Evitar armadilhas: Conformidade, monitorização e manutenção de registos para patrocinadores de CdS

Para as equipas de RH que gerem um Certificate of Sponsorship (CoS) ao abrigo do Skilled Worker route ou de outras categorias de vistos patrocinados, o cumprimento dos requisitos de conformidade é fundamental. O não cumprimento das obrigações pode resultar em penalizações, suspensão da licença ou perda total da licença de patrocinador - afectando diretamente a capacidade da organização para contratar talentos estrangeiros.

Este artigo descreve as principais áreas de conformidade para os profissionais de RH, centrando-se na monitorização, comunicação de alterações e manutenção de registos.

Responsabilidades de conformidade dos patrocinadores do CdS

O Ministério do Interior do Reino Unido espera que todos os patrocinadores autorizados cumpram normas de conformidade rigorosas. Os RH devem garantir que:

• Emissão exacta e atempada de Certificados de Patrocínio
  
• Prevenção da utilização abusiva ou de documentação fraudulenta
  
• Manutenção das condições de trabalho legais dos trabalhadores patrocinados
  
• Cumprimento das regras de imigração em matéria de salários, funções e horários de trabalho
  

A não aplicação destas regras no âmbito dos processos de RH aumenta o risco de acções de execução.

Monitorização de colaboradores patrocinados

O controlo contínuo garante que os trabalhadores patrocinados cumprem as condições do seu visto:

• Controlo da assiduidade e do local de trabalho (especialmente quando se aplicam acordos de trabalho híbrido ou remoto)
  
• Verificar o alinhamento contínuo das funções com as CdS originais
  
• Controlo da conformidade dos salários com os requisitos mínimos da categoria de visto
  
• Detetar sinais precoces de incumprimento, como a redução do horário de trabalho ou a mudança de funções sem comunicação
  

Um controlo eficaz inclui a integração dos sistemas de RH com ferramentas de informação em tempo real e revisões regulares das datas de expiração dos vistos.

Comunicar alterações ao Ministério do Interior

Qualquer alteração material na situação dos trabalhadores patrocinados deve ser comunicada imediatamente:

• Mudança de cargo ou de responsabilidades
  
• Ajustamentos salariais
  
• Alteração do endereço profissional ou das instalações da empresa
  
• Ausência que excede os níveis permitidos
  
• Rescisão antecipada do contrato de trabalho
  

As equipas de RH devem estabelecer fluxos de trabalho internos para desencadear relatórios automáticos no sistema de gestão de patrocinadores (SMS).

Obrigações de manutenção de registos

A manutenção de registos rigorosos protege tanto o promotor como o trabalhador:

• Cópias dos passaportes, vistos e controlos do direito ao trabalho do trabalhador patrocinado
  
• Contratos de trabalho e descrições de funções
  
• Registos de ausências, formação e acções disciplinares
  
• Documentos relativos às folhas de pagamento que confirmam o cumprimento dos salários
  
• Prova das práticas de recrutamento utilizadas para preencher o lugar
  

Os registos devem ser facilmente acessíveis para as auditorias do Ministério do Interior e conservados durante o período de patrocínio e mais um ano.

Estratégias de redução dos riscos

Para evitar a suspensão da licença ou a aplicação de coimas, os RH devem:

• Efetuar auditorias internas regulares de conformidade
  
• Formar o pessoal de RH e os gestores sobre os requisitos específicos dos vistos
  
• Utilizar plataformas centralizadas para as obrigações de controlo e de comunicação
  
• Preparar-se para inspecções não anunciadas do Ministério do Interior
  

Ao integrar a conformidade nas operações de RH, as organizações reduzem a exposição aos riscos de imigração, protegendo simultaneamente a sua capacidade de contratar internacionalmente.