Como evitar armadilhas comuns no sistema de gestão de patrocinadores do Reino Unido: Dicas de Conformidade para Empregadores

O Sistema de Gestão de Patrocinadores (SMS) do Reino Unido exige um cumprimento rigoroso por parte dos empregadores para evitar sanções como coimas, suspensão ou revogação da licença. As principais armadilhas incluem a não comunicação de alterações, a manutenção de registos inadequados e a utilização incorrecta de Certificados de Patrocínio (CoS), que podem ser mitigados através de políticas de RH estruturadas, formação do pessoal e gestão de registos digitais.

Armadilhas comuns e estratégias de conformidade

Uma das falhas de conformidade mais frequentes é o atraso ou a falta de comunicação de alterações. Os empregadores devem comunicar alterações relacionadas com os trabalhadores - tais como função, salário, localização ou ausência superior a quatro semanas - no prazo de 10 dias úteis. As alterações organizacionais, incluindo mudanças na dimensão da empresa, propriedade ou pessoal-chave, devem ser comunicadas no prazo de 20 dias úteis. A implementação de lembretes automáticos no software de RH pode ajudar a cumprir estes prazos de forma consistente.

A manutenção de registos inadequados continua a ser uma das principais causas de revogação de licenças. Os promotores são obrigados a manter registos completos de cada trabalhador patrocinado, incluindo descrições de funções, recibos de vencimento, verificações do direito ao trabalho e prova de qualificações, durante o período de emprego mais um ano. A integração dos requisitos do Apêndice D nos sistemas de informação dos RH garante que a documentação é recolhida de forma proactiva e não reactiva durante as auditorias.

A emissão de Certificados de Patrocínio (CoS) para funções não genuínas ou não elegíveis representa outro risco significativo. As funções devem corresponder ao nível de competências exigido (RQF Nível 3 ou superior) e aos limites salariais - £41.700 para Trabalhador Qualificado e £48.500 para funções de Especialista/Sénior de Mobilidade Empresarial Global. As entidades patronais devem verificar os detalhes do posto de trabalho em relação aos critérios do Home Office antes da emissão do CoS para evitar incumprimentos.

As verificações do direito ao trabalho devem ser efectuadas em linha utilizando códigos de partilha para todos os titulares de autorizações de residência biométricas (BRP), uma vez que as BRP físicas já não são válidas. Os empregadores devem conservar provas destas verificações, incluindo a data e o nome da pessoa que as efectuou. A formação regular do pessoal de RH assegura a conformidade permanente com os processos de verificação digital actualizados.

Criar uma estrutura de RH compatível

• O estabelecimento de políticas claras de patrocínio de RH é fundamental para manter a conformidade. Estas devem abranger a manutenção de registos, os procedimentos de emissão de CdS, as verificações do direito ao trabalho e os prazos de comunicação de alterações. As políticas devem ser facilmente acessíveis a todo o pessoal relevante e actualizadas regularmente para refletir as alterações à lei da imigração.
• A designação e a formação do pessoal-chave, incluindo o gestor orçamental, o contacto principal e os utilizadores de nível 1, garantem a responsabilidade no âmbito do SMS. A verificação dos antecedentes do pessoal-chave ajuda a manter a integridade da organização, uma vez que qualquer problema de registo criminal pode levar à recusa ou revogação da licença.
• A realização regular de auditorias internas ou simuladas com apoio jurídico externo em matéria de imigração ajuda a identificar lacunas de conformidade antes das auditorias oficiais do Home Office. Estas auditorias devem analisar a utilização das CdS, a integridade dos registos e o cumprimento dos prazos de comunicação, permitindo correcções proactivas.

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