Umzugsdienste für Mitarbeiter: So wählen Sie den richtigen Anbieter aus

Ein Umzugsdienst für Mitarbeiter kümmert sich um die praktischen Aspekte des Umzugs eines international rekrutierten Mitarbeiters in ein neues Land – Visa und Arbeitserlaubnisse, Wohnungssuche, Bankangelegenheiten, Anmeldung beim Gesundheitsamt sowie die Eingewöhnung des Mitarbeiters (und oft auch seiner Familie) in den Alltag. Die Wahl des richtigen Anbieters entscheidet darüber, ob ein neuer Mitarbeiter pünktlich seine Arbeit aufnehmen kann oder in der Einwanderungsbürokratie feststeckt.

Dieser Leitfaden erläutert, was Dienstleistungen im Bereich Mitarbeiterumzüge umfassen, wie sie sich von Umzugsmanagement-Software unterscheiden und welche Fragen Sie stellen sollten, bevor Sie einen Partner für Ihre Umzüge von Fachkräften auswählen.

Was ist ein Umzugsdienst für Mitarbeiter?

Ein Umzugsdienst für Mitarbeiter – auch als Unternehmens-, Personal- oder Arbeitskräfteumzug bezeichnet – ist ein externer Partner, der einige oder alle Schritte im Zusammenhang mit dem grenzüberschreitenden Umzug von Mitarbeitern aus beruflichen Gründen übernimmt. Die Unterstützung reicht von der Abwicklung von Einwanderungs- und Visumsangelegenheiten bis hin zur umfassenden Hilfe bei der Eingewöhnung nach der Ankunft des Mitarbeiters.

Die meisten Personal- und Global-Mobility-Teams stützen sich auf eines von zwei Modellen oder eine Kombination aus beiden:

• Full-Stack-Managed-Service: Der Anbieter übernimmt den gesamten Prozess, sodass sich Ihr Team zurücklehnen kann – von der Visa- und Einwanderungsabwicklung bis hin zur lokalen Registrierung.
• Softwaregesteuert, eigenverwaltet: Sie wickeln den Prozess intern ab und nutzen eine Umzugsmanagement-Plattform, um Fälle, Dokumente und Fristen zu verfolgen.

Unternehmen, die auf mehreren europäischen Märkten Personal einstellen, kombinieren oft beides. Wenn Sie Fachkräfte nach Deutschland, Spanien, in die Niederlande, nach Frankreich oder ins Vereinigte Königreich entsenden, ist lokales Fachwissen in jedem Land genauso wichtig wie die Technologie.

Was umfasst der Umzugsservice für Mitarbeiter?

Ein umfassendes Umzugspaket umfasst in der Regel Unterstützung bei der Einwanderung, der Logistik und der Eingewöhnung. Zu den Bestandteilen des Prozesses können gehören:

• Anmeldung der Beschäftigung und des Wohnsitzes;
• Beantragung eines Visums oder einer Arbeitserlaubnis;
• Unterstützung der Familie und des Ehepartners;
• Umsiedlung von Haustieren;
• Abholung vom Flughafen;
• Suche nach einer vorübergehenden Unterkunft;
• Suche nach einer langfristigen Unterkunft;
• Eröffnung eines Bankkontos;
• Anmeldung bei einem Gesundheitsdienstleister;
• Steuerliche Registrierung;
• Schulen finden;
• Stadtführer und Empfehlungen;
• Allgemeine Unterstützung und Beratung.

Ein erfahrener Anbieter sollte Sie hinsichtlich der Art des Umzugspakets beraten, das für Ihr Team sinnvoll ist, und Sie darauf hinweisen, wenn etwas fehlt. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Bei einer kurzen Umzugsberatung können Ihre Bedürfnisse ermittelt werden, bevor Sie sich festlegen.

Basierend auf einer wahren Begebenheit könnte dieses Gespräch in etwa so klingen:

Sie als Arbeitgeber: „Wir müssen unseren neuen Mitarbeitern nicht dabei helfen, einen Arzt zu finden. Das regeln sie schon selbst, oder?“

Ein guter Umzugsdienstleister: „Unserer Erfahrung nach ist es für einen Expat in unserem Land fast unmöglich, dies ohne Hilfe zu bewältigen. Falls er später krankgeschrieben werden muss, sparen Sie Zeit und Geld, wenn Sie dies bereits jetzt in das Umzugspaket einbeziehen.“

Sie als Arbeitgeber: „Zeit und Geld gehören zu den Dingen, bei denen ich am liebsten spare. Davon bin ich überzeugt!“

Fragen Sie nach Referenzen und Zeugnissen

Nur wenige Personalabteilungen würden sich für einen Anbieter entscheiden, ohne zuvor die Bewertungen zu prüfen. Ein Umzugsdienst umfasst viele verschiedene Aspekte, daher sind Referenzen wichtig.

Lesen Sie zunächst ein paar Fallstudien auf der Website des Unternehmens, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Zusammenarbeit mit ihm aussieht und welche Werte es leiten. Sehen Sie sich anschließend unabhängige Bewertungen der Dienstleistungen an und fragen Sie in Ihrem Bekanntenkreis nach einer Empfehlung von jemandem, dessen Umzugsbedürfnisse Ihren eigenen ähneln – das ist wertvoller als jede Broschüre. Sie können auch Umzugs- und Einwanderungsdienstleister direkt miteinander vergleichen.

Vergessen Sie die Erfahrungsberichte der Mitarbeiter nicht

Bei einem Umzug kommt es vor allem auf die Erfahrung der Mitarbeiter an. Wie lässt sich am zuverlässigsten beurteilen, wie gut ein Umzugsunternehmen wirklich ist? Fragen Sie die Menschen, die das Unternehmen bereits umgezogen hat.

In einem früheren Beitrag haben wir darauf hingewiesen, dass Mitarbeiter, die bei ihrem Umzug gut unterstützt werden, ein höheres Engagement am Arbeitsplatz zeigen – doch das ist noch nicht alles. Eine Studie der IMPACT Group ergab, dass zwar die Begeisterung während des gesamten Umzugsprozesses hoch bleibt, 21 % der umziehenden Mitarbeiter jedoch auch von starken Ängsten berichten und sich bei vielen das Gefühl der Einsamkeit nach dem Umzug verdoppelt.

Ein gut durchdachter Umzugsprozess mindert diese Ängste und das Gefühl der Einsamkeit, ohne dabei die Vorfreude zu schmälern. Das deutlichste Zeichen dafür, dass dies funktioniert, ist ein zufriedener Mitarbeiter. Wenn ein Anbieter also Erfahrungsberichte von Mitarbeitern vorweisen kann, ist das ein Zeichen dafür, dass ihm die Erfahrung, die er bietet, am Herzen liegt.

Benötigen Sie eine Software für das Umzugsmanagement oder einen Komplettservice?

Wenn Ihr Team Transparenz anstrebt, ohne alles auslagern zu müssen, lohnt es sich, eine Umzugsmanagement-Software mit einem Managed Service zu vergleichen.

Die besten Umzugsplattformen bieten Ihnen eine zentrale Anlaufstelle, über die Sie jeden Fall nachverfolgen, die Dokumentenerfassung automatisieren, Verlängerungen verwalten und Zeitpläne dokumentieren können – alles dank fortschrittlicher Mobilitätsmanagement-Tools, die verstreute Tabellenkalkulationen ersetzen. Welcher Ansatz für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihren internen Kapazitäten ab:

• Entscheiden Sie sich für diese Software, wenn Sie über eigene Mobilitätskapazitäten verfügen und Wert auf Kontrolle und Transparenz legen.
• Entscheiden Sie sich für einen Managed Service, wenn Sie die Beantragung von Visa, die Logistik und die Eingewöhnung lieber vollständig auslagern möchten.
• Entscheiden Sie sich für beides, wenn Sie Ihre internationale Personalbeschaffung ausbauen und dabei fachkundige Unterstützung sowie ein einheitliches System zur Datenerfassung benötigen.

Jobbatical kombiniert eine KI-gestützte Einwanderungsplattform mit erfahrenen Einwanderungsexperten, sodass Sie den Umfang der Unterstützung je nach Bedarf anpassen können.

Lernen Sie ihre Methoden kennen

Fragen Sie einen potenziellen Umzugspartner, wie er konkret arbeitet und inwieweit sich seine Vorgehensweise mit Ihrer vereinbaren lässt. Zum Beispiel:

• Was garantiert, dass sie bei einem plötzlichen Anstieg der Nachfrage jeden Fall im Griff behalten?
• Wie verfolgen sie den Fortschritt und stellen sicher, dass nichts unter den Tisch fällt – mithilfe von Tabellenkalkulationen oder einer geeigneten Fallmanagement-Plattform?
• Wie werden sie Sie auf dem Laufenden halten, und in welchem Umfang erwarten sie Ihr Engagement? Es geht darum, Zeit zu sparen und gleichzeitig den Überblick darüber zu behalten, wie es mit Ihren neuen Mitarbeitern läuft; suchen Sie sich einen Anbieter, der in Abständen berichtet, die für Sie angenehm sind.
• Wie sieht ihr Ansatz beim Kundenservice aus? Bei einem Umzug kann vieles schiefgehen – von Flugverspätungen bis hin zu Einreiseproblemen –, daher benötigen Sie einen Anbieter, der stets erreichbar ist. Erkundigen Sie sich nach den Reaktionszeiten.
• Kommunizieren sie wie Menschen? Ein Großteil der Fachsprache im Einwanderungsbereich besteht aus unverständlichem Juristenjargon. Achte darauf, dass dein Partner komplexe rechtliche Sachverhalte in verständlicher Sprache erklären kann.

Prüfen Sie ihre Ortskenntnisse

Wenn Sie nach einem Partner für den Mitarbeiterumzug suchen, müssen Sie sicher sein, dass dieser über die nötige lokale Expertise verfügt, um alle möglichen rechtlichen Abkürzungen zu nutzen.

Hier gibt es keine Patentlösungen – jedes Land hat seine eigenen Einwanderungsgesetze mit eigenen Regeln und Fallstricken. Um zu prüfen, ob ein Dienstleister der Aufgabe gewachsen ist, fragen Sie nach einigen Ihrer kniffligen Fälle:

• Wie viele Personen haben sie bereits an Ihre Zielorte, zum Beispiel nach Deutschland, Spanien oder in die Niederlande, umgesiedelt?
• Welche Art von Genehmigung wird Ihr neuer Mitarbeiter benötigen?
• Wie lange wird das Verfahren dauern?
• Was sind die häufigsten Hindernisse, und welche Lösungen haben sie dafür gefunden?
• Was passiert, wenn Ihr neuer Mitarbeiter kündigt?
• Wenn Ihr Mitarbeiter mit einem Partner umzieht, müssen sie dann verheiratet sein, damit der Partner eine Aufenthaltsgenehmigung erhält?

Angesichts der vielen Faktoren erfordert die Suche nach dem richtigen Partner Zeit und Recherche, aber es lohnt sich.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.