Guia completo sobre a política de realocação de colaboradores para equipas de RH

A realocação de colaboradores é uma grande responsabilidade para as equipas de RH, especialmente quando as empresas estão a expandir-se ou a reestruturar-se. Os profissionais de RH não estão apenas a ajudar os novos contratados a passar do ponto A ao B; São responsáveis por proteger a empresa, dar apoio aos colaboradores e manter a conformidade em todos os países em que a empresa opera.

É aí que uma política de realocação de colaboradores se torna essencial. Neste guia, iremos analisar o que é uma política de realocação, o que deve abranger e como as equipas de RH podem utilizá-la para criar confiança, reduzir riscos e apoiar um processo de mobilidade mais eficiente, especialmente quando se trabalha com um fornecedor de mobilidade global como a Jobbatical.

O que é uma política de realocação de colaboradores?

Uma política de realocação de colaboradores é um documento escrito que descreve como a sua empresa gere e apoia as mudanças de colaboradores de um local para outro por motivos de trabalho. Pode abranger mudanças entre cidades, regiões ou países e aplica-se tanto se estiver a transferir um único funcionário como equipas inteiras.

Esta política serve vários propósitos. Proporciona aos colaboradores uma compreensão clara dos seus direitos e do apoio que podem esperar. Ajuda também os RH a gerir as realocações de forma consistente, evitar riscos legais e controlar custos. Sem uma política clara, a deslocalização pode rapidamente tornar-se confusa, dispendiosa e legalmente arriscada, especialmente quando entram em jogo as regras de imigração ou as implicações fiscais.

Se mal conduzidas, as realocações podem levar à frustração dos colaboradores, à perda de produtividade ou até mesmo ao desgaste. Mas, se forem bem geridos, com a política e o apoio certos, podem contribuir para a satisfação dos colaboradores e para o crescimento da empresa.

O que inclui uma política de realocação de colaboradores?

Uma boa apólice de deslocalização deve cobrir todos os aspetos da mudança, desde quem se qualifica para benefícios de deslocalização até como lidar com despesas inesperadas. Deve ser o mais detalhado possível para reduzir a incerteza e evitar confusões caso a caso.

Critérios de elegibilidade

A sua política deve definir claramente quem é elegível para apoio à deslocalização. Isto pode variar dependendo de:

• Situação de emprego (por exemplo, a tempo inteiro vs. a tempo parcial)
• Nível do cargo (por exemplo, os executivos podem receber um pacote mais alargado)
• Tipo de deslocalização (por exemplo, nacional vs. internacional)
• Duração do emprego

Por exemplo, um colaborador júnior recém-contratado que se esteja a mudar dentro do mesmo país pode receber um nível de apoio diferente em comparação com um líder sénior que se esteja a mudar internacionalmente com a sua família.

Despesas de deslocação cobertas

A mudança pode ser dispendiosa, por isso é importante definir quais os custos que serão cobertos. As despesas reembolsáveis típicas incluem:

• Custos de mudança e envio: embalagem, transporte e armazenamento de bens domésticos. 
• Viagem de mudança: Viagem e alojamento para a mudança em si. Isto inclui o funcionário e quaisquer dependentes.
• Custos relacionados com a propriedade: taxas de agentes imobiliários, custos legais para compra/venda, depósitos de arrendamento e taxas de rescisão antecipada.
• Alojamento temporário: enquanto esperam por uma habitação permanente, muitos colaboradores precisam de alojamento de curta duração.
• Despesas diversas: instalação de linhas telefónicas, refeições antes da instalação dos aparelhos, taxas de matrícula escolar, etc. Um subsídio limitado (por exemplo, até um mês de salário) é geralmente incluído.

Deixe claro quais os custos que exigem pré-aprovação, se os colaboradores devem pagar antecipadamente e enviar pedidos de reembolso e qual a documentação de suporte necessária.

Apoio à família e ao povoamento

O apoio não deve ficar pelos reembolsos financeiros. As políticas de deslocalização mais eficazes incluem também apoios não monetários, tais como:

• Ajuda para encontrar escolas para crianças
• Guias de orientação local
• Formação linguística ou cultural
• Aconselhamento ou apoio à integração

Estes serviços são especialmente importantes quando os colaboradores estão a mudar-se internacionalmente e precisam de ajuda para se adaptarem à vida num novo país.

Porque é que ter uma política de realocação por escrito é importante

Uma política de deslocalização formal e por escrito é mais do que útil. Sem ela, as equipas de RH vêem-se muitas vezes a lidar com questões constantes, a tomar decisões inconsistentes e a lidar com níveis mais elevados de stress em todos os departamentos.

Veja por que razão uma política escrita é importante:

• Clareza e justiça: os colaboradores compreendem a que têm direito e o que se espera deles, o que ajuda a reduzir a confusão e a construir confiança.
• Proteção legal: especialmente quando a mudança implica atravessar fronteiras, uma política clara ajuda-o a manter-se em conformidade com as leis laborais e de imigração.
• Controlo de custos: orçamentos e limites definidos evitam gastos excessivos ou alocação incorreta de recursos da empresa.
• Satisfação dos colaboradores: com o apoio adequado, as realocações são menos perturbadoras para os colaboradores e as suas famílias.
• Eficiência operacional: os processos padronizados reduzem a administração de RH e permitem que as equipas se concentrem em exceções ou casos de alta prioridade.

Como podem as equipas de RH criar uma política de realocação eficaz?

Esqueça os modelos: criar uma política de realocação significa garantir que esta está alinhada com os objetivos estratégicos específicos da sua empresa e apoia os seus colaboradores. Veja como as equipas de RH podem criar políticas que realmente funcionem:

1.º Envolva todas as partes interessadas relevantes

A deslocalização afeta vários departamentos. Os RH devem trabalhar com:

• Finanças: Definir limites orçamentais e fluxos de aprovação
• Gestores de contratação: para confirmar os requisitos da função e alterar os horários
• Parceiros de mobilidade: para verificar as leis laborais locais e a conformidade com a imigração e oferecer informações especializadas sobre procedimentos específicos de cada país.

2.º Segmente a sua política por grupo de colaboradores

Funcionários diferentes têm necessidades diferentes. Considere ter subpolíticas para:

• Novas contratações (com pouca experiência em deslocalização)
• Funcionários de nível médio (geralmente com famílias)
• Executivos (com pacotes mais alargados e incentivos de deslocalização mais fortes )

3.º Foco na comunicação e no timing

A mudança parece muitas vezes urgente, mas é um processo que leva tempo. Avise com a devida antecedência, principalmente se a mudança for obrigatória. Seja transparente sobre quaisquer cláusulas de mobilidade nos contratos e seja flexível quando possível. Os colaboradores são mais propensos a cooperar quando se sentem respeitados e informados.

4. Utilize a tecnologia para gerir a mobilidade

O rastreio manual de realocação através de folhas de cálculo e e-mails está sujeito a atrasos e erros. Ao utilizar uma plataforma de mobilidade global como a Jobbatical, pode:

• Automatize atualizações e alertas
• Acompanhe prazos e documentos expirados
• Veja o progresso do caso em tempo real
• Armazene e aceda à documentação do caso facilmente

Com tudo num só lugar, os RH podem evitar estrangulamentos e concentrar-se em tomadas de decisão de nível superior.

Formas de melhorar a sua política de realocação corporativa

Mesmo que já tenha uma política de deslocalização, há sempre espaço para a tornar mais prática, escalável e favorável, especialmente à medida que a sua equipa cresce internacionalmente.

1. Melhore a visibilidade do progresso do caso

Não saber como as coisas estão é uma das maiores fontes de stress para os RH e para os colaboradores. Escolha ferramentas que lhe permitam acompanhar cada etapa — desde o pedido de visto até à procura de habitação — num só lugar.

2.º Facilite a conformidade

Mobilidade global significa manter-se a par de diferentes leis, tipos de vistos, regras fiscais e regulamentos laborais. Um fornecedor de mobilidade global como a Jobbatical ajuda-o a manter a conformidade em todos os locais, gerindo prazos, renovações e requisitos de documentação.

3.º Construir para escala

Se a sua equipa estiver a crescer internacionalmente, a sua política deverá ser elaborada para escalar. Isto significa processos automatizados, estruturas flexíveis e suporte local quando necessário.

4.º Ofereça orientação, não apenas reembolso

Muitas apólices concentram-se apenas no reembolso de custos. Mas a mudança é mais do que um processo financeiro: é um processo emocional e giro. Os serviços de realocação de colaboradores da Jobbatical incluem suporte local com:

• Processos de imigração
• Renovações de vistos
• Buscas de casas
• Estruturação de serviços bancários, educativos e de saúde

Crie uma política de deslocalização que funcione para todos os

Uma política de realocação é a base de um programa de mobilidade global que protege a sua empresa, apoia os seus colaboradores e reduz o risco operacional.

Com a estrutura certa, parceiros especialistas e a ajuda de soluções modernas de mobilidade global, as equipas de RH podem reduzir a carga de trabalho de gestão de mudanças e, ao mesmo tempo, tornar as mudanças mais tranquilas, rápidas e em conformidade.

A Jobbatical ajuda as empresas em crescimento a realocar colaboradores entre fronteiras com menos stress, mais visibilidade e conformidade local integrada.

Fale com a nossa equipa para ver como podemos apoiar as suas necessidades de realocação de colaboradores.