Vorübergehender Schutz für Ukrainer in Spanien: Leitfaden für Arbeitgeber

Zusammenfassung

Eine Arbeitserlaubnis ist nicht erforderlich: Der vorübergehende Schutzstatus für ukrainische Staatsangehörige in Spanien gewährt Ihnen bereits uneingeschränkte Arbeitserlaubnis für jeden Arbeitgeber, in jeder Branche, in jedem Beruf oder als Selbstständiger – ohne Einschränkungen.
Die TIE-Karte Ihres Mitarbeiters sieht vielleicht so aus, als wäre sie abgelaufen, ist aber tatsächlich noch bis zum 4. März 2027 gültig (dank der Verordnung INT/96/2026), auch wenn manche Stellen den Mitarbeiter möglicherweise dennoch abweisen, wenn auf der Karte ein abgelaufenes Datum angezeigt wird.
Das Wichtigste ist, dass Sie sich vergewissern, dass Ihre NIE in der spanischen Sozialversicherungsdatenbank noch gültig ist, bevor Sie die erste Gehaltsabrechnung durchführen.
Ab April 2026 sollen Personen mit vorübergehendem Schutz in die Möglichkeit haben, auf eine EU-Blue-Card, eine Aufenthaltsgenehmigung für hochqualifizierte Fachkräfte oder eine reguläre Arbeitserlaubnis umzusteigen, ohne Spanien verlassen zu müssen – was für die langfristige Planung vor Ablauf der Frist im Jahr 2027 ein großer Vorteil ist.
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Ein Mitarbeiter, der sich bereits in Spanien aufhält, verfügt über einen ukrainischen vorübergehenden Schutzstatus – müssen wir eine Arbeitserlaubnis beantragen, bevor er seine Arbeit aufnehmen kann?

Ein Antrag auf eine Arbeitserlaubnis ist nicht erforderlich. Ukrainische Staatsangehörige, die in Spanien vorübergehenden Schutz genießen, verfügen bereits über eine uneingeschränkte Arbeitserlaubnis für jeden Arbeitgeber, in jedem Sektor, als Arbeitnehmer oder Selbstständiger.
Dieser Status wurde gemäß dem spanischen Erlass INT/96/2026 und dem Beschluss 2025/1460 des Rates der Europäischen Union automatisch bis zum 4. März 2027 verlängert.
Auf der Vorderseite der TIE-Karte ist zwar ein früheres Ablaufdatum angegeben, sie bleibt jedoch auch ohne Verlängerung rechtsgültig.
Die Personalabteilung kann mit der Einarbeitung und der Gehaltsabrechnung beginnen, ohne auf Einwanderungsformalitäten warten zu müssen; allerdings sollte vor der ersten Gehaltsabrechnung unbedingt überprüft werden, ob die NIE im RED-System der Sozialversicherung als aktiv verzeichnet ist.

Szenarioübersicht: Inhaber eines ukrainischen vorübergehenden Schutzstatus in Spanien

Reiseziel	Spanien
Genehmigungsart	Vorübergehender Schutz (Protección Temporal) gemäß der Richtlinie 2001/55/EG des Rates der Europäischen Union
Szenario	Ein ukrainischer Staatsangehöriger, der sich bereits mit vorübergehendem Schutz in Spanien aufhält und eine Anstellung bei einem spanischen Arbeitgeber sucht
Arbeitserlaubnis	Im Rahmen des vorübergehenden Schutzstatus, keine gesonderte Genehmigung erforderlich. Gültig für jeden Arbeitgeber, jeden Sektor, Arbeitnehmer und Selbstständige
Wesentliche Einschränkungen	Der Status ist an die Person gebunden, nicht an den Arbeitgeber. Gültig bis zum 4. März 2027 (automatisch verlängert gemäß Verordnung INT/96/2026). Auf der TIE-Karte ist möglicherweise ein früheres Datum angegeben, sie bleibt jedoch rechtsgültig.
Komplexität	Gering – für diesen Fall gibt es keinen Einwanderungsantrag seitens des Arbeitgebers
Risiken bei der Einarbeitung	Niedrig bis mittel: Die Anmeldung der Lohnabrechnung kann sich verzögern, wenn die NIE im TGSS noch nicht aktiv ist; eine scheinbar abgelaufene TIE-Karte kann zu Problemen bei der internen Dokumentenprüfung führen
Zeitplanrisiko	Geringe Bearbeitungszeit, keine Genehmigung erforderlich. Das einzige Risiko ist eine Verzögerung bei der Sozialversicherungsanmeldung (24–48 Stunden)
Abhängigkeitsrisiken	Der vorübergehende Schutz läuft am 4. März 2027 aus; über dieses Datum hinaus gibt es keinen automatischen Übergang. Die Umwandlung in eine reguläre Aufenthaltsgenehmigung ist in Spanien nun ohne Ausreise möglich (ab April 2026)
Typischer Zeitplan	Tag 1: Vertragsunterzeichnung. Tag 1–2: Überprüfung der NIE bei der TGSS. Tag 2–3: Abschluss der Sozialversicherungsanmeldung. Die Gehaltsabrechnung kann unmittelbar nach der Anmeldung beginnen.
Einreichungsbefugnis	Tesoreria General de la Seguridad Social (TGSS) über das RED-System, ausschließlich für die Anmeldung des Arbeitgebers bei der Sozialversicherung. Keine Beteiligung der Einwanderungsbehörde
Zentrale Herausforderungen	Abgelaufene TIE-Karte, Übermittlung der NIE an die TGSS, Planung einer langfristigen Aufenthaltsgenehmigung vor 2027, Anforderungen an Reisedokumente für Reisen innerhalb des Schengen-Raums
Beispiel-Szenarien	Ein ukrainischer Softwareentwickler mit einer spanischen Aufenthaltsgenehmigung (TIE) tritt bei einem Technologieunternehmen in Madrid ein; ein ukrainischer Logistikmitarbeiter mit vorübergehendem Schutz beginnt in einem Lagerhaus in Barcelona; das Personalteam führt einen ukrainischen Mitarbeiter ein, dessen Aufenthaltsgenehmigung (TIE) bis 2025 gültig ist
Erwartetes Ergebnis	Der Mitarbeiter kann sofort seine Arbeit aufnehmen; die Gehaltsabrechnung wird innerhalb von 2–3 Werktagen nach Vertragsunterzeichnung aktiviert, vorausgesetzt, die NIE ist im TGSS registriert.

Was spanische Arbeitgeber tun und lassen sollten: Bei der Einstellung eines ukrainischen Arbeitnehmers im Rahmen des vorübergehenden Schutzes

Die rechtliche Lage

Ukrainische Staatsangehörige, die in Spanien vorübergehenden Schutz genießen, verfügen bereits über eine integrierte Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis – eine separate spanische Arbeitserlaubnis ist nicht erforderlich. Dieser Status ermöglicht die Arbeit bei jedem Arbeitgeber, in jedem Sektor, als Arbeitnehmer oder Selbstständiger. Der Schutz wird gemäß dem Beschluss 2025/1460 des Rates der EU und der Verordnung INT/96/2026 bis zum 4. März 2027 verlängert, ohne dass ein erneuter Antrag gestellt werden muss. Für Arbeitgeber ist die zuständige Behörde die spanische Sozialversicherung, nicht die Einwanderungsbehörde.

Ein häufiges Problem im Personalwesen: Auf vielen TIE-Karten ist nach wie vor ein Ablaufdatum von 2025 oder früher vermerkt. Rechtlich gesehen bleiben diese Karten bis März 2027 gültig, doch manche Banken, Vermieter und Lohnabrechnungssysteme lehnen Karten, die abgelaufen wirken, möglicherweise ab, was zu Verzögerungen bei der Einarbeitung führt.

Der Onboarding-Prozess

Es ist kein Einwanderungsverfahren erforderlich, bevor der Arbeitnehmer seine Tätigkeit in Spanien aufnimmt.
Der wichtigste Schritt bei der Einarbeitung ist die Anmeldung bei der Sozialversicherung: Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer unter Verwendung seiner im Rahmen des vorübergehenden Schutzes ausgestellten gültigen NIE-Nummer im RED-System an.
Sollte die NIE in den Sozialversicherungsunterlagen noch nicht aktiv sein – was bei Neuankömmlingen häufig der Fall ist –, sollte die Registrierung vor der ersten Gehaltsabrechnung abgeschlossen sein, in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden.
Es ist weder eine Arbeitsmarktprüfung noch ein Antrag auf eine Arbeitserlaubnis in Spanien oder ein konsularisches Verfahren erforderlich.

HR-Leitfaden

Fordern Sie bereits bei der Angebotsphase die TIE-Karte und die NIE-Nummer des Mitarbeiters an; überprüfen Sie vor Vertragsbeginn, ob die NIE im TGSS-System (Sozialversicherungsanstalt) aktiv ist.
Bitte klären Sie mit den Mitarbeitern ab, dass auf ihrer TIE-Karte möglicherweise ein früheres Datum angegeben ist; weisen Sie die internen IT-Teams darauf hin, dass die Karte ungeachtet des aufgedruckten Ablaufdatums bis zum 4. März 2027 rechtlich gültig bleibt.
Die Anmeldung bei der Sozialversicherung über das RED-System unter Angabe der NIE muss vor dem ersten Abrechnungstag erfolgen – dies ist der einzige administrative Schritt, den der Arbeitgeber erledigen muss.
Für Mitarbeiter, deren Tätigkeiten für eine EU-Blue-Card oder eine Aufenthaltsgenehmigung für hochqualifizierte Fachkräfte in Frage kommen, sollte die Umwandlung vor 2027 geprüft werden, solange sich der Mitarbeiter noch in Spanien aufhält. Ab April 2026 kann dies im Land selbst erfolgen, ohne dass eine Ausreise erforderlich ist.

Wesentliche Risiken

Eine ungültig erscheinende TIE-Karte führt zu internen Verzögerungen bei der Einarbeitung: Wenn die Personal- oder Lohnbuchhaltungsteams die Karte als ungültig kennzeichnen, bevor sie deren rechtmäßige Verlängerung gemäß INT/96/2026 bestätigt haben, kann die Einarbeitung unnötig verzögert werden. Überprüfen Sie daher die rechtlichen Rahmenbedingungen intern, bevor Sie Dokumente ablehnen.
NIE noch nicht in den Sozialversicherungsunterlagen erfasst: Ein neu eingestellter Mitarbeiter verfügt möglicherweise über eine gültige TIE, aber seine NIE wurde noch nicht an das TGSS übermittelt, was die Anmeldung zur Lohnabrechnung verhindert. Überprüfen Sie dies mindestens 48 Stunden vor dem geplanten Abrechnungstermin.
Wenn keine Vorkehrungen für die Zeit nach März 2027 getroffen werden: Der vorübergehende Schutz ist kein dauerhafter Aufenthaltsweg; Arbeitnehmer, die vor Ablauf der Regelung nicht auf eine reguläre Aufenthaltsgenehmigung umsteigen, verlieren ihre Arbeitserlaubnis. Personalabteilungen mit ukrainischen Mitarbeitern sollten bereits 2026 mit der Prüfung der Voraussetzungen für einen Umstieg beginnen.

Haftungsausschluss

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen zu liefern, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um die neuesten Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

Über Jobbatical Expertise in Spanien

Jobbatical hat bereits über 17.000 internationale Versetzungen in mehr als 45 Ländern begleitet und Personalabteilungen dabei unterstützt, Einwanderungsangelegenheiten, die Kontinuität beim Onboarding, die Nachverfolgung von Genehmigungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu koordinieren. In Spanien verfolgt unser Team Änderungen der gesetzlichen Bestimmungen, darunter Aktualisierungen zu Verlängerungen des vorübergehenden Schutzstatus, Möglichkeiten zur Umwandlung von Genehmigungen und Anordnungen zur Gültigkeit der TIE-Karte, damit Ihre Entscheidungen beim Onboarding auf aktuellen Vorschriften basieren und nicht auf veralteten Annahmen.

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Häufig gestellte Fragen: Vorübergehender Schutz für Ukrainer und Beschäftigung in Spanien

Darf ein ukrainischer Arbeitnehmer mit vorübergehendem Schutzstatus in Spanien seine Arbeit aufnehmen, bevor wir die neuen Genehmigungsunterlagen erhalten haben?

Ja. Die Arbeitserlaubnis ist bereits in ihrem bestehenden Status als Person mit vorübergehendem Schutz enthalten. Weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer benötigen eine neue Genehmigung. Der einzige Schritt, den die Personalabteilung vor der Gehaltsabrechnung durchführen muss, ist die Überprüfung, ob die NIE-Nummer des Arbeitnehmers im Sozialversicherungssystem TGSS aktiv ist; dies dauert 24 bis 48 Stunden, falls sie noch nicht registriert ist.

Auf der TIE-Karte des Mitarbeiters ist das Ablaufdatum 2025 angegeben – ist seine Arbeitserlaubnis noch gültig?

Ja. Gemäß der spanischen Verordnung INT/96/2026 vom 12. Februar 2026 werden alle TIE-Karten, die an Inhaber des vorübergehenden Schutzstatus aus der Ukraine ausgestellt wurden, automatisch bis zum 4. März 2027 verlängert, unabhängig vom auf der Karte aufgedruckten Datum. Da einige Banken und private Einrichtungen die Karte jedoch möglicherweise weiterhin auf den ersten Blick ablehnen, empfiehlt es sich, die Mitarbeiter darauf hinzuweisen, eine Kopie der Veröffentlichung im BOE mitzuführen, falls sie auf Ablehnungen stoßen.

Muss der Arbeitgeber vor der Einstellung eines ukrainischen Inhabers einer vorübergehenden Schutzstatus eine Arbeitsmarktprüfung bestehen oder nachweisen, dass kein spanischer Arbeitnehmer verfügbar ist?

Nein. Die befristete Arbeitserlaubnis im Rahmen des vorübergehenden Schutzes ist bedingungslos und branchenunabhängig. Es gibt keine Arbeitsmarktprüfung, keine Registrierung des Arbeitgebers bei den Einwanderungsbehörden und keine Verpflichtung, die Stelle zuvor auszuschreiben. Der Status ähnelt eher der Freizügigkeit innerhalb der EU als einer gesponserten Arbeitserlaubnis.

Was geschieht mit der Arbeitserlaubnis dieses Mitarbeiters, wenn der vorübergehende Schutz im März 2027 ausläuft?

Sofern der Arbeitnehmer nicht vor März 2027 auf eine reguläre Arbeitserlaubnis umgestellt hat, erlischt seine Arbeitserlaubnis. Seit April 2026 können Ukrainer in Spanien offiziell auf eine EU-Blue-Card, eine Arbeitserlaubnis für hochqualifizierte Fachkräfte oder eine reguläre Arbeitserlaubnis für Arbeitnehmer umstellen, ohne das Land verlassen zu müssen. Personalabteilungen sollten bereits 2026 damit beginnen, die Anspruchsberechtigung der Mitarbeiter zu prüfen, die sie über das Auslaufen des Programms hinaus weiterbeschäftigen möchten.

Kann ein Nicht-Ukrainer, der vor Februar 2022 einen rechtmäßigen Aufenthalt in der Ukraine hatte, in Spanien eine entsprechende Arbeitserlaubnis erhalten?

Ja, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Spanien hat die Anwendung der Richtlinie über vorübergehenden Schutz auf Drittstaatsangehörige ausgeweitet, die sich vor dem 24. Februar 2022 rechtmäßig in der Ukraine aufgehalten haben und nicht sicher in ihr Herkunftsland zurückkehren können. Das praktische Personalverfahren ist identisch: Es ist keine gesonderte Arbeitserlaubnis erforderlich. Die Anspruchsberechtigung sollte im Einzelfall mit einem Rechtsbeistand geprüft werden.

Darf der Arbeitnehmer während der Dauer des vorübergehenden Schutzes innerhalb des Schengen-Raums reisen und nach Spanien zurückkehren?

Ja, allerdings mit einer praktischen Einschränkung. Inhaber einer vorübergehenden Schutzgenehmigung genießen gemäß Artikel 11 der Richtlinie Freizügigkeit innerhalb des Schengen-Raums. Beim Grenzübertritt muss der Arbeitnehmer jedoch sowohl einen gültigen ukrainischen Reisepass als auch seine spanische TIE mit sich führen. Wenn auf der TIE ein abgelaufenes Datum zu sehen ist, könnten Grenzbeamte in einigen Ländern die Gültigkeit anzweifeln; daher ist es für Geschäftsreisen ratsam, die Verlängerung INT/96/2026 mitzuführen.

Welches Risiko besteht, wenn die Personalabteilung fälschlicherweise davon ausgeht, dass für diesen Mitarbeiter eine Standard-Arbeitserlaubnis beantragt werden muss?

Das Hauptrisiko besteht in unnötigen Verzögerungen bei der Einstellung. Wenn die Personalabteilung ein Standardverfahren zur Arbeitsgenehmigung einleitet, kann es sein, dass der Arbeitgeber Wochen oder Monate auf eine Genehmigung wartet, die gar nicht erforderlich ist. Abgesehen von den zeitlichen Kosten könnte der bestehende vorübergehende Schutzstatus des Arbeitnehmers technisch gesehen erlöschen, wenn ihm fälschlicherweise geraten wurde, einen neuen Genehmigungsweg einzuschlagen, was während der Übergangsphase zu einer Lücke in seinem Rechtsstatus führen würde. Eine fachkundige Beratung vor jeder Änderung des Genehmigungsstatus ist unerlässlich.

Dies betrifft die folgenden Anwendungsfälle:

1. Darf ein ukrainischer Flüchtling mit vorübergehendem Schutz in Spanien sofort für einen beliebigen Arbeitgeber arbeiten?
2. Welche Unterlagen benötigt die Personalabteilung von einem ukrainischen Arbeitnehmer mit vorübergehendem Schutz vor der Gehaltsabrechnung?
3. Ist die TIE-Karte eines ukrainischen Arbeitnehmers noch gültig, wenn das aufgedruckte Ablaufdatum überschritten ist?
4. Muss ein Arbeitgeber für einen ukrainischen Inhaber vorübergehenden Schutzes eine Arbeitserlaubnis in Spanien beantragen?
5. Wie lange dauert es, einen ukrainischen Arbeitnehmer im spanischen Sozialversicherungssystem anzumelden?
6. Kann ein nicht-ukrainischer Drittstaatsangehöriger, der in der Ukraine gelebt hat, auch ohne Arbeitserlaubnis in Spanien arbeiten?
7. Kann ein Ukrainer mit vorübergehendem Schutz in Spanien eine EU-Blue Card erhalten, ohne das Land zu verlassen?
8. Was geschieht mit den Arbeitsrechten unserer ukrainischen Mitarbeiter, wenn der vorübergehende Schutz im März 2027 ausläuft?
9. Kann ein ukrainischer Mitarbeiter, der in Spanien vorübergehenden Schutz genießt, als Selbstständiger oder Freiberufler arbeiten?
10. Was sollte die Personalabteilung tun, wenn die TIE-Karte eines ukrainischen Mitarbeiters von einer Bank oder Institution in Spanien abgelehnt wird?
11. Kann ein ukrainischer Mitarbeiter während der Dauer seines vorübergehenden Schutzes in Spanien auf Geschäftsreise in andere Schengen-Länder reisen? 12. Wie früh sollte die Personalabteilung mit dem Umwandlungsprozess der Aufenthaltsgenehmigungen für ukrainische Mitarbeiter vor Ablauf der Frist im Jahr 2027 beginnen?

Einstellung eines ukrainischen Mitarbeiters mit vorübergehendem Schutzstatus in Spanien: Was die Personalabteilung wissen muss