Wie ein schnell wachsender Arbeitgeber aus der Tech-Branche über 20 britische Sponsoring-Zertifikate ohne Compliance-Fehler ausgestellt hat

Situation

Ein wachstumsstarker Arbeitgeber, der vor einer entscheidenden Einstellungsphase steht

Nach einer Serie-B-Finanzierungsrunde startete ein in London ansässiges SaaS-Unternehmen einen intensiven sechsmonatigen Einstellungssprint, der sich an Softwareentwickler, Datenwissenschaftler und Produktspezialisten richtete. Ein erheblicher Anteil der besten Kandidaten in ihrer Pipeline stammte aus Ländern außerhalb Großbritanniens – was bedeutete, dass für jede Einstellung ein Antrag im Rahmen des britischen Visumsprogramms für Fachkräfte gestellt werden musste.

Das Unternehmen verfügte über eine gültige britische Sponsorenlizenz, hatte jedoch in der Vergangenheit nur drei bis fünf gesponserte Einstellungen pro Jahr abgewickelt. Die Personalabteilung verfügte weder über einen strukturierten Prozess zur Verwaltung von Sponsorenbescheinigungen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig noch über einen eigenen Einwanderungsexperten und war nur begrenzt mit dem Sponsor Management System (SMS) vertraut.

Angesichts von mehr als 20 CoS-Anträgen, die innerhalb eines engen Zeitrahmens bearbeitet werden mussten, gab es praktisch keinen Spielraum für Fehler. Jedes Sponsorenzeugnis ist ein rechtsverbindliches Dokument, das beim Innenministerium eingereicht wird. Fehler – falsche Gehaltsangaben, falsche SOC-Codes, nicht übereinstimmende Mitarbeiterdaten – führen direkt zu Fehlern im britischen CoS, was eine Ablehnung des Visums zur Folge hat und die Sponsorenlizenz des Unternehmens gefährden kann.

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Auslöser

Der erste interne Versuch machte die wahre Komplexität der Verwaltung großer Mengen an CoS deutlich

Die Personalabteilung begann, die Sponsorenbescheinigungen eigenständig auszustellen. Bereits in den ersten zwei Wochen traten mehrere Probleme auf, die den Arbeitsfortschritt behinderten und sie dazu veranlassten, fachliche Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

Jobbatical griff ein, um die Abläufe rund um die „Certificate of Sponsorship“ (CoS) des Kunden zu stabilisieren und zu standardisieren, indem es seine globale Mobilitätsplattform mit fundierter Fachkompetenz im Bereich der britischen Einwanderungsbestimmungen kombinierte. Anstatt CoS-Aufträge als isolierte Aufgaben zu behandeln, führte Jobbatical ein strukturiertes System ein, das die Auswahl der SOC-Codes an die Skilled Occupations List des Innenministeriums anpasste, Gehaltsschwellenwerte vor der Beantragung von Defined CoS validierte und die Arbeitsabläufe für Defined CoS und Undefined CoS klar voneinander trennte, um Zuordnungsfehler zu vermeiden.

Ergebnisse

Über 20 Einstellungen, keine Fehler, vollständige Einhaltung der Sponsorenlizenzbedingungen

Jobbatical hat im Auftrag des Arbeitgebers über 20 Sponsoring-Bescheinigungen ausgestellt – eine Mischung aus festgelegten CoS für Bewerber aus dem Ausland und nicht festgelegten CoS für Bewerber innerhalb Großbritanniens. Jeder Antrag wurde bearbeitet, ohne dass es zu einer einzigen Rückfrage des Innenministeriums oder einer Visumsverweigerung aufgrund von Fehlern in den CoS kam.

Über die unmittelbar eingestellte Mitarbeitergruppe hinaus schuf das Projekt eine nachhaltige Compliance-Infrastruktur: eine standardisierte Zuordnung der SOC-Codes für die zentralen Ingenieurs- und Produktfunktionen des Unternehmens, eine wiederverwendbare Checkliste für die Vorbereitungsphase sowie einen geschulten internen Ansprechpartner für das laufende SMS-Management. Das Unternehmen verfügt nun über die erforderlichen Prozesse, um Sponsorenzertifikate in Großbritannien für mehrere Mitarbeiter selbstständig zu verwalten – wobei Jobbatical bei komplexen Fällen zur Seite steht.