Rechner für die Einhaltung der Schengen-Vorschriften und der 90/180-Tage-Regel für Unternehmen

Schengen-Visabestimmungen

Einfach ausgedrückt: Wenn ein Arbeitnehmer (Nicht-EU-/EWR-Bürger) in ein Land des Schengen-Raums einreist, beginnt der 180-Tage-Zeitraum ab diesem Datum.
Er kann so oft in Länder des Schengen-Raums einreisen, wie er möchte, darf sich dort jedoch innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen insgesamt nur 90 Tage aufhalten. Ein Schengen-Visum gilt in der Regel für alle Länder des Schengen-Raums.
Lesen Sie hier alles über Schengen-Visum-Regeln hier.

Komplexität im gleitenden 180-Tage-Fenster

Gerade aufgrund des rollierenden Charakters des 180-Tage-Fensters kommt es zu den meisten Verstößen gegen die Vorschriften. Lesen Sie hier, wie dieses rollierende Fenster funktioniert .
Die Personalabteilung muss die verbleibenden gültigen Tage im Vergleich zu den Reisetagen manuell berechnen. Dazu muss sie 180 Tage vor dem geplanten Ausreisedatum zurückblicken und jeden Tag zählen, der in diesem Zeitraum im Schengen-Raum verbracht wurde.

Lesen und verstehen Sie diese Berechnung des rollierenden Fensters anhand eines Beispiels.

Unternehmensanforderungen und Haftung

Für Personalverantwortliche geht es bei der Handhabung der 90/180-Regel darum, die Fähigkeit des Unternehmens zu wahren, Talente über Landesgrenzen hinweg einzusetzen.

• Die Aufenthaltsdauer: Arbeitnehmer dürfen sich innerhalb eines „gleitenden“ Zeitraums von 180 Tagen insgesamt höchstens 90 Tage im Schengen-Raum aufhalten. ‍
• Die „Rolling Window“-Logik: Die Einhaltung der Vorgaben wird berechnet, indem 180 Tage vom aktuellen Datum oder dem geplanten Austrittsdatum zurückgerechnet werden.
• Sorgfaltspflicht: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter diese Fristen nicht überschreiten, da eine Überschreitung zu Geldstrafen für das Unternehmen und zum Verlust künftiger Privilegien bei der Visumspflicht führen kann.

Informieren Sie sich über die Folgen einer Überschreitung der Aufenthaltsdauer im Schengen-Raum.

Der Workflow für die Personalabrechnung

1. Aufenthalte der letzten Zeit überprüfen: Sammeln Sie die Ein- und Ausreisestempel oder Flugdaten der letzten 180 Tage für den jeweiligen Mitarbeiter.
2. Legen Sie das Geschäftsziel fest: Geben Sie die vorgeschlagenen Termine für das nächste Projekt oder die nächste Geschäftsreise ein.
3. Reisetage einbeziehen: Stellen Sie sicher, dass sowohl der Ankunfts- als auch der Abreisetag als volle Tage im Schengen-Raum gezählt werden. ‍
4. Ausnahmen kennzeichnen: Markieren Sie Zeiträume, in denen der Mitarbeiter über eine gültige Aufenthaltsgenehmigung oder ein nationales Visum verfügte, da diese nicht auf die 90-Tage-Frist für Kurzaufenthalte angerechnet werden.
5. Puffer berechnen: Legen Sie einen Sicherheitszeitraum fest, um mögliche Reiseverzögerungen oder Projektverlängerungen zu berücksichtigen.

Checkliste für Global-Mobility-Manager

• Überprüfung der Dokumente: Stellen Sie sicher, dass die Reisepässe der Mitarbeiter noch mindestens drei Monate über den geplanten Aufenthalt hinaus gültig sind und innerhalb der letzten zehn Jahre ausgestellt wurden. ‍
• Einhaltung der Krankenversicherungspflicht: Vergewissern Sie sich, dass die Reisekrankenversicherung des Unternehmens die gesetzlich vorgeschriebene Mindestdeckungssumme von 30.000 € für den Schengen-Raum erfüllt. ‍
• Übereinstimmung des Aufenthaltszwecks: Überprüfen Sie, ob der Reisezweck den Bestimmungen für Kurzaufenthalte entspricht oder ob eine formelle Arbeitserlaubnis erforderlich ist. ‍
• Anmeldung: Bei längeren Aufenthalten oder bei der Verlängerung von Aufenthaltsgenehmigungen ist darauf zu achten, dass die Anmeldebescheinigung aktuell ist.

Lesen Sie mehr über die Checkliste zum Schengen-Compliance-Management für die Personalabteilung.