A1-Bescheinigung für Deutschland: Leitfaden zur Entsendung von Arbeitnehmern und zur Einhaltung der Vorschriften

Deutschland verzeichnete im Jahr 2020 rund 1,4 Millionen Entsendungen – mehr als jedes andere EU-Land. Aus diesem Grund überprüft der deutsche Zoll die A1-Bescheinigungen routinemäßig vor Ort. Dieser Leitfaden befasst sich mit der A1-Bescheinigung für Deutschland aus Ihrer Sicht als entsendender Arbeitgeber: Wer benötigt eine solche Bescheinigung, wie beantragt man sie, wie lange ist sie gültig und wie sorgt man dafür, dass alle Entsendungen jederzeit prüfungsbereit sind?

Was ist ein A1-Zertifikat und warum braucht Ihr Unternehmen eines?

Was bescheinigt ein A1-Zertifikat eigentlich?

Eine A1-Bescheinigung für Deutschland ist ein erforderliches Dokument für europäische Arbeitnehmer, die vorübergehend in einem anderen EU-Land arbeiten. Sie belegt, dass Ihr Arbeitnehmer weiterhin dem Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes unterliegt. Ohne diese Bescheinigung gilt der Territorialitätsgrundsatz: Personen sind dort versichert, wo sie tatsächlich arbeiten. Ab dem ersten Tag in Deutschland würde Ihr Arbeitnehmer unter die deutsche Sozialversicherung fallen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Sozialversicherung in Deutschland: Verhindert doppelte Sozialversicherungsbeiträge.
• Entsandte Arbeitnehmer in Deutschland: Sorgt dafür, dass die Einsätze vom ersten Tag an rechtskonform sind.
• Einfache Nachverfolgung: Vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für Personalabteilungen.

Die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 lässt jeweils nur ein System zu. Das A1-Formular belegt, dass es sich um Ihr Heimatversicherungssystem handelt, daher:

• Keine doppelten Beitragszahlungen in Ihrem Heimatland und in Deutschland
• Keine Anmeldung bei der Renten-, Kranken- oder Arbeitslosenversicherung in Deutschland
• Die deutschen Behörden müssen die A1 anerkennen, es sei denn, sie wurde durch Betrug erlangt (EuGH, Altun, C-359/16)

Was gilt nach deutschem Recht als „entsandter Arbeitnehmer“ (Entsendung)?

Der deutsche Zoll betrachtet einen Arbeitnehmer als nach Deutschland entsandt, wenn alle drei folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der Arbeitgeber hat seinen Sitz außerhalb Deutschlands
• Der Mitarbeiter arbeitet vorübergehend in Deutschland
• Der Mitarbeiter arbeitet normalerweise nicht in oder von Deutschland aus

Wo der Arbeitnehmer wohnt, spielt keine Rolle. Für die Entsendung gelten zudem gesonderte Vorschriften im Rahmen der Sozialversicherung (das A1-Formular) und des Arbeitsrechts (das AEntG).

Wer benötigt ein A1-Zertifikat für Deutschland?

Jeder Arbeitnehmer, der beruflich verreist, benötigt ein A1-Formular aus Deutschland. Dies gilt für Arbeitgeber aus der EU, dem EWR oder der Schweiz, die Mitarbeiter zu befristeten Einsätzen entsenden.

Sie müssen ein A1-Zertifikat beantragen, wenn Ihre Mitarbeiter:

• Entsandte Arbeitnehmer in Deutschland: Arbeitnehmer mit langfristigen Entsendungen.
• Geschäftsreisende: Mitarbeiter, die an kurzen Besprechungen oder eintägigen Konferenzen teilnehmen.
• Selbstständige: Grenzüberschreitend tätige Freiberufler.

Brauchen Geschäftsreisende und Mitarbeiter mit kurzfristigen Einsätzen eine solche?

Rechtlich gesehen, ja. Die EU-Vorschriften sehen keine Mindestdauer vor, daher zählt auch ein eintägiges Kundengespräch. In Deutschland geht man diesbezüglich jedoch pragmatisch vor. Der deutsche Zoll hat dies bestätigt:

• Mitarbeiter müssen keine Geldstrafe zahlen, wenn sie bei kurzfristigen oder kurzen Dienstreisen kein A1-Formular mit sich führen.
• Sie können den A1 nachträglich beantragen, falls eine Behörde ihn später anfordert

In Frankreich, Österreich und Belgien gelten strengere Vorschriften, überprüfen Sie daher die gesamte Reiseroute.

Wie sieht es mit Remote-Arbeit und grenzüberschreitenden „Workations“ aus?

Ein „Workation“-Aufenthalt in Deutschland gilt im Sinne der Sozialversicherung als Entsendung. Ein Mitarbeiter, der von einer Ferienwohnung in Bayern aus für Ihr französisches Unternehmen arbeitet, benötigt ab dem ersten Tag ein A1-Formular.

Regelmäßige Heimarbeit ist etwas anderes. Wenn Ihr Mitarbeiter in Deutschland wohnt und dort einen Teil der Woche von zu Hause aus arbeitet, kann er gemäß der EU-Rahmenvereinbarung über grenzüberschreitende Telearbeit bis zu knapp 50 % Heimarbeit in Ihrem System verbleiben. Deutschland hat diese Vereinbarung unterzeichnet.

Wann ist für eine gewöhnliche Entsendung ein A1-Formular erforderlich?

Jeder Mitarbeiter, den Sie für einen bestimmten Zeitraum nach Deutschland entsenden, benötigt eine solche Bescheinigung – sei es für eine zweiwöchige Installation oder ein 18-monatiges Projekt. Die Entsendungsbescheinigung ist zeitlich begrenzt; weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt „Gültigkeit“ weiter unten.

Wie werden Arbeitnehmer behandelt, die in mehreren Bundesländern tätig sind (in zwei oder mehr Bundesländern arbeiten)?

Beschäftigte, die regelmäßig in mehreren Ländern tätig sind, wie beispielsweise ein Vertriebsleiter, der für Deutschland, Österreich und die Niederlande zuständig ist, fallen unter Artikel 13 und nicht unter die Entsendungsvorschriften.

• 25 % oder mehr der Arbeitszeit oder des Entgelts im Wohnsitzland: Es gilt das System dieses Landes
• Weniger als 25 %: In der Regel gilt das Recht des Landes, in dem der Arbeitgeber ansässig ist.
• Sie stellen den Antrag im Wohnsitzland des Arbeitnehmers, ausgehend von den voraussichtlichen nächsten 12 Monaten.

Brauchen Vorstandsmitglieder, Führungskräfte und Selbstständige eine solche Versicherung?

Ja. Die A1 gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige.

• Selbstständige können entsandt werden, wenn sie normalerweise zu Hause ähnliche Tätigkeiten ausüben.
• Vorstandsmitglieder und Aufsichtsratsmitglieder sind häufig in mehreren Ländern tätig, daher findet Artikel 13 Anwendung
• Eine Befreiung von den Sozialversicherungsbeiträgen im Heimatland gilt nicht automatisch; in Deutschland wird dies durch das A1-Formular nachgewiesen

Erfüllt Ihre Stellenanzeige die Voraussetzungen? Die wichtigsten Zulassungskriterien

Artikel 12 der Verordnung 883/2004 legt vier Voraussetzungen fest. Eine Lücke führt zur Ablehnung des A1-Formulars.

• Wesentliche Geschäftstätigkeit im Entsendeland: Ihr Unternehmen muss dort geschäftlich tätig sein und darf nicht nur die Lohnabrechnung dort vornehmen. Die Behörden legen etwa 25 % des Umsatzes als Richtwert zugrunde.
• Ein direktes Arbeitsverhältnis und eine direkte Vergütung: Ihr Mitarbeiter arbeitet unter Ihrer Weisung und wird von Ihnen bezahlt. Durch die Überlassung an ein deutsches Unternehmen wird diese Verbindung unterbrochen.
• Der Arbeitnehmer ersetzt keinen anderen entsandten Arbeitnehmer: Es ist nicht zulässig, Entsendungen aneinanderzureihen, indem man eine Person durch eine andere in derselben Funktion ersetzt.
• Vorheriger Versicherungsschutz im Entsendestaat: Ihr Mitarbeiter muss bereits im Heimatland versichert sein, in der Regel mindestens einen Monat vor Beginn der Entsendung.

In der Praxis ist die Nachbesetzungsregel diejenige, die großen Unternehmen am meisten fehlt (Rotationspläne liegen in der Regel in der Verantwortung der Projektteams und nicht der Personalabteilung).

Wie erfolgt die Anmeldung bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland?

Beantragung über die zuständige Behörde des Entsendelandes

Arbeitgeber müssen vor der Ausreise des Arbeitnehmers eine A1-Bescheinigung beantragen. Der Antrag ist bei der Sozialversicherungsbehörde im Heimatland des Arbeitnehmers zu stellen, nicht in Deutschland.

Befolgen Sie diese Schritte, um sich zu bewerben:

• Behörde ermitteln: Finden Sie die zuständige Behörde im Absenderland.
• Angaben übermitteln: Geben Sie Informationen zum Arbeitgeber und zum Einsatz ein.
• Auf Genehmigung warten: Die Bearbeitung dauert zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen.
• Das Dokument aufbewahren: Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die genehmigte A1-Bescheinigung für Deutschland bei sich trägt.

Wo kann man einen A1-Führerschein beantragen, wenn man nach Deutschland entsandt wird?

Die vorgeschriebene Vorabmeldung in Deutschland (Meldeportal-Mindestlohn / Zoll)

Bei einigen Entsendungen ist zudem eine arbeitsrechtliche Meldung beim deutschen Zoll erforderlich, die vor Arbeitsbeginn unter meldeportal-mindestlohn.de eingereicht werden muss. Dies gilt nicht für jede Entsendung. Die Meldepflicht besteht, wenn Ihre Mitarbeiter in Branchen tätig sind, die im AEntG oder in § 2a SchwarzArbG aufgeführt sind, darunter:

• Bauwesen
• Gastfreundschaft
• Transport und Logistik
• Gebäudereinigung
• Fleischverarbeitung
• Forstwirtschaft

Dies gilt auch für Leiharbeitnehmer. Fahrer im Straßengüterverkehr reichen ihre Unterlagen stattdessen über das EU-IMI-Portal ein. Informieren Sie sich vor der ersten Fahrt über die für Ihre Branche geltenden Bestimmungen; die deutschen Zoll-FAQ für Arbeitgeber enthalten die entsprechenden Einzelheiten.

Bearbeitungszeiten, Eingangsbestätigungen und digitale Überprüfung

Richten Sie Ihre Planung nach der langsamsten Behörde auf Ihrer Liste aus:

• Deutschland und die Niederlande (SVB): Tage bis zu einigen Wochen
• Spanien (TGSS): überwiegend digital und schnell
• Großbritannien (HMRC): bis zu etwa 10 Wochen

Reichen Sie den Antrag mindestens sechs Wochen vor Abreise ein. Sollte das A1-Formular verspätet eintreffen, händigen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Kopie der Antragsbestätigung aus, um nachzuweisen, dass Sie den Antrag rechtzeitig gestellt haben. Die Behörden tauschen die A1-Daten über EESSI aus, sodass die Kontrollbeamten diese elektronisch überprüfen können. Wenn Sie Mitarbeiter in mehrere Länder entsenden, informieren Sie sich darüber, wie wir die Beantragung von A1-Bescheinigungen bei den verschiedenen ausstellenden Behörden abwickeln.

Wie lange ist ein A1 gültig, und wie verhält es sich bei längeren Entsendungen?

Wie funktionieren die 24-Monats-Regel und die Beschränkung gemäß Artikel 12?

Ein A1-Vertrag gemäß Artikel 12 deckt den voraussichtlichen Entsendungszeitraum von bis zu 24 Monaten ab. Maßgeblich ist die zu Beginn geplante Dauer.

• Geplante Dauer: 20 Monate – der Einsatz erfüllt die Voraussetzungen
• Geplant: 30 Monate ab dem ersten Tag: Artikel 12 findet keine Anwendung
• Für eine neue Entsendung desselben Mitarbeiters ist in der Regel eine Pause von mindestens zwei Monaten erforderlich.

Nach 24 Monaten wird Ihr Mitarbeiter in das deutsche Sozialversicherungssystem übernommen, sofern keine Ausnahme vereinbart wurde.

Wie lässt sich die Laufzeit über 24 Monate hinaus verlängern? Die Ausnahme gemäß Artikel 16 (Ausnahmevereinbarung) über die DVKA

Gemäß Artikel 16 können zwei Länder vereinbaren, dass Ihr Arbeitnehmer länger im Heimatversicherungssystem verbleibt. In Deutschland ist die DVKA die zuständige Stelle für diese Ausnahmeregelungen.

• Beantragen Sie dies bei Ihrer zuständigen Behörde, die dies mit der DVKA abstimmt.
• Bewerben Sie sich, bevor der Einsatz beginnt, oder sobald Sie wissen, dass er länger als 24 Monate dauern wird.
• Rechnen Sie mit etwa vier Monaten; der Vorgang lässt sich nicht beschleunigen
• Jeder Fall wird individuell geprüft

Was passiert bei Änderungen des Leistungsumfangs, vorzeitigen Stornierungen und Standortwechseln?

Wenn sich der Plan ändert, aktualisieren Sie den Datensatz.

• Verlängerung innerhalb von 24 Monaten: Beantragen Sie bei Ihrer zuständigen Behörde eine Änderung des A1-Formulars
• Vorzeitige Rückkehr: Informieren Sie die Behörde und melden Sie die Änderung im Meldeportal, falls Sie den Zoll benachrichtigt haben.
• Neuer Standort oder Kunde in Deutschland: Zollmeldung aktualisieren
• Dauerhafter Umzug: Die A1 läuft aus; melden Sie Ihren Mitarbeiter bei der deutschen Sozialversicherung an und besorgen Sie für Nicht-EU-Mitarbeiter eine deutsche Arbeitserlaubnis.

Was müssen Sie neben der Sozialversicherung noch beachten?

Die A1 deckt das deutsche Arbeitsrecht nicht ab. Daneben gelten drei weitere Regelwerke:

• Gesetz über die Entsendung von Arbeitnehmern (AEntG): Die wesentlichen deutschen Arbeitsbedingungen gelten ab dem ersten Tag, und nach 12 Monaten gelten fast alle Bedingungen (nach 18 Monaten bei begründeter Mitteilung).
• Mindestlohngesetz (MiLoG): 13,90 € brutto pro Stunde ab dem 1. Januar 2026 oder höhere Branchensätze, sofern diese gelten.
• Arbeitszeitaufzeichnung: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstages, die in den aufgeführten Branchen innerhalb von sieben Tagen erfasst werden müssen.

In den Bereichen Bauwesen, Transport und Fleischverarbeitung gelten zusätzliche Verpflichtungen und strengere Kontrollen. Unser Leitfaden zur Kommunikation mit entsandten Arbeitnehmern in Spanien folgt demselben zweistufigen Modell.

Welche Strafen drohen in Deutschland bei Nichteinhaltung der Vorschriften?

Das Arbeiten ohne A1-Bescheinigung in Deutschland birgt erhebliche Compliance-Risiken. Die deutschen Zollbehörden führen strenge Kontrollen am Arbeitsplatz durch.
Die Nichteinhaltung führt zu:

• Geldstrafen: Hohe Strafen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Sozialversicherung in Deutschland: Sofortige Aufforderung zur Zahlung der lokalen Beiträge.
• Zugang zum Arbeitsplatz: Mitarbeitern kann der Zutritt zum Gelände untersagt werden.

Überprüfen Sie stets vor Reiseantritt, ob Ihre nach Deutschland entsandten Arbeitnehmer die dort geltenden Vorschriften einhalten.

Betriebsbesichtigungen durch die FKS / den Zoll

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS), die zum deutschen Zoll gehört, führt unangekündigte Kontrollen vor Ort durch. Die Inspektoren können Folgendes verlangen:

• A1-Zertifikate
• Bestätigung über das Meldeportal
• Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen
• Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Unterlagen müssen während der gesamten Dauer der Entsendung in Deutschland und in deutscher Sprache vorliegen.

Geldbußen wegen fehlender A1-Bescheinigungen und verspäteter Einreichungen

Die Geldstrafen werden pro Verstoß verhängt, sodass sie sich für ein ganzes Team summieren.

• Fehlende, verspätete oder fehlerhafte Zollanmeldung: bis zu 30.000 €
• Nichteinhaltung des Mindestlohns oder der vorgeschriebenen Arbeitsbedingungen: bis zu 500.000 €
• Geldbußen über 200 € werden in das zentrale Unternehmensregister eingetragen, was den Zugang zu öffentlichen Aufträgen verhindern kann

Ein fehlendes A1 führt selten zu einem festen Bußgeld; die Kosten werden über Beiträge gedeckt. Siehe die offizielle Liste der Verstöße.

Rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge und Zuschläge

Ohne eine gültige A1-Bescheinigung kann Deutschland Ihren Mitarbeiter vom ersten Tag an als in Deutschland versichert behandeln.

• Nachzahlungen für die Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
• Ein Säumniszuschlag von 1 % pro angefangenen Monat (§ 24 SGB IV)
• Ansprüche, die bis zu vier Jahre zurückreichen; bei vorsätzlicher Nichtzahlung sogar noch länger

Haftung des Auftraggebers und des Auftragnehmers (Generalunternehmerhaftung)

Auch Ihre deutschen Auftraggeber tragen ein Risiko. Gemäß § 14 AEntG und § 13 MiLoG haftet ein Unternehmen, das einen Auftragnehmer beauftragt, für den den Mitarbeitern des Auftragnehmers zustehenden Mindestlohn, und zwar entlang der gesamten Kette. Im Baugewerbe können Auftraggeber zudem für nicht gezahlte Sozialbeiträge haftbar gemacht werden. Aus diesem Grund verlangen Auftraggeber mittlerweile A1-Bescheinigungen und Zollbestätigungen, bevor Ihr Team vor Ort eintrifft.

Wie baut man einen wiederholbaren A1-Compliance-Prozess auf?

Einrichtung einer automatisierten Reise- und Einsatzverfolgung

Die meisten verpassten A1-Treffer beginnen mit einem Lauf, den niemand bemerkt hat. Korrigiere den Auslösepunkt:

• Reiseziel und Zweck als Pflichtfelder bei der Reisebuchung festlegen
• Jede Reise in die EU, den EWR oder die Schweiz automatisch kennzeichnen
• Markierte Fahrten mit einer Vorlaufzeit von sechs Wochen an den A1-Eigentümer weiterleiten
• Erfassung der kumulierten Tage pro Mitarbeiter und Land

Abstimmung der Arbeitsabläufe in den Bereichen Personalwesen, Gehaltsabrechnung und globale Mobilität

Weisen Sie jedem Schritt einen Verantwortlichen zu:

• Globale Mobilität: Überprüfung der Teilnahmeberechtigung und A1-Antrag
• Lohnabrechnung: Beiträge zur Krankenversicherung werden weiterhin einbehalten; Überprüfung des deutschen Mindestlohns
• Personalabteilung: Versand des Schreibens, des Vertragsanhangs und der Zollanmeldung
• Vorgesetzte: Verlängerungen und vorzeitige Rückkehr innerhalb einer Woche melden

Aufbewahrung digitaler Unterlagen und Prüfungsbereitschaft

Bewahren Sie für jeden entsandten Mitarbeiter eine digitale Datei auf: A1, Empfangsbestätigung des Antrags, Bestätigung des Meldeportals, Vertrag, Gehaltsabrechnungen und Arbeitszeitnachweise, wobei die deutschen Fassungen während der Entsendung zugänglich sein müssen. Wir empfehlen, die A1-Formulare mindestens vier Jahre lang aufzubewahren, entsprechend dem Zeitraum, in dem die deutschen Behörden Beiträge nachfordern können.

In Deutschland können Sie eine versäumte A1-Anmeldung nachträglich nachholen. Richten Sie Ihre Abläufe jedoch nicht darauf aus. Wenn Ihr Team Mitarbeiter in mehreren Ländern einsetzt, kann Jobbatical A1-Anträge, Zollmeldungen und Aufzeichnungen für Sie übernehmen. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie das funktioniert.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.