Liste de contrôle pour la gestion d'un portail SMS au Royaume-Uni

R : Pour lancer la procédure d'intégration, les employeurs doivent fournir la lettre d'approbation de leur licence de parrainage, le numéro de cette licence, les identifiants d'accès au portail SMS pour l'utilisateur de niveau 1 désigné, le registre à jour des travailleurs parrainés, les dossiers relatifs aux certificats de parrainage (CoS) existants, ainsi que toute documentation relative à la correspondance récente avec l'UKVI ou aux mesures de mise en conformité. La fourniture de ces documents dès le départ permet à Jobbatical de procéder à un examen complet de la conformité avant de prendre en charge la gestion du SMS.

R : Oui. La lettre d'approbation de la licence de parrainage est l'un des documents de conformité les plus importants, car elle confirme le niveau de la licence, son numéro ainsi que les membres clés du personnel enregistrés auprès de l'UKVI. Jobbatical utilise ce document pour vérifier les informations relatives à la licence de parrainage par rapport à celles figurant sur le portail SMS et pour identifier toute divergence nécessitant une mise à jour.

R : Les employeurs doivent constituer un dossier complet pour chaque travailleur parrainé, comprenant des copies du passeport, des justificatifs de la carte BRP ou du visa électronique, les documents relatifs à la vérification du droit au travail, les contrats de travail, les détails de la lettre de confirmation (CoS), les relevés de salaire, les coordonnées, ainsi que tout document concernant les changements de poste, de salaire ou de lieu de travail. Ces documents font partie des pièces justificatives que l'UKVI peut demander lors d'un contrôle de conformité.

R : Les employeurs doivent conserver les justificatifs de toutes les vérifications du droit au travail effectuées avant le début de l'emploi et, le cas échéant, des vérifications de suivi. Cela comprend généralement des copies de passeports, des justificatifs du statut d'immigration, les résultats des vérifications en ligne du droit au travail, les registres de vérification datés et la preuve que la personne est toujours autorisée à travailler au Royaume-Uni. L'absence de documents relatifs au droit au travail est un problème de conformité fréquemment constaté lors des audits de l'UKVI.

R : Oui. Les employeurs doivent conserver les contrats de travail signés de tous les travailleurs parrainés, ainsi que toute modification apportée à ces contrats. Le contrat doit clairement indiquer le poste, le salaire, les horaires de travail et les conditions d'emploi, qui doivent correspondre aux informations figurant sur le certificat de parrainage du travailleur. L'UKVI peut vérifier ces documents lors d'un contrôle de conformité.

R : Les employeurs doivent conserver les registres de paie, les bulletins de salaire, les justificatifs de virement bancaire, les documents relatifs aux révisions salariales, ainsi que les pièces attestant que les travailleurs parrainés perçoivent un salaire égal ou supérieur au niveau indiqué sur leur CoS. Ces documents permettent de démontrer le respect des exigences salariales prévues par la licence de parrainage et sont fréquemment demandés lors des contrôles de conformité effectués par l'UKVI.

R : Les employeurs doivent conserver les pièces justificatives relatives à chaque modification devant être déclarée, notamment les lettres d'ajustement salarial, les documents relatifs aux promotions ou aux changements de fonction, les contrats de travail mis à jour, les dossiers de déménagement, les registres d'absences, les lettres de démission et les documents relatifs aux licenciements. Il est essentiel de conserver ces pièces justificatives, car l'UKVI peut demander la preuve que les modifications déclarées étaient exactes et qu'elles ont été transmises dans les délais impartis.

R : Les documents visés à l'annexe D doivent être conservés sous un format sécurisé et facilement accessible, que ce soit sous forme numérique ou dans des dossiers physiques. Chaque travailleur parrainé doit disposer d'un dossier dédié contenant ses documents d'identité, la preuve de son droit au travail, son contrat de travail, les documents relatifs à la déclaration de présence (CoS), les documents de paie, ses coordonnées, ainsi que tout document attestant des changements devant être signalés. Les employeurs doivent être en mesure de présenter ces documents immédiatement si cela leur est demandé lors d'un contrôle de conformité ou d'une visite sur site de l'UKVI.