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Die Personalabteilungen können bei der Erstellung der Unterlagen für einen Antrag auf ein Geschäftsvisum sowohl Geschäfts- als auch Besichtigungstage zusammen angeben. Besichtigungen müssen im Arbeitgeber- oder Einladungsschreiben nicht gesondert erwähnt werden, solange der Hauptgrund für die Reise geschäftlich ist.
Einladungsschreiben zum Geschäftsvisum
Die Frage
Die Antwort
Die Personalabteilung muss die Besichtigungstage im Arbeitgeber- oder Einladungsschreiben nicht gesondert ausweisen. Diese Tage können in die Gesamtaufenthaltsdauer für den Antrag auf ein Geschäftsvisum einbezogen werden, sofern der Geschäftszweck der Hauptgrund für die Reise bleibt und dies in allen eingereichten Unterlagen zum Ausdruck kommt.
Beschreibung der Reisetage im Business Visa Dokument
Kontext und Hintergrund: Die Herausforderung
Personalverantwortliche sind oft unsicher, wie sie kurze persönliche Zeit, z. B. für Besichtigungen, während der Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter korrekt dokumentieren sollen. Unkorrekte oder zu detaillierte Erklärungen zur Tagesordnung können zu unnötigen Nachfragen oder zu unpassenden Dokumenten führen.
Der Ansatz von Jobbatical
Jobbatical empfiehlt ein vereinfachtes Verfahren: Fassen Sie den gesamten Aufenthaltszeitraum - einschließlich der Freizeittage - in allen Visumantragsunterlagen unter dem Gesamtbetrag des Geschäftsbesuchs zusammen, sofern dies mit den geltenden Konsulatsrichtlinien übereinstimmt und die Hauptagenda arbeitsbezogen bleibt.
Das Ergebnis
Im VIDEX-Formular und in den Begleitschreiben sollte die Personalabteilung den Gesamtzeitraum (Geschäftsreise + Besichtigungen) angeben und dies bei Flug-/Zugbuchungen und Hotelreservierungen berücksichtigen. Vermeiden Sie es, Freizeittage zu trennen oder explizit aufzuführen, es sei denn, dies wird von den Behörden ausdrücklich verlangt.
Arbeitgeber oder Talent Schritte
- Geben Sie die gesamte Aufenthaltsdauer in allen Dokumenten an
- Sicherstellen, dass der Hauptzweck der Tagesordnung geschäftlich ist
- Vermeiden Sie die Trennung von Geschäft und Besichtigung in Briefen
Wichtigste Erkenntnisse/Takeaways
- Besichtigungen können in die Gesamtdauer des Besuchs einbezogen werden
- Teilen Sie die Tage nicht auf, es sei denn, dies wird von der Botschaft oder dem Konsulat verlangt.
- Konsistente Dokumentation verringert das Verwaltungsrisiko
Dies betrifft die folgenden Anwendungsfälle:
- Muss die Personalabteilung die Besichtigungstage in Arbeitgeber- oder Einladungsschreiben für Geschäftsvisumanträge separat aufführen?
- Können Freizeittage in die Gesamtaufenthaltsdauer für ein Geschäftsvisum einbezogen werden, ohne dass dies in den Unterlagen ausdrücklich erwähnt wird?
- Wie können Unternehmen bei der Beantragung von Geschäftsvisa für Arbeitnehmer am besten Freizeit oder persönliche Tage dokumentieren?
- Ist es ratsam, dass die Personalabteilung in den Antragsunterlagen für ein Geschäftsvisum zwischen geschäftlichen und nicht geschäftlichen Tagen unterscheidet?
- Sollten die Angaben zur Tagesordnung in den offiziellen Visa-Schreiben mit den Flug- und Unterkunftsbuchungen für Geschäftsreisende übereinstimmen?
- Was sind gängige HR-Praktiken für den Umgang mit gemischten Dienst- und Privatreisetagen bei Visumanträgen?
- Verlangen die Konsulate einen ausdrücklichen Hinweis auf die Besichtigung von Sehenswürdigkeiten in den Unterlagen für Geschäftsvisa?
- Kann die Personalabteilung für VIDEX-Formulare und Begleitschreiben Geschäfts- und Besichtigungszeiträume zu einem einzigen Aufenthaltszeitraum zusammenfassen?
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