Wie Pipedrive 350 Stunden (und mehr) bei der Relocation von Mitarbeitern gespart hat

Pipedrive wurde 2010 gegründet und ist ein Tool, das von Vertriebsmitarbeitern für Vertriebsmitarbeiter entwickelt wurde, um komplizierte oder langwierige Vertriebsprozesse zu verwalten.

Das Unternehmen steht heute auf Platz 77 der Forbes Cloud 100-Liste, deckt mehr als 170 Länder und 16 Sprachen ab und hat über 500 Mitarbeiter in acht Niederlassungen in sechs Ländern. Das sind eine Menge Zahlen, die man in einen Satz quetschen muss. Der Punkt ist, dass sie überall sind.

Und sie stellen eine Menge Leute ein - auch von überall her.

Felsige Anfänge

Als Pipedrive 2015 damit begann, Mitarbeiter in den estnischen Hauptsitz zu verlegen, verlief das nicht gerade reibungslos. "Wir hatten Schwierigkeiten, das Rechtssystem in Estland zu verstehen", sagt Girli Moks, People Operations Team Lead im Büro in Tallinn. "Und wir hatten einige Probleme bei der Kommunikation mit der Polizei- und Grenzschutzbehörde. Es kam sehr oft vor, dass wir einen Bewerber oder einen neuen Mitarbeiter nach Estland versetzen wollten, und wir dachten, dass es vielleicht ein oder zwei Monate dauern würde, aber tatsächlich dauerte es am Ende drei oder vier Monate."

Aber es gab kein Zurück mehr. Die Schleusentore waren offen.

Denn für ein Unternehmen wie Pipedrive ist es unumgänglich, international einzustellen. "Obwohl wir hier viele großartige Talente haben, decken diese nicht den tatsächlichen Bedarf unseres Unternehmens ab", sagt Mirjam Laurisaar, Talent Acquisition Team Lead. "Es gibt nicht genügend Spezialisten auf dem lokalen Markt."

Es war also abzusehen – sie brauchten Unterstützung. Das Pipedrive-Team hatte Bedenken, einen Umzugspartner hinzuzuziehen. Sie machten sich Sorgen, ob Jobbatical über genügend Fachwissen und Personal verfügte, um die Aufgabe zügig zu erledigen. „Wir wussten nicht, wie lange es dauern würde, bis Jobbatical unsere neuen Mitarbeiter hierherbringen würde“, erinnert sich Girli. „Müssten wir ihnen hinterherlaufen? Aber tatsächlich waren sie es, die uns mit verschiedenen Fragen auf die Schliche kamen – es war also ein wirklich überraschend guter Service.“

Nach mehr als 70 Umzügen sind sie froh, dass sie auf Jobbatical gesetzt haben. Denn das bedeutet in etwa eine Arbeitsersparnis von 350 Stunden. Und dazu noch viele zufriedene neue Mitarbeiter.

„Sobald wir wissen, dass wir einen Bewerber für das Abschlussgespräch nach Estland holen wollen, übernehmen sie die Aufgabe vom Personalvermittler und beginnen damit, alle Unterlagen sowie Aufenthaltsgenehmigungen und Visa zu erstellen“, beschreibt Girli die Zusammenarbeit mit Jobbatical. „In Estland helfen sie unseren umgesiedelten Mitarbeitern außerdem dabei, Hausärzte zu finden und ihre Adresse anzumelden.“

Wenn Langeweile eine gute Sache ist

Und so kam es, dass Pipedrive nach ständigen Kommunikationsproblemen mit den örtlichen Behörden nun in der Lage ist, seinen Mitarbeitern die reibungsloseste Relocation-Erfahrung überhaupt zu bieten. Sie wissen, dass Sie eine gute Sache haben, wenn selbst die potenziell schwierigsten Umzugsfälle sich als... nun ja, eigentlich langweilig erweisen.

Für Girli war der denkwürdigste Fall ein neuer Mitarbeiter aus Indonesien. Hier bestand großes Risiko für katastrophale Pannen, da es in Indonesien keine estnische Botschaft gibt. „Der Mitarbeiter musste also zur chinesischen Botschaft gehen, um ein chinesisches Visum zu beantragen, und anschließend nach China reisen, um ein estnisches Visum zu beantragen“, erinnert sich Girli. „Erst danach konnte er nach Estland kommen. Der Ablauf musste sehr gut durchdacht sein. Und Jobbatical hat das sehr gut gemeistert, sodass alles reibungslos verlief.“

Der Fall der Versetzung, der Mirjam besonders in Erinnerung geblieben ist, ist vor allem deshalb so schockierend ereignislos. Dieselbe alte Geschichte: ein neuer Mitarbeiter zieht aus dem Iran um. Keine estnische Botschaft. Die Dinge hätten spektakulär schief gehen können... und sind es dann doch nicht.

"Ich war einfach verblüfft, dass der ganze Prozess so reibungslos verlief", sagt Mirjam. "Es ging wirklich schnell, wir hatten keinerlei Hürden zu überwinden. Außerdem war es die erste iranische Person, die wir hier bei Pipedrive hatten, also war es ein Meilenstein für mich und das Unternehmen."

Innehalten und die Vielfalt feiern

Sich einen Moment Zeit nehmen zu können, um die Meilensteine zu würdigen, ist einer der angenehmen Nebeneffekte, wenn man Experten mit dem Umzugspapierkram betraut. Anstatt sich in der Bürokratie zu verheddern und Brände zu löschen, können Sie es sich leisten, Ihre Energie und Begeisterung für die großen Dinge zu sparen. Pipedrive zum Beispiel ist begeistert von dem immensen Wert eines internationalen Teams.

"Wir glauben fest an die Vielfalt", sagt Mirjam. "Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlichen kulturellen Erfahrungen zu haben, stärkt die starke Unternehmenskultur, die wir haben, indem wir vielfältige Ideen einbringen."

Mit rund 45 vertretenen Nationalitäten ist Pipedrive ein wahrer Schmelztiegel. Und die Vorteile, die sich daraus ergeben, gehen weit über das Endergebnis des Unternehmens hinaus. "Wir können von den Kulturen der anderen lernen", sagt Mirjam. "Wir entwickeln uns als menschliche Wesen weiter. Ich glaube wirklich, dass etwas Wunderbares passiert, wenn man Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund in einem Raum, in einem Team, zusammenbringt. Es werden viel bessere Ideen zum Leben erweckt.

Girli könnte nicht mehr zustimmen. "Durch die Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland und die sehr vielfältige Kultur bei Pipedrive habe ich verstanden, dass es keinen Weg gibt, der immer der einzig richtige ist. Man kann Dinge aus einem anderen Blickwinkel tun und sehen, und es wird immer noch der richtige Blickwinkel sein, auch wenn es nicht derselbe ist, den dein Freund oder Kollege hat."

„Wir sind super zufrieden mit Jobbatical und können es daher auf jeden Fall jedem weiterempfehlen. Wenn ich eine Note vergeben müsste, dann definitiv 10 von 10. Wir sind sehr zufrieden und wissen die Unterstützung, die ihr uns gebt, sehr zu schätzen.“ — Mirjam Laurisaar, Leiterin des Talent Acquisition Teams

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