Neue Vorschriften für digitale biometrische Passfotos bei der Berliner Ausländerbehörde für Aufenthaltsgenehmigungen

Im Jahr 2026 hat eine neue Verordnung die Handhabung biometrischer Passfotos für Aufenthaltsgenehmigungen und Reisedokumente in Berlin geändert. Diese Neuregelung, die darauf abzielt, die Sicherheit bei der Ausstellung von Ausweisdokumenten zu verbessern, wirkt sich auf die Abläufe beim Landesamt für Einwanderung (LEA) aus. Als Personalverantwortliche, die für die Dokumentation der Mitarbeiter zuständig sind, sollten Sie Folgendes wissen, um die Einhaltung der Vorschriften für Ihre Belegschaft sicherzustellen.

Was ist ein biometrisches Passfoto für ein deutsches Visum oder eine Aufenthaltserlaubnis?

Ein biometrisches Foto ist ein Passfoto, das den deutschen technischen Vorgaben für Ausweisdokumente entspricht, die bundesweit für Visa, Aufenthaltsgenehmigungen und Reisedokumente verwendet werden.

• Nationale Vorschrift: Alle deutschen Passfotos müssen die Maße 35 mm × 45 mm haben und einen neutralen Gesichtsausdruck, einen geschlossenen Mund sowie einen einfarbigen, hellen Hintergrund aufweisen.
• Digitale Einreichung in Berlin: Für elektronische Aufenthaltserlaubnisse verlangt die Berliner LEA nun, dass das Foto digital entweder über den QR-Code eines zertifizierten Fotostudios oder über ein Terminal vor Ort eingereicht wird – nicht als loser Ausdruck.
• Unterschiede je nach Dokument: Bei Visumanträgen bei Konsulaten können weiterhin ausgedruckte biometrische Fotos akzeptiert werden; die QR-Code-Regelung gilt ausschließlich für von den LEA bearbeitete Aufenthaltsdokumente.
• Für wen gilt dies: Die meisten Arbeitnehmer, die über die Berliner LEA eine elektronische Aufenthaltserlaubnis beantragen oder verlängern, fallen unter das neue digitale Verfahren.

Wichtige Änderungen für biometrische Fotos

Nach dem neuen Gesetz müssen biometrische Fotos für elektronische Aufenthaltstitel und Reisedokumente entweder aufgenommen werden:

• bei Behörden während eines Termins, oder
• In zertifizierten Fotostudios mit sicherer digitaler Übertragung an die Behörden über eine Hochsicherheits-Cloud.

Wie funktioniert das Verfahren mit dem QR-Code für biometrische Passfotos in Berlin?

Zertifizierte Fotostudios übermitteln Ihr biometrisches Foto nun digital an die zuständige Behörde – Sie bringen zu Ihrem Termin einen QR-Code mit, keinen Ausdruck.

• Lassen Sie das Foto aufnehmen: Suchen Sie ein zertifiziertes Fotostudio oder einen Fotokiosk (z. B. in einer dm-Filiale oder im Bürgeramt) auf, der die digitale Übermittlung unterstützt.
• QR-Code erhalten: Das Studio lädt Ihr Foto in eine sichere, hochgeschützte Cloud hoch und stellt Ihnen einen damit verknüpften QR-Code aus.
• Bringen Sie den QR-Code zu Ihrem LEA-Termin mit: Legen Sie den QR-Code anstelle eines ausgedruckten Fotos vor – die LEA lädt das Bild direkt aus dem gesicherten System herunter.
• Es gelten weiterhin die folgenden Vorgaben: Das Foto muss den biometrischen Anforderungen entsprechen (35 mm × 45 mm), einen neutralen Gesichtsausdruck zeigen, einen hellen Hintergrund haben und darf keine Schatten aufweisen.

Sie möchten lieber kein Büro aufsuchen? Die Selbstbedienungsterminals in der LEA-Geschäftsstelle in der Keplerstraße werden im folgenden Abschnitt behandelt.

Selbstbedienungs-Fototerminals bei LEA

• Die LEA hat ab dem 1. Mai 2025 an ihrem Standort in der Keplerstraße Selbstbedienungs-Fototerminals eingeführt. An diesen Terminals können Antragsteller vor Ort ein digitales biometrisches Foto gegen eine Gebühr von 6 € machen (zahlbar in bar mit Münzen oder 5 €-Scheinen, keine Kartenzahlung).
• Die Terminals sind automatisiert, passen die Kamerahöhe an, nehmen mehrere Fotos auf und ermöglichen es den Antragstellern, eines davon auszuwählen, das dann in das System der LEA hochgeladen wird. Möglicherweise müssen die Antragsteller für die Bearbeitung weiterhin persönliche Angaben (z. B. das Geburtsdatum) machen.

Wie lauten die deutschen Vorgaben für die Größe von biometrischen Passfotos?

Biometrische Fotos in Deutschland unterliegen bei Visum- und Aufenthaltsgenehmigungsanträgen einer einheitlichen Vorgabe.

Welche Genehmigungen sind von den Vorschriften für digitale Fotos ausgenommen?

Die Berliner Vorschrift bezüglich digitaler biometrischer Fotos gilt nicht für alle Genehmigungsarten; bei drei Kategorien ist weiterhin die Einreichung herkömmlicher gedruckter Fotos zulässig.

• Aufenthaltsgenehmigungen für ukrainische Flüchtlinge: Aufenthaltsgenehmigungen, die ukrainischen Flüchtlingen ausgestellt werden, sind von dem neuen digitalen Antragsverfahren ausgenommen.
• Duldungen: Inhaber einer Duldung, d. h. einer vorübergehenden Aussetzung der Abschiebung, sind von der QR-Code-Pflicht ausgenommen.
• Befristete Aufenthaltsgenehmigungen (Aufenthaltsgestattung): Bescheinigungen, die das Recht auf Verbleib während des laufenden Asylverfahrens bestätigen, fallen nicht unter die neuen Regelungen.
• Was dies für diese Fälle bedeutet: Bei diesen Genehmigungen ist möglicherweise die Einreichung eines ausgedruckten Fotos zulässig, doch die genauen Vorgaben können variieren. Die Personalabteilung sollte die aktuellen Anforderungen im Einzelfall klären.

Da sich die Handhabung von Ausnahmegenehmigungen ändert, informieren Sie sich bitte über die Einzelheiten zu diesen Genehmigungsarten auf der offiziellen Website der LEA vor dem Termin.

Wichtige Hinweise für Ernennungen nach dem 1. Mai 2025:

• In der ersten Einführungsphase kann es zu technischen Unregelmäßigkeiten mit den Selbstbedienungsterminals kommen.
• Besuchern wird dringend empfohlen, ein aktuelles biometrisches Passfoto mitzubringen, um eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten.‍

Aktionsschritte für HR

1. Informieren Sie die Mitarbeiter: Informieren Sie die Mitarbeiter über die neuen Fotoregeln und Ausnahmen, insbesondere für diejenigen, die einen Termin bei der LEA haben.
2. Ratschläge zu Fotos: Wir empfehlen, ein biometrisches Foto mitzubringen, um Verzögerungen zu vermeiden, auch wenn Sie die Selbstbedienungsterminals benutzen.
3. Updates überwachen: Besuchen Sie regelmäßig die LEA-Website, um sich über die Funktionalität der Terminals und andere Änderungen zu informieren.
4. Budget für Kosten: Beachten Sie bei der Planung der Mitarbeiterunterstützung für die Dokumentation die Gebühr von 6 € für Fotos vor Ort.

Mit diesen Schritten kann die Personalabteilung den Mitarbeitern helfen, sich sicher im neuen System zurechtzufinden, so dass ein reibungsloser Ablauf bei der LEA gewährleistet ist.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.