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Resumen ejecutivo
- El código de acceso de UKVI (eVisa) es la prueba legalmente reconocida para las comprobaciones del derecho al trabajo en el Reino Unido. Los registros internos de RR. HH., las copias de la BRP o los documentos de visado anteriores no pueden sustituir a una comprobación digital válida del estatus.
- Si la fecha de caducidad que figura en el código Share del UKVI es anterior a la que consta en sus registros internos, las empresas deberán basarse en el estado digital hasta que se resuelva la discrepancia y se realice una nueva comprobación del derecho a trabajar.
- Las empresas no pueden solicitar correcciones en el expediente digital de inmigración de un empleado en nombre de este. El empleado debe ponerse en contacto con el Centro de Resolución de UKVI para que se actualicen los datos de su visado electrónico.
- Dado que las correcciones digitales de la situación laboral pueden llevar tiempo, los equipos de RR. HH. deben prever posibles retrasos y completar las comprobaciones de seguimiento del derecho al trabajo antes de que caduque el permiso digital actual del empleado.
Nuestros registros de RR. HH. indican que el visado caduca en noviembre de 2029, pero el código de referencia de UKVI del empleado indica febrero de 2029. ¿Qué fecha prevalece a efectos del derecho al trabajo?
Respuesta: El «UKVI Share Code» (visado electrónico) es la fuente legal de referencia para la verificación del derecho al trabajo en el Reino Unido. Los empleadores deben basarse en él para establecer una justificación legal frente al trabajo ilegal; los registros internos de RR. HH., las copias de la BRP o los datos del CoS no tienen validez legal en este contexto.
Si el empleado cree que el código de acceso refleja un error, debe ponerse en contacto con el Centro de Resolución de UKVI de forma independiente para corregir su perfil digital.
El departamento de RR. HH. no puede tramitarlo en nombre del empleado. Hasta que se corrija el código de acceso y se complete una nueva comprobación por parte del empleador, la justificación legal para mantener el empleo queda en riesgo.
⚠️ Importante: Utiliza siempre el código «Share Code» (eVisa) del UKVI del empleado como referencia oficial para las comprobaciones del derecho a trabajar. Si difiere de tus registros internos, verifica su estado digital antes de permitir que continúe en el empleo.
Resumen: Escenario de discrepancia sobre el derecho al trabajo
Lo que exige la ley y lo que debe hacer el departamento de Recursos Humanos antes de la fecha de entrada en vigor del código de acciones
La situación jurídica: discrepancia en el código de acciones del Reino Unido
El «Share Code» (eVisa) de UKVI es la fuente oficial que deben utilizar los empleadores para verificar el derecho de un empleado a trabajar en el Reino Unido. Si la información que figura en el «Share Code» difiere de los registros internos de RR. HH., los empleadores deben basarse en el estado de inmigración digital hasta que se resuelva la discrepancia.
- Utilice el «Share Code» como fuente de referencia: la fecha de caducidad que figura en el «Share Code» del UKVI es la fecha que deben utilizar los empleadores para comprobar el derecho al trabajo.
- Los registros históricos no tienen validez jurídica en caso de discrepancia: aunque tu sistema de recursos humanos muestre una fecha de caducidad posterior basada en un Certificado de Patrocinio (CoS) anterior o en un registro de la BRP, esos datos históricos no protegen tu exención legal.
- Mantenga un registro claro del cumplimiento: anote cuándo se detectó la discrepancia, cuándo se puso en contacto el empleado con el Centro de Resolución del UKVI y cuándo se verificó el código Share actualizado. Este registro de auditoría ayuda a demostrar el cumplimiento durante una inspección del Ministerio del Interior.
- Revisa atentamente las fechas de caducidad: cualquier discrepancia entre el código de acción y los registros internos debe investigarse de inmediato.
La vía correctiva: discrepancia en el código de acciones del Reino Unido
Si un empleado considera que su situación migratoria digital es incorrecta, debe ser él mismo quien inicie el proceso de corrección. El departamento de Recursos Humanos debe colaborar en el proceso supervisando su evolución y actualizando los registros una vez que se haya resuelto el problema.
- El empleado debe ponerse en contacto con UKVI: Solo el titular del visado puede solicitar que se corrijan los datos de su expediente digital de inmigración.
- Conserva el comprobante de la solicitud: Pide al empleado que guarde el comprobante de que se ha presentado una solicitud de corrección.
- Prevé tiempo suficiente para la resolución: las actualizaciones de los registros de inmigración digitales pueden llevar tiempo, así que ten en cuenta posibles retrasos.
- Nueva comprobación tras la corrección: Una vez que el empleado haya confirmado la actualización, realiza una nueva comprobación en línea del derecho al trabajo y guarda el resultado revisado.
Orientación de RR. HH. - Discrepancia en el código de acciones del Reino Unido
Contar con un proceso interno claro ayuda a reducir los riesgos de incumplimiento cuando los registros sobre el derecho al trabajo no coinciden. El departamento de RR. HH. debe actuar con rapidez y documentar cada paso hasta que se resuelva la discrepancia.
- Anota la fecha de caducidad digital: utiliza la fecha de caducidad que figura en el código de uso compartido del UKVI para el control del cumplimiento.
- Notifícalo al empleado sin demora: Pide al empleado por escrito que se ponga en contacto con el Centro de Resolución de UKVI si existe alguna discrepancia.
- Programa una comprobación de seguimiento: configura recordatorios para realizar otra comprobación del derecho al trabajo antes de que caduque el permiso digital actual.
- Mantener registros completos: Guarde copias de los cheques de «Share Code» y de la correspondencia relacionada en el expediente de cumplimiento del empleado.
Riesgos clave: discrepancia en el código de cotización en el Reino Unido
Si no se resuelve una discrepancia entre los registros internos y el código de acceso de UKVI, pueden surgir problemas innecesarios en materia de cumplimiento normativo. Tomar medidas a tiempo ayuda a proteger tanto al empleador como al empleado.
- No basta con tener un visado válido: si el código de participación no se corrige antes de su fecha de caducidad, los empleadores pueden perder su exención legal, incluso aunque el visado del empleado siga siendo válido. Esto puede acarrear importantes sanciones civiles.
- Correcciones tardías: La lentitud en la resolución de los expedientes de inmigración digitales puede afectar a la incorporación de nuevos empleados o a la planificación del empleo en curso.
- Documentación incompleta: Durante una auditoría de cumplimiento realizada por el Ministerio del Interior pueden detectarse registros sobre el derecho al trabajo que falten o estén desactualizados .
- Control de seguimiento omitido: No repetir la comprobación del derecho al trabajo tras una corrección puede dar lugar a que los registros de cumplimiento estén incompletos.
Acerca de Jobbatical Expertise en el Reino Unido
Jobbatical ha prestado apoyo en más de 17 000 traslados internacionales en más de 45 países, ayudando a los equipos de RR. HH. a gestionar los trámites de inmigración, la continuidad en la incorporación de personal, el seguimiento de los permisos y la coordinación del cumplimiento normativo. En el Reino Unido, nuestro equipo ayuda a las empresas patrocinadoras a gestionar las transiciones relacionadas con el visado electrónico (eVisa), el cumplimiento de la normativa sobre el derecho al trabajo y los casos complejos relacionados con discrepancias en los datos del UKVI y las escalaciones al Centro de Resolución.
Preguntas frecuentes: Discrepancia en el código de identificación de UKVI y nueva verificación del derecho a trabajar
Cubre los siguientes casos de uso:
- ¿Qué ocurre si el sistema de visados electrónicos del UKVI muestra una fecha de caducidad diferente a la que figura en la etiqueta del visado o en la tarjeta BRP que tenemos registrada?
- ¿Puede un empresario seguir empleando a un trabajador mientras se corrige un error en los datos del «Share Code» del UKVI?
- ¿Cómo puedo ponerme en contacto con el Centro de Resolución de UKVI en nombre de un empleado cuyo perfil digital es incorrecto?
- ¿Qué es el Centro de Resolución de UKVI y cuánto tiempo se tarda en corregir un error en el visado electrónico?
- El código de identificación de nuestro titular de un visado de trabajador cualificado indica que caducó el mes pasado, pero según los registros de Recursos Humanos, su permiso es válido hasta el año que viene. ¿Qué debemos hacer?
- ¿Cómo podemos restablecer una causa de exención legal una vez que ha vencido el plazo del Código de Acciones debido a un error en los datos del UKVI?
- ¿Prevalece un escaneo del BRP o un registro interno de recursos humanos sobre una fecha de caducidad incorrecta del código Share de UKVI?
- ¿Qué documentación debe conservar el departamento de Recursos Humanos durante el periodo de corrección del Centro de Resolución del UKVI?
- ¿Puede el Servicio de Verificación de Empleadores del Ministerio del Interior confirmar la situación migratoria mientras se resuelve una discrepancia en el código compartido?
- ¿Cuál es el procedimiento de «derecho al trabajo» para un ciudadano indio con un visado de trabajador cualificado cuyo perfil de eVisa muestra un error?
- Nuestro empleado de Nigeria presenta una discrepancia en su perfil del UKVI tras la renovación de su visado de trabajador cualificado. ¿Quién es el responsable de resolverlo?
- ¿Cómo afecta una discrepancia en el «Share Code» al cálculo del período de carencia para obtener el permiso de residencia indefinido (ILR) de un trabajador patrocinado?
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