Quando e como subcontratar serviços de imigração para empresas

As tarefas de imigração chegam muitas vezes à secretária dos RH sem aviso prévio - e ainda com menos apoio. Quer se trate de mudar uma contratação ou de gerir dezenas, as exigências aumentam rapidamente: pesquisa de vistos, preparação de documentos, acompanhamento de actualizações, manter-se a par das mudanças de regras em vários países.

Não é que as equipas não consigam lidar com isso, mas sim que não deveriam ter de o fazer sozinhas. À medida que a contratação global se torna mais comum, muitas empresas estão a repensar a forma como o trabalho de imigração se enquadra na sua estratégia de contratação. A externalização de partes do processo pode aliviar a pressão sobre as equipas internas, reduzir os riscos legais e ajudar as contratações internacionais a começar mais rapidamente.

Neste guia, iremos analisar os sinais de que está na altura de obter ajuda externa, o que procurar num parceiro de imigração e como preparar a sua equipa para o sucesso.

Qual é o processo de imigração para as contratações internacionais?

A contratação de talentos internacionais não se limita à oferta de emprego. A imigração é um processo legal e cada país tem as suas próprias regras, categorias de vistos e normas de documentação.
Uma estratégia de imigração empresarial sólida garante que, uma vez contratado o candidato certo, este pode ser transferido de forma legal e eficiente para o seu novo local de trabalho.

No mínimo, o processo de imigração inclui:

• Determinar a categoria de visto correta com base na função, nacionalidade e destino.
• Preparação e apresentação de documentos de imigração de acordo com a legislação local.
• Coordenação entre as equipas de RH, jurídica e de conformidade para evitar atrasos.
• Acompanhamento dos prazos de candidatura e garantia de que não são falhadas quaisquer etapas, até à aprovação do visto.

Falhar um passo ou utilizar o formulário errado é mais do que um inconveniente: pode atrasar a integração ou mesmo colocar a sua empresa em risco. E, a menos que disponha de conhecimentos internos em matéria de imigração, tratar deste trabalho com exatidão pode consumir muito tempo e recursos.

É por isso que cada vez mais empresas estão a recorrer a apoio externo e a especialistas em imigração para tratar de todo ou parte do processo.

Quando a sua estratégia global de talentos precisa de apoio de imigração externalizado

Algumas equipas gerem a imigração internamente durante anos sem grandes problemas. Outras consideram que mesmo uma contratação internacional é suficiente para levar os sistemas internos ao limite.
Considere a possibilidade de externalizar os serviços de imigração se a sua equipa estiver a enfrentar estes problemas:

• Rápida expansão internacional: A expansão rápida em vários países introduz um elevado volume de diferentes regulamentos e processos de imigração que podem sobrecarregar até equipas bem organizadas.
• Patrocínios de vistos complexos ou pela primeira vez: Se está constantemente a contratar para funções que requerem vistos complexos, a entrar em novas jurisdições ou a patrocinar vistos pela primeira vez, a falta de conhecimentos internos sobre imigração legal representa riscos significativos.
• Esforço de recursos e objectivos de eficiência: Quando os recursos internos de RH são sobrecarregados pelo controlo manual, preenchimento de formulários e coordenação constante, a externalização dos serviços de imigração liberta a sua equipa para se concentrar em iniciativas estratégicas de RH.
• Necessidade de previsibilidade e redução de riscos: Para mitigar os elevados custos de erros de conformidade ou penalizações legais associadas à alteração das regras de imigração, trabalhar com um fornecedor especializado significa ter conhecimentos consistentes e actualizados.

Como externalizar eficazmente os serviços de imigração

Externalizar o trabalho de imigração não significa entregá-lo e esperar pelo melhor. Um bom fornecedor deve sentir-se como uma extensão da sua equipa, trazendo estrutura, experiência e visibilidade para cada caso.

Eis como construir uma parceria eficaz para serviços de externalização da imigração:

1. Avalie as suas necessidades: Antes de contratar fornecedores, pense nos seus desafios específicos de imigração, no volume atual de contratação internacional e nas lacunas de recursos internos. Compreenda o nível de serviços de apoio à imigração de que necessita - desde os serviços básicos de preparação de documentos de imigração até à gestão de ponta a ponta.
   
   
2. Escolher o fornecedor de serviços de imigração correto: Procure um parceiro de soluções globais de imigração que se especialize especificamente em imigração empresarial. Dê prioridade a fornecedores cujos especialistas em imigração empresarial ofereçam não só tecnologia, mas também serviços práticos de consultoria em imigração e serviços de aconselhamento em imigração internacional. Verifique o seu alcance global, o seu historial comprovado (taxas de aprovação de vistos) e as suas capacidades para serviços abrangentes de imigração e vistos.
   
   
3. Integre o seu parceiro subcontratado: Estabeleça canais de comunicação claros e integre os processos do fornecedor com os seus fluxos de trabalho internos de RH, jurídicos e de contratação. Uma boa plataforma de mobilidade global do seu fornecedor pode facilitar este processo, centralizando os dados e a comunicação.
   
   
4. Gerir a parceria em curso: Garanta uma comunicação clara, defina métricas de desempenho e aproveite a tecnologia do fornecedor para obter visibilidade em tempo real. Um bom fornecedor terá painéis de controlo para acompanhar o estado de conformidade, as próximas renovações de vistos e a conformidade geral com a imigração.
   
   
5. Manter a conformidade através da subcontratação: Trabalhe em estreita colaboração com o seu fornecedor para garantir que todas as regras de imigração e requisitos legais são continuamente cumpridos. A sua experiência é essencial para minimizar os riscos em todas as jurisdições.

Imigração vs. relocalização: o que é mais importante para os RH?

O apoio à relocalização - como a procura de alojamento ou a integração cultural - é importante, mas só começa depois de a imigração estar resolvida. Os serviços de imigração e de vistos são o primeiro e mais essencial passo de qualquer mudança internacional. Sem o visto correto, não é possível efetuar uma relocalização legal. 

As equipas de RH devem considerar os serviços de preparação de documentos de imigração como uma parte essencial e inicial do seu plano de contratação global. Os especialistas em imigração asseguram que todos os passos legais são seguidos, fornecem actualizações em tempo real sobre o processamento de vistos e ajudam a evitar contratempos de última hora. Depois que a imigração é tratada, a logística de realocação pode vir em seguida. É aí que uma solução combinada como o suporte integrado de imigração e realocação da Jobbatical faz a diferença.

Conclusão

A contratação global traz oportunidades, mas também uma responsabilidade acrescida. A imigração não é apenas uma tarefa a cumprir; é um processo legal que afecta diretamente a sua capacidade de atrair, deslocar e reter talentos internacionais.

A subcontratação e o trabalho com um fornecedor de serviços de imigração podem dar à sua equipa espaço para se concentrar nos seus colaboradores, mantendo-o confiante de que todos os requisitos legais estão a ser tratados por especialistas.

A Jobbatical oferece apoio completo em matéria de imigração e relocalização, fornecendo soluções de imigração e serviços de apoio à imigração, para que as equipas de RH se possam concentrar no talento - enquanto nós tratamos do resto.