Os 5 passos para simplificar a imigração e a relocalização do empregador

A contratação de talentos globais é uma das medidas mais inteligentes que uma empresa em crescimento pode tomar. Mas assim que a carta de oferta é assinada, começa o verdadeiro trabalho: garantir os vistos, gerir os prazos, cumprir a legislação local e apoiar os funcionários durante a sua mudança.

Para muitas empresas, a contratação global abranda não por falta de interesse ou de candidatos, mas porque os processos de relocalização e imigração são demasiado lentos, manuais ou confusos para serem geridos eficazmente.

Sem os sistemas corretos, a contratação global pode bloquear as suas operações, sobrecarregar a sua equipa de RH e frustrar as suas novas contratações mesmo antes de estas começarem.

Para manter as coisas em movimento, é necessária uma abordagem mais inteligente à imigração e relocalização de funcionários - uma abordagem que combine tecnologia, orientação especializada e os processos corretos. Onde quer que esteja a contratar, estes cinco passos irão ajudá-lo a simplificar a mobilidade global - mantendo a sua equipa de RH, as suas novas contratações e os seus prazos no caminho certo.

1. Automatize o que puder - e saiba o que vale a pena automatizar

Uma das formas mais rápidas de reduzir os atrasos na imigração e relocalização é eliminar o erro humano da equação. O controlo manual das expirações de vistos, das renovações de autorizações ou dos documentos dos empregados pode facilmente conduzir a prazos não cumpridos, a confusões de última hora ou mesmo a consequências legais.

A solução não é apenas "utilizar tecnologia". Trata-se de identificar quais as partes do processo que o estão a atrasar - por exemplo, a recolha de documentos, as actualizações do estado dos processos, o controlo dos prazos - e procurar ferramentas ou sistemas que reduzam essa carga.

O que procurar nas ferramentas de automatização:

• Alertas de prazos para expiração de vistos e autorizações
• Recolha centralizada de documentos com lembretes
• Actualizações de estado para os RH e para os empregados
• Painéis de controlo de casos para visibilidade em tempo real

Estas funcionalidades são normalmente padrão em soluções de mobilidade global como o Jobbatical, ajudando-o a criar uma experiência de relocalização de colaboradores mais rápida e consistente.

Dica: comece por identificar as tarefas mais repetitivas no seu fluxo de trabalho atual. É aí que a automatização lhe dará o maior retorno.

2. Fazer do cumprimento um hábito regular

Em muitos países, não basta preencher os formulários de imigração corretos; também é necessário garantir que tudo está meticulosamente preparado para quaisquer inspecções ou auditorias futuras. E como os regulamentos mudam em toda a Europa, manter a conformidade não é algo que se possa verificar uma vez e esquecer.

Riscos comuns:

• Deixar caducar licenças porque ninguém as estava a seguir
• Não atualização das autoridades locais após mudanças de função/localização
• Falha nos prazos iniciais de apresentação de pedidos de prorrogação
• Não efetuar registos fiscais ou de segurança social em novas regiões

Os serviços de mobilidade global funcionam normalmente com plataformas que integram o acompanhamento da conformidade, lembretes de renovação e apoio à auditoria, para que não dependa da memória ou de folhas de cálculo para se manter a par de tudo.

3. Invista no seu pacote de relocalização

É fácil pensar na recolocação de funcionários como uma lista de verificação da papelada, mas isso é apenas uma parte do processo. Os recém-contratados também estão a mudar de casa, muitas vezes com as suas famílias, e a passar por mudanças culturais e emocionais. Uma comunicação deficiente ou a falta de clareza em relação ao que é abrangido pode levar a mal-entendidos, insatisfação ou até mesmo a relocalizações falhadas.

O que pode correr mal:

• O trabalhador assume que o apoio à habitação está incluído - mas não está.
• Os RH pensam que o apoio à imigração está a ser tratado, mas o trabalhador sente-se perdido.
• O trabalhador não compreende os passos seguintes e sente-se ignorado.

Para evitar isso, as empresas devem criar planos de realocação detalhados e transparentes que cubram não apenas o que está incluído, mas também o que não está. Uma boa experiência de realocação pode impulsionar a retenção e a lealdade, enquanto uma experiência confusa pode azedar o relacionamento antes do primeiro dia.

Sugestão: Trate o seu pacote de recolocação como parte da experiência de integração. Ofereça prazos claros, actualizações regulares e alguém com quem o colaborador possa falar se tiver dificuldades.

As soluções especializadas em serviços de realocação de funcionários geralmente incluem portais voltados para os funcionários, guias de realocação e comunicação personalizada para manter a experiência o mais tranquila possível.

4. Planear as coisas que espera que não aconteçam

Por vezes, as licenças atrasam-se. Por vezes, as leis mudam a meio da candidatura. Por vezes, a deslocalização de um empregado é adiada por um mês ou mais. Nem sempre é possível evitá-lo, mas é possível geri-lo se planear com antecedência.

Como é um planeamento de emergência inteligente:

• Apresentar extensões muito antes das datas de expiração
• Identificação de funções compatíveis com o trabalho remoto para cobertura temporária
• Documentar quais as etapas da relocalização que podem avançar em paralelo
• Ter um plano de ação claro em caso de problemas com a imigração

Confiar em especialistas em mobilidade global oferece um grande apoio aos empregadores no que diz respeito ao planeamento de cenários e à redução do impacto dos atrasos.

5. Escolha ferramentas escaláveis que cresçam com a sua equipa

À medida que a sua empresa se expande, a gestão manual da imigração e da relocalização torna-se insustentável. As equipas atingem os seus limites e pequenos descuidos podem transformar-se em problemas dispendiosos.

É aqui que a escolha de uma plataforma ou fornecedor de mobilidade global é realmente importante. Em vez de juntar diferentes ferramentas, um serviço de mobilidade global bem concebido oferece:

• Um sistema para acompanhar as deslocalizações entre países e entidades
• Visibilidade partilhada para os RH, o departamento jurídico e os trabalhadores
• Apoio especializado quando as coisas se complicam (e quando correm de acordo com o planeado)
• Previsão de custos e relatórios fiáveis

Para além de poupar tempo, esta abordagem ajuda-o a criar um processo de contratação preparado para o futuro que é simultaneamente eficiente e compatível, garantindo que pode expandir-se globalmente sem ter de reconstruir constantemente os seus sistemas.

Pronto para descomplicar a imigração de funcionários?

As melhores estratégias de mobilidade global equilibram a automatização com o apoio especializado, o planeamento claro com a flexibilidade e o cuidado dos funcionários com a precisão legal. Se está à procura de um parceiro que o ajude a mover-se mais rapidamente - sem arriscar a conformidade - considere a Jobbatical: uma solução que combina tecnologia e experiência humana.

Na Jobbatical, oferecemos serviços tecnológicos de imigração e relocação de funcionários, criados para proporcionar rapidez, conformidade e uma excelente experiência para os funcionários.

Fale com a nossa equipa para ver como a nossa plataforma ajuda as equipas em crescimento a relocalizar contratações globais além-fronteiras sem ficarem presas no processo.