Einführung der elektronischen Reisegenehmigung (ETA) für Großbritannien im Jahr 2026: Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Da globale Mobilität für die Personalbeschaffung und den Kundenbetrieb immer wichtiger wird, können selbst kleine regulatorische Änderungen große Auswirkungen darauf haben, wie Unternehmen Reisen und Compliance verwalten. Die bevorstehende Einführung der elektronischen Reisegenehmigung (Electronic Travel Authorisation, ETA) im Vereinigten Königreich am 25. Februar 2026 ist eine solche Änderung, auf die sich Personal- und Mobilitätsmanager vorbereiten müssen, insbesondere wenn ihr Unternehmen regelmäßig Mitarbeiter für kurze Besuche oder Einsätze nach Großbritannien entsendet.

Was ist die elektronische Reisegenehmigung (ETA) für Großbritannien?

Die elektronische Reisegenehmigung (Electronic Travel Authorisation, ETA) ist eine neue digitale Einreisegenehmigung, die die Grenzsicherheit des Vereinigten Königreichs stärken und gleichzeitig die Einreise für Kurzzeitbesucher aus visumfreien Ländern vereinfachen soll. Es handelt sich dabei nicht um ein Visum, sondern um eine einfache digitale Genehmigung, die zu einer Reise ins Vereinigte Königreich für bis zu sechs Monate berechtigt.

Das Konzept ähnelt in gewisser Weise dem US-amerikanischen ESTA (Electronic System for Travel Authorization) oder dem kanadischen eTA und ist Teil des umfassenderen Ziels des Vereinigten Königreichs, Einwanderungs- und Grenzkontrollprozesse zu digitalisieren.

Nach der Erteilung wird die ETA elektronisch mit dem Reisepass verknüpft, sodass kein physisches Dokument mitgeführt werden muss. Fluggesellschaften und Beförderungsunternehmen überprüfen vor dem Einsteigen den ETA-Status, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Reisende in das Vereinigte Königreich einreisen können.

Wer muss eine ETA beantragen?

Die ETA wird für Staatsangehörige von visumfreien Ländern erforderlich sein – also für Reisende, die derzeit für Kurzaufenthalte im Vereinigten Königreich kein Visum benötigen. Dazu gehören Staatsangehörige aus folgenden Ländern:

• Die Vereinigten Staaten
• Kanada
• Länder der Europäischen Union (EU) und des Schengen-Raums
• Länder des Golf-Kooperationsrats (GCC) (einschließlich der Vereinigten Arabischen Emirate, Saudi-Arabien, Katar, Oman, Kuwait und Bahrain)
• Andere von der britischen Regierung benannte visumfreie Partner

Diejenigen, die keine ETA benötigen:

• britische und irische Staatsbürger
• Personen, die über ein gültiges britisches Visum oder einen bestehenden Einwanderungsstatus verfügen, wie z. B. Inhaber eines Visums für Fachkräfte oder Grenzgänger

Wenn ein Unternehmen regelmäßig Kollegen oder Kunden aus visumfreien Regionen zu geschäftlichen Terminen nach Großbritannien einlädt, sollte diese bevorstehende Änderung bereits auf der Checkliste für die Reiseplanung für Anfang 2026 stehen.

Wann beginnt die ETA?

Die britische Regierung hat bestätigt, dass das ETA-System ab dem 25. Februar 2026 vollständig in Kraft treten wird. Diese Einführung folgt auf Pilotprogramme, die 2024 mit Staatsangehörigen aus den Golfstaaten begonnen und schrittweise auf weitere Regionen ausgeweitet wurden.

Bis Mitte 2026 benötigen alle Reisenden aus visumfreien Ländern eine ETA für die Einreise nach Großbritannien, unabhängig von ihrer Art der Reise – ob per Flugzeug, Schiff oder auf dem Landweg (z. B. wenn Sie die irische Landgrenze überqueren).

Es wird dringend empfohlen, vor der Buchung Ihres Fluges die spezielle ETA-Website der britischen Regierung oder die Reiseinformationsseite Ihrer Fluggesellschaft zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie die neuen Anforderungen erfüllen.

Wie funktioniert die ETA-Anwendung?

Das ETA-Antragsverfahren ist vollständig digitalisiert und auf Einfachheit und Effizienz ausgelegt:

• Online bewerben – Bewerber müssen ein Online-Formular über das offizielle Portal der britischen Regierung oder die mobile App ausfüllen.
  
• Geben Sie Ihre persönlichen Daten an – Dazu gehören Ihr vollständiger Name, Ihr Geburtsdatum, Ihre Kontaktdaten und Ihre Passdaten.
  
• Beantworten Sie kurze Fragen zur Sicherheit und zur Reise – Diese helfen den britischen Behörden, die Berechtigung zu prüfen und mögliche Sicherheitsbedenken zu identifizieren.
  
• Bezahlen Sie die Antragsgebühr – Die ETA-Gebühr beträgt 16 £ pro Antragsteller.
  
• Warten Sie auf die Bearbeitung – Die meisten Anträge werden schnell bearbeitet, oft innerhalb weniger Stunden. Dennoch wird empfohlen, den Antrag mindestens drei Werktage vor der Abreise zu stellen.
  

Nach der Genehmigung wird die Bestätigung elektronisch ausgestellt. Die Genehmigung wird digital mit dem Reisepass des Antragstellers verknüpft, sodass kein separates Dokument ausgedruckt oder mitgeführt werden muss.

Wie lange ist die ETA gültig?

Die britische ETA ist zwei Jahre lang oder bis zum Ablauf des Reisepasses des Inhabers gültig, je nachdem, was zuerst eintritt. Während ihrer Gültigkeitsdauer ermöglicht sie mehrere Reisen nach Großbritannien mit einer Aufenthaltsdauer von jeweils bis zu sechs Monaten für Zwecke wie 

• Tourismus oder Besuche bei Freunden und Familie, 
• kurzfristige Geschäftsreisen, 
• Transit durch das Vereinigte Königreich, 
• Kurzstudiengänge.

Wenn eine Person beabsichtigt, länger als sechs Monate im Vereinigten Königreich zu bleiben oder zu Zwecken wie einer Beschäftigung oder einem Langzeitstudium, muss sie das entsprechende britische Visum beantragen.

Warum führt Großbritannien die ETA ein?

Das ETA-Programm steht im Einklang mit der Vision Großbritanniens von „intelligenten Grenzen” und einer modernisierten Einwanderungskontrolle. Hinter dieser Einführung stehen mehrere wichtige Beweggründe:

• Verbesserte Grenzsicherheit: Das ETA-System ermöglicht es dem Vereinigten Königreich, Reisende vor ihrer Ankunft zu überprüfen und so das Risiko zu verringern, dass nicht zulässige oder risikobehaftete Personen einreisen.
• Schnellerer Einlass an Häfen: Dank digitaler Vorabgenehmigung gibt es weniger Verzögerungen an Flughäfen und Fährterminals.
• Datengestütztes Management: Behörden können Reisedaten effizienter erfassen und analysieren und so die Entscheidungsfindung in den Bereichen Einwanderung und Sicherheit verbessern.
• Übereinstimmung mit globalen Systemen: In vielen Teilen der Welt gibt es bereits ähnliche Genehmigungsverfahren (wie ESTA in den USA, eTA in Kanada und demnächst ETIAS in der EU), die zur Harmonisierung der Reisestandards beitragen.

Für Reisende bedeutet dies eine einfachere und schnellere Einreise – allerdings nur, wenn die ETA vor der Abreise ordnungsgemäß ausgefüllt wurde.

Was passiert, wenn Sie keine ETA haben?

Genauso wie Fluggesellschaften derzeit Visa überprüfen, bevor sie Passagieren das Einsteigen in Flüge nach Großbritannien gestatten, werden sie auch die gültige ETA-Genehmigung überprüfen. Fehlt eine ETA oder wurde sie abgelehnt, darf der Passagier nicht an Bord gehen.

Damit ist die ETA ein wichtiger Bestandteil Ihrer Checkliste vor der Reise. Vor der Reise:

• Überprüfen Sie anhand Ihrer Staatsangehörigkeit, ob Sie eine ETA benötigen.
• Reichen Sie Ihren Antrag rechtzeitig ein – idealerweise eine Woche vor Ihrem Flug.
• Stellen Sie sicher, dass die angegebenen Passdaten genau mit denen auf der ETA übereinstimmen. 

Selbst kleine Fehler (wie nicht übereinstimmende Namen oder Passnummern) können zu Problemen beim Einsteigen oder zu Verzögerungen an der Grenze führen.

Auswirkungen auf die Wirtschaft: Warum Arbeitgeber sich jetzt vorbereiten sollten

Während die ETA für Reisende nur ein kleiner administrativer Schritt ist, hat sie wichtige operative Auswirkungen für Arbeitgeber, die internationale Reisen, kurzfristige Geschäftsreisen oder projektbezogene Besuche organisieren.

1. Vermeiden Sie Störungen in letzter Minute.

Geschäftsreisende ohne genehmigte ETA dürfen ihren Flug nach Großbritannien nicht antreten. Das bedeutet, dass eine fehlende Genehmigung wichtige Besprechungen, Projektstarts oder Kundenbesuche verzögern könnte.

Eine standardisierte Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften vor Reiseantritt – ähnlich wie sie für die Visaverwaltung verwendet wird – hilft Ihnen, solche Probleme in letzter Minute zu vermeiden.

2. Aktualisierung der Reiserichtlinien und der Mitarbeiterkommunikation

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter über die ETA-Anforderung informiert werden, insbesondere diejenigen, die an visumfreies Reisen gewöhnt sind. Personal- und Mobilitätsteams sollten:

• Aktualisieren Sie interne Reiserichtlinien.
• Fügen Sie die ETA-Anforderung zu den Arbeitsabläufen für die Reiseplanung hinzu.
• Geben Sie Hinweise zu den Anwendungsschritten und Zeitplänen.

3. Compliance und Datenverfolgung

Bei der Einhaltung globaler Mobilitätsvorschriften geht es nicht nur darum, Strafen zu vermeiden, sondern auch darum, einen klaren Überblick über die grenzüberschreitenden Bewegungen Ihrer Mitarbeiter zu behalten. Die ETA führt eine weitere Ebene von Reisedaten ein, die in den Mobilitätssystemen Ihres Unternehmens nachverfolgt werden können. Die Integration von ETA-Daten kann sowohl die Compliance-Berichterstattung als auch die Prognose von Reisekosten unterstützen.

4. Unterstützung für Vielreisende

Da die ETA zwei Jahre lang gültig ist, müssen Vielreisende nach Großbritannien innerhalb dieses Zeitraums nur einmal einen Antrag stellen. Durch die Förderung einer frühzeitigen Registrierung im Jahr 2026 werden reibungslosere Reisezyklen in der Zukunft gewährleistet und der Verwaltungsaufwand im späteren Verlauf des Jahres reduziert.

Bewährte Verfahren für Personal- und Mobilitätsteams

Zur Vorbereitung auf die Einführung können Personalabteilungen und Abteilungen für globale Mobilität bis zum Starttermin im Februar 2026 folgende Maßnahmen ergreifen:

• Überprüfen Sie anstehende Geschäftsreisepläne: Identifizieren Sie Mitarbeiter oder Auftragnehmer, die voraussichtlich im ersten und zweiten Quartal 2026 eine ETA benötigen.
• Reise-Checklisten aktualisieren: Fügen Sie die ETA als obligatorischen Schritt für alle Besucher aus visumfreien Ländern hinzu.
• Frühzeitig und klar kommunizieren: Versenden Sie unternehmensweite Erinnerungen, um Verwirrung kurz vor dem Reisetermin zu vermeiden.
• Plan für Erstattungen: Entscheiden Sie, ob Ihr Unternehmen die Gebühr von 16 £ übernimmt oder von den Reisenden eine Erstattung erwartet.
• Koordination mit Reisemanagement-Anbietern: Stellen Sie sicher, dass diese über die ETA-Anforderungen informiert sind und bei der Flugbuchung mit der Beantragung behilflich sein können.
• Bleiben Sie auf dem Laufenden: Das britische Innenministerium wird möglicherweise in den Monaten vor der Einführung Aktualisierungen veröffentlichen – abonnieren Sie offizielle Updates oder verlassen Sie sich auf Ihren Einwanderungspartner, um diese Änderungen zu verfolgen.

Warum dies für globale Arbeitgeber wichtig ist

Häufige Kurzreisen sind für globale Unternehmen unverzichtbar, sei es für Kundengespräche, Schulungen oder die interne Zusammenarbeit. Die ETA sorgt für eine reibungslosere und sicherere Einreise für diese Besuche, bedeutet aber auch zusätzlichen Planungsaufwand auf Arbeitgeberseite.

Für Personal- und Einwanderungsbehörden bietet sich hier die Gelegenheit:

• Stärkung der internen Reisekontrolle.
• Verbessern Sie die Verfahren zur Dokumentation der Compliance.
• Schaffen Sie ein einheitliches Rahmenwerk für die Anwendungsunterstützung für Mitarbeiter.

Arbeitgeber, die jetzt proaktive Maßnahmen ergreifen, werden wahrscheinlich weniger Reiseunterbrechungen erleben, sobald die ETA verbindlich wird.

Schlussfolgerung

Die Umstellung des Vereinigten Königreichs auf eine digitale ETA ist Teil eines globalen Trends hin zu Vorabgenehmigungssystemen für Reisen und ergänzt das bestehende elektronische Visumsystem. Für multinationale Arbeitgeber und Personalverantwortliche unterstreicht diese Entwicklung die Notwendigkeit eines agilen und konformen Mobilitätsmanagements.

Obwohl das Hinzufügen der ETA zur Checkliste vor Reiseantritt als nebensächlich erscheinen mag, dient es als praktische Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Ziele im Vereinigten Königreich ohne unnötige Verzögerungen erreichen. Angesichts des nahenden Termins im Februar 2026 wird Unternehmen empfohlen, sich vorzubereiten, indem sie ihre Reiseabläufe überprüfen, die Änderungen intern kommunizieren und sich mit Einwanderungsdienstleistern abstimmen, um den laufenden Entwicklungen einen Schritt voraus zu sein.

Die ETA mag zwar wie eine kleine administrative Anforderung erscheinen, spielt jedoch eine entscheidende Rolle für eine reibungslose und stressfreie Reise nach Großbritannien. Eine frühzeitige Beantragung und die Sicherstellung der Richtigkeit der Unterlagen tragen dazu bei, vermeidbare Störungen am Flughafen zu verhindern, sodass sich Reisende auf ihre geschäftlichen Ziele oder Reisepläne konzentrieren können.

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