Niederlande IND-Gehaltsnachweisregeln für anerkannte Sponsoren

Wichtige Erkenntnisse für die Einhaltung der IND-Vorschriften

Anerkannte Sponsoren müssen nachweisen, dass das monatliche Gehalt für hochqualifizierte Migranten (HSM) und Inhaber einer Blauen Karte EU auf ein Bankkonto im Namen des Arbeitnehmers überwiesen wird.

Als einfacher, akzeptabler Nachweis gelten beispielsweise der Kontoauszug Ihres Unternehmens oder eine Übersicht über Sammelzahlungen, aus der die Überweisung auf das Konto des genannten Mitarbeiters eindeutig hervorgeht.

Alle Unterlagen müssen fünf volle Jahre lang aufbewahrt werden, nachdem Ihr Unternehmen nicht mehr als Sponsor fungiert.

Diese Regelung stärkt die Aufsicht durch die IND und trägt dazu bei, sowohl Ihren Sponsorstatus als auch die Aufenthaltsgenehmigungen Ihrer Mitarbeiter zu schützen.

Einfache Gehaltsabrechnungen verhindern kostspielige Compliance-Probleme im Nachhinein.

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Anerkannte Sponsoren in den Niederlanden müssen Unterlagen aufbewahren, aus denen hervorgeht, dass die Gehälter für hochqualifizierte Migranten und Inhaber einer EU-Blue Card jeden Monat auf ein Zahlungskonto im Namen des Mitarbeiters überwiesen werden. Die offizielle IND-Anforderung (aktualisiert im Januar 2026) akzeptiert einen Kontoauszug eines Geschäftsbankkontos oder eine Übersicht über Sammelzahlungen, aus der die Überweisung an den genannten Mitarbeiter ausdrücklich hervorgeht. Bewahren Sie diese Unterlagen nach Beendigung der Sponsoring-Vereinbarung fünf Jahre lang auf und legen Sie sie auf Anfrage vor.

Warum dieses IND-Compliance-Update für globale HR-Teams wichtig ist

Wenn Ihre Organisation den Status eines anerkannten Sponsors für arbeitsbezogene Aufenthaltsgenehmigungen hat, verwalten Sie bereits Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Gehaltsgrenzenprüfungen. Die IND hat nun die nächste Beweisebene geklärt: den tatsächlichen Erhalt von Geldern durch den Arbeitnehmer.

Auf der offiziellen Seite zu den Verpflichtungen gibt die IND für hochqualifizierte Migranten und Inhaber einer EU-Blue Card an:

„Dokumente, aus denen hervorgeht, dass der Arbeitnehmer jeden Monat sein Gehalt erhalten hat. Zum Beispiel ein Kontoauszug Ihres Geschäftskontos oder eine Übersicht über eine Sammelzahlung. Aus diesen Dokumenten muss hervorgehen, dass das Gehalt auf ein Zahlungskonto im Namen des Arbeitnehmers überwiesen wurde.“

Diese Anforderung gilt zusätzlich zu der bestehenden Pflicht, den Arbeitsvertrag (mit Angabe des Gehaltsbetrags und des Zahlungszeitpunkts) sowie die Gehaltsabrechnungen oder Spezifikationen aufzubewahren.

Wer ist davon betroffen?

Alle anerkannten Sponsoren, die hochqualifizierte Migranten (HSM) beschäftigen.
Alle anerkannten Sponsoren, die Inhaber einer EU-Blue Card beschäftigen.
Der gleiche Standard gilt auch für andere Kategorien der bezahlten Beschäftigung, aber die IND hebt HSM und Blue Card hervor, da dies die gängigsten Wege für internationale Fachkräfte sind.

Was genau müssen Sie aufbewahren?

Arbeitsvertrag oder Ernennungsbeschluss – muss die Höhe des Gehalts und den Zeitpunkt der Zahlung enthalten.
Lohnabrechnungen oder Gehaltsangaben – einmal pro Monat.
Nachweis der tatsächlichen Überweisung – Kontoauszug oder Sammelzahlungsdatei, aus der Folgendes hervorgeht:
- Zahlungsdatum
- Betrag
- Vollständiger Name des Empfängers
- Bankkontonummer des Empfängers (auf den Namen des Mitarbeiters)

Ein Screenshot aus dem Online-Banking oder eine exportierte CSV-Datei Ihres Lohnbuchhalters reicht aus, sofern die drei oben genannten Datenpunkte deutlich sichtbar sind.

Aufbewahrungsfrist und IND-Zugriff

Bewahren Sie alle Unterlagen fünf Jahre lang auf, nachdem Ihr Unternehmen nicht mehr als anerkannter Sponsor des Mitarbeiters fungiert. Die IND kann diese Dokumente jederzeit im Rahmen einer Prüfung oder Stichprobenkontrolle anfordern. Werden diese nicht vorgelegt, kann dies folgende Konsequenzen haben:

Verwaltungsstrafen
Vorübergehender oder dauerhafter Verlust des Status als anerkannter Sponsor
Komplikationen oder Widerruf bestehender Arbeitnehmergenehmigungen

Praktische Schritte für Personal- und Global-Mobility-Teams

Aktualisieren Sie Ihre Gehaltsabrechnungs-Checkliste, um HSM- und Blue-Card-Mitarbeiter automatisch zu kennzeichnen.
Bewahren Sie Zahlungsnachweise in einem sicheren, durchsuchbaren digitalen Archiv (Cloud-Ordner oder Compliance-Plattform) mit einer klaren Namenskonvention auf: Mitarbeiter-ID_JJJJ-MM_Gehaltsnachweis.pdf.
Führen Sie vierteljährlich eine Stichprobenkontrolle einer Auswahl aktiver HSM-/Blue-Card-Dateien durch, um zu überprüfen, ob die Regel für benannte Konten eingehalten wird.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder den Sponsor wechselt, archivieren Sie sofort den gesamten Fünfjahreszeitraum.

Anerkannte Sponsoren, die bereits automatisierte Lohnabrechnungsanbieter nutzen (SEPA-Batch-Dateien mit vollständigen Empfängerangaben), erfüllen die Anforderung in der Regel ohne zusätzlichen Aufwand.

Wie Jobbatical die Einhaltung der IND-Vorschriften bei der Personalbeschaffung in den Niederlanden unterstützt

Unsere Plattform übernimmt die Benachrichtigung von Sponsoren, die Sammlung von Dokumenten und die revisionssichere Archivierung für HSM- und Blue-Card-Platzierungen. Wir integrieren die neuesten IND-Verpflichtungen direkt in unsere Arbeitsabläufe, sodass Ihr Team keine Frist für den Nachweis des Einkommens verpasst.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Gilt diese Regel zum Nachweis der Gehaltszahlung nur für neue Genehmigungen oder auch für bestehende HSM- und Blue-Card-Inhaber?

Dies gilt für alle aktiven und zukünftigen Sponsoren. Arbeitgeber, die bereits als Sponsoren anerkannt sind, müssen ab dem Datum des Inkrafttretens dieser Verpflichtung für jeden hochqualifizierten Migranten (HSM) und jeden Arbeitnehmer mit einer Blauen Karte EU einen monatlichen Nachweis über die Gehaltszahlungen erbringen. Dies gilt nicht nur für neu ausgestellte Genehmigungen.

Reicht eine Gehaltsabrechnung allein aus oder benötige ich wirklich den Kontoauszug?

Eine Gehaltsabrechnung allein reicht nicht mehr aus. Die Gehaltsabrechnung zeigt zwar das berechnete Gehalt, aber die IND verlangt einen Nachweis, dass das Gehalt auch tatsächlich gezahlt wurde. Zusätzlich zur Gehaltsabrechnung ist ein Kontoauszug oder eine Übersicht über die Sammelzahlungen erforderlich, aus der die Überweisung hervorgeht.

Kann das Gehalt des Mitarbeiters auf ein gemeinsames Konto oder ein Firmenkonto überwiesen werden?

Nein. Aus den Unterlagen muss hervorgehen, dass das Gehalt auf „ein auf den Namen des Arbeitnehmers lautendes Zahlungskonto“ eingezahlt wurde. Gemeinschaftskonten können nur akzeptiert werden, wenn der Arbeitnehmer der alleinige oder hauptsächliche Kontoinhaber ist und aus dem Kontoauszug eindeutig hervorgeht, dass es sich bei der Überweisung um ein Gehalt handelt. Zahlungen auf Konten des Unternehmens oder Dritter sind nicht zulässig.

Wie lange nach dem Wegzug des Mitarbeiters aus den Niederlanden muss ich die Unterlagen noch aufbewahren?

Die Gehaltsabrechnungen müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden, nachdem Ihr Unternehmen nicht mehr als anerkannter Sponsor gilt. Dies gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeiter in den Niederlanden bleibt oder in sein Heimatland zurückkehrt.

Wo finde ich den offiziellen Wortlaut?

Der offizielle Wortlaut ist auf der Website der IND unter den Verpflichtungen von Sponsoren und anerkannten Sponsoren veröffentlicht. Die Leitlinien wurden zuletzt am 28. Januar 2026 aktualisiert und sollten regelmäßig auf Änderungen überprüft werden.

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