Sozialversicherung im spanischen IKT-Sektor: Welches System gilt und was muss die Personalabteilung vorbereiten?

Eine der häufigsten Compliance-Lücken, auf die Personalabteilungen stoßen, wenn sie Mitarbeiter im Rahmen einer ICT-Genehmigung nach Spanien entsenden, ist die Frage der Sozialversicherung. Welches System gilt? Wer zahlt Beiträge? Welche Unterlagen benötigt das aufnehmende Unternehmen, bevor der Antrag gestellt wird?

Die Antwort hängt davon ab, ob zwischen Spanien und dem Entsendeland ein bilaterales Abkommen besteht – und seit einer Änderung der Praxis im Jahr 2024 führt ein Fehler zu monatelangen Verzögerungen oder sogar zu einer Ablehnung.

Die Grundregel: Vertrag oder kein Vertrag

Die Sozialversicherungspflichten in Spanien für unternehmensintern versetzte Mitarbeiter lassen sich in zwei Fälle unterteilen, je nachdem, ob das Entsendeland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen mit Spanien geschlossen hat.

Szenariovergleich: Mit Vertrag vs. Ohne Vertrag

Spanien hat bilaterale Abkommen mit über 30 Ländern geschlossen, darunter die Vereinigten Staaten, das Vereinigte Königreich, Australien, Kanada, Japan, Südkorea, Indien und die meisten Länder Lateinamerikas. Das spanische Ministerium für Inklusion, soziale Sicherheit und Migration veröffentlicht die aktuelle Liste. Für Absender mit Sitz in der EU gilt automatisch die EU-Verordnung 883/2004.

Die wichtigsten Veränderungen im Personalwesen für 2024, die Personalabteilungen nicht verpassen dürfen

Vor 2024 gestatteten die spanischen Einwanderungsbehörden Unternehmen, ein Schreiben vorzulegen, in dem bestätigt wurde, dass der Arbeitnehmer bei der spanischen Sozialversicherung angemeldet würde, während die Arbeitsbescheinigung (COC) im Heimatland noch bearbeitet wurde. Dies wird nun nicht mehr akzeptiert.

Mitarbeiter aus Ländern, die ein Sozialversicherungsabkommen mit Spanien geschlossen haben, müssen nun die aktuelle Versicherungsbescheinigung zusammen mit dem ICT-Antrag einreichen. Liegt die Versicherungsbescheinigung nicht vor, kann der ICT-Antrag nicht bearbeitet werden.

Dies ist wichtig, da die Ausstellung einer COC je nach Land zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten dauern kann. Wenn die Personal- oder Lohnbuchhaltungsteams warten, bis die Einwanderungsunterlagen vorbereitet werden, kann sich der Versetzungsprozess verzögern.

Am besten ist es, das COC zu beantragen, sobald die Versetzung des Mitarbeiters genehmigt wurde, anstatt zu warten, bis die Antragsunterlagen zusammengestellt werden.

Was die Personalabteilung je nach Szenario vorbereiten muss

Wenn das Entsendeland ein bilaterales Abkommen mit Spanien hat

Falls kein bilaterales Abkommen besteht

Lohnabrechnung während des Wechsels: Was die spanische aufnehmende Einrichtung zu leisten hat

Während der ICT-Entsendung verbleiben der Arbeitsvertrag des Mitarbeiters und die Gehaltsabrechnung bei der entsendenden Gesellschaft im Heimatland. Die spanische Gastgesellschaft wird im Rahmen des ICT-Programms nicht zum offiziellen Arbeitgeber. Das Gehalt wird von der Gesellschaft im Heimatland gezahlt, nicht vom spanischen Unternehmen.

Der Arbeitnehmer muss jedoch die spanische Mindestlohnschwelle von etwa 40.077 Euro brutto jährlich im Jahr 2025 erreichen, und der spanische Arbeitgeber muss über Unterlagen verfügen, die belegen, dass dieses Gehalt gezahlt wird.

Bei Ländern, mit denen ein Abkommen besteht, wickelt das Unternehmen im Heimatland weiterhin alle Sozialversicherungsbeiträge ab. Das spanische Gastunternehmen zieht keine spanischen Beiträge separat ein. Bei Ländern, mit denen kein Abkommen besteht, ist das Gastunternehmen für die Anmeldung bei der spanischen Sozialversicherung und die Beitragszahlungen verantwortlich, auch wenn die Gehaltsabrechnung im Ausland erfolgt, was eine sorgfältige Abstimmung zwischen den Personal- und Gehaltsabrechnungsteams in beiden Ländern erfordert.

Der Fall der EU und des EWR: A1-Bescheinigung anstelle des COC

Für Arbeitnehmer, die von einer Entsendeeinrichtung aus der EU, dem EWR oder der Schweiz entsandt werden, gilt ein anderer Dokumentenweg. Die EU-Verordnung 883/2004 regelt die Koordinierung der sozialen Sicherheit zwischen den Mitgliedstaaten. Anstelle einer Versicherungsbescheinigung ist das relevante Dokument ein A1-Formular, das von der zuständigen Sozialversicherungsbehörde des Herkunftslandes ausgestellt wird.

Die A1-Bescheinigung bestätigt, welche nationalen Rechtsvorschriften gelten, und muss gemäß EU-Recht von den spanischen Behörden automatisch anerkannt werden. Liegt eine gültige A1-Bescheinigung vor, ist keine zusätzliche Registrierung in Spanien erforderlich. Die Bearbeitung dauert in den meisten EU-Ländern bei Standardfällen in der Regel 2 bis 4 Wochen.

Häufige Fehler im Personalwesen und wie man sie vermeidet

Zu lange mit der Beantragung der COC gewartet

Die Deckungsbescheinigung (COC) muss vorliegen, bevor der ICT-Antrag eingereicht wird.

Bei Mitarbeitern, die aus den USA versetzt werden, kann der Prozess mindestens 4 bis 8 Wochen dauern. In einigen Ländern kann es 3 bis 6 Monate dauern. Ein verspäteter Beginn kann die gesamte Versetzung verzögern.

Ein Vertrag bedeutet, dass kein Papierkram anfällt

Ein Sozialversicherungsabkommen mit Spanien erspart den Arbeitnehmern die Beitragszahlungen an das spanische System, doch sind weiterhin bestimmte Unterlagen erforderlich. Die Personalabteilungen müssen das COC- oder A1-Formular im Voraus einreichen.

Fehlen diese Unterlagen, können die spanischen Behörden den Fall so behandeln, als ob kein Vertrag vorläge, was zu unerwarteten Kosten für die Registrierung und die Beitragszahlungen in Spanien führen kann.

Anmeldung des Arbeitnehmers in beiden Ländern

Manche Unternehmen melden ihre Mitarbeiter in Spanien „für alle Fälle“ an, selbst wenn ein gültiges Abkommen besteht. Dies kann dazu führen, dass Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei Ländern gezahlt werden.

Verfügt der Arbeitnehmer über eine gültige COC- oder A1-Bescheinigung, sollte er grundsätzlich nur im Rahmen des Systems seines Heimatlandes versichert bleiben.

Die Einhaltung der Vorschriften durch die spanische Niederlassung wird nicht ausreichend überwacht

Das spanische Gastunternehmen muss zudem seine eigenen Sozialversicherungspflichten erfüllt haben, bevor es eine ICT-Genehmigung beantragen kann. Das Unternehmen muss ordnungsgemäß bei der spanischen Sozialversicherungskasse registriert sein und seinen Verpflichtungen nachgekommen sein.

Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, kann der ICT-Antrag abgelehnt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter den häufigsten Gründen für die Ablehnung von ICT-Anträgen in Spanien.

Praktischer Zeitplan für Personalabteilungen

Empfohlener Zeitplan für die Vorbereitung auf die Sozialversicherung

Wenn Ihr Unternehmen mehrere IKT-Transfers abwickelt, ist der Schritt zur Sozialversicherung derjenige, der Ihren Onboarding-Zeitplan am ehesten verkürzen kann. Er sollte als paralleler Arbeitsschritt zur Beantragung der Arbeitserlaubnis betrachtet werden und nicht als nachgelagerte Aufgabe.

Jobbatical kümmert sich um den gesamten ICT-Prozess in Spanien, einschließlich der Einstufung in die Sozialversicherung, der Koordination der Versicherungsbescheinigung und der Einhaltung der Vorschriften ab dem ersten Tag für die aufnehmenden Unternehmen. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu erfahren, wie wir Personalabteilungen bei komplexen unternehmensinternen Versetzungen unterstützen.

Weitere Informationen darüber, wie sich die Art der Aufenthaltsgenehmigung auf die Pflichten des Arbeitgebers auswirkt, finden Sie im Vergleich zwischen der EU-ICT- und der nationalen ICT-Aufenthaltsgenehmigung sowie im vollständigen Leitfaden für Arbeitgeber zur ICT-Aufenthaltsgenehmigung in Spanien.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.