Simplificar a atribuição de certificados de patrocínio (CoS): Melhores práticas para as equipas de RH do Reino Unido

Visão geral do processo de CdS

O certificado de patrocínio é um registo eletrónico emitido pelos patrocinadores autorizados através do sistema de gestão de patrocinadores (SMS). Existem dois tipos:

• CdS definido: Para trabalhadores qualificados que se candidatam de fora do Reino Unido, sendo que cada atribuição requer a aprovação do Ministério do Interior.
  
• CdS indefinido: Para pedidos no país (por exemplo, extensões de vistos) ou funções que não requerem aprovação prévia.
  

O processo de atribuição envolve a previsão das necessidades anuais de contratação, o pedido do tipo e quantidade corretos de CdS e a sua atribuição exacta através do SMS.

Atribuição e alocação passo a passo

• Avaliar as necessidades anuais de contratação com base nas previsões de recrutamento, nos itinerários dos vistos, nas datas de início previstas e na rotação da mão de obra.
  
• Solicitar a atribuição de CdS suficientes ao UK Visas & Immigration (UKVI) por SMS, especificando CdS definidos ou indefinidos, consoante o caso.
  
• Para CdS definidas, fornecer informações e justificações pormenorizadas sobre o posto de trabalho; o processamento pode demorar até duas semanas.
  
• Atribuir a CdS introduzindo corretamente os dados relativos ao emprego no SMS e confirmando as informações antes da apresentação final.
  
• Partilhar o CdS atribuído com o potencial empregado para o seu pedido de visto; monitorizar e comunicar quaisquer alterações ao UKVI numa base contínua.
  

Desafios comuns dos RH

As equipas de RH enfrentam regularmente problemas como:

• Atrasos na atribuição de CoS, particularmente durante períodos de pico ou quando se depende de pedidos de última hora.
  
• Controlo rigoroso por parte do UKVI, que exige justificações precisas e genuínas das necessidades de contratação e da elegibilidade para o emprego.
  
• Previsões insuficientes, que conduzem a pedidos urgentes ou a insuficiências nas CdS atribuídas durante o ano.
  
• Incapacidade de responder rapidamente a necessidades de contratação urgentes ou imprevistas devido a janelas de afetação anuais rígidas.
  

Requisitos de conformidade e de manutenção de registos

Os empregadores devem cumprir rigorosamente as regras do Ministério do Interior para manter a sua licença de patrocinador e evitar sanções:

• Assegurar que todas as funções são genuínas, satisfazem os requisitos de competências e de salário e são atribuídas a candidatos elegíveis.
  
• Conservar registos pormenorizados que comprovem a atribuição, incluindo anúncios, notas de entrevistas, justificações salariais e verificações do direito ao trabalho, conforme exigido no Anexo D.
  
• Controlar as datas de expiração dos vistos e manter informações actualizadas, comunicando sem demora ao UKVI quaisquer alterações no emprego ou nas circunstâncias.
  

A utilização indevida ou os erros na atribuição de CdS podem ter consequências graves, incluindo a recusa de visto, auditorias de conformidade, desclassificação ou suspensão da licença.

Melhores práticas para simplificar a atribuição de CoS

• Prever proactivamente a procura de recrutamento e criar uma reserva (buffer) de CdS indefinidas para necessidades inesperadas.
  
• Coordenar a contratação e o planeamento de vistos entre as equipas de RH, de recrutamento e de conformidade, para evitar a duplicação de esforços ou a perda de atribuições.
  
• Rever regularmente a utilização e auditar as CdS atribuídas e não utilizadas para otimizar a atribuição e evitar o desperdício.
  
• Tire partido dos serviços de atribuição de prioridade quando for realmente necessário, mas procure reduzir ao mínimo os pedidos de última hora.
  

Conclusão

• Responder rapidamente aos pedidos de informação do UKVI para evitar atrasos.
  
• Ao atribuir um CdS definido, certifique-se de que são introduzidos detalhes contratuais exactos (incluindo horas semanais) na fase de candidatura.
  
• Monitorizar cuidadosamente as necessidades de renovação e extensão dos actuais patrocinadores para evitar lacunas dispendiosas no patrocínio.
  

Ao seguir estas práticas recomendadas, as equipas de RH podem simplificar o processo de CdS, minimizar o risco comercial e ajudar a garantir a integração atempada de talentos internacionais. Invista na formação contínua em conformidade para os utilizadores de RH responsáveis pela atribuição e atribuição e mantenha-se atualizado com as mais recentes orientações e alterações de políticas do UKVI.

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