Leitfaden für Arbeitgeber zum ILR: Wann endet Ihre Sponsorenhaftung?

Der Tag, an dem die Förderverpflichtungen des Arbeitgebers enden

Most HR teams know what it takes to sponsor a Skilled Worker. Fewer are clear on when that responsibility actually ends. The answer is cleaner than many expect: your sponsorship liability ends the day ILR is granted.

Ab diesem Zeitpunkt hat Ihr Mitarbeiter keinen an Ihr Unternehmen gebundenen Aufenthaltsstatus mehr. Er kann dauerhaft im Vereinigten Königreich bleiben, die Stelle wechseln, den Arbeitgeber wechseln oder gar nichts unternehmen – und das alles, ohne dass Sie dabei eine Rolle spielen. Für Sie als Sponsor bedeutet dies, dass drei Dinge sofort enden:

• SMS-Meldepflichten für diese Person
• Verpflichtung zur Führung ihrer CoS-Aufzeichnungen als aktiver Sponsor
• Jegliche künftige Haftung des ISC für deren weitere Beschäftigung.

Sie müssen das Ende der Förderung über das Sponsor Management System (SMS) innerhalb von 10 Werktagen nach Bekanntwerden der Erteilung des ILR melden. Danach wird die Akte geschlossen.

Was „die Einhaltung der SMS-Vorschriften einstellen“ eigentlich bedeutet

Die Patenschaft für einen Facharbeiter ist mit hohem Aufwand verbunden. Sie sind an strenge 10-Tage-Fristen gebunden, um Gehaltsanpassungen, Stellenwechsel oder längere Abwesenheiten zu melden. Wenn Sie eine Frist versäumen, wirkt sich das negativ auf Ihre Bewertung als Pate aus.

Eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) verändert alles. Sobald Ihr Mitarbeiter eine ILR erhält, entfällt für ihn der Verwaltungsaufwand. Sie müssen weder sein Gehalt nachverfolgen noch unbezahlten Urlaub melden oder Änderungen der Berufsbezeichnung melden. In Ihrer Lohnabrechnung wird er nun wie jeder britische Staatsbürger behandelt.

Ihr nächster Schritt

Um den Vorgang offiziell abzuschließen, aktualisieren Sie Ihr internes HR-System und reichen Sie einen letzten Bericht über das SMS ein, aus dem hervorgeht, dass die Förderung beendet ist. Bewahren Sie eine Kopie der Bestätigung auf. Diese dient Ihnen als Absicherung, falls das Innenministerium später einmal mit Fragen an Sie herantritt.

Für Teams, die mehrere gesponserte Mitarbeiter betreuen, sorgt ein strukturierter ILR-Unterstützungsprozess dafür, dass dieser Übergang systematisch und nicht reaktiv erfolgt.

Die Einwanderungsabgabe: Wenn Arbeitgeber die Zahlung einstellen

Die Einwanderungsgebühr (Immigration Skills Charge, ISC) ist eine erhebliche Vorabgebühr, die bei der Ausstellung einer Sponsorenbescheinigung (Certificate of Sponsorship, CoS) anfällt. Für große Arbeitgeber beträgt sie im ersten Jahr 1.320 £ und danach 660 £ pro Halbjahr. Für kleine Unternehmen oder gemeinnützige Organisationen beläuft sie sich auf 480 £ bzw. 240 £.

Sobald Ihr Mitarbeiter eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) erhält, müssen Sie für ihn keine ISC-Gebühren mehr entrichten. Da Sie keine CoS-Bescheinigung mehr ausstellen müssen, entstehen Ihnen für einen Mitarbeiter, der Sie zuvor jährlich über 1.300 £ an Gebühren gekostet hat, plötzlich keine Kosten mehr.

Der Mythos der Rückerstattung

Eine häufige Falle für Personalabteilungen ist die Erwartung einer teilweisen Rückerstattung der ISC-Gebühr, wenn ein Mitarbeiter vor Ablauf seines CoS eine ILR erhält. Diese erhalten Sie jedoch nicht. Das Innenministerium gewährt Rückerstattungen nur, wenn ein Visum abgelehnt wird, der Arbeitnehmer seine Tätigkeit nie aufnimmt oder Ihr Unternehmen vollständig verlässt. Der Wechsel von einem Fachkräftevisum zum ILR, während der Mitarbeiter weiterhin auf Ihrer Gehaltsliste steht, fällt nicht darunter. Um Geldverschwendung zu vermeiden, sollten Sie die Verlängerung Ihres CoS sorgfältig zeitlich abstimmen, damit Sie nicht für Sponsoring-Monate zahlen, die Ihr Mitarbeiter tatsächlich mit dem ILR verbringt.

Die eine ISC-Regel, die nicht gebrochen werden darf

Sie dürfen die ISC nicht auf den Arbeitnehmer abwälzen. Weder direkt, noch durch Gehaltsabzüge, noch über eine Rückzahlungsklausel in einem Vertrag. Die „Immigration Skills Charge Regulations 2017“ legen die Verantwortung eindeutig und ausschließlich beim sponsernden Arbeitgeber fest. Jeder Versuch, die Kosten vom Arbeitnehmer, der gerade eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) erhalten hat, oder von einer anderen Person einzufordern, setzt Ihr Unternehmen dem Risiko von Vollstreckungsmaßnahmen und möglichen Konsequenzen für die Lizenz aus.

Dies ist bei der Ausgestaltung Ihrer Finanzierungs- und Rückforderungsrichtlinien für ILR von Bedeutung. ISC-Zahlungen müssen ausdrücklich ausgenommen werden. Falls Ihr Vertrag derzeit eine pauschale Rückforderung für „alle Einwanderungskosten“ vorsieht, sollten Sie prüfen, ob diese Formulierung unbeabsichtigt auch ISC-Zahlungen erfasst. Dies sollte nicht der Fall sein.

Finanzierung von ILR-Anträgen: Sollten Sie die Kosten übernehmen, und können Sie diese zurückfordern?

Die Standardgebühr für den Antrag auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) beträgt stolze 3.226 £ pro Person. Für Arbeitnehmer mit Familien summiert sich diese Summe schnell. Wenn Sie diese Kosten im Rahmen Ihres Leistungspakets übernehmen, verschafft Ihnen das genau nach fünf Jahren – also genau zu dem Zeitpunkt, zu dem internationale Fachkräfte am ehesten nach anderen Möglichkeiten Ausschau halten – einen enormen Vorteil bei der Mitarbeiterbindung.  

Ja, du kannst es dir zurückholen

Im Gegensatz zur Einwanderungsabgabe (Immigration Skills Charge) erlaubt das Gesetz die Rückforderung der Gebühren für den Antrag auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR), wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dies muss jedoch angemessen und systematisch erfolgen.

• Was nicht funktioniert: Die Forderung nach einer 100-prozentigen Rückerstattung, falls sie innerhalb von zwei Jahren nach Erhalt der ILR ausreisen. Ein Gericht wird dies wahrscheinlich als ungerechtfertigte Strafe zurückweisen.
• Was funktioniert: Eine gestaffelte Regelung. Beispielsweise könnte man den geschuldeten Betrag für jedes halbe Jahr, das sie nach Erhalt der dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung (ILR) bei Ihnen bleiben, um 20 % reduzieren. Das ist fair, transparent und rechtlich vertretbar.

Hört auf, das von Fall zu Fall zu behandeln

Die meisten Unternehmen verfügen über keine formelle Richtlinie zur Finanzierung der ILR; sie improvisieren einfach. Dies führt zu ungerechten Unstimmigkeiten und birgt rechtliche Risiken. Wenn Ihre derzeitige Mobilitätsrichtlinie zwar die üblichen Visakosten abdeckt, sich aber nicht zur ILR äußert, ist es an der Zeit, dies schriftlich festzuhalten. Werfen Sie einen Blick auf Ihr Einstellungsbudget für 2026 und legen Sie im Voraus fest, wie Sie mit diesen britischen Einwanderungsgebühren umgehen werden.

Optionen für die ILR-Finanzierungsrichtlinie

Entwicklung einer Rückforderungsregelung, die Bestand hat

Wenn Sie die ILR-Gebühren übernehmen und eine Rückforderungsklausel wünschen, muss diese einige grundlegende Voraussetzungen erfüllen, um durchsetzbar zu sein.

• Die Klausel muss schriftlich vorliegen und vor Erbringung der Leistung vereinbart werden; sie darf nicht nachträglich in einen Vertrag aufgenommen werden.
• Zweitens muss darin angegeben werden, welche Kosten übernommen werden. Geben Sie die ILR-Antragsgebühr sowie alle Rechtskosten an, die Ihr Unternehmen übernommen hat. Schließen Sie ISC ausdrücklich aus.
• Drittens muss sich die Rückzahlungsverpflichtung im Laufe der Zeit verringern. Üblich ist eine gestaffelte Rückzahlungsfrist von zwei Jahren; manche Arbeitgeber legen 18 Monate zugrunde. Der Zeitraum sollte dem Wert der Investition und dem typischen Zeitfenster für das Bindungsrisiko Rechnung tragen.

Legen Sie schließlich den Auslöser klar fest. Die meisten Rückforderungsklauseln greifen bei Kündigung oder fristlosem Entlassungsgrund innerhalb der Rückzahlungsfrist. Überlegen Sie, ob die Klausel auch bei einem Wechsel in eine nicht geförderte Position greifen soll, durch den der geschäftliche Nutzen der Investition faktisch entfällt.

Um sich ein klareres Bild von Ihren Pflichten bei der Unterstützung der Mitarbeiter während dieses Verfahrens zu machen – einschließlich der Inhalte des ILR-Unterstützungsschreibens des Arbeitgebers und der Unterlagen, die Sie vorlegen müssen –, sollten Sie wissen, dass diese Vorbereitungen sowohl das Ergebnis des Antrags als auch Ihre Compliance-Situation beeinflussen.

Das Recht auf Arbeit nach dem ILR: Ein Schritt, den viele übersehen

Wenn ein Mitarbeiter von einem befristeten Fachkräftevisum auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) wechselt, ändert sich der Nachweis seiner Arbeitsberechtigung. Die ILR wird nun über einen eVisa-Freigabecode bestätigt und nicht mehr über eine physische BRP-Karte. Ihr Team muss eine erneute Überprüfung der Arbeitsberechtigung vornehmen und die Beschäftigungsunterlagen entsprechend aktualisieren.

Dies ist keine Option. Werden die „Right-to-Work“-Unterlagen bei einer Statusänderung nicht aktualisiert, setzt sich Ihr Unternehmen bei einer Compliance-Prüfung einem Risiko aus. Dies ist zudem eines der deutlichsten Anzeichen dafür, ob eine Mobilitätsabteilung gut geführt wird oder ob sie die Erteilung einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung (ILR) lediglich als Problem des Mitarbeiters betrachtet.

Sobald diese Überprüfung abgeschlossen ist und der SMS-Bericht eingereicht wurde, sind Ihre Verpflichtungen gegenüber dieser Person erfüllt. Aus einwanderungsrechtlicher Sicht sind sie frei – und Sie ebenfalls.

Was dies für Ihre langfristige Personalstrategie bedeutet

Jeder Mitarbeiter, der eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) erhält, ist ein finanzieller Gewinn für Ihr Unternehmen. Damit entfallen sofort alle laufenden Sponsoring-Kosten: keine ISC-Gebühren mehr, keine CoS-Gebühren mehr und kein Aufwand mehr für die Überwachung der SMS-Konformität. Für Unternehmen mit Dutzenden von gesponserten Mitarbeitern, die ihren Fünfjahres-Meilenstein erreichen, bedeutet dies eine massive Senkung der Gemeinkosten – allerdings nur, wenn die Mitarbeiter ihren Antrag tatsächlich rechtzeitig stellen.

Das Risiko einer Verzögerung

Wenn Mitarbeiter ihre ILR-Anträge hinauszögern, zahlt Ihr Unternehmen den Preis dafür. Sie müssen weiterhin die Kosten für die weitere Bürgschaft tragen, die SMS-Verpflichtungen erfüllen und riskieren, dass Visa ablaufen, was Ihren Geschäftsbetrieb beeinträchtigen kann. Die proaktive Überwachung der Fristen für die ILR-Berechtigung ist nicht nur eine administrative Aufgabe, sondern eine Strategie zur direkten Kosteneinsparung.

Ein einfacherer Weg nach vorn

ILR bedeutet nicht, sich von einem Mitarbeiter zu verabschieden, sondern sich von dessen Verwaltungsaufwand zu verabschieden. Nutzen Sie diese Meilensteine, um Ihre Compliance-Prozesse zu vereinfachen, Ihre Mobilitätsrichtlinien zu aktualisieren und ein nachhaltigeres internationales Team aufzubauen.

Teams, die darüber nachdenken, ob sie dies intern oder über einen spezialisierten Anbieter abwickeln sollen, sollten vor ihrer Entscheidung einen Kostenvergleich zwischen Managed Services und interner Abwicklung anstellen.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.