Unterstützung bei der Beantragung eines Arbeitsvisums für Spanien: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Arbeitgeber 2026

Warum die Beantragung eines Arbeitsvisums in Spanien beim Arbeitgeber beginnt

Viele Personalabteilungen gehen davon aus, dass der Arbeitnehmer den Visumsprozess vorantreibt. In Spanien ist es genau umgekehrt. ❌

Das spanische Einwanderungssystem ist arbeitgeberorientiert. Ihr Unternehmen reicht den Antrag zuerst ein. Ihr Unternehmen weist nach, dass die Stelle echt ist. Ihr Unternehmen meldet den Arbeitnehmer am ersten Tag bei der Sozialversicherung an. Der Arbeitnehmer kann sein Visum erst beantragen, wenn Sie die Genehmigung der spanischen Behörden erhalten haben.

📌 Das ist wichtig, weil die häufigsten Verzögerungen und Ablehnungen darauf zurückzuführen sind, dass Arbeitgeber nicht erkennen, dass sie der Hauptantragsteller sind. Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Phasen, damit Sie von nichts überrascht werden.

Schritt 1: Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen und die Stelle die Voraussetzungen erfüllen

Überprüfen Sie zunächst zwei Dinge: die Berechtigung Ihres Unternehmens, als Sponsor aufzutreten, und ob die Stelle die Voraussetzungen erfüllt.

Um einen Nicht-EU-Bürger in Spanien als Arbeitnehmer zu sponsern, muss Ihr Unternehmen beim spanischen Arbeitsministerium registriert sein, darf keine ausstehenden Steuer- oder Sozialversicherungsschulden haben und muss seine Zahlungsfähigkeit nachweisen können. Es muss keine formelle Sponsorenlizenz beantragt werden, aber Sie benötigen eine einwandfreie Compliance-Bilanz, bevor Sie den Antrag stellen.

Prüfen Sie für die betreffende Stelle die offizielle Liste der Mangelberufe der SEPE. Ist die Stelle darin aufgeführt, entfällt die Arbeitsmarktprüfung vollständig. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie die Stelle 15 Tage lang ausschreiben und nachweisen, dass sich kein geeigneter Bewerber aus dem Inland oder der EU beworben hat. Allein dieser Schritt verlängert Ihren Zeitplan um 2–4 Wochen, wenn Sie ihn nicht einplanen.

Zu den häufigsten Berufen auf der spanischen Liste der Mangelberufe für das Jahr 2026 zählen Softwareentwickler, IT-Fachkräfte, Fachkräfte im Gesundheitswesen, bestimmte Ingenieursberufe sowie zahlreiche Berufe im Baugewerbe und im Handwerk.

Schritt 2: Wählen Sie den richtigen Visumweg

Genau hier begehen die meisten Arbeitgeber kostspielige Fehler. In Spanien gibt es mehrere vom Arbeitgeber finanzierte Einwanderungswege, die sich jeweils hinsichtlich der Gehaltsgrenzen, der Bearbeitungsabläufe und der Fristen unterscheiden. Wählt man den falschen Weg, muss man das Verfahren von vorne beginnen.

Vergleich der Wege zum Arbeitsvisum für Spanien 2026

Wenn Sie einen hochqualifizierten Fachkräfte, einen Entwickler, einen Ingenieur oder einen Produktmanager einstellen möchten, ist die Beantragung einer HQP-Genehmigung oder einer EU-Blue-Card über die UGE-CE fast immer schneller und reibungsloser als der Standardweg über die „Cuenta Ajena“. Eine ausführlichere Darstellung der einzelnen Verfahren finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zur HQP-Genehmigung und im Leitfaden zur EU-Blue-Card.

Schritt 3: Bereiten Sie Ihre Unterlagen vor

Sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer gelten jeweils eigene Anforderungen hinsichtlich der einzureichenden Unterlagen. Fehlt auch nur ein einziges Dokument, führt dies zu einem „requerimiento“ (einer formellen Aufforderung zur Nachreichung weiterer Informationen), wodurch die Frist ausgesetzt wird und sich die Bearbeitungszeit um 10–15 Tage verlängert.

Üblicherweise erforderliche Unterlagen des Arbeitgebers

Typischerweise erforderliche Unterlagen für Mitarbeiter

Alle ausländischen Dokumente müssen mit einer Apostille versehen oder beglaubigt und von einem vereidigten spanischen Übersetzer übersetzt werden. Dieser Schritt nimmt Zeit in Anspruch – beginnen Sie damit, sobald Sie das Stellenangebot unterbreitet haben.

Schritt 4: Antrag auf Arbeitserlaubnis einreichen

Sie beantragen nun im Namen des Arbeitnehmers eine Arbeitserlaubnis. Wo Sie den Antrag stellen, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Art des Visums ab.

Provinzielle Ausländerbehörde (Standardverfahren): Der Antrag ist bei der Ausländerbehörde der Provinz einzureichen, in der der Arbeitsplatz liegt. Die Anträge werden elektronisch eingereicht. Die Bearbeitungsdauer beträgt je nach Region und Arbeitsaufkommen 1–3 Monate. Dieses Verfahren gilt für die meisten „Cuenta Ajena“-Genehmigungen und Saisonvisa.

UGE-CE (Großunternehmen / Fast-Track-Verfahren): Der Antrag ist zentral über die spanische Stelle für Großunternehmen und strategische Konzerne (UGE) in Madrid zu stellen . Diese Stelle ist zuständig für Genehmigungen für hochqualifizierte Fachkräfte (HQP), EU-Blue-Cards, ICTs und Visa für digitale Nomaden. Die UGE ist gesetzlich verpflichtet, innerhalb von 20 Werktagen eine Entscheidung zu treffen, was in der Regel auch geschieht. Für große Arbeitgeber (ab 500 Mitarbeitern) oder bei der Einstellung hochqualifizierter Fachkräfte sollte stets der UGE-Weg genutzt werden, sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.

Die Arbeitgebergebühren werden in dieser Phase über das Formular „Modelo 790“ entrichtet und betragen je nach Art der Aufenthaltsgenehmigung in der Regel zwischen 203 € und 408 €.

Nach der Genehmigung stellen die Behörden ein Genehmigungsschreiben aus. Dies ist das Dokument, das der Arbeitnehmer benötigt, um fortfahren zu können.

Schritt 5: Der Arbeitnehmer beantragt das Visum vom Typ D

Ihr Mitarbeiter hat ab dem Datum der Genehmigung der Arbeitserlaubnis 90 Tage Zeit, um sein nationales Visum vom Typ D beim spanischen Konsulat in seinem Heimatland zu beantragen. Leiten Sie ihm das Genehmigungsschreiben umgehend weiter – lassen Sie diese Frist nicht verstreichen.

Das Konsulatsverfahren umfasst die Einreichung von Originaldokumenten, die Entrichtung der Konsulatsgebühren (60–100 €), die Erfassung biometrischer Daten und das Erscheinen zu einem Termin. Die Bearbeitungszeit im Konsulat beträgt je nach Standort und Nachfrage 1–8 Wochen. Einige Konsulate, insbesondere in Indien und Lateinamerika, haben erhebliche Rückstände. Berücksichtigen Sie dies bei der Festlegung der Starttermine.

Sobald das Visum in den Reisepass eingetragen wurde, kann der Mitarbeiter nach Spanien reisen und seine Arbeit aufnehmen.

Schritt 6: Ankunft, Sozialversicherung und die TIE-Karte

Der Prozess ist nicht abgeschlossen, sobald Ihr neuer Mitarbeiter in Spanien angekommen ist. Es gibt zwei wichtige Schritte nach der Ankunft, für deren Abwicklung der Arbeitgeber verantwortlich ist.

Tag 1: Anmeldung bei der Sozialversicherung: Sie müssen den Mitarbeiter spätestens an seinem ersten Arbeitstag bei der spanischen Sozialversicherung anmelden. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung. Wenn Sie dies nicht fristgerecht tun, setzt sich Ihr Unternehmen der Gefahr von Geldstrafen aus und es entstehen Komplikationen für künftige Aufenthaltsanträge des Mitarbeiters.

Innerhalb von 30 Tagen: Beantragung der TIE: Die TIE (Tarjeta de Identidad de Extranjero) ist die offizielle Aufenthaltskarte des Mitarbeiters. Diese muss innerhalb von 30 Tagen nach der Anmeldung bei der Sozialversicherung bei der örtlichen Polizeidienststelle oder der Ausländerbehörde beantragt werden. Helfen Sie Ihrem Mitarbeiter, diesen Termin frühzeitig zu vereinbaren – in Großstädten sind die Termine schnell ausgebucht.

Sobald der Arbeitnehmer seine TIE erhalten hat, ist er uneingeschränkt berechtigt, in Spanien zu leben und zu arbeiten. Die Aufenthaltsgenehmigung ist in der Regel zunächst ein Jahr lang gültig und kann gemäß den Bestimmungen von 2026 um bis zu vier Jahre verlängert werden. Einen detaillierten Überblick darüber, wie die Einhaltung der Vorschriften nach der Einreise in der Praxis aussieht, finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zu den Visumsoptionen für Spanien.

Der Zeitplan: Was man realistischerweise erwarten kann

Die meisten Personalabteilungen unterschätzen die Zeitspanne zwischen der Annahme des Stellenangebots und dem Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters. Hier ist eine ehrliche Einschätzung.

Zeitplan für die Beantragung eines Arbeitsvisums für Spanien 2026

Bei UGE-CE-Verfahren beträgt die realistische Bearbeitungszeit von der Antragstellung bis zur Erteilung der Aufenthaltsgenehmigung 6 bis 10 Wochen. Bei Standardverfahren der Ausländerbehörde sollten Sie 10 bis 18 Wochen einplanen. Beginnen Sie mit dem Verfahren rechtzeitig vor Ihrem geplanten Einstellungstermin.

Die Fehler, die alles verlangsamen

Die Verpflichtungen des Sponsors bestehen auch nach der Genehmigung fort, und das Übersehen von Compliance-Schritten kann zu unnötigen Problemen führen. Lesen Sie unseren Leitfaden zu Compliance-Fehlern nach der Genehmigung bei spanischen HQP-Genehmigungen.

Nach Tausenden von Umzügen nach Spanien stellt Jobbatical fest, dass immer wieder dieselben Fehler auftreten. 🔁

Wenn Ihr Team mehrere Arbeitsverträge in ganz Spanien oder länderübergreifend verwaltet, erfasst die Plattform von Jobbatical jeden einzelnen Fall, versendet Benachrichtigungen bei Vertragsverlängerungen und sorgt dafür, dass Ihre Compliance-Bilanz einwandfrei bleibt. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie das in der Praxis funktioniert.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.