action mentionnée dans le SMS.

Avertissement : les règles en matière d'immigration changent assez fréquemment ; veuillez vous renseigner auprès de sources officielles ou nous contacter pour obtenir les dernières informations avant de prendre toute décision.