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Wichtige Erkenntnisse zur IKT und Sozialversicherung in Spanien
- Ob ein IKT-Mitarbeiter in die spanische Sozialversicherung einzahlt oder im System seines Heimatlandes verbleibt, hängt davon ab, ob zwischen Spanien und dem Entsendeland ein bilaterales Abkommen besteht.
- Spanien hat die Übergangslösung mit der Verpflichtungserklärung im Jahr 2024 abgeschafft. Die Personalabteilung muss nun vor Einreichung des ICT-Antrags eine Deckungsbescheinigung einholen, nicht erst danach.
- Arbeitnehmer aus Ländern, mit denen Spanien kein bilaterales Abkommen geschlossen hat, müssen vom ersten Tag an im spanischen Sozialversicherungssystem gemeldet sein.
- Die Bearbeitung der Deckungsbescheinigung kann mehrere Monate in Anspruch nehmen, weshalb frühzeitiges Handeln sowohl aus rechtlicher als auch aus betrieblicher Sicht unerlässlich ist.
- Die Einrichtung der Lohnabrechnung, der Krankenversicherungsschutz und die Fristen für die Einarbeitung hängen davon ab, dass die Frage zur Sozialversicherung vor Einreichung des Genehmigungsantrags korrekt beantwortet wird.
One of the most common compliance gaps HR teams hit when transferring an <strong>ICT posted employee</strong> to Spain for a <strong>professional work placement</strong> is the social security question. For a <strong>posted worker</strong>, which system applies? Who contributes? What documents does the host entity need before the application goes in?
Die Antwort hängt davon ab, ob zwischen Spanien und dem Entsendeland ein bilaterales Abkommen besteht, und seit einer Änderung der Praxis im Jahr 2024 kann ein Fehler zu monatelangen Verzögerungen oder sogar zu einer Ablehnung führen.
Die Grundregel: Vertrag oder kein Vertrag
Die Sozialversicherungspflichten in Spanien für unternehmensintern versetzte Mitarbeiter lassen sich in zwei Szenarien unterteilen, je nachdem, ob das Entsendeland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen mit Spanien geschlossen hat.
Ablauf der Entscheidung zur Sozialversicherung im IKT-Bereich in Spanien: bilaterales Abkommen versus kein Abkommen
Szenariovergleich: Mit Vertrag vs. Ohne Vertrag
Spanien hat bilaterale Abkommen mit über 30 Ländern geschlossen, darunter die Vereinigten Staaten, das Vereinigte Königreich, Australien, Kanada, Japan, Südkorea, Indien und die meisten Länder Lateinamerikas. Den vollständigen Ablauf des Antragsverfahrens im Land für mexikanische Staatsangehörige finden Sie in diesem Anwendungsfall.
Das spanische Ministerium für Inklusion, soziale Sicherheit und Migration veröffentlicht die aktuelle Liste. Für Absender mit Sitz in der EU gilt automatisch die EU-Verordnung 883/2004.
Einen detaillierten Überblick über die spanische ICT-Arbeitserlaubnis erhalten Sie im vollständigen Leitfaden für Arbeitgeber zur spanischen ICT-Arbeitserlaubnis.
Aktualisierung der Richtlinien für 2024: Die Abschaffung der Ausweichlösung mit der Verpflichtungserklärung
Vor 2024 gestatteten die spanischen Einwanderungsbehörden Unternehmen, ein Schreiben vorzulegen, in dem bestätigt wurde, dass der Arbeitnehmer bei der spanischen Sozialversicherung angemeldet würde, während die Arbeitsbescheinigung (COC) im Heimatland noch bearbeitet wurde. Dies wird nun nicht mehr akzeptiert.
Mitarbeiter aus Ländern, die ein Sozialversicherungsabkommen mit Spanien geschlossen haben, müssen nun die aktuelle Versicherungsbescheinigung zusammen mit dem ICT-Antrag einreichen. Liegt die Versicherungsbescheinigung nicht vor, kann der ICT-Antrag nicht bearbeitet werden.
Dies ist wichtig, da die Ausstellung einer COC je nach Land zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten dauern kann. Wenn die Personal- oder Lohnbuchhaltungsteams warten, bis die Einwanderungsunterlagen vorbereitet werden, kann sich der Versetzungsprozess verzögern.
Am besten ist es, das COC zu beantragen, sobald die Versetzung des Mitarbeiters genehmigt wurde, anstatt zu warten, bis die Antragsunterlagen zusammengestellt werden.
Was die Personalabteilung je nach Szenario vorbereiten muss
Wenn das Entsendeland ein bilaterales Abkommen mit Spanien hat
Falls kein bilaterales Abkommen besteht
Lohnabrechnung während des Wechsels: Was die spanische aufnehmende Einrichtung zu leisten hat
Während der ICT-Entsendung verbleiben der Arbeitsvertrag des Mitarbeiters und die Gehaltsabrechnung bei der entsendenden Gesellschaft im Heimatland. Die spanische Gastgesellschaft wird im Rahmen des ICT-Programms nicht zum offiziellen Arbeitgeber. Das Gehalt wird von der Gesellschaft im Heimatland gezahlt, nicht vom spanischen Unternehmen.
Der Arbeitnehmer muss jedoch die spanische Mindestlohnschwelle von etwa 40.077 Euro brutto jährlich im Jahr 2025 erreichen, und der spanische Arbeitgeber muss über Unterlagen verfügen, die belegen, dass dieses Gehalt gezahlt wird.
Bei Ländern, mit denen ein Abkommen besteht, wickelt das Unternehmen im Heimatland weiterhin alle Sozialversicherungsbeiträge ab. Das spanische Gastunternehmen zieht keine spanischen Beiträge separat ein. Bei Ländern, mit denen kein Abkommen besteht, ist das Gastunternehmen für die Anmeldung bei der spanischen Sozialversicherung und die Beitragszahlungen verantwortlich, auch wenn die Gehaltsabrechnung im Ausland erfolgt, was eine sorgfältige Abstimmung zwischen den Personal- und Gehaltsabrechnungsteams in beiden Ländern erfordert.
Der Fall der EU und des EWR gemäß der Verordnung (EG) Nr. 883/2004: A1-Bescheinigung anstelle der COC
Für Arbeitnehmer, die von einer Entsendeeinrichtung aus der EU, dem EWR oder der Schweiz entsandt werden, gilt ein anderer Dokumentenweg. Die EU-Verordnung 883/2004 regelt die Koordinierung der sozialen Sicherheit zwischen den Mitgliedstaaten. Anstelle einer Versicherungsbescheinigung ist das relevante Dokument ein A1-Formular, das von der zuständigen Sozialversicherungsbehörde des Herkunftslandes ausgestellt wird.
Die A1-Bescheinigung bestätigt, welche nationalen Rechtsvorschriften gelten, und muss gemäß EU-Recht von den spanischen Behörden automatisch anerkannt werden. Liegt eine gültige A1-Bescheinigung vor, ist keine zusätzliche Registrierung in Spanien erforderlich. Die Bearbeitung dauert in den meisten EU-Ländern bei Standardfällen in der Regel 2 bis 4 Wochen.
Häufige Fehler im Personalwesen und wie man sie vermeidet
Eine fehlende oder verspätet eingereichte Versicherungsbescheinigung ist einer der sieben Standardgründe für die Ablehnung eines UGE-CE-Antrags:„7 Gründe, warum Anträge auf ein spanisches IKT-Visum abgelehnt werden“.
Zu lange mit der Beantragung der COC gewartet
Die Deckungsbescheinigung (COC) muss vorliegen, bevor der ICT-Antrag eingereicht wird.
Bei Mitarbeitern, die aus den USA versetzt werden, kann der Prozess mindestens 4 bis 8 Wochen dauern. In einigen Ländern kann es 3 bis 6 Monate dauern. Ein verspäteter Beginn kann die gesamte Versetzung verzögern.
Ein Vertrag bedeutet, dass kein Papierkram anfällt
Ein Sozialversicherungsabkommen mit Spanien erspart den Arbeitnehmern die Beitragszahlungen an das spanische System, doch sind weiterhin bestimmte Unterlagen erforderlich. Die Personalabteilungen müssen das COC- oder A1-Formular im Voraus einreichen.
Fehlen diese Unterlagen, können die spanischen Behörden den Fall so behandeln, als ob kein Vertrag vorläge, was zu unerwarteten Kosten für die Registrierung und die Beitragszahlungen in Spanien führen kann.
Anmeldung des Arbeitnehmers in beiden Ländern
Manche Unternehmen melden ihre Mitarbeiter in Spanien „für alle Fälle“ an, selbst wenn ein gültiges Abkommen besteht. Dies kann dazu führen, dass Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei Ländern gezahlt werden.
Verfügt der Arbeitnehmer über eine gültige COC- oder A1-Bescheinigung, sollte er grundsätzlich nur im Rahmen des Systems seines Heimatlandes versichert bleiben.
Die Einhaltung der Vorschriften durch die spanische Niederlassung wird nicht ausreichend überwacht
Das spanische Gastunternehmen muss zudem seine eigenen Sozialversicherungspflichten erfüllt haben, bevor es eine ICT-Genehmigung beantragen kann. Das Unternehmen muss ordnungsgemäß bei der spanischen Sozialversicherungskasse registriert sein und seinen Verpflichtungen nachgekommen sein.
Praktischer Zeitplan für Personalabteilungen
Empfohlener Zeitplan für die Vorbereitung auf die Sozialversicherung
Wenn Ihr Unternehmen mehrere IKT-Transfers abwickelt, ist der Schritt zur Sozialversicherung derjenige, der Ihren Onboarding-Zeitplan am ehesten verkürzen kann. Er sollte als paralleler Arbeitsschritt zur Beantragung der Arbeitserlaubnis betrachtet werden und nicht als nachgelagerte Aufgabe.
Weitere Informationen dazu, wie sich die Art der Aufenthaltsgenehmigung auf die Pflichten des Arbeitgebers auswirkt, finden Sie im Vergleich zwischen der EU-ICT- und der nationalen ICT-Aufenthaltsgenehmigung.
Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.
Häufig gestellte Fragen – Sozialversicherung für IKT-Fachkräfte in Spanien für Personalabteilungen
Muss ein unternehmensintern versetzter Mitarbeiter in Spanien Sozialversicherungsbeiträge zahlen?
Das hängt vom Entsendeland ab. Wenn Spanien ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen mit dem Heimatland des Arbeitnehmers hat, kann der Arbeitnehmer weiterhin im System seines Heimatlandes versichert bleiben und spanische Sozialversicherungsbeiträge vermeiden. Liegt kein solches Abkommen vor, muss der Arbeitnehmer ab dem ersten Tag seiner Beschäftigung im spanischen Sozialversicherungssystem angemeldet werden.
Was ist eine Deckungsbescheinigung und warum benötigt die Personalabteilung diese vor der Einreichung des ICT-Antrags?
Eine Versicherungsbescheinigung ist ein offizielles Dokument, das von der Sozialversicherungsbehörde des Heimatlandes ausgestellt wird und bestätigt, dass der Arbeitnehmer dort weiterhin versichert ist. Da Spanien die Praxis der Verpflichtungserklärung im Jahr 2024 abgeschafft hat, muss die Versicherungsbescheinigung im Rahmen des Antrags auf eine ICT-Genehmigung eingereicht werden. Die Bearbeitung durch die Behörden dauert in der Regel mehrere Monate, daher muss die Personalabteilung diese bereits zu Beginn des Planungsprozesses für die Entsendung beantragen.
Was hat sich 2024 bei den Sozialversicherungsvorschriften für die IKT-Branche in Spanien geändert?
Bisher akzeptierten die spanischen Behörden eine Verpflichtungserklärung des aufnehmenden Arbeitgebers als vorläufigen Nachweis der Sozialversicherung, während die Bescheinigung über den Versicherungsschutz bearbeitet wurde. Diese Praxis wurde im Jahr 2024 abgeschafft. Antragsteller für ein ICT-Visum aus Vertragsstaaten müssen nun bei der Antragstellung stets die eigentliche Bescheinigung über den Versicherungsschutz beifügen. Antragsteller, die diese nicht vorlegen können, riskieren, dass ihr Antrag abgelehnt wird.
Welche Länder haben bilaterale Sozialversicherungsabkommen mit Spanien geschlossen?
Spanien hat bilaterale Abkommen mit über 30 Ländern geschlossen, darunter die Vereinigten Staaten, das Vereinigte Königreich, Australien, Kanada, Japan, Südkorea, Indien und die meisten lateinamerikanischen Länder. Für alle EU- und EWR-Mitglieder gilt automatisch die EU-Verordnung 883/2004. Das spanische Ministerium für Inklusion, soziale Sicherheit und Migration veröffentlicht die aktuelle vollständige Liste.
Was passiert mit der Lohnabrechnung, wenn der Arbeitnehmer im Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes verbleibt?
Wenn die Versicherungsbescheinigung den Versicherungsschutz im Heimatland bestätigt, behält die spanische Aufnahmestelle keine spanischen Sozialversicherungsbeiträge ein und führt diese auch nicht ab. Die Gehaltsabrechnung erfolgt weiterhin nach dem System des entsendenden Unternehmens. Der Arbeitnehmer muss jedoch weiterhin die spanische Mindestlohnschwelle von etwa 40.077 Euro pro Jahr im Jahr 2025 erfüllen, und das aufnehmende Unternehmen muss bei den spanischen Einwanderungsbehörden registriert bleiben.
Kann die Personalabteilung den Mitarbeiter vorsorglich bei der spanischen Sozialversicherung anmelden, auch wenn ein Abkommen besteht?
Nein. Bei Arbeitnehmern aus Ländern, mit denen ein Abkommen besteht, führt eine doppelte Anmeldung zu einem Problem der doppelten Beitragszahlung. Das bilaterale Abkommen soll genau dies verhindern. Der richtige Vorgehensweise besteht darin, die Versicherungsbescheinigung einzuholen und sicherzustellen, dass der spanische Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht eigenmächtig im spanischen System anmeldet.
Wie lange dauert es, bis man eine Versicherungsbescheinigung erhält?
Die Bearbeitungszeiten variieren je nach Land. In den USA benötigt die Sozialversicherungsbehörde (Social Security Administration) bei Standardfällen in der Regel 4 bis 8 Wochen. In einigen Ländern erfolgt die Bearbeitung innerhalb von 2 bis 4 Wochen, in anderen kann sie 3 bis 6 Monate dauern. Personalabteilungen sollten die COC beantragen, sobald die Entscheidung über die Versetzung bestätigt ist, und nicht erst, wenn der ICT-Antrag vorbereitet wird.
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