Entsendung von Arbeitnehmern nach Spanien: Leitfaden zur Meldung und zur ITSS-Kontrolle

Ein Arbeitsinspektor der spanischen „Inspección de Trabajo y Seguridad Social“ (ITSS) kann eine unangekündigte Überprüfung vor Ort bei Ihnen durchführen und Ihre Nachweise zur Einhaltung der Vorschriften sofort anfordern. Zwei wesentliche Dokumente belegen die Einhaltung der Vorschriften: das A1-Formular und die „Comunicación de Desplazamiento“. Die Behörden prüfen diese Unterlagen bei Kontrollen gemeinsam.

Welche EU-Verordnungen regeln die Entsendung eines Arbeitnehmers nach Spanien?

Die Entsenderichtlinie (96/71/EG und die Fassung von 2018)

Die EU-Entsenderichtlinie 96/71/EG und die Neufassung 2018/957 legen den grenzüberschreitenden Rechtsrahmen fest, der durch das Gesetz 45/1999 in spanisches Recht umgesetzt wurde.

Zu den wichtigsten Compliance-Vorschriften gehören:

• Gleicher Lohn und gleiche Arbeitsbedingungen: Entsandte Arbeitnehmer müssen den ortsüblichen Mindestlohn sowie die in dem jeweils geltenden spanischen Tarifvertrag (convenio colectivo) festgelegten Sozialleistungen erhalten.  
• Standarddauer des Einsatzes: Der Status als entsandter Arbeitnehmer gilt für bis zu 12 Monate.  
• Verlängerung der Veröffentlichungsfrist: Durch die Einreichung eines begründeten Antrags vor Ablauf des 12. Monats verlängert sich die maximale Veröffentlichungsfrist auf 18 Monate.  
• Langfristige Entsendungen: Bei einer Dauer von mehr als 18 Monaten unterliegt das Arbeitsverhältnis unmittelbar fast allen wesentlichen spanischen arbeitsrechtlichen Vorschriften.

EU-Durchsetzungsrichtlinie und ITSS-Kontrollbefugnisse

Die EU-Richtlinie 2014/67/EU und das Königliche Gesetzesdekret 9/2017 legen die Zuständigkeit der ITSS für die Prüfung von nach Spanien entsandten Arbeitnehmern fest.

• Übersetzung von Dokumenten: ITSS-Prüfer können während oder nach dem Einsatz die Übersetzung von Konformitätsdokumenten ins Spanische verlangen.
• Ansprechpartner vor Ort: Arbeitgeber müssen eine in Spanien ansässige Kontaktperson benennen, die für die Abwicklung der offiziellen Kommunikation zuständig ist.
• Grenzüberschreitende Bußgelder: Spanische Verwaltungsstrafen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften können in Ihrem Heimatland vollstreckt werden.

Koordinierung der sozialen Sicherheit und Verordnung (EG) Nr. 883/2004

Die EU-Verordnung Nr. 883/2004 regelt die Zuständigkeit im Bereich der sozialen Sicherheit für grenzüberschreitend tätige Arbeitnehmer in Spanien.

• Versicherungsdauer: Entsandte Mitarbeiter können bis zu 24 Monate lang in ihrem Heimatland sozialversichert bleiben.
• A1-Bescheinigung: Die A1-Bescheinigung dient als obligatorischer Nachweis für den Sozialversicherungsschutz im Heimatland.
• Beitragsstrafe: Bei Betrieb ohne A1-Bescheinigung können die spanischen Behörden vom ersten Tag an lokale Sozialversicherungsbeiträge einfordern.

Welche Sozialversicherungsunterlagen benötigt ein entsandter Arbeitnehmer in Spanien?

A1 für Absender aus der EU/dem EWR im Vergleich zur Versicherungsbescheinigung für Vertragsstaaten

• EU, EWR oder Schweiz: Arbeitgeber müssen vor der Entsendung eine A1-Bescheinigung von der Sozialversicherungsbehörde des Herkunftslandes einholen.  
• Länder mit bilateralen Abkommen: Arbeitgeber aus Ländern, mit denen Sozialversicherungsabkommen bestehen, wie beispielsweise den USA, Japan, Brasilien oder Marokko, müssen eine offizielle Versicherungsbescheinigung vorlegen.  
• Länder ohne Abkommen: Arbeitnehmer aus Ländern, mit denen kein bilaterales Abkommen besteht, müssen sich vom ersten Tag an bei der spanischen Sozialversicherung anmelden.

A1-Zertifikat vs. unternehmensinterne Versetzung (ICT) nach Spanien

• Entsendungsmodell: Die Mitarbeiter bleiben im Arbeitsverhältnis ihres Heimatlandes und auf der Gehaltsliste ihres Heimatlandes, während sie eine A1-Bescheinigung zur Befreiung von der Sozialversicherung nutzen.
• ICT-Transferweg: ICT-Genehmigungen (Intra-Corporate Transfer) bieten Nicht-EU-Bürgern, die innerhalb einer Unternehmensgruppe versetzt werden, Einwanderungsmöglichkeiten, wobei gesonderte Sozialversicherungsvorschriften gelten.
• Ablauf der Compliance: Die Wahl des richtigen Mobilitätswegs bestimmt zunächst alle nachfolgenden Meldungen bei den spanischen Einwanderungs-, Steuer- und Sozialversicherungsbehörden.

Wo Sie die für die Ausstellung von A1-Bescheinigungen zuständigen Behörden finden und welche Fristen gelten

• Die A1-Bescheinigung stammt aus dem Entsendeland, nicht aus Spanien.
• Vor der Abreise beantragen. Rückwirkende A1-Bescheinigungen sind zwar möglich, machen bei einer Kontrolle jedoch keinen guten Eindruck.
• Die Ausstellung von Versicherungsbescheinigungen kann Monate dauern, daher sollten Sie frühzeitig damit beginnen.

Eine vollständige Aufschlüsselung der A1-Bescheinigungen, Versicherungsbescheinigungen und ausstellenden Behörden nach Ländern finden Sie in unserem Leitfaden zur Sozialversicherung im IKT-Bereich in Spanien.

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Inwiefern steht der A1-Abschnitt im Zusammenhang mit der spanischen Meldeerklärung?

• Doppelte Compliance-Anforderungen: Die Sozialversicherungsbehörden sind für die A1-Bescheinigung zuständig, während die spanischen Arbeitsaufsichtsbehörden die Erklärung für entsandte Arbeitnehmer prüfen.
• Unterschiedliche Geltungsbereiche: Die A1-Bescheinigung bestätigt den Sozialversicherungsschutz im Heimatland, während die Entsendungserklärung die Einhaltung des spanischen Arbeitsrechts bestätigt.
• Bußgeldrisiko: Der Besitz eines gültigen A1-Zertifikats befreit Arbeitgeber nicht von Verwaltungsstrafen, wenn sie die vorgeschriebene spanische Entsendungserklärung unterlassen.

Zeitplan für die spanische Arbeitsaufnahmeerklärung und das A1-Zertifikat

• Frühzeitiger Antrag auf A1-Bescheinigung: Beantragen Sie die A1-Bescheinigung des Heimatlandes unmittelbar nach der Genehmigung des Auslandseinsatzes des Arbeitnehmers in Spanien.
• Vorgeschriebene Einreichungsfrist: Die offizielle spanische Entsendungserklärung muss vor dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers in Spanien eingereicht werden.
• Protokoll für noch nicht bearbeitete Anträge: Reichen Sie die Entsendungserklärung fristgerecht ein, auch wenn die A1-Bescheinigung noch aussteht, und bewahren Sie die Antragsbestätigung auf, um hohe Strafen wegen verspäteter Einreichung zu vermeiden.

Anforderungen an die ITSS-Prüfungsbereitschaft und die Einhaltung der Vorschriften

• Zentrale digitale Akte: Führen Sie für jeden entsandten Arbeitnehmer einen leicht zugänglichen digitalen Ordner, der die Empfangsbestätigung der Erklärung, die A1-Bescheinigung, den Arbeitsvertrag, die Gehaltsabrechnungen, die Zahlungsnachweise und die Arbeitszeitnachweise enthält.
• Einhaltung der Übersetzungsvorschriften: Bereiten Sie die erforderlichen Übersetzungen ins Spanische oder in eine regionale Amtssprache im Voraus vor, um sicherzustellen, dass diese bei einer ITSS-Arbeitsaufsichtsprüfung sofort vorgelegt werden können.

Was muss eine spanische Entsendungserklärung enthalten?

Erforderliche Angaben für eine spanische Entsendungserklärung

• Angaben zum Arbeitgeber: Offizieller Name des entsendenden Unternehmens, Kontaktdaten und ausländische Steueridentifikationsnummern.
• Angaben zu den Mitarbeitern: Personalausweisnummer, Berufsbezeichnung und berufliche Qualifikationen für jeden eingestellten Mitarbeiter.
• Angaben zum Gastunternehmen: Offizieller Name und Steuernummer des spanischen Gastunternehmens.
• Zeitplan und Ort der Aufgabe:
  
  • Startdatum und voraussichtliche Dauer.
  • Arbeitsadresse in Spanien.
  • Was die Dienstleistung eigentlich ist. Eine vage Formulierung führt zu weiteren Fragen.
• Leistungsumfang: Detaillierte Beschreibung der grenzüberschreitenden Dienstleistungen, die erbracht werden, um die ITSS-Konformitätsanforderungen zu erfüllen und Prüfungsanfragen zu vermeiden.
• Benannter lokaler Ansprechpartner: Kontaktdaten eines benannten Vertreters in Spanien, der befugt ist, offizielle rechtliche Mitteilungen entgegenzunehmen und mit Arbeitnehmervertretern zusammenzuarbeiten.
• Anschrift der spanischen Niederlassung:
  
  • Eine Person oder Einrichtung in Spanien, die amtliche Dokumente und Bescheide entgegennimmt.
  • Ein Ansprechpartner, der Sie gegenüber den Arbeitnehmervertretern vertreten kann.
  • Aktuelle, gültige Postanschrift in Spanien, die für den Empfang offizieller ITSS-Mitteilungen und behördlicher Schreiben vorgesehen ist.

Wo und wann wird die Bekanntmachung eingereicht?

Einreichungsorte für spanische Versandanmeldungen

• Regionale Arbeitsbehörde: Die Anträge sind über das offizielle elektronische Portal „Ley 45“ bei der jeweiligen autonomen Gemeinschaft einzureichen, in der die Arbeit stattfindet .
• Einreichungen für Ceuta und Melilla: Anträge für Ceuta und Melilla müssen direkt bei den örtlichen spanischen Regierungsvertretungen eingereicht werden.
• Entsendungen in mehrere Regionen: Bei grenzüberschreitenden Entsendungen in mehrere Autonome Gemeinschaften sind in jeder Region separate Entsendungserklärungen erforderlich.

Einreichungsfristen und befristete Ausnahmeregelungen in Spanien

• Einreichung vor Arbeitsbeginn: Die Erklärungen müssen eingereicht werden, bevor der Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt, unabhängig von der Dauer des Einsatzes.
• Acht-Tage-Ausnahme: Entsendungen mit einer Dauer von höchstens acht Tagen sind von der Meldepflicht befreit, mit Ausnahme von Einsätzen über Zeitarbeitsfirmen.
• Unmittelbare gesetzliche Verpflichtungen: Die achttägige Ausnahmeregelung gilt nur für die Einreichung der Erklärung, während die Vorschriften zur A1-Bescheinigung und die Anforderungen zur Lohngleichheit vom ersten Tag an gelten.

Regionale Unterschiede und branchenspezifische Anforderungen in Spanien

• Weiterleitung an die Landesämter: Die Verwaltungsabläufe variieren je nach Autonome Gemeinschaft, wobei in einigen Regionen Anträge über die Landesarbeitsämter weitergeleitet werden.
• Anforderungen hinsichtlich der zweiten Amtssprache: Die regionalen Behörden in Katalonien, im Baskenland, in Galicien und in Valencia können Übersetzungen in die zweite Amtssprache verlangen.
• Anmeldung im REA für den Bausektor: Für Stellenausschreibungen in der Baubranche ist vor Aufnahme der Tätigkeit eine obligatorische Eintragung in das Register der akkreditierten Unternehmen (REA) erforderlich.

Wie wirken die A1-Meldung und die Entsendungserklärung bei einer ITSS-Prüfung zusammen?

Was die Prüfer anhand der beiden Dokumente miteinander abgleichen

• Namen, Daten und Angaben zum Arbeitgeber auf dem Formular A1 im Vergleich zur Erklärung.
• Die angekündigte Dienstleistung im Vergleich zu dem, was das Team vor Ort tatsächlich tut.
• Ob das versendende Unternehmen tatsächlich im Inland geschäftlich tätig ist. Die gemeinsamen Maßnahmen in Spanien und Portugal zielen genau darauf ab.

Welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und wie lange

• Während der Aushangdauer: am Arbeitsplatz oder digital, zur sofortigen Einsichtnahme.
• Nach Ablauf: auf Verlangen der Arbeitsaufsicht ausgestellt.
• Gesetzlich ist keine bestimmte Aufbewahrungsfrist festgelegt. Verstöße können drei Jahre lang verfolgt werden; betrachten Sie daher drei Jahre als Mindestdauer.

Häufige Lücken in der Dokumentation, die zu Beanstandungen führen

• Verspätete Einreichung von Erklärungen:Wird eine Erklärungerst ein oder zwei Tage nach Arbeitsbeginn eingereicht, werden sofort Strafen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften verhängt.
• ‍Inaktive lokale Ansprechpartner: Auf dem Formular angegebene Ansprechpartner, die jedoch nicht mehr erreichbar sind.
• Begrenzung der nicht verlängerten Abtretungen: Abtretungen, die länger als 12 Monate zurückliegen und für die keine begründete Mitteilung vorliegt.
• Nicht übersetzte Lohnunterlagen: Lohnabrechnungen liegen nur in der Muttersprache vor.
• Falsch zugewiesene Tagegelder:Die unzulässigeAnrechnung von Reisekostenpauschalen oder Tagegeldern auf die Mindestlohnstandards des spanischen Tarifvertrags führt zu Verstößen gegen die Lohnvorschriften.

Welche Strafen drohen bei fehlenden oder fehlerhaften Unterlagen?

Die LISOS-Sanktionsstufen (geringfügig, schwerwiegend, sehr schwerwiegend)

Gemäß dem LISOS werden pro Verstoß Geldbußen verhängt, und ein einziger Besuch kann mehrere Verstöße nach sich ziehen.

Gesamthaftung zwischen entsendendem und aufnehmendem Unternehmen

• Gemeinsame Arbeitgeberhaftung: Ausländische entsendende Arbeitgeber und spanische aufnehmende Unternehmen haften gemeinsam für Strafen wegen Nichteinhaltung der ITSS-Vorschriften innerhalb der Lieferketten.
• Standards zur Überprüfung der Entsendungsunternehmen: Entsendungsunternehmen in Spanien prüfen routinemäßig die Entsendungsbescheinigungen und A1-Bescheinigungen, bevor sie Auftragnehmern den Zutritt zur Baustelle gestatten.

Betriebliche Auswirkungen der ITSS-Arbeitssanktionen

• Auslöser für eine Wiederholungskontrolle: Einträge über Verwaltungssanktionen erhöhen die Wahrscheinlichkeit künftiger unangekündigter ITSS-Arbeitskontrollen erheblich.
• Komplikationen bei Einwanderungsanträgen: Frühere Verstöße gegen das Arbeitsrecht tauchen wieder auf und behindern künftige Anträge auf eine spanische Arbeitserlaubnis und Einwanderungsanträge.
• Hindernisse bei der Überprüfung von Auftragnehmern: Unternehmenskunden in Spanien prüfen die Compliance-Unterlagen ihrer Lieferanten und schließen Anbieter aus, gegen die aktive arbeitsrechtliche Sanktionen verhängt wurden.

Wie kann die Personalabteilung die Einhaltung der Entsendungsvorschriften in mehreren EU-Märkten vereinheitlichen?

Erstellung einer standardisierten Checkliste für vor der Abreise

• Bestätigen Sie die Versandart: Versand per Post, per ICT oder vor Ort abholen.
• Beantragen Sie den A1-Nachweis oder die Deckungsbescheinigung.
• Vergleichen Sie das Gehalt mit dem Tarifvertrag.
• Bestimmen Sie den Ansprechpartner und bestätigen Sie die Adresse in Spanien.
• Ablegen, die Quittung aufbewahren, den Standortleiter informieren.

Zentrale Nachverfolgung von A1-Formularen und Erklärungen

• Ein Datensatz pro Auftrag, der sowohl die Dokumentennummern als auch die beiden Enddaten enthält.
• Eine Benachrichtigung im 10. Monat, damit die Verlängerung um 18 Monate auf keinen Fall übersehen wird.
• Erfassen Sie jeden Markt separat. Das niederländische Meldesystem funktioniert ganz anders als das spanische.

Wenn Sie Tabellenkalkulationsprogramme verwenden, sollten Sie bedenken, dass diese etwa 20 laufende Aufträge bewältigen können. Danach treten nach und nach Fehler auf, ohne dass dies sofort auffällt. Die Plattform „ Jobbatical “ verwaltet Nachverfolgung, Erinnerungen, Dokumentation und Arbeitsabläufe – und das alles hochgradig automatisiert, wodurch sich der Arbeitsaufwand für das HR-Team verringert. Sprechen Sie uns an, um die Plattform live in Aktion zu erleben.

Wann ist eine lokale Vertretung für die Entsendung spanischer Arbeitnehmer zu benennen?

• Fehlende lokale Präsenz: Entsendende Arbeitgeber, die keine spanische juristische Person oder keinen ständigen Ansprechpartner vor Ort haben, müssen eine lokale Vertretung beauftragen, um die Vorschriften zur Kontaktpflege zu erfüllen.
• Komplexe oder längerfristige Entsendungen: Einsätze, die sich über mehrere autonome Gemeinschaften erstrecken oder länger als 12 Monate dauern, erfordern eine spezialisierte rechtliche Beratung vor Ort.
• Laufende ITSS-Prüfungen: Arbeitgeber, bei denen derzeit eine Prüfung durch die spanische Arbeitsaufsichtsbehörde läuft, benötigen unverzüglich eine Vertretung vor Ort, um das Verfahren zu begleiten.

Wie „ Jobbatical “ bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Spanien hilft

Jobbatical kümmert sich um die Einreichung von Unterlagen, die Kommunikation mit den Behörden und die Dokumentation bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Spanien und in die gesamte EU, sodass Ihr Team sich auf die Einsätze konzentrieren kann, anstatt Formulare zu jagen. Buchen Sie eine Demo.

Bevor die nächste Spanisch-Aufgabe abgenommen wird, stellen Sie eine Frage: Könnten Sie die Empfangsbestätigung und das Formular A1 innerhalb einer Stunde vorlegen?

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.