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Die wichtigsten Punkte zum beschleunigten Fachkräfteverfahren:
• Das Beschleunigte Fachkräfteverfahren wird vom Arbeitgeber initiiert – Ihr Unternehmen unterzeichnet einen Dienstleistungsvertrag über 411 € mit der örtlichen Ausländerbehörde, um den beschleunigten Ablauf in Gang zu setzen.
• Durch die Festlegung rechtsverbindlicher Fristen für alle beteiligten Stellen – Anerkennungsstellen, Bundesagentur für Arbeit und Konsulat – verkürzt das Verfahren die Gesamtbearbeitungszeit für Visa auf 4 bis 6 Wochen.
• Eine besondere Regelung: Wenn die Bundesagentur für Arbeit nicht innerhalb einer Woche antwortet, gilt die Genehmigung als erteilt – wodurch einer der häufigsten Verzögerungsgründe beseitigt wird.
• Das Konsulat muss innerhalb von drei Wochen nach Eingang der vollständigen Unterlagen einen Termin für die Visumsbeantragung vereinbaren – eine gesetzlich vorgeschriebene Bearbeitungsfrist, die im Standardverfahren nicht vorgesehen ist.
• Die Kombination des „Beschleunigten Fachkräfteverfahrens“ mit der „Vorabzustimmung“ bietet Arbeitgebern maximale Kontrolle: eine vorab genehmigte Arbeitserlaubnis, noch bevor das Konsulat eingeschaltet wird.
Die Bearbeitung eines regulären Fachkräftevisums für Deutschland dauert im besten Fall 6 bis 12 Wochen. Durch Rückstände bei den Botschaften, Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit und die Anerkennung von Qualifikationen kann sich dieser Zeitraum jedoch auf vier Monate oder mehr verlängern. Für Unternehmen mit vertraglich festgelegten Startterminen oder kritischen Projektabhängigkeiten stellt dieser Zeitrahmen ein geschäftliches Problem dar.
Das Beschleunigte Fachkräfteverfahren – Deutschlands beschleunigtes Verfahren für Fachkräfte gemäß § 81a des Aufenthaltsgesetzes – ist das wichtigste Instrument des Arbeitgebers, um dieses Problem zu lösen. Bei korrekter Einleitung verkürzt es den gesamten Prozess auf 4 bis 6 Wochen, wobei in jeder Phase rechtsverbindliche Fristen gelten.
Dieser Leitfaden beschreibt Schritt für Schritt, was Arbeitgeber tun müssen, damit das Ganze funktioniert.
Was ist das Beschleunigte Fachkräfteverfahren?
Das Beschleunigte Fachkräfteverfahren ist ein von Arbeitgebern initiiertes Schnellverfahren zur Einstellung von qualifizierten Arbeitskräften aus Nicht-EU-Ländern in Deutschland. Es wurde im Rahmen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes eingeführt und gilt für alle Arten von Arbeitsvisa – einschließlich der Blauen Karte EU, des regulären Fachkräftevisums (§ 18a/18b) und der Wege zur beruflichen Qualifizierung.
Der wesentliche Unterschied zum Standardverfahren: Die Ausländerbehörde fungiert als zentrale Koordinierungsstelle für alle beteiligten Behörden – Anerkennungsstellen, die Bundesagentur für Arbeit und das Konsulat im Ausland. Dadurch entfällt die fragmentierte, schrittweise Bearbeitung, die die meisten Verzögerungen verursacht.
Das Programm steht Fachkräften mit einem gültigen Hochschulabschluss oder einer anerkannten beruflichen Qualifikation sowie einem bestehenden Arbeitsvertrag bei einem deutschen Arbeitgeber offen.
Der schrittweise Arbeitsablauf für Arbeitgeber
Der Prozess wird vom ersten Schritt an vom Arbeitgeber gesteuert. So läuft er in der Praxis ab.
Schritt 1: Unterlagen vorbereiten und Vollmacht einholen
Bevor sich der Arbeitgeber an die Ausländerbehörde wendet, benötigt er einen unterzeichneten Arbeitsvertrag, die Qualifikationsnachweise des Bewerbers (mit beglaubigten deutschen Übersetzungen) sowie eine Vollmacht des Facharbeiters, die den Arbeitgeber ermächtigt, in seinem Namen zu handeln. Ohne diese Vollmacht kann das Verfahren nicht eingeleitet werden.
Schritt 2: Unterzeichnung des Dienstleistungsvertrags – Gebühr: 411 €
Der Arbeitgeber reicht die Unterlagen bei der örtlichen Ausländerbehörde ein und unterzeichnet eine formelle Dienstleistungsvereinbarung. Diese Vereinbarung kostet 411 € und legt die Pflichten aller Beteiligten fest: des Arbeitgebers, des Facharbeiters und aller beteiligten Behörden. Außerdem sind darin die Fristen und der Ablauf der Verfahrensschritte festgelegt.
Ab diesem Zeitpunkt ist die Ausländerbehörde gesetzlich verpflichtet, den Arbeitgeber während des gesamten Verfahrens zu beraten und zu begleiten.
Schritt 3: Anerkennung von Qualifikationen (Parallelverfahren)
Wenn die Qualifikation des Bewerbers in Deutschland einer formellen Anerkennung bedarf – was für reglementierte Berufe und viele berufliche Qualifikationen gilt –, koordiniert die Ausländerbehörde dies parallel zur Beschäftigungsprüfung und nicht nacheinander. Die Anerkennungsstellen sind verpflichtet, ihre Prüfung innerhalb von drei Monaten abzuschließen. Diese parallele Koordination ist einer der wichtigsten Zeitgewinne im beschleunigten Verfahren.
Schritt 4: Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit – Ein-Wochen-Regel
Die Bundesagentur für Arbeit muss prüfen und bestätigen, dass die Beschäftigungsbedingungen den deutschen Arbeitsmarktstandards entsprechen. Im Rahmen des beschleunigten Verfahrens gilt eine besondere Regelung: Wenn die Bundesagentur für Arbeit nicht innerhalb einer Woche nach Eingang der Übermittlung antwortet, gilt die Genehmigung als automatisch erteilt.
Im Standardverfahren gibt es für diesen Prüfungsschritt keine feste Frist, und er gehört zu den am wenigsten vorhersehbaren Verzögerungen. Im beschleunigten Verfahren ist die Dauer begrenzt.
Schritt 5: Vorabzustimmung der Ausländerbehörde
Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, erteilt die Ausländerbehörde eine Vorabzustimmung und leitet diese direkt an das zuständige Konsulat oder die zuständige Botschaft im Ausland weiter. Der Arbeitgeber erhält eine Kopie, die er dem Fachkräften für dessen Visumtermin aushändigen muss.
Diese Vorabgenehmigung bestätigt, dass der Bewerber die Visumsvoraussetzungen erfüllt – das Konsulat erhält somit eine vorab geprüfte Akte und keinen „kalten“ Antrag. Arbeitgeber, die in großem Umfang Personal einstellen, können dies mit einem eigenständigen Vorabgenehmigungsverfahren kombinieren, um die Überprüfung der Arbeitserlaubnis noch früher im Einstellungszyklus durchzuführen.
Schritt 6: Termin beim Konsulat – 3-Wochen-SLA
Sobald das Konsulat die vollständigen Unterlagen einschließlich der Vorabzustimmung erhalten hat, ist es gesetzlich verpflichtet, innerhalb von drei Wochen einen Termin für die Visumbeantragung zu vereinbaren. Diese gesetzliche Frist gibt es im regulären Visumverfahren nicht, wo die Wartezeiten für Termine bei deutschen Konsulaten – insbesondere in Ländern mit hoher Nachfrage wie Indien – acht Wochen überschreiten können.
Der Facharbeiter erscheint zum Termin, legt seine biometrischen Daten und die restlichen Unterlagen vor, und das Visum wird ausgestellt.
Beschleunigtes Fachkräfteverfahren: Phasen und Zeitplan
Gesamtdauer des Schnellverfahrens für einfache Fälle: 4–6 Wochen von der Unterzeichnung der Vereinbarung bis zur Visumausstellung. Fälle, in denen eine vollständige Anerkennung der Qualifikationen erforderlich ist, können bis zu 3–4 Monate dauern, sind jedoch aufgrund paralleler Bearbeitungswege und verbindlicher Fristen immer noch schneller als die Standardbearbeitung.
Kostenvergleich: Schnellverfahren vs. Standardverfahren
Wer hat Anspruch auf das beschleunigte Verfahren?
Das Beschleunigte Fachkräfteverfahren steht Nicht-EU-Bürgern offen, die in Deutschland in allen gängigen Kategorien von Arbeitsvisa eingestellt werden. Zu den förderfähigen Fällen gehören:
- Fachkräfte mit anerkannten Hochschulabschlüssen,
- Bewerber mit beruflichen Qualifikationen, die anerkannt werden müssen,
- Arbeitnehmer in Mangelberufen,
- Auszubildende mit einem festen Stellenangebot nach Abschluss der Ausbildung
- Kandidaten, die vor der vollständigen Anerkennung an Qualifizierungsmaßnahmen teilnehmen.
Das Verfahren gilt gleichermaßen für Bewerber um eine EU-Blue-Card und für Fälle, in denen ein reguläres Fachkräftevisum beantragt wird. Bei Einstellungen im Rahmen der EU-Blue-Card, bei denen die Gehaltsschwelle erreicht ist und keine Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit erforderlich ist, kann der Zeitaufwand sogar noch geringer ausfallen.
Kombination von Fast-Track und Vorabzustimmung
Das Beschleunigte Fachkräfteverfahren und die Vorabzustimmung sind sich ergänzende Instrumente. Sie können und sollten gemeinsam genutzt werden.
Die Vorabzustimmung ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit abzuschließen, bevor das Konsulat eingeschaltet wird. In Kombination mit dem beschleunigten Verfahren erhält das Konsulat eine vollständig vorab geprüfte Akte: Die Beschäftigung ist genehmigt, die Qualifikationen sind bewertet und die Visumsvoraussetzungen sind bestätigt. Der einzige verbleibende Schritt ist der Termin des Bewerbers und die Erfassung der biometrischen Daten.
Für Unternehmen, die pro Quartal mehrere Umzüge innerhalb Deutschlands durchführen, eliminiert diese Kombination die beiden unvorhersehbarsten Phasen jedes einzelnen Umzugs.
Häufige Fehler von Arbeitgebern und wie man sie vermeidet
- Erforderliche Unterlagen:
- Alle nicht-deutschen Dokumente müssen beglaubigte deutsche Übersetzungen enthalten
- Für einige Länder (z. B. die Russische Föderation) sind beglaubigte Übersetzungen erforderlich
- Unvollständige oder fehlerhafte Einreichungen führen zu einer Neufestsetzung der Bearbeitungsfristen
- Zuständige Behörde (Ausländerbehörde):
- Die Zuständigkeit richtet sich nach dem Sitz des Arbeitgebers, nicht nach dem Wohnort des Bewerbers
- Überprüfen Sie vor der Unterzeichnung die Zuständigkeit, um Verzögerungen durch Weiterleitung zu vermeiden
- Vollmacht (PoA):
- Muss gültig und unterschrieben sein und zusammen mit dem Erstantrag eingereicht werden
- Ohne diese Unterlagen kann die Ausländerbehörde den Fall nicht bearbeiten
- Erforderliche Unterlagen:
Die Einwanderungsplattform von Jobbatical verwaltet den gesamten Workflow auf Arbeitgeberseite – von der Dokumentenerfassung über die Einreichung von Anträgen bis hin zur Fallverfolgung in Echtzeit –, sodass Personalabteilungen in jeder Phase den Überblick behalten, ohne die Koordination manuell übernehmen zu müssen.
Was Arbeitgeber jetzt tun sollten
Wenn Sie eine Einstellung eines Nicht-EU-Bürgers mit festem Einstellungstermin planen, sollte das Beschleunigte Fachkräfteverfahren Ihr Standardverfahren sein und keine Ausnahme. Die Gebühr von 411 € ist im Vergleich zum Risiko einer Verzögerung bei einem Standardantrag nur ein geringer Kostenfaktor.
Ermitteln Sie zunächst, welche Ausländerbehörde für den Standort Ihres Unternehmens zuständig ist. Legen Sie den Arbeitsvertrag, die Stellenbeschreibung und die Qualifikationsnachweise des Bewerbers mit beglaubigten Übersetzungen bereit. Besorgen Sie sich die Vollmacht. Schließen Sie dann den Dienstleistungsvertrag ab, bevor der Bewerber Unterlagen beim Konsulat einreicht.
Teams, die mehrere internationale Einstellungen verwalten, sollten eine Demo bei Jobbatical vereinbaren, um zu erfahren, wie die Plattform die Arbeitgeberprozesse bei allen Deutschland-Fällen automatisiert – einschließlich der Koordination von Schnellverfahren, der Dokumentenverwaltung und der Zusammenarbeit mit Behörden.
Haftungsausschluss: Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Wir bemühen uns zwar, korrekte und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen Ihnen jedoch, sich selbst gründlich zu informieren oder offizielle Quellen zu konsultieren. Gerne können Sie sich auch direkt an uns wenden, um aktuelle Hinweise zu erhalten. Jobbatical übernimmt keine Verantwortung für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.
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