Checkliste zu den Pflichten des Arbeitgebers bei der Einstellung von Fachkräften in Deutschland: (2026)

Einführung in die Pflichten des Arbeitgebers §45c Aufenthaltsgesetz

Deutsche Arbeitgeber, die Fachkräfte aus Drittstaaten einstellen, müssen strenge Einwanderungsbestimmungen gemäß dem Aufenthaltsgesetz (AufenthG) einhalten. Eine wichtige Neuerung ab dem 1. Januar 2026 schreibt vor, dass Arbeitnehmer gemäß §45c über Beratungsangebote informiert werden müssen.

Neue Verpflichtung: §45c Aufenthaltsgesetz

Gemäß § 45c, der am 1. Januar 2026 in Kraft tritt, sind Arbeitgeber verpflichtet, Drittstaatsangehörige, die ihren Wohnsitz in einem Drittstaat haben oder dort ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, über die „Fair Integration“-Beratung in Fragen des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts zu informieren. Diese Information ist bis zum ersten Arbeitstag schriftlich zu erteilen und muss die Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle enthalten.

Download Mehrsprachige Broschüren (Deutsch, Englisch, Arabisch, Türkisch, Ukrainisch, Russisch) und Informationsblatt für Arbeitgeber von faire-integration.de. Wählen Sie das nächstgelegene Zentrum aus und geben Sie es dem Arbeitnehmer zur Unterschriftsbestätigung.

Bei einer Einstellung über eine Vermittlungsagentur übernimmt diese Aufgabe stattdessen die Agentur.

Ihre 4 wichtigsten Pflichten zur Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen als Arbeitgeber in Deutschland

1. Überprüfen Sie die Arbeitsberechtigung.

Vergewissern Sie sich vor der Einstellung, dass Ihre ausländische Fachkraft über einen gültigen Aufenthaltstitel verfügt, der ausdrücklich eine Beschäftigung in Deutschland erlaubt (z. B. EU-Blue-Card oder Fachkräftezulassung). Prüfen Sie Art, Gültigkeitsdauer und etwaige Einschränkungen, damit niemand ohne entsprechende Genehmigung die Arbeit aufnimmt. Die Plattform von „ Jobbatical“ kann Genehmigungen und Szenarien vorab prüfen, sodass Sie nur Kandidaten einstellen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

2. Bewahren Sie eine Kopie des Wohnsitztitels auf.

Sie müssen eine Kopie des gültigen Aufenthaltsrechts des Mitarbeiters in elektronischer oder Papierform für die Dauer seines Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren. Dies dient als Nachweis bei Kontrollen und Audits und erleichtert den Nachweis, dass alle ausländischen Mitarbeiter ordnungsgemäß zugelassen sind.

3. Ablauf und Verlängerungen überwachen

Bei befristeten Aufenthaltsgenehmigungen müssen Sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter weiß, dass seine Genehmigung rechtzeitig verlängert werden muss, damit er weiterarbeiten kann. Verfolgen Sie die Ablaufdaten in Ihrem HR-System, richten Sie Erinnerungen ein und leiten Sie die Verlängerungsschritte bereits mehrere Monate vor Ablauf der Genehmigung ein. Jobbatical kann diesen Überwachungs- und Erinnerungsprozess automatisieren und so das Risiko verringern, dass jemand mit einer abgelaufenen Genehmigung arbeitet.​

4. Behörden benachrichtigen, wenn das Beschäftigungsverhältnis vorzeitig endet

Wenn das Arbeitsverhältnis eines ausländischen Facharbeiters früher als geplant endet, müssen Sie die zuständige Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen nach Bekanntwerden der Beendigung darüber informieren. Die Behörde entscheidet dann, ob die Gültigkeitsdauer der Aufenthaltserlaubnis verkürzt wird. Nehmen Sie diese Meldung in Ihre Standard-Checkliste für den Austritt aus dem Unternehmen auf – oder automatisieren Sie sie mithilfe von „ Jobbatical “-Workflows, um Bußgelder und künftige Nachprüfungen zu vermeiden.

Deutschland: Compliance-Pflichten für Arbeitgeber bei der Einstellung von Fachkräften (2026)

Was passiert, wenn Sie sich nicht daran halten?

Wenn ein Unternehmen die deutschen Einwanderungsvorschriften für ausländische Mitarbeiter nicht einhält, betrachtet die Regierung dies als illegale Beschäftigung, was für Ihr Unternehmen erhebliche finanzielle und betriebliche Risiken mit sich bringt.

Tätigkeiten mit hohem Risiko (Geldbußen von bis zu 30.000 € pro Mitarbeiter)

‍Gemäߧ 4a Abs. 5 AufenthG gibt es vier wichtige Vorschriften, die Sie beachten müssen. Ein Verstoß gegen eine dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen, rechtlichen Konsequenzen und behördlichen Prüfungen führen:

• Überprüfung der Arbeitsberechtigung: Die Einstellung einer Person, die kein gültiges Visum oder keine gültige Aufenthaltserlaubnis besitzt, die ihr das Arbeiten erlaubt.
• Aufbewahrung von Unterlagen: Versäumnis, eine Kopie der gültigen Arbeitserlaubnis des Arbeitnehmers in den Akten aufzubewahren.
• Überwachung von Ablaufdaten: Ein Mitarbeiter darf auch nach Ablauf seines Visums oder seiner Aufenthaltsgenehmigung weiterarbeiten.
• Meldung bei Ausscheiden: Versäumnis, dieAusländerbehörde innerhalb von vier Wochen zu benachrichtigen, wenn ein ausländischer Mitarbeiter das Unternehmen vorzeitig verlässt.

Weitere Geschäftsrisiken

‍Wiederholteoder schwerwiegende Verstöße gegen diese vier Pflichten können weitere Konsequenzen nach sich ziehen:

• Häufige, unangekündigte behördliche Prüfungen
• Ein Verbot der Einstellung ausländischer Fachkräfte in der Zukunft
• Verlust der Berechtigung zur Teilnahme an öffentlichen Aufträgen und zur Inanspruchnahme öffentlicher Fördermittel
• Strafanzeigen in extremen Fällen

Risikoarme Tätigkeit: Broschüre zur fairen Integration (§ 45c)

‍Arbeitgebersind verpflichtet, neuen ausländischen Mitarbeitern im Rahmen der Einarbeitung eine offizielle Informationsbroschüre zum Thema „Faire Integration“ auszuhändigen.

• Die Strafe: Derzeit gibt es keine direkte Geldstrafe für die Nichtübergabe dieses Dokuments.
• Bewährte Vorgehensweise: Auch wenn keine Geldstrafe droht, handelt es sich weiterhin um eine gesetzliche Vorschrift. Wenn Sie diesen Punkt in Ihre Standard-Checkliste für die Einarbeitung aufnehmen, stellen Sie sicher, dass Ihr Prozess bei Kontrollen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Automatisieren Sie die Ablauffristen für Visa und die Benachrichtigungsfristen in Ihrem HR-System, um kostspielige Bußgelder zu vermeiden, und fügen Sie die Broschüre „Fair Integration“ direkt in Ihre Standardunterlagen für neue Mitarbeiter ein.

Erfahren Sie, wie Personalabteilungen die Verlängerung von Arbeitserlaubnissen in Deutschland durch Automatisierung vereinfachen, den manuellen Aufwand reduzieren und die Bearbeitung der Mitarbeiteranträge im Zeitplan halten können.

Schritt für Schritt zur Einhaltung der Vorschriften

1. Überprüfen Sie vor der Einstellung die Gültigkeit der Aufenthaltsgenehmigung.
2. Laden Sie die Broschüre zu §45c hier herunter .
3. Markieren Sie das nächstgelegene „Fair Integration“-Zentrum und händigen Sie dem Mitarbeiter das Dokument am ersten Arbeitstag gegen Unterschrift aus.
4. Bewahren Sie Kopien der Aufenthaltsgenehmigungen auf und überwachen Sie Verlängerungen.
5. Melden Sie Kündigungen unverzüglich den Behörden.

Die vollständigen Aufgaben finden Sie auf der offiziellen „Make it in Germany“-Seite .
Siehe hierzu das deutsche Aufenthaltsgesetz und § 45c .

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