Spanisches Startup-Gesetz (Gesetz 28/2022): Leitfaden für Arbeitgeber zur Einstellung von Fachkräften aus Nicht-EU-Ländern

Was das spanische Start-up-Gesetz (Ley 28/2022) für Arbeitgeber tatsächlich ändert

Szenario: IhrKandidat hat das Angebot angenommen. Er ist Nicht-EU-Bürger. Ihre spanische Niederlassung muss ihn in acht Wochen auf die Gehaltsliste setzen.
Die meisten Unternehmen verzögern an dieser Stelle entweder die Einstellung oder wählen den falschen Weg zur Erlangung der Arbeitserlaubnis – beides kostet Sie den Kandidaten oder birgt Compliance-Risiken.

Lösung: Hier finden Sie den genauen Ablauf für die Einstellung von Nicht-EU-Fachkräften im Rahmen des spanischen Startup-Gesetzes, von der ENISA-Zertifizierung bis zum ersten Arbeitstag.
Dieser Leitfaden richtet sich an Personalverantwortliche oder Mobilitätsbeauftragte in Scale-ups, die eine konkrete Frage beantworten müssen: Wie stelle ich einen Ingenieur oder Produktmanager aus einem Nicht-EU-Land unter Anwendung des Startup-Gesetzes ein, und was muss ich als Erstes tun?
‍Diekurze Antwort: Lassen Sie sich ENISA-zertifizieren, wählen Sie den richtigen Weg zur Arbeitserlaubnis und reichen Sie den Antrag über die UGE-CE ein. So funktioniert jeder Schritt in der Praxis.

Schritt 1: Lassen Sie sich vor der Einstellung Ihres nächsten Mitarbeiters aus einem Nicht-EU-Land von der ENISA zertifizieren

Die Einwanderungsvorteile des Startup-Gesetzes gelten nicht automatisch. Sie werden erst durch eine Zertifizierung der ENISA – Spaniens nationaler Innovationsagentur – freigeschaltet. Ohne diese Zertifizierung unterliegen Ihre Nicht-EU-Mitarbeiter den üblichen regionalen Genehmigungsverfahren, die mit Arbeitsmarktprüfungen, längeren Bearbeitungszeiten und kürzeren Laufzeiten der Erstgenehmigungen verbunden sind.

Die ENISA-Zertifizierung ist eine einmalige Investition. Nach der Zertifizierung profitieren alle nachfolgenden Neueinstellungen von dem beschleunigten Verfahren. Der Prozess dauert bis zu drei Monate, es gilt jedoch eine rechtliche Absicherung: Wenn die ENISA innerhalb dieses Zeitraums nicht reagiert, gilt die Zertifizierung aufgrund des positiven Verwaltungsstillschweigens als erteilt.

ENISA-Zulassungskriterien für Start-ups

Noch nicht zertifiziert?
‍Siehaben zwei Möglichkeiten: 

• Wenn Ihre Einstellung nicht dringend ist, starten Sie jetzt den ENISA-Prozess – er dauert bis zu drei Monate, erleichtert aber jede zukünftige Einstellung. 
• Falls Sie einen Kandidaten in der Warteschlange haben, ist die reguläre HQP-Genehmigung über ein spanisches Konsulat auch ohne ENISA-Zertifizierung weiterhin möglich; rechnen Sie jedoch mit einer längeren Bearbeitungszeit (6–12 Wochen), keiner Befreiung von der Arbeitsmarktprüfung und einer Erstgenehmigung für ein Jahr statt für drei Jahre. Berücksichtigen Sie dies bei der Zeitplanung für Ihr Angebot, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.

Die ENISA wendet subjektive Kriterien in Bezug auf Innovation und Skalierbarkeit an. Ein solider Geschäftsplan und eine klar dargelegte kommerzielle Differenzierung verbessern die Chancen auf eine Genehmigung erheblich. Anträge werden elektronisch eingereicht, und die ENISA kann nach Erteilung der Zertifizierung regelmäßige Konformitätsprüfungen durchführen.

Schritt 2: Wählen Sie für Ihre Einstellung den richtigen Genehmigungsweg

ENISA-zertifizierte Start-ups können über die UGE-CE – Spaniens zentrale Schnellverfahren-Einheit für Einwanderung – auf drei verschiedene Genehmigungswege für Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern zurückgreifen. Bei allen drei Verfahren entfällt die Prüfung der nationalen Arbeitsmarktsituation vollständig. Bei keinem dieser Verfahren muss nachgewiesen werden, dass keine einheimischen Bewerber zur Verfügung standen.

Vergleich der Genehmigungsverfahren für ENISA-zertifizierte Start-ups

Der HQP-Weg ist der flexibelste. Bewerber können sich entweder mit einem Hochschulabschluss, einer einschlägigen beruflichen Ausbildung oder mindestens drei Jahren Berufserfahrung qualifizieren – ein erweiterter Zulassungsvoraussetzung, die speziell durch das Start-up-Gesetz eingeführt wurde. Dies ist besonders nützlich bei der Einstellung von leitenden Ingenieuren oder technischen Leitern ohne klassische akademische Qualifikationen.

Eine detaillierte Übersicht über die Anforderungen für die HQP-Genehmigung und das Antragsverfahren finden Sie im Leitfaden von Jobbatical für hochqualifizierte Fachkräfte in Spanien.

Schritt 3: Die Abwicklungsmechanismen der UGE verstehen

Alle UGE-CE-Anträge im Schnellverfahren werden elektronisch eingereicht. Der Antrag kann entweder von Spanien aus – auch während eines rechtmäßigen touristischen Aufenthalts – oder vom Ausland aus über ein spanisches Konsulat gestellt werden. Bei Einreichung von Spanien aus wird der rechtmäßige Aufenthalt des Antragstellers während der Bearbeitung automatisch verlängert.

Bei den Verfahren im Rahmen des HQP- und des EU-Blue-Card-Programms ist der Arbeitgeber der Antragsteller. Ihre Personalabteilung oder Ihr Partner für Einwanderungsangelegenheiten reicht den Antrag im Namen des Unternehmens und des Bewerbers ein. Der Bewerber muss zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht persönlich in Spanien anwesend sein.

Zeitplan für das beschleunigte Einstellungsverfahren im Rahmen des spanischen „Startup Act“ (UGE) für Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern

Checkliste für Arbeitgeberunterlagen für einen UGE-CE-HQP-Antrag

Ein praktischer Hinweis: Durch das Startup-Gesetz wurde die Anforderung hinsichtlich des Strafregisters von fünf Jahren Aufenthaltsdauer auf zwei Jahre verkürzt. Dies verringert den Dokumentationsaufwand für Bewerber mit internationalem Hintergrund erheblich.

Einen umfassenden Vergleich der Antragswege über die UGE und das Konsulat finden Sie unter „Arbeitserlaubnis für Spanien: UGE vs. Konsulat – Ein Leitfaden für Personalabteilungen“.

Wie das Startup-Gesetz die Einhaltung der Vergütungsvorschriften verändert

Zwei Änderungen im Gesetz 28/2022 wirken sich unmittelbar darauf aus, wie Sie die Vergütung für Nicht-EU-Mitarbeiter gestalten – und beide haben praktische Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung.

Aktienoptionen: Ab Januar 2023 sind von zertifizierten Start-ups gewährte aktienbasierte Vergütungen bis zu 50.000 € pro Mitarbeiter und Jahr steuerfrei. Die Steuerpflicht entsteht erst zum Zeitpunkt des Verkaufs, nicht bei der Unverfallbarkeit oder Ausübung. Damit wird eine erhebliche Hürde für aktienbasierte Vergütungspakete beseitigt, die bisher Talente aus Nicht-EU-Ländern davon abgehalten hat, Angebote von Start-ups gegenüber Positionen in Großunternehmen anzunehmen.

Beckham-Gesetz (Sonderregelung für Inpatriates): Nicht-EU-Bürger, die im Rahmen des Startup-Gesetzes nach Spanien ziehen, können unter Umständen Anspruch auf das spanische Beckham-Gesetz haben – einen pauschalen Einkommensteuersatz von 24 % auf Einkünfte aus spanischen Quellen für bis zu sechs Jahre. Der Startup Act hat den Zugang erweitert, indem er die erforderliche Nichtansässigkeitsdauer von 10 auf 5 Jahre verkürzt und die Regelung auf Unternehmensleiter unabhängig von ihrer Kapitalbeteiligung ausgedehnt hat. Für hochrangige Nicht-EU-Mitarbeiter mit einem Einkommen von über 80.000 € ist die Steuerersparnis beträchtlich und sollte als konkreter Vorteil des Angebots dargestellt werden.

Wenn Sie diese beiden Bestimmungen richtig miteinander kombinieren, wird Ihr Gesamtvergütungspaket deutlich wettbewerbsfähiger als das, was die meisten Unternehmen in Deutschland oder Frankreich für vergleichbare Positionen bieten können.

Häufige Fehler bei der Einhaltung von Arbeitgeberpflichten gemäß dem Startup Act

Die meisten Verstöße gegen die Vorschriften bei Einstellungen im Rahmen des Startup Act lassen sich auf eine von vier Ursachen zurückführen:

1. Nutzung des Digital-Nomad-Visums für inländische Mitarbeiter. Das Digital-Nomad-Visum (Visado de Teletrabajador de Carácter Internacional) gilt nur für Arbeitnehmer, die bei Unternehmen außerhalb Spaniens beschäftigt sind. Wenn die Person für Ihr spanisches Unternehmen tätig sein wird, müssen Sie eine Arbeitserlaubnis beantragen. Eine falsche Anwendung des Digital-Nomad-Visums birgt sowohl für den Arbeitnehmer als auch für das Unternehmen Risiken in Bezug auf Sozialversicherung und Steuern. Eine übersichtliche Aufschlüsselung, welche Genehmigung für welche digitale Tätigkeit gilt, finden Sie unter „Spanien: Digitale Tätigkeiten 2026: Digital-Nomad-Visum vs. hochqualifizierte Fachkräfte vs. EU-Blue-Card“.

2. Versäumte Verlängerungen von Arbeitsgenehmigungen. Spanische Arbeitsgenehmigungen verlängern sich nicht automatisch und sehen keine Nachfrist vor. Ein Ablauf führt zu einem sofortigen Verstoß gegen das Arbeitsrecht. Richten Sie in Ihrem HR-System Erinnerungen für die Verlängerung ein, die sechs Monate vor Ablauf versendet werden – oder früher, wenn Ihr Team klein ist und die Zusammenstellung der Unterlagen Zeit in Anspruch nimmt. Ein Rahmenkonzept für das Verlängerungsmanagement finden Sie unter „Verlängerung von Arbeitsgenehmigungen in Spanien: Ihre Geheimwaffe für die Personalstabilität “.

3. Unzureichende Darstellung der Innovation in der ENISA-Bewerbung. Die ENISA wendet neben objektiven Schwellenwerten auch subjektive Innovationskriterien an. Unternehmen mit starken Produkten, aber schwachen schriftlichen Bewerbungen werden regelmäßig abgelehnt. Die Darstellung der Innovation in Ihrer ENISA-Bewerbung muss Skalierbarkeit, Marktdifferenzierung und messbare F&E-Aktivitäten aufzeigen – und nicht nur beschreiben, was das Produkt leistet.

4. Unstimmigkeiten in der Vergütungsstruktur. Die UGE prüft nicht nur das Grundgehalt, sondern die gesamte Vergütungsstruktur. Variable Vergütungen, Sachprämien oder Beteiligungsvereinbarungen, die nicht eindeutig dokumentiert sind, können zu einer Ablehnung oder zur Anforderung weiterer Informationen führen, was die Einarbeitung verzögert.

Vergleich zwischen dem Visum für digitale Nomaden und der HQP-Genehmigung in Spanien für Personalabteilungen

Zeitplan: Was Sie von der Entscheidung bis zum ersten Arbeitstag erwartet

Bei einer typischen Einstellung von Nicht-EU-Bürgern im Rahmen des HQP-Verfahrens beträgt der Gesamtzeitraum von der Annahme des Angebots bis zum Arbeitsantritt des Bewerbers in Spanien etwa 6 bis 10 Wochen, sobald Ihre ENISA-Zertifizierung aktiv ist.
Die wichtigsten Einflussfaktoren sind die Bearbeitungsdauer für die Apostille und die Übersetzung im Heimatland des Bewerbers sowie die Frage, ob der Antrag von Spanien aus oder über ein Konsulat gestellt wird.

Wenn sich Ihr Antragsteller bereits rechtmäßig in Spanien aufhält (im Rahmen eines Touristenaufenthalts oder einer anderen Aufenthaltsgenehmigung), ist der UGE-Weg innerhalb Spaniens schneller – die Genehmigung gilt sofort nach Erteilung, ohne dass ein gesonderter Visumsprozess beim Konsulat erforderlich ist.

Falls ein Zeitraum von 6 bis 10 Wochen für Ihre Personalplanung zu lang ist, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Erstens: Befindet sich Ihr Antragsteller bereits legal in Spanien, entfällt bei dem Verfahren innerhalb Spaniens der Schritt beim Konsulat vollständig, wodurch sich die Gesamtdauer auf 3–4 Wochen verkürzen lässt.
• Zweitens kann die Vorbereitung eines Dokumentenpakets vor der formellen Annahme des Angebots – Kopie des Reisepasses, Apostille des Abschlusszeugnisses, Versicherungsnachweis – 2–3 Wochen Hin- und Her-Kommunikation ersparen, sobald die Frist läuft.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.